Förslag till budget 2006 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2005

[Frslag till budget 2006.doc] [Budget 2006.xls]

Förslag till budget 2006

Inledning

Styrelsens direktiv
Sekretariatet har av styrelsen fått i uppgift att till styrelsemötet den 15 oktober ta fram ett förslag till en budget för 2006.

Styrelsen beslutade på sitt junimöte om en grundläggande budgetram på 42 Mkr. Denna budgetram är lika stor som den intäktsprognos för 2006 som sekretariatet tog fram till mötet. Inom budgetramen vill styrelsen att följande prioriteras:

· Intern kommunikation/information med särskild inriktning på den interna hemsidan för ökad interaktivitet och tillgänglighet
· Fundraising i enlighet med fundraisingstrategin, om möjligt med tonvikt på företagssamarbete och F2F utanför storstadsregionerna

Utöver den grundläggande budgetramen vill styrelsen satsa ytterligare 1 Mkr för att öka aktivismen. Denna satsning finansieras av sektionens ”överreserv”. Styrelsen vill att tonvikt läggs på följande områden:

· Lokala satsningar
· Utlokalisering
· Samverkan lokalt/centralt med målet ökad synlighet
· Satsningar på befintliga samt nya strukturer

Vid junimötet ville styrelsen också lyfta fram möjligheten till fundraisingsatsningar utanför budgetramen. Man ville också om möjligt låta budgeten innefatta ett ointecknat utrymme för beslut om satsningar under året.

Sekretariatets förslag till budget
I sekretariatets förslag till extrasatsningar finns en projekttjänst avseende ökad aktivism genom en förbättring av den interna kommunikationen däribland den interna hemsidan.

Det har budgeterats för en utökad satsning på fundraising avseende F2F till en kostnad av 1 Mkr. Sekretariatet bedömer inte det är möjligt att med tillräcklig lönsamhet bedriva fundraising utanför storstadsområdena. Om styrelsen vill öka budgeten för fundraising har sekretariatet förslag på aktiviteter, exempelvis kan mer pengar satsas på F2F.

Sekretariatets förslag på extraaktiviteter för att öka aktivismen baseras på den nya aktiviststrategin:

Främja aktivismen
tkr
Mäta aktivismen
30
Aktivistseminarium
150
Amnestyakademin
100
Frivilligledarskapsprogrammet
40
Nordisk ungdomsträff
50
Events och seminarier
125
Summa
495

Budgetförslaget omfattar intäkter på 42 789 tkr och kostnader på 42 034 tkr. Förslag om utökad budget finns på 1 613 tkr. För att alla förslagen skall kunna genomföras behöver 858 tkr tas från reserverna.

Intäktsbudget

(bilaga 2)
Inledning
Sekretariatet tog till styrelsemötet i juni 2005 fram ett preliminärt förslag till intäktsbudget. Detta låg sedan till grund för styrelsens beslut om rambudget.

Sekretariatet föreslår en del förändringar i förslaget till intäktsbudget. Dessa innebär att budgeterade intäkter ökas från 42 140 tkr till 42 789 tkr (+ 777 tkr). Hänsyn har inte tagits till den miljon styrelsen vill hämta från ”överreserven”.

Intäktsbudgeten har alltid en viss osäkerhet. Autogirogåvor som är det största intäktsslaget kan vi budgetera ganska exakt. Däremot är det omöjligt att annat än grovt uppskatta intäkter från Humanfonden och testamenten.

Nedan följer en kort sammanfattning av intäktsbudgeten uppdelad på intäktsslag.

Avgifter
För första gången på flera år budgeterar vi med rejält ökade intäkter från medlemsavgifter.

Nästa år räknar vi med att ha nära 20 000 medlemmar som betalar med inbetalningskort. Sammanlagt betalar de in 4 400 tkr.

Ökningen av intäkterna kommer från autogirobetalande medlemmar. Ungefär 1 800 tkr satsas på F2F värvning i Stockholm vilket ger omkring 5 100 nya medlemmar och givare. Utöver detta kommer en extra satsning på F2F värvning att göras. Styrelsen vill att extrasatsningen skall ske utanför storstadsregionerna. Sekretariatet bedömer det vara svårt att få tillräcklig lönsamhet i satsningen om den inte genomförs med Göteborg eller Malmö som bas. Extrasatsningen kostar 1 000 tkr och beräknas ge 2 500 nya medlemmar/givare.

Utöver F2F satsas 385 tkr på aktiviteten ”Föravisering”. Denna aktivitet genomförs varje år och syftar till att värva över medlemmar som betalar med inbetalningskort till att bli autogiromedlemmar.

Vid årets slut räknar vi med att totalt ha 43 500 autogiromedlemmar. Intäkterna ökar med 2 400 tkr jämfört med prognosen 2005.

I intäktsgruppen ingår intäktsslaget gruppavgifter . Gruppavgifterna budgeteras till samma nivå som 2005.

Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras lägre än 2004 men i nivå med prognosen för 2005. De största intäkterna inom intäktsgruppen kommer från försäljning av annonsbilagor i Amnesty Press. Försäljningen har inte gått bra 2005.

Prenumerationer
Antalet prenumeranter på Kortkampanjen ökade rejält 2004 till följd av extra marknadsföringsåtgärder. Därefter sjönk antalet prenumeranter igen 2005 och för att vända detta planeras nya marknadsföringsinsatser 2006. Detta ger i sin tur ökade intäkter från Kortkampanjen.

Kortkampanjen är nätt och jämnt självfinansierad och skall ses som en kampanjaktivitet och inte en insamlingsaktivitet.

Gåvor och bidrag
Intäktsgruppen budgeteras 2 100 tkr högre än 2005. Budgeten är lägre än prognosen för 2005 då prognosen innefattar ett ovanligt stort testamente.

Intäktsslaget Grupper och distrikt bedöms ge intäkter i nivå med prognosen och budgeten för 2005. Hotet mot secondhand butikerna i form av nya mervärdesskatteregler är för närvarande borta. Vi räknar därför med ungefär lika stora bidrag som tidigare från Byring & Bråte. ABG har vissa problem med sin ekonomi och vi budgeterar därför inte med några intäkter från gruppen. Lundagrupperna kommer även 2006 att skjuta till 400 tkr till distriktstjänsten. Därefter kan vi inte räkna med att distriktstjänsten helt skall finansieras av Lundagrupperna.

Projektet ”Rätt ska va rätt” som finansieras av Allmänna arvsfonden kommer att fortsätta 2006. Projektet får inte ge något överskott, intäkterna motsvaras av lika stora budgeterade kostnader.

Intäkterna från Insamlingsbrev kommer att fortsätta minska till följd av att nästan ingen nyrekrytering av givare görs. Istället prioriteras värvning av autogirogivare.

Intäkterna från autogirogåvor fortsätter att öka i ungefär samma takt som tidigare år. Under 2006 kommer bland annat följande aktiviteter att genomföras:

· Vi ringer upp givare och frågar om de vill öka sin månadsgåva. Möjligen kommer uppringningen att skötas av egna anställda, i annat fall anlitas ett telemarketing företag som sköter det.
· Rekrytering av medlemmar/givare ute på stan (F2F). I Stockholm räknar vi med att värva omkring 5 100 medlemmar/givare.
· F2F utanför Stockholm. En extrasatsning som vi räknar med skall ge 2 500 nya medlemmar/givare.
    Intäkterna från Human- och Hjälpfonden budgeteras som 70 % av beräknad utdelning sista april 2005.

    Intäktsslaget Testamenten budgeteras efter de senaste årens utfall. Intäktsslaget är svårbudgeterat. Vi har fått ett stort testamente på över 3 000 tkr. Det kommer sannolikt att betalas ut under 2005 varför testamentet inte ingår i budgeten för 2006.

    Amnestyfondens andel räknas fram som 11 % av intäktsgruppen frånräknat Lundagruppernas lönebidrag och Allmänna arvsfonden.

    Kostnadsbudget
    (bilaga 3 och 4)

    Inledning
    Budgetramen 2006 om 43,8 Mkr (42,8 Mkr + 1Mkr från ”överreserven”) kan jämföras med budgetramen 2005 på 38,1 mkr och 2004 på 36 Mkr. Med den ovanligt generösa budgetramen har det inte varit några svårigheter med att täcka kostnaderna för den normala verksamhetsnivån på sekretariatet. Därtill har lagts förslag om utökad verksamhet som redovisas i bilaga 5. I texten nedan är texten om den utökade verksamheten kursiverad .

    I budgeten görs en uppdelning i fyra olika programområden:

    · Programkostnader innefattar kostnader för kampanjer, utbildningar, avgift till Rådgivningsbyrån m m.
    · IS-avgiften är det obligatoriska bidraget vi betalar till den internationella rörelsen.
    · Sekretariatskostnader är kostnader för Amnestys sekretariat. Hyra, IT-kostnader och tryckeri är exempel på sekretariatskostnader.
    · Personalkostnader innefattar alla löner och ersättningar med undantag för projekttjänster. Lön i samband med projekttjänst budgeteras som programkostnad.

    Programområdena (bilaga 1) är uppdelade på olika program (bilaga 2) som i sin tur bryts ned i delprogram (bilaga 3).

    Att ett program tilldelas lite pengar behöver inte betyda att det nedprioriteras. Den stora kostnaden för de flesta programområden är personal, hur mycket sekretariatets anställda arbetar med respektive program framgår inte i texten nedan. I bilaga 6 kan man få en uppfattning om detta i kolumnen direkt lön (dl).

    Kampanjer
    KAMPANJER OCH AKTIONER
    Budgeten avser en normal nivå på kampanjverksamheten.

    Anledningen till att budgeten ser lägre ut än 2005 är att kampanjsamordnartjänsten 2006 redovisas under personalkostnader.

    Som utökad verksamhet planeras den kampanj som presenteras under bilaga 8. Kostnaderna för kampanjen redovisas under flera program. Som framgår av bilaga 5 uppgår kostnaderna här till 425 tkr (events och seminarier, materialproduktion).

    KORTKAMPANJEN
    Antalet prenumeranter på Kortkampanjen minskade stadigt under flera år. När Kortkampanjen marknadsfördes extra 2004 ökade antalet prenumeranter rejält. Nu har antalet prenumeranter återigen börjat minska och en ny marknadsföringsinsats planeras. Denna kostar 35 tkr.

    Som utökad verksamhet föreslås att Kortkampanjen trycks med färgbilder, en merkostnad på 28 tkr.

    FLYKTINGARBETE
    Största posten är medlemsavgiften och bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar (230 tkr).

    Information och kommunikation
    LOBBYVERKSAMHET
    Medlemskapet i Amnestys EU-förening kostar 424 tkr. Precis som bidraget till den internationella rörelsen (IS-avgiften) baseras kostnaden på hur mycket pengar sektionerna samlar in.

    MEDIAARBETE
    Kostnaderna för pressklipp har ökat stadigt över åren eftersom Amnesty synts mycket i media.

    En mindre budget har lagts för inköp av årsrapporten och en presskonferens i samband med att den släpps.

    AMNESTY PRESS
    Kostnaderna avser fyra nummer av AP.

    Som utökad verksamhet föreslås 100 tkr för att göra två av numren (nr 2 och 4) på 40 sidor istället för 32 sidor.

    RÄTT SKA VA RÄTT
    Vi kommer att ansöka om pengar från Allmänna arvsfonden för en fortsättning av MR-utbildningsprojektet ”Rätt ska va rätt”.

    Stöd till aktivism
    DISTRIKT
    Budgeten för stöd till distrikten är väsentligt lägre än i 2005 års budget. Det beror på att distriktstjänsten i Skåne/Blekinge tidigare behandlats som en projekttjänst och redovisats under detta program. Från och med 2006 är tjänsten att se som permanent och redovisas under programmet Personal.

    Huvuddelen av kostnaderna avser stöd till distrikten Skåne/Blekinge och Göteborg.

    Som utökad verksamhet föreslås att en utvärderingsmetod tas fram för att mäta aktivismen, kostnad 30 tkr.

    UTBILDNING
    Budgeten för utbildning ökar något. Det är initialkostnaderna för Amnestyakademin som beskrivs i aktiviststrategin.

    Som utökad verksamhet föreslås ett aktivistseminarium, 150 tkr. Syftet med ett aktivistseminarium är att alla aktivister bjuds in att tillsammans med representanter från styrelse och sekretariat få inspiration och motivation för det kommande arbetet. Till seminariet inbjuds föreläsare inom de områden som sektionen närmast ska arbeta med. Det kan även vara frågan om filmvisning, "events", "åsiktstorg", olika workshops, fest etc.

    Vidare föreslås att en utbildningsbroschyr för Amnestyakademin tas fram, 100 tkr.

    Vi föreslår också att i enlighet med strategin för att öka aktivismen starta ytterligare ett program hösten 2006 för frivilligt ledarskap, kostnad 40 tkr. Det förutsätter dock utökat tjänsteutrymme inom aktivistteamet. Nuvarande handledare kan inte ensamma dra ett program till.

    PROJEKTTJÄNST FÖR AKTIVISM
    Som utökad verksamhet föreslår vi att en projekttjänst för att främja aktivismen tillsätts. Projekttjänsten kommer att ha olika inriktningar över åren. Detta första år skall fokus vara på intern kommunikation, interna hemsidan och intranät. Kostnad 400 tkr.

    Medlemmar och organisation
    ÅRSMÖTET/MR-KONFERENS
    Årsmötet kombineras med en MR-konferens 2006. Det innebär ökade kostnader jämfört med ett vanligt årsmöte.

    ICM/INTERNATIONELLA MÖTEN
    Det är inget ICM 2006 vilket innebär en besparing på 250 tkr.

    Insamlingsarbete
    MEDLEMSVÄRVNING & AVISERING
    Budgeten avser i huvudsak kostnader för medlemsavisering och påminnelser.

    En viktig aktivitet är föraviseringen där man via telefon försöker övertyga medlemmar som betalar med inbetalningskort att gå över till autogiro.

    INSAMLING
    Budgeten innehåller bland annat
    · Kostnader för nyrekrytering av givarbrevsgivare.
    · Uppgradering av autogirogivare, vi ber autogirogivare lämna en högre månadsgåva.
    · Nyvärvning av medlemmar och givare med F2F (direktdialog) i Stockholm. Därtill kommer en extra F2F satsning i Göteborg eller Malmö.

    Genom omprioriteringar jämfört med budget 2005 finns i år en budget avsatt för att utveckla arbetet gentemot företag, ta fram en strategi för stora gåvor samt skapa ett program för mellanstora gåvor.

    Som tillkommande verksamhet föreslår vi att det budgeteras för annonskostnader för minnesgåvor. Annonserna skall i första hand in på familjesidorna i dagspressen.

    Vidare vill vi som tillkommande verksamhet skapa en segmentering av registret för att maximera effekten av utskick och skapa aktiviteter för att få in stora gåvor, kostnad 190 tkr.

    AMNESTYFONDENS ANDEL
    Amnestyfonden och sektionen bedriver gemensam insamling. Amnestyfondens andel av insamlingskostnaderna budgeteras till 600 tkr.

    Gemensamma kostnader
    SEKRETARIATET
    Sekretariatskostnaderna innefattar hyra, el, porto, telefon med mera. Kostnaderna för sekretariatet minskar något, bland annat till följd av lägre hyra.

    PERSONAL
    Fasta tjänster budgeterades 2005 till 9 360 tkr. I 2006 års budget ökar de till 11 092 tkr, en ökning med 1 730 tkr. Förändringen består bland annat i följande:

    Avtalsenliga löneökningar
    175 000
    Ökning pensionskostnader
    315 000
    Distriktstjänst Skåne
    överfört från Distrikt
    400 000
    Kampanjsamordnare
    överfört från Kampanj
    300 000
    Två deltidstjänster
    ökas till heltidstjänster
    200 000
    "Ny" IT-tjänst
    400 000
    Neddragning personalhandl
    -40 000
    Summa
    1 750 000


    En IT-tjänst drogs in 2001 i samband med våra ekonomiska svårigheter då. Den tjänsten föreslås nu komma tillbaka. Tjänsten har i viss mån levt kvar även efter 2001 genom att pengar tagits från IT-budgeten, övertidsbudgeten och att vakanser utnyttjats. Till en del är det utökade tjänsteutrymmet därför att se som en omfördelning av budgeten.

    Vi vill också omvandla två 75 % tjänster till heltidstjänster. Det är vår ambition att ha så få ofrivilliga deltidstjänster och projektanställningar som möjligt. När vi nu har ekonomiska möjligheter vill vi gärna börja åtgärda detta.

    Bidrag till internationella rörelsen
    IS-avgiften grundas på intäkterna 2003 och 2004. Det finns också en IS-reserv som skall jämna ut bidragets storlek över åren.

    Att betala 2006: 14 173 tkr
    Att reservera: 902 tkr
    Reserv att upplösa -1 366 tkr

    Årets kostnad blir 13 709 tkr.

    Fast och disponibel budget
    Enligt styrelsebeslut den 3 maj 2002 skall budgeten delas upp i en fast och en disponibel del. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den disponibla delen är alla övriga budgeterade kostnader. Den disponibla delen får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget skall både den fasta delen och den disponibla delen ingå.

    Styrelsen antog en definition av den fasta verksamheten i juni 1998. Det finns dock verksamhet som definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

    -Kortkampanjen
    -Amnesty Press (fyra nummer)
    -Stöd till Rådgivningsbyrån
    -Medlemsskap i EU-föreningen
    -Medlemsvärvning

    Fördelningen mellan fasta och disponibla budgetdelar är inte helt klar. En definitiv uppdelning kommer att redovisas på styrelsens decembermöte.

    Eget kapital och reservens storlek
    (Bilaga 6)

    Kravet på hur stora reserverna skall vara bestäms efter hur stor personal- respektive sekretariatsbudgeten är. Eftersom personalkostnaderna ökar jämfört med 2005 kommer också önskvärd reservnivå (budgetbaserad reserv) att öka. Den budgetbaserade reserven bör 2006 vara 9 450 tkr mot 8 470 tkr 2005.

    Det överskott som prognosen visar på 2005 går till Humanfondsreserven, 2 500 tkr och får inte användas förrän 2007. Humanfondsreserven från 2004 om 207 000 kr upplöses.

    Sekretariatets förslag till budget visar på ett underskott om 860 tkr om alla tillkommande budgetdelar antas. Det skulle innebära att vi vid 2006 års utgång har ett eget kapital om 11 850 tkr.

    Det egna kapitalet räcker då inte för att täcka reservbehovet om 11 950 tkr (9 450 tkr + 2 500 tkr).

    Förslag till beslut

    Sekretariatet föreslår styrelsen

    att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2006 på omkring 42,8 Mkr
    att ge sekretariatet i uppdrag att anpassa sitt budgetförslag till en kostnadsram på omkring 43,5 Mkr