Hantering av jäv och/eller jävsliknande förhållanden Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2010

Från: Marie Norling (SG1)
Till: Styrelsen
Datum: 6 juni 2010


Sektionsstyrelsens hantering av jäv och/eller jävsliknande förhållanden

Bakgrund
Styrelsen har på januarimötet 2009 § 121 beslutat att strategigrupp 1 ska titta vidare på förenligheten mellan andra förtroendeuppdrag och förtroendeuppdrag inom Amnesty och strategigruppen har också sett över frågan om jäv, beslut § 137, från mars 2009.

Inom sektionen har det under en längre tid pågått diskussioner kring riskbedömning och (risk)hantering av jäv bland annat när det gäller extern rekrytering till förtroendeuppdrag och förenlighet mellan olika förtroendeuppdrag inom sektionen. Strategigruppen kontaktade valberedningen i februari för att höra hur de såg på dessa frågor och uppfattade att valberedningen gärna vill ha en fortsatt diskussion och klargörande om mer konkreta regler att hålla sig till när de gäller hur man t.ex. ska ta ställning till olika styrelsekandidaters arbetsgivare och övriga uppdrag.

Strategigruppen har även inhämtat information från PlanSverige och Cancerfonden, två av FRII:s organisationer samt andra organisationer och myndigheter, exempelvis Stiftelsen för Strategisk Forskning SSF. Detta för att få åtminstone en liten bild av hur andra organisationer arbetar med frågan.

Förslagen till beslut i detta underlag syftar i första hand till att förtydliga styrelsens ansvar för jäv/intressekonflikter genom att uppdatera arbetsordningen. I andra hand pekar underlaget på vikten av att förtydliga gällande policy och regler och kommunicera detta inom sektionen, samt att det kan finnas behov av att återkomma till frågan bland annat för att synkronisera med sektionens vidare arbete med riskhantering etc.
Strategigrupp 1 har under 2009 och fram till årsmötet 2010 bestått av Ida Burlin, Marie Norling och Mayhad Tavakoli. Efter årsmötet har dokumentet reviderats av Marie Norling.

De grundläggande ramverk/dokument som är relevanta i sammanhanget, förutom självklart svensk lagstiftning, är;
IEC: Conflicts of Interest and Conflicts of Duty, Policy and Rules ORG 20/002/2004
International Non Govermental Organisations Accountability Charter (INGO)
FRII:s Kvalitetskod som svenska sektionen anslutit sig till


International Executive Committe IEC
IEC:s gällande beslut om policy och regler om jäv och intressekoflikter, ”Conflicts of Interest and Conflicts of Duty, Policy and Rules ORG 20/002/2004”, ska implementeras inom hela Amnesty International.

I policyn sägs sammanfattat att varje beslutsfattare (decision-maker) ska försöka undvika situationer där jäv kan uppstå (”conflict of interest or duty”) och ska, om sådan situation uppstår helt och hållet avstå från att delta i beslutsprocessen. Varje beslutsfattare ska också undvika att hamna i situationer där det kan uppstå konflikter, eller uppfattas som att konflikter kan uppstå, med anledning av den information beslutsfattaren innehar.

Definitioner:
En beslutsfattare (Decision-maker) är en medlem av IEC, sektionsstyrelse, struktur, decentraliserad enhet eller internationellt nätverk eller är avlönad eller icke avlönad personal som har mandat att på Amnestys uppdrag ingå avtal, betala ut pengar eller anställa/avskeda personal.

Intressekonflikt (Conflict of Interest) uppstår när en beslutsfattares beslut eller bruk av information direkt påverkar hans/hennes finansiella eller materiella intressen eller kan leda till (determine) om han/hon kommer att komma i åtnjutande av eller förlora något av värde.

Tjänstekonflikt (Conflict of Duty) uppstår när beslutsfattarens beslut eller bruk av information påverkar annan person, organisation eller sammanslutning som han/hon har en relation (relationship) till och där det kan uppstå krav eller förväntan (gives rise to a duty or expectation) på positiv särbehandling
Observera att detta är grovt översatt.


FRII:s Kvalitetskod
Som medlem i Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII) har sektionen förbundit sig att följa FRII:s kvalitetskod. Den anger att arbetsordningen för styrelsen bör omfatta en policy alternativt riktlinjer för jäv och oberoende. Enligt koden är styrelsens viktigaste roll övervakning, uppföljning och utvärdering och det är särskilt viktigt med riskbedömning och riskhantering.

INGO- International Non Governmental Organisations Accountability Charter
Internationellt har Amnesty International även förbundit sig att följa INGO som på ett övergripande sätt tar upp de principer som finns i FRII:s kvalitetskod. Bärande principer i dessa policydokument är att verksamheten och beslutsfattandet genomsyras av ansvar, öppenhet och transparens.


Erfarenheter från några andra organisationer

Plan Sverige
Organisationens controller, Lisa Sjöblom, ingick tidigare i FRII:s arbetsgrupp för att ta fram kvalitetskoden. En risk hon ser i Plans arbete är att det lätt kan uppstå dubbla roller eftersom man rekryterar externt för att få in önskvärd kompetens till styrelsen. Därför blir styrelsens arbetsordning central för att hantera intressekonflikter och jävsfrågor. Hennes erfarenhet är att det inte alltid finns några rätta svar utan man måste räkna med att det uppstår gränsdragningsfrågor. Policy och regler ska ses som verktyg att hantera den typen av diskussioner.

Cancerfonden tillförde inga ytterligare aspekter än ovanstående, inom den organisationen förs i stort samma resonemang.

SSF-Stiftelsen för strategisk forskning
En organisation som arbetar ingående med frågorna och också kommunicerar närmast minutiöst tydligt är Stiftelsen för strategisk forskning, SSF (inom naturvetenskap, teknik och medicin). SFF beskriver sig som en ”fri, oberoende forskningsfinansiär inom det offentliga 'forskningsfinansieringssystemet'” på sin hemsida. SFF vill av omvärlden uppfattas som en organisation med en hög grad av integritet och oberoende. På hemsidan beskrivs ingående hur man hanterar jäv och vilka regler och definitioner man har. SFF har delat in jäv i fem grupper: sakägar- intresse- och släktskapsjäv, ställföreträdarjäv, tvåinstansjäv, ombuds- eller biträdesjäv samt grannlagenhets- eller delikatessjäv.

SFF:s jävsregler riktar sig till ”den som ska handlägga ett ärende” oavsett om det är styrelseledamöter, beredningsgrupp eller tjänstemän. (Jämför IEC:s beslut som inte heller skiljer på förtroendevald eller anställd, många organisationer lägger nämligen tyngdpunkten på förtroendevalda, åtminstone i sin externa kommunikation om jäv och intressekonflikter.) Det är styrelsen som beslutar om tillämpning av jävsreglerna i varje enskilt fall och SFF följer ”försiktighetsprincipen” dvs i tveksamma fall bör man hellre fälla än fria.

Slutsatser
Trovärdighet och förtroende är helt centralt för Amnesty. För att uppfattas som vi vill måste organisationen arbeta med en hög grad av öppenhet, ansvar och transparens och utföra uppdraget enligt Amnestys värderingar och utfästelser i smått som stort. Vi måste räkna med att organisationer som Amnesty blir fortsatt granskade av media och att det blir allt viktigare med tydlig kommunikation kring hur vi hanterar exempelvis jäv. Transparensen bör öka när det gäller att öppet och externt redovisa exempelvis vilka uppdrag styrelseledamöter har förutom uppdraget i Amnesty.

Det är inte möjligt att bygga ett helt vattentätt system som skyddar mot jäv och intressekonflikter. IEC:s policy och regler blir ett viktigt verktyg men man kan ändå ibland hamna i gränsdragningsdiskussioner. Analys måste alltid ske med hänsyn taget till hur organisationens agerande kan uppfattas av omvärlden, vilket ibland kan kräva subjektiva bedömningar och beslut utifrån policy/regler. Detta är en del av organisationens riskhantering.

IEC:s definition av beslutsfattare innebär att förtroendeuppdrags förenlighet och jäv omfattar och påverkar mer än styrelsens arbete. Det är därför rimligt att sektionsstyrelsen förutom att uppdatera arbetsordningen med skrivningar om jäv går vidare och uppmärksammar sektionen på att IEC:s policy gäller. Det är bra om styrelsen fortsätter arbeta med att förtydliga vad policyn och reglerna innebär konkret och att det ges utrymme för att diskutera vidare i lämpliga former inom sektionen. Konkreta frågor att hantera kan exempelvis handla om valberedningens arbete med rekrytering, se över samstämmigheten mellan IEC:s jävspolicy i förhållande till ICM:s beslut att externa intressenter ska inkluderas i beslutsprocesser (ICM 10 2009 Part B Mechanisms) , sektionens arbete med riskhantering, FRII:s kvalitetskod etc. samt kommunikationsaspekter; hur uppdrag kan redovisas internt och externt tex i årsredovisningen, översättning av policyn till svenska etc. Ovanstående skulle kunna ingå i en plan för hösten 2010- våren 2011.

Uppdatering av styrelsens arbetsordning
En ledamot i sektionsstyrelsen sitter på ett personligt förtroendemandat och ska arbeta för hela sektionen vilket innebär att man inte kan företräda någon annan part i något hänseende.
Arbetsordningen ska vidare innehålla skrivningar om att enskilda ledamöter förväntas uppvisa hög grad av transparens och öppenhet kring de olika roller och bindningar man har inom och utom organisationen.

Förslag till beslut:

att styrelsen beslutar om revidering av styrelsens arbetsordning i enlighet med bifogad bilaga.

att strategigrupp 1 i samråd med sekretariatet får i uppdrag att återkomma till styrelsen med förslag på en fortsatt plan för arbetet.


Bilaga: Förslag till ändringar i styrelsens arbetsordning

2 . Förhållningsätt till omvärlden
Tillägg sist i stycket: Sektionen har att följa Amnesty Internationals jävspolicy ”Conflicts of Interest and Conflicts of Duty-Policy and Rules” ORG 20/002/2004

3. Styrelsen
Föreslår ändrad skrivning från:
Styrelseledamot eller anställd får inte samtidigt vara leverantör till organisationen och därvid ha personlig ekonomisk vinning av relationen.
Till:
Styrelseledamot eller anställd ska agera på ett sådant sätt att en sammanblandning mellan olika intressen inte sker så att jäv eller jävsliknande situation uppstår eller kan uppfattas uppstå. Det är exempelvis inte tillåtet för styrelseledamot eller anställd att samtidigt vara leverantör till organisationen och därvid ha personlig vinning i någon form av relationen.

Definitioner: Jäv innebär intresse-eller tjänstekonflikt.

Intressekonflikt uppstår när en beslutsfattares beslut eller bruk av information direkt påverkar hans/hennes finansiella eller materiella intressen eller kan leda till att han/hon kommer eller kan komma i åtnjutande av eller förlora något av värde.

Tjänstekonflikt uppstår när beslutsfattares beslut eller bruk av information påverkar annan person,organisation eller sammanslutning som han/hon har en relation till och där det kan uppstå krav eller förväntan på positiv särbehandling.

6.Arbetsbeskrivning för styrelsen

Styrelsens ledamöter och suppleanter
detta läggs till först i stycket:
är förtroendevalda på personliga mandat för att arbeta för sektionens övergripande mål och intressen och skall inte företräda enskilda delar i strukturen eller annan intressent eller organisation utanför sektionen.

15.Styrelsens beslut

Efter meningen ”Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten och per capsulam.” skrivs följande in:

I samband med beredning och allra senast vid beslutstillfället är ledamot skyldig att anmäla om jäv föreligger i något ärende. Vid beslut ska jäv antecknas till protokollet och ledamoten deltar inte i beslutet.
17 .Ordinarie styrelsemöten
Efter första stycket skrivs följande in:
Vid det första ordinarie styrelsemötet efter det konstituerande styrelsemötet ska en genomgång ske där var och en av ledamöterna redogör för de eventuella anknytningar man har till verksamhet eller personer i yrkeslivet eller ideellt som eventuellt kan innebära att jäv (eller uppfattas som jävsliknande situation) kan uppstå. Uppgifterna ska protokollföras.

23. Uppdragsgrupper

Sist i stycket läggs följande in : Styrelsen tar i beaktande eventuellt jäv enligt ovanstående definitioner i samband med att uppdragsgrupper utses.