Direktiv för hur externa intressenter kan inkluderas i sektionens beslutsprocesser Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2010

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 28 maj 2010

Direktiv för hur externa intressenter kan inkluderas i sektionens beslutsprocesser

Inledning
På styrelsens möte i mars 2010 beslutades att sekretariatet skulle ta fram förslag på riktlinjer för hur externa intressenter kan inkluderas i sektionens beslutsprocesser. Uppdraget bygger på det ICM-beslut (beslut 10, ICM 2009) som reglerar styrningen och interndemokratin inom Amnesty International och särskilt avsnitt B om hur externa intressenter ska involveras i beslutsprocesserna (se bilaga ICM-beslut 10, Part B - Mechanisms). Det som speciellt lyfts fram i detta avsnitt är att konsultationsprocesserna ska vara formaliserade, strukturerade och transparenta.

Vi har valt att kalla det nedanstående för direktiv snarare än riktlinjer och pekar ut fyra större verksamhetsområden inom vilka konsultationsprocesser bör äga rum. Vi tror att detaljerade riktlinjer bör tas fram först när man står inför en faktisk konsultationsprocess.

Externa intressenters inflytande på svenska sektionens arbete

Från att historiskt ha intagit en restriktiv hållning till samarbete med andra organisationer är detta nu en naturlig del av vår verksamhet. En del samarbeten är formaliserade genom avtal, andra rör specifika aktiviteter. När det gäller den sistnämnda kategorin redovisar vi enbart i vår årsredovisning 2009 samarbeten på nationell nivå med inte mindre än 19 svenska ideella organisationer: ActionAid, Afrikagrupperna, Boliviagruppen, Diakonia, FIAN, Forum Syd, Jordens vänner, Kvinna till Kvinna, Naturskyddsföreningen, RFSL, RFSU, Rädda Barnen, Röda Korset, Svalorna Latinamerika, Sveriges Kvinnojourers Riksförbund, Svenska Afghanistankommittén, Svenska kyrkan, UNHCR och UNIFEM. Det faktiska antalet samarbeten är betydligt fler, inte minst om vi räknar in lokala samarbeten.

Trots det väl utvecklade samarbetet med andra organisationer är det i ytterst liten utsträckning dessa formellt har konsulterats i samband med sektionens beslutsprocesser. Exempel på undantag är den konsultationsprocess som genomfördes med ett antal svenska organisationer innan sektionen började arbeta på eget land inom ramen för kampanjen "Stoppa våldet mot kvinnor!" 2004.

Tittar vi utanför organisationssfären och ser på enskilda rättighetsbärare som intressenter, så har dessa aldrig konsulterats av sektionen i mer formaliserade beslutsprocesser.

Vilka är våra externa intressenter?

Ovan har vi nämnt två olika typer av externa intressenter, andra organisationer och rättighetsbärare, och vi anser att det i första hand är dessa som är aktuella, även om vi i vissa sammanhang måste räkna in t ex myndigheter, företag och en bredare allmänhet bland våra intressenter.

Andra organisationer
Andra organisationer är i sammanhanget ett vagt begrepp, även om det i uppräkningen ovan är enkelt att förstå vad som avses. Utöver rena samarbeten med andra organisationer kring aktiviteter har vi olika typer av relationer till organisationer som t ex

- sammanslutningar vi är medlemmar av, t ex Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII), Ideell Arena, Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar (RGB), Svenska Postkodföreningen,
- sammanslutningar vi samarbetar med genom avtal, t ex Sensus, Postkodlotteriet, Swedbank/Robur om Human- och Hjälpfonden, samt
- sammanslutningar vi står i särskild beroendeställning till genom avtal, t ex Svensk insamlingskontroll (SFI) som beviljar oss 90-konto.

En del samarbeten är fomaliserade, t ex RGB (Caritas, Rädda Barnen, Svenska kyrkan, Sveriges frikyrkosamråd) och Sensus (Amnestyakademin), genom stadgar och avtal och det bör då vara lättare att även formalisera konsultationsprocesserna. Andra samarbeten är mer kampanjinriktade, t ex 09-nätverket för kvinnors rättigheter (RFSU, Afrikagrupperna, RFSL, Kvinna till Kvinna, Forum Syd, Svalorna Latinamerika och Sveriges Kvinnojourers Riksförbund) och koalitionen för arbetet gentemot Världsbanken och IMF inom ramen för kampanjen "Fattigdom - en rättighetsfråga" (Forum Syd, Svenska kyrkan, ActionAid, Diakonia, Afrikagrupperna och Naturskyddsföreningen). Det kan i det senare fallet vara både svårare och mindre meningsfullt att ha formella konsultationsprocesser kring rent operativa beslut.

Samarbeten bygger oftast på frivillighet, men det kan vara så att vi i vissa fall måste konsultera externa intressenter innan vi beslutar om våra egna riktlinjer eller policies, SFI är väl det tydligaste exemplet.

Rättighetsbärare
Rättighetsbärare kan vara individer, grupper eller organisationer som arbetar för att tillvarata rättighetsbärarnas intressen. Det kan vara svårt att dra tydliga gränser, men vi tror att det i första hand kommer att vara frågan om att konsultera organisationer som huvudsakligen består av relevanta rättighetsbärare. Ett exempel kan vara att konsultera romska organisationer i Sverige, innan strategiska beslut fattas om hur vi ska undersöka eventuell diskriminering av romer i asylprocessen.

Inför vilka beslut bör konsultation ske?

Vi anser att man bör vara restriktiv med formella konsultationsprocesser och skilja dem från rent operativa samarbeten. Vi kan se fyra områden där det från ett strategiskt perspektiv kan vara relevant för sektionen att formellt konsultera externa intressenter:

- Framtagande av de tvååriga verksamhetsplanerna

- Framtagande av långsiktiga strategier

- Större organisationsförändringar

- Projekt som innebär arbete på eget land

Även i enskilda sakfrågor kan externa intressenters kunskaper naturligtvis vara värdefulla, t ex i utredningar som läggs ut på särskilda uppdragsgrupper. Man kan även tänka sig att sektionen konsulterar externa intressenter inför specifika men principiella frågor som hanteras av årsmötet.

Någon konsultation i formell mening med externa intressenter har inte ägt rum inför beslutet om planen 2010-2011. Däremot innehåller planen aktiviteter som ska bedrivas i samarbete med andra organisationer: IFI-koalitionen, ECCJ (European Coalition on Corporate Justice), 09-nätverket, Diakonia, Olof Palmes internationella center, RGB och ECRE (European Council on Refugees and Exiles). Det är här snarare frågan om att samordna aktivitetsplaner mellan organisationerna än regelrätta konsultationsprocesser för framtagande av planer.

Att ta fram långsiktiga strategier för sektionen inom ramen för ISP 2010-2016 är ett arbete som ligger framför oss, så där kommer vi att kunna konsultera externa intressenter. Några större organisationsförändringar inom sektionen ser vi inte de närmaste åren, eftersom den senaste organisationsöversynen inte ledde till några förändringsförslag. När det gäller arbete på eget land kommer det sannolikt på sikt att bli en diskussion om svenska projekt inom kampanjen "Fattigdom - en rättighetsfråga".

Vilka frågor bör vi ställa oss?

Vi bör ställa oss åtminstone två frågor inför varje konsultationsprocess:

Vilka externa intressenter berörs direkt av vårt arbete inom området?

Vilka externa intressenter kan bidra till att våra mål inom området uppfylls?

Den första frågan handlar mer uttalat om vilka vi arbetar för , t ex rättighetsbärare, den andra mer om vilka vi arbetar med , t ex som samarbetspartners. Eftersom en bärande tanke i Amnestys arbete ska vara att vi snarare arbetar tillsammans med rättighetsbärare än för dem, kommer svaret på dessa frågor kanske ofta bli detsamma.

Hur ser en konsultationsprocess ut?

En konsultationsprocess bör åtminstone innehålla följande delar:

- Beskrivning av den förestående beslutsprocessen

- Uppgifter om vilka externa intressenter som ska eller har konsulterats, i vilken roll (rådgivande inför beslut, medlemmar i arbets- eller uppdragsgrupper m m) och varför (kriterier)

- Uppgifter om vilken respons de externa intressenterna gav och hur dessa synpunkter påverkat beslutsprocessen inom Amnesty

- I förekommande fall förslag till beslut

- Beskrivning av hur konsultationen dokumenterats

- Rapport till berörda inom Amnesty (t ex styrelsen, medlemmarna) och de konsulterade organisationerna


Förslag till beslut

att anta direktiven för hur externa intressenter ska inkluderas i sektionens beslutsprocesser.

***

Bilaga - Utdrag ur beslut 10, ICM 2009

10 IMPLEMENTING “ONE AMNESTY” – GOVERNANCE AND DEMOCRACY
Part B - Mechanisms

Inclusiveness

Consultation: Consulting relevant external stakeholders before making decisions will be standard AI procedure, both at the national and international level. In each consultation, all AI entities participating will disclose which internal and external stakeholders were consulted and their feedback.

Advice: Advisory committees and working groups at all levels, national boards, national AGMs, the IEC and the ICM will involve external stakeholders in order to make best use of their know-how, expertise and skills and in order to ensure that their perspectives and voices are heard when decisions are made.

Effectiveness and efficiency

Clarity of roles: All AI entities ensure that all stakeholders participating in discussion, consultation and decision-making processes will be clear at all times about their roles. Each of these different participatory activities carries different access requirements, different rules of engagement and different responsibilities, which will always be made clear, transparent and explicit.

Strategy: AI governance bodies will prioritize strategic decision-making.