Ekonomisk rapport för andra tertialet 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2001

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 17 september 2001


Ekonomisk rapport för andra tertialet 2001
(7 bilagor)

Inledning
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos över intäkts- och kostnadsutfallet innevarande år. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognosticerat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (hitintills beslutad fast och disponibel del), årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
2. Intäktsuppföljning; med en helårsprognos för 2001
3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen och inkluderande en helårsprognos för 2001
4. Nyckeltal
5. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget
6. Sektionens reserver
7. Amnesty Press

De ekonomiska förutsättningarna
I december 2000 beslutade styrelsen om en balanserad budget på 44,0 Mkr och samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 25 329 tkr och ett beslut om disp 1 och disp 2 omfattandes 15 900 tkr. På styrelsens möte i juni beslutades om ytterligare tillkommande disponibla delar om 1 834 tkr. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på 937 tkr (44 000 - (25 329 + 15 900 + 1 834)). På septembermötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 424 tkr i disp 1 och 200 tkr i disp 2. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.

Beträffande andra tertialets verksamhet och utfall är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i Handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

Intäkter och kostnader för perioden januari till augusti

Periodens intäkter (januari-augusti)
Intäkterna till och med augusti uppgår till 20 591 tkr mot 23 625 tkr i augusti föregående år (-3 034).

Avgifter
Totalt uppgår årets intäkter från avgifter till 90 % av föregående år. Intäktsslaget Medlemsavgifter understiger föregående år med 1 315 tkr. Till viss del kan de minskade intäkterna förklaras med att medlemmar gått över till att betala via autogiro. För autogirobetalande medlemmar rekryterade senare på året hinner inte hela avgiften komma in 2001.

Medlemsåret avslutas i oktober, därefter bokförs medlemsavgifter med undantag för autogiroinbetalningar på kommande år.

Antalet medlemmar per sista augusti uppgick till 56 600 mot 59 100 föregående år.

Försäljning
Intäkter från Försäljning uppgår till 217 tkr vilket är 79 tkr mer än föregående år. Anledningen till detta är att vi lyckats sälja bilagor i Amnesty Press. Annonsintäkterna uppgår till 186 tkr.

Prenumerationer
Prenumerationer understiger föregående år med 53 tkr. Prenumerationer på AP minskar med 22 tkr och prenumerationer på Kortkampanjen minskar med 31 tkr.

Gåvor och bidrag
Totalt uppgår intäkterna från Gåvor och bidrag till 8 283 tkr. Det är 83 % av föregående år eller 1 746 tkr lägre.

Intäktsslaget Insamlingsaktioner går sämst (-2 096 tkr). En förklaring till detta är att det gått ut ett brev mindre än föregående år. Dessutom har givare i samband med autogiroprojektet gått över till att skänka via autogiro. Gåvor från detta intäktsslag uppgår till 2 571 tkr vilket är 700 tkr mer än föregående år. Utöver dessa förklaringar måste konstateras att det skett en stor nedgång för insamling via givarbrev. En satsning för att vända detta kommer att göras 2002.

Intäkter från Speciella insamlingsprojekt uppgår t o m augusti till 155 tkr, 115 tkr över föregående år. Det beror i huvudsak på att vi fått in pengar från en konsert med Eurythmics.

Spontana gåvor under 10 tkr överstiger föregående år med 766 tkr. Spontana gåvor över 10 tkr ligger 491 tkr under föregående år. Intäkter från Testamenten ligger på samma nivå som föregående år.

Den beräknade utdelningen från Human- och Hjälpfonden uppgår till 7 139 tkr mot 9 766 tkr vid årsskiftet 2000.

Periodens kostnader
Kostnaderna uppgår efter åtta månader till 27 512 tkr, 65 % av den totala budgeten. Kostnaderna överstiger motsvarande period föregående år med 1 783 tkr. Detta beror på årets högre rambudget. Under året har besparingar i budget gjorts med ca 475 tkr.

Prognos för 2001
Intäktsprognos för 2001 och en jämförelse med budget
Totalt bedöms årets intäkter understiga budget med 4 700 tkr. Minskningen utgörs främst av Medlemsavgifter (-645 tkr) och Gåvor och bidrag (-4 061 tkr) . Anledningar till nedgången av medlemmar och gåvor har utförligt behandlats i den rapport Fundraisingteamet redovisade vid styrelsemötet i juni.

Antalet medlemmar vid årets slut beräknas vara ca 59 000 mot föregående år 61 000.

Medlemsavgifter
Intäkter från Medlemsavgifter bedöms komma att uppgå till 12 515 tkr mot budgeterade13 160 tkr (95 % av budget).

Gåvor och bidrag
Intäktsslaget Gåvor och bidrag bedöms uppgå till 21 739 tkr mot budgeterade 25 800 tkr (84 % av budget) . De intäktsslag som går sämre än budgeterat är
- Insamlingsaktioner som understiger budget med 3 000 tkr. Det är insamlingsbreven vilka skickas varannan månad till tänkbara gåvogivare som går dåligt.
-Human- och Hjälpfonden som enligt senaste uppgiften per augusti bedöms understiga budget med 2 161 tkr. Antalet sparare har sedan årsskiftet minskat med 4 %.
Den intäktsslag som bedöms gå bättre än budget är
- Spontana gåvor vars intäkter beräknas överträffa budget med 500 tkr
- Autogiro som beräknas överträffa budget med 600 tkr.

Kostnadsprognos för 2001
Vad gäller de totala kostnaderna för året kommer de, enligt en i samband med tertialgenomgången framtagen prognos, att hamna på 42 407 tkr, vilket är 1 593 tkr lägre än den totalt beslutade budgeten inklusive alla disponibla delar.

Direkta programkostnader i förhållande till budget
Nedan kommenteras kortfattat de största förändringarna i utfallet per augusti samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som inkluderar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Utredning och aktioner
Aktioner och kampanjer: Totalt understiger prognosen för programmet budget med 162 tkr. Kostnaderna för Kampanjen mot tortyr beräknas bli lägre än budgeterat bl a beroende på att tryckkostnaderna varit högt budgeterade. Ett planerat internationellt möte arrangerat av IS blir inte av vilket leder till inbesparingar på 60 tkr.
Lobbyverksamhet : Årets kostnader följer budget.
Flyktingfrågor: Kostnaderna inom detta program avser i huvudsak avgift till Rådgivningsbyrån. Ingen avvikelse mot budget.
MR-försvarare: Ingen beräknad avvikelse mot budget.

Medlemsaktiviteter
Specialgrupper: Kostnaderna för delprogrammet beräknas hamna 57 tkr under budget. Detta bl a beroende på att specialgrupperna inte utnyttjar budgeterade medel för intersektionella möten i Sverige.
Arbetsgrupper: Prognosen visar på kostnader om 187 tkr under budget. Budgeten för Projektet för ökad aktivism slås samman med konsertprojektet (budget 50 tkr). Aktiviteten beräknas genomföras i höst och inbesparingar på 50 tkr har gjorts mot budget. Totalt beräknas därmed kostnaderna för projektet understiga budget med 100 tkr.
Distrikt: Årets kostnader bedöms överensstämma med budget. Konsertprojektet genomförs inte som tidigare planerat under våren utan slås samman med höstens projekt för ökad aktivism.
Samordningsgrupper: Ingen större avvikelse mot budget.
Medlemsutbildning: Kostnaderna beräknas understiga budget med 86 tkr. Det har hållits färre utbildningar än planerat. Detta beror på att tjänsten som medlemsutbildare varit vakant. Därutöver har utbildningar ställts in p g a för få anmälningar.
Blixtaktioner: Årets kostnader beräknas understiga budget med 20 tkr.
Kortkampanjen: Kostnaderna beräknas överstiga budget med 54 tkr. Detta p g a högre portokostnader än budgeterat.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning: Årets kostnader beräknas understiga budget med 14 tkr.

Medlemmar och organisation
Regional verksamhet: Kostnaderna för delprogrammet beräknas understiga budget med 118 tkr. Det är projektet för ett aktivistcenter i Region Syd som inte kommer att genomföras under året.
Ungdomsarbete: Årets kostnader beräknas understiga budgeterade med 34 tkr. Bland annat beror detta på lägre kostnader för regionala utbildningar.
Utveckling AI: Kostnaderna beräknats överensstämma med budgeten. 100 tkr lämnas i stöd till SDC.
Intersektionella möten: Årets kostnader för programmet beräknas överstiga budget med 15 tkr. En anledning till detta är att det gjorts fler besök än planerat på andras sektioners årsmöten.
Personalutbildning: Kostnaderna beräknas understiga budget med 50 tkr. En neddragning i budgeten har gjorts.
Årsmötet: Kostnaderna för årsmötet beräknas understiga budget med 53 tkr.
Styrelsen: Kostnaderna för programmet beräknas understiga budget med 15 tkr. Detta beroende på mindre utbetalningar av kostnadsersättningar.
ICM: Kostnaderna för ICM beräknas överstiga budget med 122 tkr. Fair pooling system medför sannolikt högre kostnader än budgeterat. Kostnaderna för förberedande möten, bl a i Senegal, har också blivit högre än budgeterat.
Valberedningen: Kostnaderna för valberedningen beräknas i stort sett överensstämma med budget.
Budgetmötet: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Svenska Amnestys historia: Kostnaderna för projektet beräknas överensstämma med budget.
Verksamhetsplanering: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Resor och oförutsedda kostnader: Kostnaden beräknas motsvara budget.

Information och kommunikation
Massmediearbete: Årets kostnader beräknas överstiga budget med 37 tkr. Då det skrivits ovanligt mycket om Amnesty (Alcalá, Lundin Oil, ABG, Amnesty 40-år, dödsstraff i Kina och USA och Schengenavtalet) blir kostnaden för pressklipp högre.
Årsrapporten: Kostnaderna beräknas bli 28 tkr under de budgeterade. Tryckkostnaderna har blivit lägre än budgeterat då rapporten har få sidor. Sedan rapporten blev gratis har den efterfrågats mer och fler exemplar än budgeterat har tryckts upp.
MR-info: Kostnaderna beräknas motsvara budget.
Amnesty Press: Kostnaderna för Amnesty Press beräknas överstiga budget med 50 tkr. Amnesty Press har drabbats av en ej förutsedd kraftig portohöjning samt ökade tryckkostnader. Samtidigt minskar medlemsantalet och därmed antalet tidningar som behöver tryckas upp.
Marknadsföring och Infomaterial: Kostnaderna beräknas understiga budget med 75 tkr. En budgetneddragning om 75 tkr har gjorts för delprogrammet Kommunikativ strategi .

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna: Prognosen visar på ett resultat understigande budget med 43 tkr.
Insamlingsarbete: Kostnaderna beräknas understiga budget med 508 tkr. En projekttjänst för fundraising blir tillsatt senare än beräknat (-170 tkr). Givarbreven blir billigare än beräknat (-165 tkr). Utskick avseende Human- och Hjälpfonden går till färre än beräknat (-60 tkr).
Försäljning: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Registerhantering: Kostnaderna beräknas överensstämma med budget
Almanackan 2001: Kostnaderna för denna beräknas överstiga budget med 53 tkr. Detta beror bl a på att bara hälften av det budgeterade bidraget från SCA erhållits.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Enligt prognosen kommer Sekretariatskostnaderna understiga budget med 192 tkr. Under året har en hyresrabatt erhållits som kompensation för de ombyggnadsarbeten som sker i huset.

ADB-kostnaderna beräknas understiga budget med 150. En budgetneddragning med 100 tkr har gjorts. Detta drabbar främst möjligheterna att köpa in konsulttjänster.

Kostnaderna för tryckeriet beräknas understiga budget med 88 tkr, detta då en planerad leasing av en ny kopiator senarelagts.

Personalkostnader
Personalkostnaderna uppgår efter åtta månader till 6 857 tkr, 59 % av total budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året, en mer exakt beräkning kan därför göras. Till följd av de vakanser som varit på sekretariatet bedöms kostnaderna för fasta tjänster helåret 2001 understiga budget med 482 kr. Till programmet läggs därför den inbesparing i budgeten om 420 tkr som ålades sekretariatet att göra vid styrelsemötet i december 2000.

Kostnaderna för programmet kunde blivit ännu lägre men pensionskostnaderna har blivit högre än budgeterat.

Internationella rörelsen
IS-avgiften beräknas överensstämma med den budgeterade. Kostnaden för 2001 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 1998 och 1999.
2. Reserv från 1999 att upplösa.
3. Reservering för IS-avgiften 2003 baserad på avgiftsunderlag 2000 och 2001.

Punkt 1 och 2 påverkas inte av det beräknade försämrade resultatet 2001. Inte heller punkt 3 påverkas då det inte budgeterats med någon reservering för 2003. Detta då avgiften att betala 2001 beräknades överstiga avgift att betala 2003 och det därmed inte behövs någon reserv enligt gällande beräkningsgrunder.

Direkta programkostnader + fördelade programkostnader (bilaga 5)
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

Eget kapital och reservens storlek (bilaga 6)
I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötet, valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en bunden reserv och en fri reserv. Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Den totala reserven ska enligt styrelsebeslut maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Den bundna reserven skall uppgå till 13 procent av kommande års budgeterade kostnader. Återstoden av det egna kapitalet räknas till de fria reserverna. Den bundna reserven får endast användas efter särskilt årsmötesbeslut. Om den ekonomiska utvecklingen blir sådan att sektionens reserver sjunkit till en nivå där det är nödvändigt att ta bundna reserver i anspråk skall extra medlemsmöte utlysas. "

De fria reserverna skall användas av styrelsen för att utjämna oväntade variationer i intäkter och kostnader.

Förutsatt att 2001 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 10 166 tkr.

Humanfondsreserven som avsattes 1999 med 4 738 tkr upplöses 2001 med 4 060 tkr, resterande del om 678 tkr (4738 - 4 060) sparas. År 2000 avsattes 1 405 tkr till Humanfondsreserven. Ingen avsättning beräknas göras avseende 2001. Humanfondsreserven kommer därför vid 2001 års utgång att uppgå till 2 083 tkr (1 405 + 678).

Enligt Amnestys reservpolicy bör den totala reserven 2001 uppgå till 9 114 tkr. Varav den bundna reserven till 5 720 tkr och den fria reserven till 3 394 tkr.

Om det från det egna kapitalet räknas bort Humanfondsreserven återstår endast 8 083 tkr (10 166 - 2 083). Detta kapital räcker för att täcka den bundna reserven om 5 720 tkr men inte till hela den fria reserven utan den kommer bara att utgöra 2 363 tkr.

Sammanfattningsvis kan sägas att "överreserven" sannolikt kommer att tas i bruk för att täcka 2001 års underskott. Därutöver kommer även 1 Mkr av den fria reserven att användas. För 2001 ser det dock inte så illa ut med sektionens reserver då det fortfarande finns en Humanfondsreserv om 2 083 tkr.

Vid 2002 års utgång beräknas reserverna ha minskat ytterligare. Humanfondsreserven används detta år. Till detta kommer att flyttkostnader om ca 600 tkr belastar 2002. Den fria reserven kommer därmed att minska till strax över 1 Mkr.

Vid 2003 års utgång krymper den fria reserven till 0 då det i budgeten föreslås en underbalansering med 1 Mkr.

Sammanfattning
Prognosen för 2001 visar på ett resultat om -3 100 tkr. Att jämföra med prognosen för första tertialet 2001 där resultat uppskattades till -600 tkr.

Intäkterna beräknas understiga de budgeterade med 4 700 tkr. Utdelningen från Humanfonden som normalt brukar "rädda" intäktssidan ligger under budget. Av intäktsslagen går givarbreven sämst och beräknas hamna på 3 000 tkr under budget.

Kostnadsprognosen är en helårsprognos där samtliga planerade aktiviteter under året inkluderande disponibelt 1&2 för beslut i juni och september har tagits med. En del förändringar inom de olika programmen har skett och har redovisats ovan i detalj. Årets kostnader beräknas bli 42 407 tkr mot budgeterade 44 000 tkr, d v s 1 593 tkr lägre än budgeterat. Det är främst personalkostnader och kostnader för insamlingsarbete som understiger budget.

Sektionens reserver är tillräckligt stora för att klara underskottet. I nästa års budget tappas de ytterligare och sektionen börjar därmed ta från den fria reserven. Om intäkterna 2002 blir lika låga som de beräknas bli 2001 kommer hela den fria reserven behöva användas inklusive en mindre del av den bundna reserven.


7 bilagor