Direktiv för budgetarbetet 2011 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2010

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 28 maj 2010


Direktiv för budgetarbetet 2011
(2 bilagor)

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2011. Riktlinjerna avser:

      Verksamhetens inriktning
      De ekonomiska förutsättningarna
Ekonomiska ramar
Tidsplan för det fortsatta arbetet

Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2011 är sektionens långsiktiga inriktning fram till 2016, fastställd av årsmötet i Stockholm 2010, samt sektionens verksamhetsplan för 2010-2011.

De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur stora intäkterna beräknas bli under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

Det finns intäktsslag som enligt tidigare beslut har budgeterat enligt en försiktighetsprincip, det gäller Humanfonden samt Postkodlotteriet.

Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång 2010 beräknas finnas en "överreserv" om 18,3 Mkr. Då är inte hänsyn tagen till SFI-siffrorna, utan stor del av det överskott på 11,6 Mkr som prognostiseras för 2010 kommer behöva användas till verksamhet.

Intäktsbudgeten
Ett första förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna omfattar 80,7 Mkr.

Svensk insamlingskontroll (SFI) sätter en gräns för hur stora insamlings- och administrationskostnaderna får vara i förhållande till totala intäkter. Intäktsbudgeten tar hänsyn till detta.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter bedöms i sin helhet öka, då nyvärvningsaktiviteterna går fortsatt bra och avhoppen har planat ut på en stabil nivå. Nyvärvningen på autogiro är baserad på att vi värvar ca 8 500 nya medlemmar via face to face och ca 1 800 via andra kanaler samt att avhoppen ligger på nuvarande nivå.

Gruppavgiften är avskaffad från och med 2009.


Insamlade medel

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras något lägre än 2010 då de grupper som valt att bli sektionsgrupp skickar in sitt överskott till sektionen under nuvarande år och därefter sannolikt kommer samla in mindre pengar än tidigare.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen 2010.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras i samma nivå som 2010. Riktlinjerna för företagssamarbeten försvårar en utökning av intäktsslaget.

Insamlingsbrev budgeteras på samma nivå som prognosen för 2010. En fortsatt segmentering av befintliga gåvogivare görs för att effektivisera utskicken. Detta bör medföra att intäkterna inte minskar, trots att andelen gåvor via autogiro ökar.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro budgeteras till 42,6 mkr. Face-to-Face och Telemarketingaktiviteterna går fortsatt bra, medelgåvan budgeteras till prognostiserad medelgåva vid utgången av 2010 och avhoppsfrekvensen budgeteras till samma som för 2010.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras öka något då många nya intäktsslag ligger inom denna grupp och där vissa satsningar görs under 2010. Här ligger till exempel intäkter via internet, sms, skänkt aktieutdelning, hyllnings- och minnesgåvor mm. Dessutom ligger intäkter inom ramarna för våra kampanjer här.

Humanfonden har budgeterats till 3 486 tkr som är 70 % av beräknad utdelning i april 2010, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Testamenten budgeteras till 1 313 tkr, vilket är ett snitt av de senaste sju årens utfall, borträknat det högsta och lägsta värdet .

Ospecificerade gåvor är gåvor som inte kan hänföras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna budgeteras till 700 tkr.

Postkodlotteriet budgeteras till 10 Mkr, vilket är senast kända utfall och utgör underlag för budget enligt styrelsebeslut. Besked om utdelningens storlek ges i slutet av oktober varje år.

Amnestyfondens andel är den del av gåvor och bidrag som enligt avtalet om gemensam insamling tillfaller Amnestyfonden.

Försäljning
Amnestyakademin beräknas tillsvidare ligga i nivå med 2010 års budget. Försäljning av annonsbilagor i Amnesty Press budgeteras lågt eftersom inget aktivt arbete bedrivs för att värva annonsörer.
Kortkampanjen beräknas minska något och budgeteras till 300 tkr, i nivå med prognosen för 2010.

Bidrag
Bidraget från Arvsfonden avseende ett virtuellt läromedel inom Angeläget är nytt för 2010 och arbetet kommer lanseras under 2011. Bidrag från Olof Palme Int Center avseende MR-utbildning för lärare och imamer i Turkiet i samarbete med den turkiska sektionen är också nytt för 2010 fortsätter under 2011.


Kostnaderna
Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/049/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002). I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid två eller tre tillfällen.


Programkostnaderna grupperas i fem programområden som följer det arbete som den svenska sektionen utför:
Kampanjer
Information och kommunikation
Stöd till aktivism
Medlemmar och organisation
Insamlingsarbete

Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs.

Ovan nämnda fem programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även programgrupperna: Gemensamma kostnader och Internationella rörelsen.

Denna uppdelning antogs av styrelsen i samband med budgeten 2005.

Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen ska bedriva verksamhet i samma omfattning som 2010 bedöms kostnaderna för detta rymmas inom en budgetram om 80,7 Mkr.

Prognos 2011 och framåt
Vid ett beslut om en budget ska vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.


Tidsplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 12-13 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet i november fastställer styrelsen ett budgetförslag.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.

Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten tillsvidare ska omsluta omkring 80,7 Mkr.

att budgeten tillsvidare ska vara balanserad

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens verksamhetsmål

att verksamheter för år 2011 enligt bilaga 2 godkänns.

Bilagor:
Intäktsprognos 2011
Verksamhet 2011 för beslut 2010











Bilaga 1









Bilaga 2

Verksamhet 2011 för beslut 2010

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2011. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete eller producerar material och att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

- Amnesty Press, minst fyra nummer

- Medlemsavgift till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

- Avgift till EU-föreningen