Protokoll junimötet 2010 Protokoll från 1-2 juni 2010

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SVENSKA SEKTIONENS STYRELSE

Tid: 12-13 juni
Plats: Ljunglöfska Slottet, Bromma
Ordförande: Anna Nilsdotter
Vice mötesordförande: Lars Olsson
Justerare: Lisbeth Kohls

Närvarande

Ledamöter
Christer Arnrup (§10 - 35)
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Magnus Leivik (§ 25-28, 32-38)
Anton Lidström
Anna Nilsdotter
Marie Norling
Lars Olsson (§ 10-22, 24-29, 31-35)
Sara Ångström (personalrepresentant)

Sekretariatet
Lise Bergh
Fredrik Kron (§ 32-36)
Miriam Isaksson (§ 32-36)
Hannah Laustiola

Ej närvarande

Madelaine Seidlitz (personalrepresentant)

§ 10 Mötet öppnas

Lars Olsson öppnar mötet.

§ 11 Fastställande av dagordningen

Att lägga till punkterna uppdatering om Sierra Leone och Styrelsen Informerar till övriga frågor.

Beslut

att med dessa ändringar godkänna dagordningen.

§ 12 Val av justerare och vice mötesordförande för kommande styrelsemöten

Beslut

att anta förslaget på vice mötesordförande och justerare för styrelseåret 2010/11 enligt nedanstående:

Datum	Vice mötesordförande	Justerare
11-13 juni 10	Lars Olsson	Lisbeth Kohls
25-26 september 10	Marie Norling	Magnus Leivik
6-7 november 10	Anton Lidström	Christer Arnrup
11:e december 10	Maria Eklund	Michael Falk
5-6 februari 11	Sofia Halth	Lars Olsson
19-20 mars 11	Lisbeth Kohls	Marie Norling
5-6 maj 11	Michael Falk	Maria Eklund

§ 13 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 6-7 maj samt den 9 maj 2010

I protokollet från den 9 maj finns det två stycken paragraf 8, den sista ska vara paragraf 9.

Beslut

att lägga protokollet från den 6-7 maj till handlingarna,

att lägga protokollet från den 9 maj till handlingarna med detta förtydligande.

§ 14 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som redan är åtgärdade. Hannah Laustiola meddelar att paragraf 184 och 187 från mötet 6-7 maj ska läggas till i listan över öppna beslut.

§ 15 Rapport om per capsulam-beslut

27 maj

att årsmötet 2011 hålls den 6-8 maj i Göteborg.

§ 16 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar. Sara Ångström berättar mer om vår globala identitet och arbetet kring Amnestys 50 årsjubileum. Styrelsen ska återkomma till frågan under punkten om frågor och svar till IEC på Chairs Forum (CF).

Lise Bergh berättar att sektionen nu har ett avtal med advokatfirman Danowsky &Partners som erbjuder tjänster pro bono.

Styrelsen diskuterar Granskningskommitténs (GK) tillgång till sekretariatets rapporter. Anna Nilsdotter påpekar att det i GK:s direktiv inte står något om vilken information de ska ha tillgång till och är menade att granska, något som kan vara värt att förtydliga. Styrelsen återkommer till frågan under punkten om GK:s rapport.

§ 17 Rapport från styrelsemedlemmar

De styrelsemedlemmar som satt i styrelsen förra styrelseåret går igenom vad de gjort sedan förra mötet.

§ 18 Rapport från AIK

Sofia Halth meddelar att AIK har haft ett telefonmöte, förberett ett svar till underlaget om governance (ORG 10/001/2010) inför CF samt sektionens svar till IEC om system för val av ledamöter till ICM och CF (ORG 50/002/2010).

§ 19 Rapport från Amnestyfonden

Inget att rapportera.

§ 20 Utvärdering av Årsmötet

Hannah Laustiola föredrar. Sammanfattningsvis nådde årsmötet i år bättre resultat i utvärderingsenkäten på så gott som samtliga punkter jämfört med förra året utom gällande lokalerna. Michael Falk påpekar att en intressant jämförelse att göra vore om siffrorna om årsmötesdeltagandet även jämfördes med medlemsregistret, t.ex. gällande ålder och kön. Dessutom vore det intressant att jämföra siffrorna med förra gången årsmötet hölls i samma stad. Hannah Laustiola svarar att det var första gången statistik från samtliga röstberättigade deltagare inkluderades (istället för enbart statistik baserat på de som svarat på utvärderingen) men att det självklart är möjligt att utöka den biten till att omfatta mer långtgående jämförelser, exempelvis gentemot medlemsregistret.

Marie Norling föreslår att man skulle kunna göra en samlad bedömning av utvecklingen 2006-2010 eller 2011 för att se hur utvecklingen sett ut över tid sedan årsmötesutredningen 2006 slutfördes. Lars Olsson undrar om styrelsen eventuellt borde ha en intern utvärdering av styrelsens eget arbete under årsmötet liknande den som görs efter varje styrelsemöte.

Anna Nilsdotter tycker att det är en värdefull kommentar från en av deltagarna om att ersättningsnivåer för styrelse och chefer bör redovisas i plenum nästa år.

Christer Arnrup funderar på hur representativiteten i årsmötesdeltagandet kan förbättras. Anna Nilsdotter undrar om det finns gehör i styrelsen för att lyfta frågan om representativ demokrati igen. Styrelsen diskuterar huruvida frågan om representativ demokrati bör behandlas före nästa årsmöte eller om internationella så kallade governance-diskussioner borde inväntas. De flesta tycker dock att det är angeläget att inte avvakta med denna diskussion för länge eftersom det fanns tydliga tongångar på årsmötet för att lyfta den här frågan igen.

Beslut

att uppdra åt strategigrupp 1 att på styrelsens novembermöte hålla i en diskussion om representativ demokrati.

§ 21 Diskrimineringsombudens rapport

En rapport från diskrimineringsombuden har inkluderats bland underlagen till detta möte. Anna Nilsdotter anser att det var en väldigt bra rapport och hon menar att det är allvarligt att det saknades hörselslinga i de små rummen, något som är viktigt att skicka med till arrangörerna för nästa års årsmöte. Sofia Halth föreslår att arrangörerna skulle kunna involvera diskrimineringsombuden redan på planeringsstadiet nästa år för att ha möjlighet att tidigt i processen diskutera frågor gällande tillgänglighet i lokalerna. Anna Nilsdotter påpekar att det i år var första gången styrelsen fick en skriftlig rapport av diskrimineringsombuden och att det också är något som kan tas upp med dem inför nästa år. Styrelsen skickar med till SG1 att ha en fortsatt dialog med diskrimineringsombuden till nästa års årsmöte angående utformningen av deras uppdrag, om det ska fortsätta med skriftliga rapporter etc. Hannah Laustiola bemöter kritiken angående lokalerna och klargör att arrangörerna var medvetna om många av bristerna och försökte åtgärda dem så gott som möjligt. Hon påminner även om att personer med särskilda behov i kallelsen uppmanades att ta kontakt med arrangörerna vilket ingen gjorde. Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.

§ 22 Uppföljning av årsmötesbeslut

Lise Bergh föredrar. Sofia Halth framhåller att den principfråga om motionsbehandling som hon lyfte tillsammans med Anton Lidström före årsmötet ännu inte är färdigdiskuterad. Marie Norling påpekar att det är viktigt att styrelsen för sig själva (och inför medlemmarna) definierar vad formuleringen att styrelsen ska ”verka för” något egentligen betyder.

Årsmötesbeslut § 44 Motion om diskriminering baserad på kast i Sydasien

Beslut

att uppdra till sekretariatet att under den internationella konsultationsrundan inför framtagande av GPS för 2012-2013 verka för att frågan om diskriminering av daliter upptas i GPS.

Årsmötesbeslut § 47 Motion om att göra årsmötet mer tillgängligt genom nya medier

Beslut

att uppdra till sekretariatet att till styrelsens novembermöte komma med förslag på om man kan göra årsmötet mer tillgängligt för medlemmar via livesändning på internet, mobiltelefoner, bloggar och twitter.

Årsmötesbeslut § 51 Stadgeändring paragraf 5.2 – förslag från styrelsen

Beslut

att uppdra till sekretariatet att införa ändringen av §5.2 i stadgarna.

Årsmötesbeslut § 52 Motion om granskningskommitténs direktiv – sent inkommen motion

Beslut

att uppdra till sekretariatet att införa ändringen i Granskningskommitténs direktiv.

§ 23 Granskningskommitténs rapport

På grund av tidsbrist föreslår Anna Nilsdotter att strategigrupp 3 får arbeta vidare med uppföljning av GK:s rapport och att Maria Eklund pratar med GK om hur de ser på sin roll samt vilken information de har och bör ha tillgång till. Utifall de ska få tillgång till mer information än i dagsläget bör även de omfattas av sekretessen. Lise Bergh meddelar att om GK har några frågor kring sekretariatets verksamhet är de välkomna att kontakta sekretariatet.

Beslut

att uppdra åt strategigrupp 3 att till septembermötet gå igenom GK:s rapport till årsmötet och återkomma med eventuella förslag till åtgärder,

att uppdra åt Maria Eklund att snarast möjligt kontakta GK angående dialog inför deras rapporteringsarbete samt angående GK:s tillgång till information och eventuellt behov av att förtydliga detta.

§ 24 Styrelsens arbetsordning samt hantering av jäv

Marie Norling föredrar. Syftet med underlaget är att tydliggöra arbetsordningen gällande regler kring hantering av jäv och jävsliknande förhållanden samt inkorporera IEC:s policy kring detta i styrelsens arbetsordning. Det går inte att bygga ett vattentätt system eftersom det i slutändan handlar om subjektiva bedömningar. IEC:s policy kan ses som ett bra verktyg för att göra dessa bedömningar på ett korrekt sätt.

Michael Falk undrar vad strategigruppen tänkt som fortsättning på detta arbete. Marie Norling menar att regelverket måste gås igenom ytterligare för att exempelvis ta ställning till vem som ska avgöra om jäv föreligger, hur man hanterar när jäv uppstår, samt föra en dialog med valberedningen om deras syn på frågan. I övrigt omfattar IEC:s policy fler områden än vad styrelsens arbetsordning skulle göra enligt liggande förslag, t.ex. icke-anställd personal. Hur styrelsen ska hantera det blir även något att se över i framtiden.

Styrelsen diskuterar gränsdragningen i fråga om personlig och ekonomisk vinning. Det framhålls att gränsdragningen kan vara problematisk och att vissa anknytningar som styrelseledamöter har/kan ha skulle kunna vara till gagn för Amnesty i eventuella samarbeten, utan att för den skull leda till personlig eller ekonomisk vinning för den inblandade styrelseledamoten. Marie Norling framhåller att just den punkten redan finns med i nuvarande arbetsordning men att den är en av de frågor som man bör se över ytterligare när styrelsen arbetar vidare med frågan.

Styrelsen fortsätter med att gå igenom resten av arbetsordningen och diverse förändringar diskuteras.

Beslut

att revidera styrelsens arbetsordning i enlighet med den diskussion som förts, (se bilaga 1)

att strategigrupp 1 i samråd med sekretariatet får i uppdrag att återkomma till styrelsen med eventuella ytterligare förslag vad gäller jäv.

§ 25 Styrelsens arbetsformer

Sofia Halth går igenom hur styrelsen arbetar, vilka som är dess ansvarsområden, hur styrelsens roll i förhållande till sekretariatet ser ut, samt går igenom mötescykeln för styrelseåret. Christer Arnrup uppfattar det som att det finns en mycket bra kommunikation ut från styrelsen men att styrelsen kanske borde jobba vidare med hur man kan förbättra medlemmarnas kommunikation in till styrelsen. Anna Nilsdotter meddelar att ett medlemsforum utvecklades enligt beslut från 2008, men att det sedan av olika skäl hamnade på is. Styrelsen kommer att ta upp den frågan i september igen eftersom det funnits och finns aspekter som styrelsen behövt invänta innan det arbetet kunnat fortgå. De sociala medierna har även övertagit lite av den funktion som medlemsforumet tidigare hade.

§ 26 Ansvarsområden inom styrelsen

Anna Nilsdotter redogör för förslaget till ny indelning i strategigrupper och hur styrelsen arbetar i dessa. Nytt för i år är ett tillägg om hur styrelsen bevakar målstyrningen där alla mål i planen 2010/2011 finns fördelade inom strategigrupperna. Nytt är även ett tillägg om att varje enskild styrelseledamot såväl som strategigrupperna bör vara mer proaktiva, t.ex. i bevakningen av ”sina frågor” på dagordningen. Maria Eklund föreslår att punkten ”motverka diskriminering” i målbevakningen hos strategigrupp 1 och punkten ”avskaffa dödsstraffet” i målbevakningen under strategigrupp 2 byter plats eftersom Lars Olsson besitter specialkompetens om diskriminering och dödsstraffet kommer att komma upp mycket i samband med AI@50, men då främst på kommunikationsområdet. (För hela förslaget, se underlaget till junimötet om ansvarsfördelning i styrelsen.) Föreslagna sammankallande i strategigrupperna är markerade med understrykning nedan.

Strategigrupp 1: Demokrati och kommunikation
Medlemmar: Marie Norling , Lisbeth Kohls, Michael Falk och Madelaine Seidlitz.

Strategigrupp 2: Aktivism, organisation och målstyrning
Medlemmar: Lars Olsson , Sofia Halth och Christer Arnrup.

Strategigrupp 3: Ekonomi och tillväxt
Medlemmar: Anton Lidström , Maria Eklund och Magnus Leivik

Beslut

att besluta att styrelsen under arbetsåret 2010-2011 arbetar i tre strategigrupper,

att anta förslaget på strategigrupper och ansvarsfördelning enligt ovan med föreslagen ändring, att styrelsens representanter i AIK, utöver ordförande, är Sofia Halth och Anton Lidström. I deras ansvar ingår även årlig tillsättning av AIK.

§ 27 Distriktsansvar

Anton Lidström föredrar och tipsar styrelsen om att kontakta Mats Engman på sekretariatet angående information om distrikten och uppgifter om distriktsombuden. Förslaget på distriktsansvar är fördelat enligt principerna att varje ledamot i möjligaste mån ska få: ett distrikt med mycket aktivitet och ett med mindre, distrikt med geografisk närhet samt att fördelningen inte ska bryta redan upparbetade kontakter om inte nödvändigt. Kriteriet med geografisk närhet har inneburit viss svårighet att tillgodose eftersom många styrelseledamöter kommer ifrån Stockholm.

Lisbeth Kohls meddelar att hon gärna byter Göteborgs distrikt mot Jönköpings distrikt med Christer Arnrup. Ingen i styrelsen invänder. (För att läsa hela direktivet, se underlaget till junimötet om Distriktsansvar.)

Distriktsansvar i styrelsen 2010-2011

Göteborg & Älvsborg/Bohuslän	Christer Arnrup
Gästrikland/Dalarna & Södra Norrland	Maria Eklund
Skaraborg & Stockholm	Michael Falk
Kalmar/Kronoberg & Skåne/Blekinge	Sofia Halth
Gotland & Värmland/Dalsland	Magnus Leivik
Norrbotten & Västerbotten	Anton Lidström
Jönköping & Mälardalen	Lisbeth Kohls
Halland & Örebro	Lars Olsson
Uppsala & Östergötland/Sörmland	Marie Norling

Beslut

att styrelsen antar förslaget till direktiv och fördelning av styrelseledamöters distriktsansvar 2010-2011 enligt ovan, med den föreslagna förändringen.

§ 28 Utvärdering och feedback

Anna Nilsdotter berättar om hur styrelsen arbetar med feedback och utvärderingar.
Viss diskussion följer om den så kallade organisationsdialogen, det vill säga huruvida det är lämpligt att formulera ett gemensamt tema för vad styrelsen tar upp i sina möten med distrikten under styrelseåret. Anna Nilsdotter menar att organisationsdialogen kanske spelat ut sin roll, dels eftersom distrikten ofta har andra behov av att prata om olika teman än de som styrelsen tänkt sig och dels eftersom styrelsemedlemmarna många gånger ges väldigt olika utrymme vid besök på distriktsmöten vilket i praktiken gör det svårt att utgå från en förbestämd organisationsdialog. Styrelsen instämmer men låter punkten om organisationsdialog stå kvar eftersom den kan ha en poäng i annan mening än den haft hitintills.

§ 29 Uppföljning beslut 10, ICM 2009: Externa intressenter

Lise Bergh föredrar. På styrelsens marsmöte lyftes frågan om uppföljning av ICM-beslut 10 från 2009 och sekretariatet fick då i uppdrag att titta vidare på frågan om hur externa intressenter kan inkluderas i våra beslutsprocesser framöver. Framför allt stakeholders (intressenter) och rightsholders (personer vars rättigheter kränkts eller riskerar att kränkas) kort sagt, grupper, personer och organisationer som berörs av beslut om vårt arbete. Frågan gäller hur och när dessa aktörer kan/bör konsulteras och inkluderas i våra beslutsprocesser. Detta är något som både sektionerna, men också IEC med flera, ska göra enligt ICM-beslutet, det berör således flera nivåer inom hela rörelsen.

Michael Falk undrar vem som är tänkt att initiera dessa processer. Lise Bergh menar att det oftast kommer att vara sekretariatet som tar fram strategier för processerna, men styrelsen kan givetvis konsulteras innan. Lisbeth Kohls anser att underlaget utgör en jättebra utgångspunkt men ställer sig tveksam till att ta med tvåårsplanerna och större organisationsförändringar. Hon menar att det i de fallen kanske är mer relevant att konsultera interna intressenter. Lise Bergh svarar att det angående planerna framför allt handlar om att lyssna på olika gruppers bedömningar av vad man tycker är viktigt i världen just då, särskilt inför arbetet med planerna. Det är inte avsett att inkludera externa intressenter i detaljprocessen. Samma sak gäller i fråga om större organisationsförändringar, att det då snarare handlar om att ta reda på hur andra har gjort och dra lärdom av det, än att de ska vara med och bestämma hur vi ska organisera oss.

Marie Norling undrar över hur sekretariatet ser på de statliga kopplingar som finns hos vissa av de organisationer som vi konsulterar. Hon framhåller även att det är bra att ha i åtanke att det inte är säkert att vi själva kan bestämma vilka vi ska konsultera, de vi tillfrågar kanske inte vill delta i våra interna processer, de måste rimligen få något i gengäld för att vilja ställa upp. Lise Bergh klargör att de aktörer som omnämns i underlaget bara en uppräkning av de organisationer vi samarbetar med idag och alls inte behöver vara de vi väljer att konsultera senare.

Några i styrelsen anser att förslaget inte är tillräckligt genomarbetat, men sekretariatet menar att underlaget framför allt ska ses som en inriktning till hur vi ska påbörja arbetet och som kommer att vidareutvecklas i framtiden, vilket styrelsen låter sig nöja med.

Beslut

att anta detta underlag som inriktning för hur externa intressenter ska inkluderas i sektionens beslutsprocesser,

att uppdra åt strategigrupp 2 att fortsätta bevaka frågan.

§ 30 Inför Chairs Forum

Internationellt arbete
Anton Lidström redogör för Amnestys internationella arbete och ger en organisationsöverblick. Han tar upp skillnaderna mellan den nationella, internationella och globala nivån inom rörelsen, och beskriver var olika beslut fattas etc. Lise Bergh berättar även kort om svenska sektionens deltagande i European Regional Space.

Sofia Halth redogör därefter för beslutsprocesserna gällande ISP, GPS och sektionens planer, samt för Svenska Amnesty 2016. Anna Nilsdotter påpekar att den nye internationelle generalsekreteraren Salil Shetty som tillträder den 1 juli, kommer att ges mycket utrymme av IEC att tycka till om nuvarande beslutssystem och att det är värt att ha i åtanke att han eventuellt kan komma att genomföra omfattande förändringar av det, även om det troligen inte sker över en natt.

Planeringsprocess inför ICM 2011:

NÄR OCH VAR	VAD	VEM
2010 – våren 2011	Kontakter. Besök på andra sektioners årsmöten med möjligheter att knyta nya kontakter och stärka gamla.	Enskilda ledamöter
Juni 2010Styrelsemöte	Delegation. Beslut om delegationens storlek i samband med att styrelsen beslutar om budgetramarna för 2011.	Styrelsen
September 2010Interna hemsidan	Konsultation. En ICM-webb lanseras där vi i ett första steg uppmanar till förslag på frågor som kan vara aktuella för resolutioner.	Strategigrupp I
November 2010Styrelsens forum	Resolutioner. Strategigrupperna och eventuellt AIK identifierar och presenterar förslag på ämnen för resolutioner.	Strategigrupp I, II, III, AIK
December 2010/januari 2011Styrelsens forum	Resolutioner. Färdiga förslag till eventuella resolutioner diskuteras, beslutas och skickas.	Strategigrupp I, II, III
Februari 2011Styrelsemöte	Delegation. Styrelsen fattar beslut om delegationens sammansättning och gör en översyn av planering och förberedelser.	Förslag från Anna Nilsdotter
Februari 2011Styrelsemöte	Kontakter. Styrelsen identifierar och fattar beslut om vilka sektioner vi skall besöka under våren.	Förslag från Strategigrupp I
Februari 2011E-postlista	Förberedelser. Det förberedande arbetet startar formellt för delegationen.	Delegationen
Februari 2011Styrelsens forum	Konsultation. Styrelsen identifierar vilka ICM-frågor som skall tas upp på årsmötet.	Förslag från delegationen
Februari 2011Interna hemsidan	Konsultation. ICM-webben utvecklas så att den omfattar ett större diskussionsforum med de frågor som styrelsen vill förankra och konsultera medlemmarna kring.	Strategigrupp IDelegationen
Mars 2011	Delegation. Delegationen anmäls och resor bokas.	DelegationenSekretariatet
April 2011Styrelsens forum	Nomineringar. Styrelsen identifierar och fattar beslut om eventuella personer att nomineras till Audit Committee, IEC, ICM Chair, INC och MAC.	Strategigrupp I
Maj 2011Årsmötet i Göteborg	Konsultation. Presentation av delegationen. Presentation av ICM-webben. Formella och informella diskussioner kring resolutioner.	DelegationenStrategigrupp I
Maj 2011Årsmötet i Göteborg	Delegation. Delegationens första möte hålls i samband med årsmötet. Delegationen gör bland annat en första arbetsfördelning.	Delegationen
Maj/Juni 2011	Kontakter. Nordiskt möte	Berörda ledamöter
Juni 2011Styrelsemöte	Resolutioner. Styrelsen diskuterar de viktigaste resolutionerna.	Strategigrupp IOrdförande, AIK
Juli 2011	Delegation. Delegationens andra möte. Ju senare mötet hålls desto större chans att de sista resolutionstexterna, samt nomineringarna har kommit.	Delegationen
Juli/Augusti 2011Styrelsens forum	Delegation. Slutspurt i förberedelsearbetet samt finslipning av eventuellt »position paper».	DelegationenStyrelsen
Augusti 2011	ICM. Delegationen är på plats minst två dagar innan rådsmötet börjar för att göra de sista förberedelserna, bekanta sig med platsen samt inleda kontakter med andra delegater. Under mötet arbetar delegaterna med den svenska ICM-webben och lägger upp rapporter.	Delegationen
September 2011Styrelsemöte	Uppföljning & implementering. Rapport till styrelsen. Diskussion och beslut kring hur relevanta rådsmötesbeslut ska förankras och implementeras i sektionen	Delegationen
September 2011Interna hemsidan	Förankring. Sammanfattning av beslut samt bilder läggs ut på ICM-webben som ger utrymme för medlemmar att diskutera och ställa frågor kring besluten.	Delegationen

Marie Norling efterfrågar mer stöd till SG1 i vad de förväntas göra i denna process. Hon undrar även hur resolutioner initieras, om de kommer från styrelsen eller från medlemskåren också. Anna Nilsdotter svarar att styrelsen tidigare inte har efterfrågat resolutioner från medlemmarna, men att det inte finns något som hindrar att styrelsen gör det. Däremot försöker styrelsen ”översätta” de diskussioner som förs på årsmötet till ett internationellt sammanhang och inhämtar alltid synpunkter på de resolutioner som läggs genom en konsultationsprocess med medlemskåren. Diskussion följer om den svenska sektionens roll internationellt sett och hur vi uppfattas av andra sektioner.

Beslut

att styrelsen antar ovanstående förslag på planering inför rådsmötet 2011.

Val av internationella medlemmar till ICM och Chairs Forum
Anton Lidström förklarar att det finns så kallade internationella medlemmar som inte tillhör en sektion eller en struktur men som har anmält sig till IS via internet men saknar en röst i de demokratiska organen. Enligt ett förslag från IEC ska dessa medlemmar kunna delta som delegater två år i Chairs Forum (CF) och ICM. Svenska sektionen har föreslagit att det ska finnas mandatperioder. AIK skrev ett utkast till svar varefter styrelsen lämnade ett svar, och nu finns det ett reviderat förslag för styrelsen att ta ställning till. Om styrelsen har ytterligare kommentarer eller frågor gällande detta förslag kan styrelsen skicka med Anna Nilsdotter dessa till CF. Styrelsen är nöjd med det reviderade förslaget och ingen har något ytterligare att anföra.

Global Governance
Anton Lidström har gått igenom förslaget från IEC och fått i uppdrag att fundera kring vad som kan vara av vikt för styrelsen att diskutera inför CF. Han meddelar att det förslag som styrelsen har att ta ställning till baseras på ett ICM-beslut från 2007 angående hur man kan skapa en mer effektiv demokrati i Ett Amnesty-processen och globala prioriteringar som är samordnade. Demokratibiten såg en kommitté över inför ICM 2009 och nu är det dags att ta tag i governance-biten. Anton Lidström menar att de två frågor som är av vikt för styrelsen att ta upp är:
1. Relationen mellan IEC och sektionsstyrelserna,
2. Att det måste definieras vilken roll CF ska ha.

Styrelsen diskuterar de två frågorna ingående. Lise Bergh kommenterar vidare att tanken är bra med de nya system som byggs upp, men att det finns en brist på tillit inom rörelsen just nu, något som enbart kan åtgärdas med hjälp av total transparens avseende vilka som gör vad, vilka som sitter i olika kommittér, vilka kriterier ledamöter väljs in i olika kommittér på, t ex GMT, etc. Tillit och transparens måste vara ledord. Sara Ångström menar att en annan brist är att det inte finns personer som arbetar med fundraising med i iGMT som är en väldigt viktig kommitté.

Frågor och svar till IEC
Anna Nilsdotter meddelar att alla sektionsordförande under Chairs Forum har möjlighet att ställa frågor till IEC inte bara om de förslag som ligger utan om allt möjligt som sektionerna undrar över och vill att IEC ska besvara. Styrelsen diskuterar kring detta och skickar med Anna Nilsdotter några frågor att ställa till IEC.

§ 31 Genomgång av potentiellt jäv hos ledamöter

I enlighet med styrelsens nyss fattade beslut om att uppdatera arbetsordningen ska samtliga styrelseledamöter på junimötet redogöra för sina andra anknytningar utanför Amnesty, som potentiellt skulle kunna orsaka att jäv eller jävsliknande situationer uppstår. Dessa ska föras till protokollet.

Maria Eklund : Sitter ej på andra stolar, jobbar för Hälsinge Vatten, med i en Amnestygrupp i Bollnäs där hon är gruppsekreterare men då det är en sektionsgrupp torde det inte innebära några problem, det finns dessutom en annan person som leder gruppens verksamhet.

Anton Lidström : Har inga formella uppdrag utanför Amnesty, är studerande och har inget annat jobb.

Sofia Halth : Jobbar på studieförbundet Folkuniversitet som är en konkurrent till studieförbundet Sensus som Amnesty samarbetar med.

Michael Falk : Driver den egna pr-byrån Agera PR, skulle potentiellt kunna vara leverantör åt Amnesty.

Sara Ångström (personalrepresentant) : Inga andra jobb än det på Amnesty.

Lars Olsson : Inga andra uppdrag inom Amnesty, arbetar däremot på Riksförbundet för sexuell upplysning, RFSU, som i en del frågor är samarbetspartner till Amnesty och där det i arbetet har hänt och även fortsättningsvis kan komma att hända att han arbetar nära regeringen, exempelvis som delegat från Sverige i FN-möten.

Magnus Leivik : Arbetar som politisk sekreterare för Moderaterna i Sörmlands landsting, sitter även i styrelsen för Läkare utan gränser och i styrelsen för Forum Syd.

Lisbeth Kohls : Har just lämnat tjänsten som CSR-chef på ICA men har ett par uppdrag kvar som kommer att löpa parallellt med styrelseuppdraget i Amnesty. Lisbeth har inga fler Amnestyuppdrag men sitter i Konsumentverkets och Fiskeriverkets insynsråd (motsvarighet till styrelse) och har uppdrag som lekmannarevisor för Svensk Handel.

Marie Norling : Jobbar som pressekreterare på Forum Syd, kan eventuellt uppstå tjänstekonflikt.

Christer Arnrup : Medlem i en Amnestygrupp i Ängelholm, revisor för dem och gör förvarsbesök som aktiv medlem i Röda Korset, samt arbetar som kassör i en världsbutik i Ängelholm.

Anna Nilsdotter : Jobbar på Enact Sustainable Strategies som konsult i CSR-frågor. Det finns en möjlighet att Enact kan komma att arbeta med företag som kritiseras av Amnesty men i praktiken har detta inte lett till några problem hittills. Anna är även strategisk rådgivare till det amerikanska cancerforskningsföretaget Immunophotonics.

Sara Ångstöm frågar med hänvisning till den redogörelse som ledamöterna nyss avgivit om styrelsen har ett sekretessavtal. Det kunde vara ett bra sätt för styrelsen att förhålla sig till ledamöters styrelseuppdrag i andra styrelser. Hon anser att det vore bra om styrelsen skrev under ett sekretessavtal liknande det som personalen skrivit på och Lise Bergh instämmer i det. Anna Nilsdotter föreslår att sekretariatet till nästa möte tar fram ett sådant och mailar ut det före mötet så att styrelsen får en chans att komma med synpunkter på det.

Beslut

att ge sekretariatet i uppdrag att till septembermötet ta fram ett förslag på sekretessavtal för styrelsen.

§ 32 Riskhantering

Riskanalys av sektionens verksamhet
Lise Bergh och Sara Ångström föredrar. Frågan togs upp senast på styrelsens marsmöte då sekretariatet uppdrogs att återkomma med en modell för riskhantering och nu presenteras resultatet.
Viktigt att känna till är att att vi redan idag arbetar med riskhantering. (Se underlag om riskhantering från styrelsens marsmöte). Den modell som presenteras idag ska alltså betraktas som ett komplement till detta. Modellen är vanlig och används redan på andra håll inom Amnesty. Sekretariatet anser att det är lämpligt att även den svenska sektionen använder den. Förslaget är att sekretariatet ska rapportera årligen utifrån modellen, med en första heltäckande rapport i höst.

Styrelsen diskuterar modellen och kommenterar dess styrka och brister. Styrelsen önskar att skalan för bedömningarna av risk respektive konsekvens ses över, samt att den årliga rapporteringen eventuellt borde kompletteras med en omvärldsanalys under andra halvan av året för att ge en bild av hur det som händer i världen med skiftande samhällskrav och förväntningar kan tänkas påverka den svenska sektionen.

Anna Nilsdotter framhåller att hela området riskhantering är lite speciellt eftersom det går in på både det operativa och det strategiska arbetet. Styrelsen har ett huvudansvar om något sker, det vill säga riskhantering som sådant, även om det är sekretariatet som måste göra bedömningarna av riskerna och upprätta strategier för att hantera dem.

Beslut

att anta förslaget till riskanalysmodell,

att uppdra till sekretariatet att årligen till styrelsens junimöte presentera en riskanalys av sektionens verksamhet utgående från modellen,

att den första riskanalysen presenteras för styrelsen till novembermötet 2010.

Riskanalys av sektionens intäkter
Miriam Isaksson föredrar. Främst är det en informationspunkt med avsikten att förmedla hur sekretariatet tänker kring våra olika intäktskällor. Sekretariatet använder olika modeller för att bedöma risker och möjligheter med olika intäktsslag varav den så kallade livstidscykeln är en modell som ger en bra övergripande blick. Miriam Isaksson förklarar hur modellen fungerar. Riskhanteringen sker främst genom att använda så många intäktsslag som möjligt samt sprida givandet på många enskilda givare eftersom vi då fördelar riskerna brett. Generellt sett präglas prognostiseringen av intäktskällorna av en försiktighet.

Anna Nilsdotter konstaterar att prognosen för 2010-2016 slutar 15 miljoner under våra uppsatta mål för inkomsterna 2016. Hon undrar om det eventuellt skulle kunna leda till att inte tillräckliga satsningar görs på fundraisinginvesteringar. Miriam Isaksson uppskattar att sektionen kommer att nå upp till uppsatta mål, men poängterar att det kräver en del satsningar och måste kopplas till investeringar. Hon framhåller även att sekretariatet inte gör prognoser för kostnadsutvecklingen samt att det är värt att notera att det kan finnas en skillnad mellan ett ekonomiperspektiv i förhållande till ett fundraisingperspektiv när man gör prognoser av det här slaget. Sara Ångström meddelar att det finns flera områden som vi av olika skäl inte prognostiserar, och att det därför ofta uppstår ett problem med att prognosen är för låg, samtidigt som det är svårt att göra ekonomiska uppskattningar för sex år framåt. Lise Bergh menar att det å andra sidan är bra att det ändå finns en utvecklingspotential för intäktsslagen. Anna Nilsdotter framför att det i vilket fall inte innebär någon risk att ha en ambitiös vision i intäktsprognosen så länge man inte kopplar det till kostnaderna.

Lisbeth Kohls anser att även denna modell kanske borde uppdateras en gång årligen tillsammans med riskanalysen av verksamheten. Michael Falk instämmer eftersom inte tidsaspekten för intäktsslagen finns med i modellen livstidscykeln, varför en uppföljning känns relevant.

Sara Ångström informerar om att en svårighet med budgetering och prognostisering gällande Postkodlotteriet är att sektionen inte vet hur mycket som de facto kommer att betalas ut förrän i oktober varje år medan det som förs in i budget baseras på senast kända utfall.

§ 33 Tertialrapport januari - april 2010

Den ekonomiska tertialrapporten för januari-april 2010 föredrogs under utbildningsdagen den 11 juni och styrelsen ges möjlighet att ställa frågor till sekretariatet.

Marie Norling frågar med anledning av det bidrag som Palmecenter ger till MR-utbildningsarbetet i Turkiet, hur ett sådant bidrag påverkas av eventuella förändringar i partistödet. Lise Bergh förklarar att det bidrag vi tar emot inte ges ifrån den potten, utan att det är fråga om direkta Sida-medel för det här projektet. Miriam Isaksson förtydligar att den svenska sektionen fungerar som kanal för medel till den turkiska sektionen och att redovisning kommer att ske enligt mall från Sida. Kraven på oss är högre nu sedan Sida ökat kraven på uppföljning och rapportering.

Anton Lidström tar upp frågan om hur det stora väntade överskottet för 2010 används bäst. Han stödjer en försiktig budgeteringsprincip, men efterlyser en översyn av vårt budgeteringssystem så att användningen av potentiella överskott används i enlighet med våra långsiktiga planer och prioriteringar. Som exempel skulle det kunna finnas en potentiell lista med projekt knuten till budgeten, där projekten sätts igång först när ett ekonomiskt utrymme finns. Sekretariatet meddelar att inga sådana planer finns för tillfället, men tycker att det är en bra idé. Dock påminner Miriam Isaksson om att det finns begränsningar gällande när ett eventuellt överskott kan användas och att vi behöver ta med principer för våra reserver i en sådan översyn.

Lisbeth Kohls ber i anslutning till det om kommentarer angående SFI-målet om 75%, som vi med det här första budgetförslaget inte skulle uppnå. De senaste åren har de stora internationella bidragen i slutet av året påverkat SFI-siffrorna, eftersom bidragen räknas som ändamålskostnader. Lars Olsson undrar om överskottet kan öronmärkas för till exempel internationellt arbete med MR-kriser inom ramen för Crisis Response. Lise Bergh meddelar att IS helst inte ser att pengar öronmärks.

Sammanfattningsvis är den ekonomiska situationen väldigt bra. Vår utmaning nu är att använda intäkterna på ett sätt som långsiktigt stärker vår verksamhet, exempelvis vår fundraising, och se till att vårt budgeteringssystem stödjer oss med det. Styrelsen anser att det vore bra om sekretariatet återkom till septembermötet med förslag på hur ett potentiellt överskott 2010 kan användas, samt hur vi säkerställer långsiktighet i budgeteringsprocessen framöver.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till septembermötet 2010 med ett preliminärt förslag på hur vi hanterar överskottet 2010 samt överreserven framöver.

§ 34 Beslut om disponibla delar 2010
Ingen diskussion om beslutet om disponibla delar då även detta hade gåtts igenom på styrelsens utbildningsdag den 11 juni. Styrelsen och de närvarande från ledningsgruppen håller dock en styrelseintern diskussion om arbetsgivaransvar. (För att se detaljer om de disponibla delarna, se underlaget till junimötet Disponibelt efter beslut – junidelen, bilaga 1.)

Beslut

att juni månads disponibla del antas enligt sekretariatets förslag, att uppdra åt sekretariatet att återkomma till styrelsens decembermöte med ett underlag om strategisk inriktning för Amnesty som arbetsgivare.

§ 35 Direktiv för budgetarbetet 2011

Lise Bergh föredrar. Det finns några verksamheter som styrelsen måste ta beslut om redan nu för budgetåret 2011, dessa är: en minimiupplaga för Amnesty Press om fyra nummer per år, medlemsavgift till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar, samt svenska sektionens medlemsavgift till Amnestys EU-förening.

Beslut

att budgeten tillsvidare ska omsluta omkring 80,7 Mkr,

att budgeten tillsvidare ska vara balanserad,

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens verksamhetsmål,

att verksamheter för år 2011 enligt ovan godkänns,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma senast till decembermötet med underlag om öronmärkta intäkter respektive statligt stöd till MR-utbildning.

§ 36 Rapport plan 2010-2011 första tertialet 2010

Lise Bergh, Miriam Isaksson och Fredrik Kron föredrar tillsammans den rapport som sekretariatet lagt fram för styrelsen. Sekretariatet har haft en hel del funderingar över formen för hur måluppfyllelsen ska redovisas och välkomnar styrelsen att komma med synpunkter på hur det kan förbättras. En diskussion följer kring detta och styrelsen konstaterar att rapporteringen kan förenklas betydligt genom att framför allt fokusera på vilka mål som sektionen ännu inte har uppfyllt eller riskerar att inte uppfylla. Styrelsen diskuterar även de månatliga sekretariatsrapporterna i förhållande till tertialrapporteringen och kommer fram till att de ska vara kvar då de fyller ett viktigt behov av att hålla styrelsen underrättad om den löpande verksamheten. Dock är det onödigt med dubbelrapportering vilket är en ytterligare anledning till att förenkla tertialrapporteringen.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG2 fortsätta att utveckla formen för tertialrapporteringen av verksamhetsplanen.

§ 37 Övriga frågor

Sierra Leone
Vi har ingått ett avtal med sektionen i Sierra Leone, främst ska den svenska sektionen bidra med så kallad capacity building, kapacitetsuppbyggnad. Avtalet utgår från Ett Amnesty-tanken och är menat att utöver de två involverade sektionerna inspirera och gagna hela den internationella rörelsen. Det 5-åriga avtalet är det längsta i sitt slag som ingåtts inom rörelsen.

Lise Bergh går igenom avtalet, vilka åtaganden som är gjorda och vad de förväntas leda till. För svensk del är det tänkt att genom det material vi får från AISL om deras kampanjarbete med bl a mödradödlighetskampanjen visa vår påverkan för vår aktivist- och medlemskår men även vara inspirerande för personalen samt bidra till vår tillväxt i fundraisingsammanhang. För Sierra Leone handlar samarbetet mest om att bygga upp organisationen.

Lise Bergh anser också att en viktig del med partnerskapet är att stärka känslan av att vara del av en internationell rörelse. I oktober ska sektionerna ta fram gemensamma mål och aktiviteter för det fortsatta för det fortsatta samarbetet under 2011. Anna Nilsdotter meddelar att hon återkommer till styrelsen angående styrelsens resa till Sierra Leone efter vidare diskussion med sekretariatet.

Styrelsen Informerar
Marie Norling föreslår styrelsen att direkt efter varje möte bestämma vilka ämnen och vem som ska skriva de olika texterna till Styrelsen Informerar eftersom allting då är färskt i minnet. Anton Lidström önskar att styrelsen skulle ta det steget längre och till och med innan mötena bestämma vem som ska skriva om vad eftersom det kan ha betydelse för hur man tar anteckningar. Sofia Halth meddelar att hon och Anna Nilsdotter just bestämt att det är en av de uppgifter som hon i egenskap av vice ordförande ska ta över ansvaret för och att hon har tänkt att återkomma med formen för det och en tidsplan inom kort.

§ 38 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Anna Nilsdotter.

Anna Nilsdotter
Ordförande

Lars Olsson
Vice mötesordförande

Hannah Laustiola
Sekreterare

Lisbeth Kohls
Justerare

Förklaringar:
AI@50 - Amnestys 50-årsjubileum
AIK - Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
CF- Chairs Forum
CSR – Corporate Social Responsibility, ung. företagsansvar för mänskliga rättigheterGK – Granskningskommittén
GMT – Global Management Team
GPS – Global Priorities StatementIS – Internationella SekretariatetISOP – (International Secretariat Operational Plan) Internationella sekretariatets operativa planISP – (Integrated Strategic Plan) den Internationella strategiska planen som omfattar en period på sex år
Per Capsulam-beslut – tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på hemsidan

Bilaga 1.

Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International

Antogs vid styrelsens möte den 12-13 juni 2010

[Utdrag ur sektionens stadgar antagna av årsmötet i Stockholm 2010:

10. STYRELSE
10.1 Styrelsen består av: ordförande, kassör och ytterligare sex ordinarie ledamöter, två suppleanter samt personalrepresentant med personlig ersättare. Personalrepresentanten har närvaro- och yttranderätt.
10.2 Ordförande och kassör väljs särskilt av årsmötet för en tid av två år med val av ordförande ena året och kassör andra året. Sex ledamöter väljs av årsmötet för en tid av två år med val av halva antalet ena året och halva antalet andra året. Två suppleanter väljs av årsmötet för en tid av ett år. Ledamöter och suppleanter kan återväljas. Vid vakans kan årsmöte eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval.
10.3 Personalrepresentanten och dess suppleant väljs av personalen för en tid av ett år bland den personal, avlönad eller icke avlönad, som arbetar inom sektionens sekretariat sedan minst ett år och som är medlem av Amnesty International. Personalrepresentanten deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna. Personalrepresentanten deltar ej heller i beredning, beslut och uppföljning av de tjänstetillsättningar som styrelsen ej delegerat.
10.4 Styrelsen sammanträder på tid och plats den själv beslutar eller på kallelse av ordföranden.
10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då också rösträtt.
10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.
10.7 Styrelsen utser inom sig vice ordförande och fördelar andra arbetsuppgifter.
10.8 Styrelsen äger att till sig adjungera en eller flera personer utan rösträtt.
10.9 Styrelsen äger att inom sig utse arbetsutskott.
10.10 Styrelsen bestämmer vilka som har rätt att teckna sektionens firma.]

Grundläggande rollfördelning

Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ.

Styrelsen är svenska sektionens högsta beslutande organ mellan årsmötena. Styrelsen ansvarar för att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med organisationens vision och åtagande, grundläggande värderingar, samt arbetssätt. Styrelsen ansvarar också för att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt.

En styrelseledamot har ett personligt ansvar och en sysslomannaliknande ställning i förhållande till organisationen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha den kunskap som erfordras för att på bästa sätt tillvarata organisationens och dess intressenters intressen.

En styrelseledamot är förtroendevald på personligt mandat för att arbeta för sektionens övergripande mål och intressen och skall inte företräda enskilda delar i strukturen eller annan intressent eller organisation utanför sektionen.

Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter.

Sekretariatet sköter den löpande verksamheten och ger medlemmarna stöd och service.

Styrelsen anställer en generalsekreterare, som ansvarar för och företräder sekretariatet inför styrelsen. Till generalsekreteraren delegeras arbetsgivaransvaret för övriga
sekretariatsanställda samt funktionen som sektionens främste talesman. Generalsekreteraren ansvarar för genomförandet av styrelsebesluten vad gäller sekretariatet.

Arbetsordningen reglerar i detalj arbetsfördelningen mellan styrelse och sekretariat.

Arbetsordning

1. Den internationella rörelsen, stadgarna och årsmötet
Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse. Sektionen följer internationella beslut och strävar att uppnå internationella mål.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ. Beslut fattade av årsmötet kan upphävas endast genom årsmötesbeslut.

2. Förhållningssätt till omvärlden
Som 90-kontoinnehavare är sektionen skyldig att följa de regler och riktlinjer som ställts upp av Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI). Som medlem i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) är sektionen skyldig att följa FRIIs kvalitetskod. Internationellt har Amnesty International även förbundit sig att följa "International Non Governmental Organisations Accountability Charter", som på ett övergripande sätt tar upp de principer som återfinns i FRIIs kvalitetskod. Sektionen har att följa Amnesty Internationals jävspolicy ”Conflicts of Interest and Conflicts of Duty-Policy and Rules” ORG 20/002/2004.

3. Styrelsen
Styrelsen ansvarar för att den internationella rörelsens och årsmötets beslut genomförs och har mellan årsmötena ett övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet. Detta innebär att styrelsen ansvarar för:
- mål och visioner;
- verksamhetens utveckling;
- principiella frågor och policy;
- budget på förslag från sekretariatet samt ekonomisk uppföljning.

Styrelsen har också en roll som sekretariatets arbetsgivare, se även " 5. Generalsekreteraren ".

Andra styrelseledamöter än personalrepresentanterna ska inte vara anställda i organisationen men kan i undantagsfall ha avlönade uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget.

Styrelseledamot ska agera på ett sådant sätt att en sammanblandning mellan olika intressen inte sker så att jäv eller jävsliknande situation uppstår eller kan uppfattas uppstå. Det är exempelvis inte tillåtet för styrelseledamot att samtidigt vara leverantör till organisationen och därvid ha personlig vinning i någon form av relationen.

Definitioner: Jäv innebär intresse-eller tjänstekonflikt.
Intressekonflikt uppstår när en beslutsfattares beslut eller bruk av information direkt påverkar hans/hennes finansiella eller materiella intressen eller kan leda till att han/hon kommer eller kan komma i åtnjutande av eller förlora något av värde.
Tjänstekonflikt uppstår när beslutsfattares beslut eller bruk av information påverkar annan person,organisation eller sammanslutning som han/hon har en relation till och där det kan uppstå krav eller förväntan på positiv särbehandling.

4. Sekretariatet
Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare sköter den löpande verksamheten enligt budget, plan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut.

5. Generalsekreteraren
Generalsekreteraren ansvarar för sekretariatets verksamhet inför styrelsen. Styrelsen tillsätter generalsekreteraren efter en extern rekryteringsprocess. Generalsekreterarens förordnande ska vara tidsbegränsat, normalt fem år, och kan förlängas efter beslut av styrelsen.

Generalsekreteraren har från styrelsen fått det delegerade arbetsgivaransvaret inklusive personalpolicy, anställning, lönesättning, befordran och avveckling av personal. Styrelsen fastställer dessutom riktlinjer angående sekretariatets bemanning i samband med budgetarbetet.

Generalsekreteraren är ständigt adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utser föredragande från sekretariatet till de olika punkterna på dagordningen. Generalsekreteraren kan delegera befogenheter till underställd personal. Vad gäller arbetsgivaransvar är det dock generalsekreteraren som fattar beslut om personalpolicy, avveckling av personal samt rapporterar regelbundet till styrelsen.

6. Arbetsbeskrivningar för styrelsen
Styrelsens ordförande
- leder styrelsens arbete;
- fastställer i samråd med vice mötesordförande förslag till dagordningen för styrelsemötena i samråd med generalsekreteraren samt sammankallar till styrelsemötena;
- ansvarar för att styrelsen arbetar som ett lag och att alla ledamöter görs delaktiga i styrelsens hela arbete;
- är ansvarig för löpande frågor genom att regelbundet ta del av styrelsens information och kommunikation. Dessutom ansvarar ordförande för att inkommande korrespondens och andra frågor tilldelas en ansvarig;
- håller regelbunden kontakt med generalsekreteraren;
- ser till att generalsekreteraren får förutsättningar att utföra sitt arbete;
- ansvarar för att styrelsens och generalsekreterarens arbete utvärderas och utvecklas;
- för organisationens talan i medlemsrelaterade frågor;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter men har normalt inget särskilt ansvarsområde.

Styrelsens vice ordförande
- ger ordföranden stöd i uppgiften att leda styrelsen;
- fullgör ordförandes uppgifter när denne är förhindrad;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens kassör
- för styrelsens talan i ekonomiska frågor;
- håller regelbunden kontakt med sekretariatet;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens ledamöter och suppleanter
- tar del av denna arbetsordning och bidrar till att styrelsen kan uppfylla de krav den ställer på sig själv. Speciellt ska varje ledamot bidra till att styrelsen arbetar med relevanta, strategiska och principiella frågor;
- åtar sig och fullgör uppgifter inom ramen för styrelsens arbete;
- tar regelbundet del av styrelsens information och kommunikation. Om förhinder för detta föreligger meddelas styrelsen;
- meddelar styrelsen vid förhinder eller problem att utföra arbetsuppgift;
- deltar i samtliga styrelsemöten om inte särskilda skäl att utebliva föreligger;
- deltar som en del av styrelsen på årsmötet;
- håller regelbunden kontakt med tilldelade distrikt;
- utvärderar en gång om året sin verksamhet för att avgöra om arbetsordningen varit effektiv när det gäller att styra beslutsprocessen;
- vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges.

Personalens representant och dennes personlige suppleant
- är förtroendevalda av anställda och frivilliga på sekretariatet, på samma sätt som de andra ledamöterna är förtroendevalda av årsmötet;
- deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

7. Val av vice ordförande
Vice ordförande väljs på det konstituerande styrelsemötet. Till vice ordförande kan endast ordinarie ledamöter väljas. Valet sker genom att de styrelseledamöter som är intresserade av att kandidera till posten som vice ordförande kungör det på det konstituerande styrelsemötet. Om mer än en ledamot är intresserad får respektive person presentera sig kort. Därefter förrättas val genom sluten omröstning. Endast de ordinarie ledamöterna har rösträtt. Ordförande och kassör räknar gemensamt rösterna och samtliga röstsiffror presenteras därefter öppet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.

8. Process om någon ledamot är frånvarande eller avgår
Om någon styrelseledamot mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått utses den suppleant som står närmast i tur till ordinarie ledamot. Om ordförande mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått träder vice ordförande in som tillförordnad ordförande för sektionen. Om kassören mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått väljer styrelsen en tillförordnad kassör. Till tillförordnad kassör kan endast ordinarie styrelseledamot väljas. Förändringar enligt denna punkt formaliseras genom att ordförande eller vice ordförande initierar beslut per capsulam, då beslutet är brådskande, eller genom beslut på nästkommande styrelsemöte.

9. Sektionens talespersoner
Generalsekreterare och ordförande har rätt att uttala sig i sektionens namn. Normalt är det generalsekreteraren som gör offentliga uttalanden och ordföranden som är talesperson för organisationen som medlemsorganisation. Generalsekreteraren kan delegera rätten att uttala sig i sektionens namn.

Den som uttalar sig samråder alltid med styrelsen eller av styrelsen utsedd person då policy ej föreligger eller är oklar.

Utgående officiellt sektionsmaterial såsom skrivelser, pressmeddelanden, annonser och foldrar ska godkännas av generalsekreteraren såvida de inte kommer från styrelsen.

Generalsekreteraren informerar styrelsen om uttalanden, artiklar, annat officiellt material eller händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.

10. Sektionens roll i den internationella rörelsen
Styrelsen representerar sektionen gentemot den internationella styrelsen och andra sektioner och ansvarar för utarbetande av sektionens ståndpunkter i principiella frågor. Styrelsen ska utgå från beslut fattade av årsmötena och förankra sina ståndpunkter i rörelsen på lämpligt sätt.

Styrelsen ska diskutera frågor som rör den internationella rörelsen med generalsekreteraren. Generalsekreteraren ska deltaga i det internationella rådsmötet och i andra relevanta internationella möten.

Styrelsen utser en delegation till det internationella rådsmötet. Denna delegation äger rätt att fatta beslut å styrelsens vägnar under mötet.

Styrelseordföranden deltar i Chairs Forum.

Kassören deltar i International Finance Meeting.

Generalsekreteraren deltar i Directors Forum.

Den som å sektionens vägnar deltar i internationella möten ska återrapportera till styrelsen.

11. Befattningsbeskrivningar för sekretariatet
Styrelsen upprättar befattningsbeskrivning för generalsekreteraren. Styrelsens ordförande och vice ordförande håller utvecklingssamtal med generalsekreteraren. Generalsekreteraren svarar för att övrig personal har befattningsbeskrivning och att utvecklingssamtal hålls.

12. Sekretariatets rapportering och ekonomiska styrning
Sju dagar före ordinarie styrelsemöte ska generalsekreteraren tillställa styrelsen aktuell rapport om sekretariatets verksamhet.

Generalsekreteraren ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av styrelsen angiven budget. Styrelsen ska regelbundet hållas informerad om den ekonomiska situationen.

Generalsekreteraren beslutar i frågor som rör omfördelning av budgeterade medel och tjänsteutrymme. Vid större förändringar ska samråd ske med ordförande och kassör.

13. Relationen mellan styrelse och sekretariat vid framförande av allvarligare eller principiell kritik
Styrelsen framför endast gemensamt kritik mot sekretariatet och då till generalsekreteraren. Detta utesluter inte ordförandes självklara huvudansvar för att hantera känsliga situationer och att bistå generalsekreteraren med råd och konstruktiv kritik.

Personal framför kritik mot styrelsen till generalsekreteraren eller personalrepresentanten eller sin fackliga företrädare.

Styrelsen har rätt att ta del av allt material, även arbetsmaterial, som rör organisationen.

14. Organisationen av styrelsens arbete

Styrelsen utser tidsbegränsade uppdragsgrupper, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden. Där det är lämpligt söker styrelsen utanför styrelsen för att säkerställa erforderlig kompetens och utveckling av medlemmarna. Sekretariatet upprätthåller dokumentation över hur styrelsen på detta sätt organiserar sitt och sektionens arbete.

15. Styrelsens beslut
Styrelsens arbete regleras av internationella beslut, stadgarna och andra årsmötesbeslut, denna arbetsordning och andra egna principbeslut. Undantag från egna principbeslut måste
motiveras i beslutet och kan ej delegeras. Detta gäller särskilt avsteg från arbetsordningen. Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten och per capsulam. I samband med beredning och allra senast vid beslutstillfället är ledamot skyldig att anmäla om jäv föreligger i något ärende. Vid beslut ska jäv antecknas till protokollet och ledamoten deltar inte i beslutet.

Beslut av styrelsen ska föregås av beredning enligt nedan. Styrelsens diskussioner och informella möten för utbildning eller reflektion ska också vara förberedda med skriftliga underlag.

Beslut i principiella frågor fattas aldrig utan att skriftligt förslag till beslut föreligger.

Beslut fattade av styrelsen kan endast avföras genom styrelsebeslut eller årsmötesbeslut.

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande. Ledamot som deltar i ett beslut kan reservera sig skriftligen och alla ledamöter och adjungerade kan begära och få protokollsanteckning, men det innebär inte att ledamot får undergräva styrelsens beslut i ord och handling.

16. Styrelsens arbetsplan
Sekretariatet ansvarar för att en generell årsplan för styrelsens arbete upprätthålls. Denna
ska täcka

- budgetarbetet;
- förberedelser inför årsmötet;
- sektionens deltagande i den internationella beslutsprocessen.

Årsplanen kompletteras med aktuellt kalendarium.

17. Ordinarie styrelsemöten
Ordförande sammankallar normalt till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas på konstituerande möte. Sekretariatet ansvarar för att kallelse med tid och plats skickas ut fjorton dagar före mötet. Vid det första ordinarie styrelsemötet efter det konstituerande styrelsemötet ska en genomgång ske där var och en av ledamöterna redogör för de anknytningar man har till verksamhet eller personer i yrkeslivet eller ideellt vilka eventuellt kan innebära att jäv eller uppfattas som jäv. Uppgifterna ska protokollföras.

Styrelsemöten ägnas åt
Rapporter som normalt är skriftliga och läggs till handlingarna efter att styrelsen i förekommande fall kommenterat dem samt beslut fattade per capsulam.
Beslut
- i principiella eller strategiska frågor;
- rörande budget och riktlinjer för sekretariatets bemanning;
- gällande förslag till årsmöte;
- om förtroendeuppdrag och annan delegation (detta görs med fördel per capsulam);
- i frågor om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv (detta görs med fördel per capsulam).
Diskussioner som en del av den inledande beredningen av en fråga, som underlag för vidare strategiskt arbete, till stöd för generalsekreteraren, för särskilt ändamål tillsammans med annan del av rörelsen, t ex valberedning, distriktsombud eller specialgrupp eller i frågor av annan art som styrelsen finner vara av stor vikt.

Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar. Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen ska vara styrelseintern. Om möjligt ska detta anges i kallelsen till styrelsemötet.

18. Extra styrelsemöte
Extra styrelsemöte kan sammankallas av styrelsemöte, styrelsen per capsulam eller ordförande. Beslut om extra styrelsemöte ska motiveras. ska styrelsen mötas fysiskt, ska mötet äga rum tidigast fem dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Möts styrelsen per telefon, ska mötet äga rum tidigast två dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Kallar styrelsemöte till extra styrelsemöte, kan det hållas tidigare. Förslag till dagordning och beslut ska vara styrelsen tillhanda dagen före mötet och hållas lätt tillgängliga för medlemmarna.

19. Inledande beredning
Ärenden bereds av sekretariatet eller annan av styrelsen utsedd arbetsgrupp eller person. Styrelsens beslutsunderlag består av bakgrundsinformation, problembeskrivning, resonemang och i förekommande fall förslag till beslut. Förslag till beslut ska möjliggöra uppföljning. När det gäller policy, riktlinjer och strategier ska underlaget klargöra hur beslutet ska kommuniceras och genomföras i organisationen.

20. Styrelsens dagordning och slutlig beredning inför styrelsemöten
Styrelsen utser mötesordförande (normalt ordförande eller vice ordförande) och vice mötesordförande för styrelsemöten ett styrelsemöte i förväg. Ordförande ansvarar i samråd med vice ordförande, vice mötesordförande och generalsekreterare för att ett förslag till dagordning upprättas för kommande styrelsemöte.

Ett arbetsmöte sammanträder per telefon före ordinarie styrelsemöte. I arbetsmötet ingår ordförande, vice mötesordförande, generalsekreteraren samt av generalsekreteraren utsedd personal. Arbetsmötets enda uppgift är att kvalitetssäkra underlag inför styrelsemötet.

Officiellt förslag till dagordning fastställs av ordförande och generalsekreterare senast fjorton dagar före styrelsemöte. Rapporter ska föreligga styrelsen senast sju dagar före styrelsemötet och besluts- och diskussionsunderlag senast 14 dagar före styrelsemötet.

Styrelsen kan göra undantag från dessa tidsfrister och är då medveten om de problem det innebär för beslutskvaliteten. Inför första styrelsemötet efter årsmötet kan man ofta vara tvungen att göra några sådana undantag.

21. Protokoll och uppföljning
Styrelsesekreterare för protokoll. Det justeras av särskilt utsedd justeringsperson och av dem som varit mötesordförande.

Generalsekreteraren ansvarar för att styrelsens beslut följs upp om inte annat framgår av beslutet.

22. Styrelsens kommunikation och information
Styrelsen och till styrelsen ständigt adjungerade kommunicerar mellan mötena med hjälp av styrelsens forum, e-post, och post.

Styrelsen tar också del av
- sekretariatets allmänna utskick till de olika medlemsstrukturerna;
- sektionens hemsida;
- sektionens medlemssidor.

23. Uppdragsgrupper
Styrelsen utser uppdragsgrupper för
- beredning av ärenden till styrelsen
- att bygga kompetens och kontinuitet
- särskilda uppdrag (t ex förankring i rörelsen).

För varje uppdrag utser styrelsen en kontaktperson inom styrelsen. Efter att styrelsen har formulerat direktiv för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att föreslå gruppens sammansättning. Varje uppdrag ska ges ett direktiv innehållandes:
- bakgrund/beslut
- syfte
- formulering av uppdraget/uppgifter
- metoder
- avgränsning
- tidsram
- budget
- uppdragsgruppens sammansättning
- kontaktperson i styrelsen

Styrelsen tar i beaktande eventuellt jäv enligt ovanstående definitioner i samband med att uppdragsgrupper utses.

24. Kontakter mellan de bägge styrelserna för Amnestyfonden och sektionen
Amnestyfondens styrelse och sektionsstyrelsen utser varsin kontaktperson. Dessa ansvarar för fortlöpande informationsutbyte mellan styrelserna. Formerna för detta omfattar t ex:
- Varje kontaktperson ska inledningsvis under mandatperioden träffa den andra styrelsen.
- Inför varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med dagordning samt relevanta underlag och diskuterar de punkter som kan vara av intresse.
- Vid varje styrelsemöte ska en rapportpunkt finnas. Om något ska diskuteras som är speciellt intressant eller relevant för båda styrelserna, bör båda kontaktpersonerna närvara.
- Efter varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med protokoll från det egna styrelsemötet och diskuterar relevanta punkter.
- För behandling av frågor av stor principiell vikt kan särskilda samverkansgrupper bildas.

25. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - korrespondens
All korrespondens till styrelsen ska diarieföras och kopior ska arkiveras av styrelsesekreteraren, även sådan som tillställs enskild styrelseledamot. Kopia ska hållas i styrelsedatabasen utom då styrelsen klassat korrespondensen som styrelseintern eller då den som skriver brevet uttryckligen begär att det ska vara styrelseinternt. Med korrespondens avses inte styrelsens interna kommunikation eller kommunikation med annan del av organisationen som är att betrakta som arbetsmaterial. I alla oklara fall ska samråd ske med resten av styrelsen. Styrelsens ordförande föreslår hur inkommande korrespondens hanteras. Brev ställt till enskild styrelseledamot besvaras av denne men ska diarieföras.

26. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - beslut per capsulam
I frågor
- om förtroendeuppdrag och annan delegation;
- om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv;
- som på annat sätt är av mindre principiell vikt;
- av principiell vikt när styrelsen redan behandlat beslutsunderlaget på styrelsemöte eller när frågan är brådskande kan styrelsen fatta beslut per capsulam med hjälp av styrelsens forum.

Efter en diskussion i styrelsens forum eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut och de ordinarie ledamöterna avger sina röster på samma sätt. Beslut är fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. Stadgarnas punkter 10.5 och 10.6 gäller även för beslut fattade per capsulam. I de fall som beskrivs under punkt 8 i denna arbetsordning har även vice ordförande möjlighet att initiera ett beslut per capsulam.

Sekretariatet upprätthåller dokumentation över på detta sätt fattade beslut. Om en ledamot motsätter sig att en fråga behandlas per capsulam flyttas frågan till styrelse. Denna form av elektronisk per capsulam är den enda form av per capsulam som styrelsen använder.

(10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då
också rösträtt.
10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder. Detta är utdrag ur stadgarna)

27. Överlämning och introduktion av nya styrelseledamöter
Sekretariatet ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem. Ordförande kontaktar snarast nya ledamöter för att informera om viktiga aktuella frågor. Styrelsen utser överlämningsansvariga mellan avgående och tillträdande styrelse.

28. Utbildning
Styrelsen håller i samband med sitt första ordinarie möte efter det konstituerande en utbildning som omfattar
- styrelsens ansvar och arbetsordning;
- budgetprocessen;
- organisation.

29. Konflikt- och krishantering inom organisationen
Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter inom sekretariatet och mellan medlemmar och sekretariat, i det senare fallet i samråd med styrelsen om konflikten är av allvarlig karaktär.

Styrelsen ansvarar för att lösa konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer.

Konflikter och allvarligare kritik inom styrelsen ska diskuteras med ordförande eller vice ordförande och därefter behandlas av styrelsen.

30. Utvecklingssamtal med generalsekreteraren
Ordförande ansvarar för att årliga utvecklingssamtal hålls med generalsekreteraren. Den årsmötesvalda styrelsen ska före och efter generalsekreterarens utvecklingssamtal diskutera generalsekreterarens arbete men delegerar till ordförande och vice ordförande att hålla samtalet. Före samtalet ska de inhämta avdelningschefernas syn på generalsekreterarens ledning av sekretariatet.

Under utvecklingssamtalet, som ska fokusera på gemensamt identifierande av problem och konstruktiv kritik, ska följande avhandlas:
- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på generalsekreterarens roll och uppgift;
- generalsekreterarens arbetssituation och förutsättningarna för arbetet. Speciellt diskuteras
relationen till styrelsen;
- uppfyllelse av tidigare satta mål;
- möjligheter och problem med avseende på arbetsordning och arbetsbeskrivning, speciellt
verkställande av styrelsebeslut;
- generalsekreterarens utveckling;
- gemensamt sättande av nya mål. Dessa dokumenteras styrelseinternt.

31. Utvecklingssamtal med styrelseledamöterna
Ordförande ansvarar för att ordförande, vice ordförande eller kassören håller årligt utvecklingssamtal med styrelsens ledamöter. Ordförande håller utvecklingssamtal med vice
ordförande och kassören. Följande ska avhandlas:
- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på styrelsens roll och uppgift;
- styrelsens arbete och arbetsordningen;
- arbetsklimatet i styrelsen;
- ledamotens personliga ansvar och åtagande;
- ordförandes ledning av styrelsen;
- ledamotens utveckling i styrelsen.

Ordförande upprättar en styrelseintern åtgärdsplan när samtliga samtal är avslutade.

För sin egen del bör ordförande ingå i ett nätverk med t.ex. ordföranden i andra sektioner, andra frivilligorganisationer eller andra personer med gedigen folkrörelseerfarenhet.

32. Styrelsens kontroll
Sekretariatet lämnar rapporter som underlag för genomlysning av verksamheten. Generalsekreteraren väljer inriktning efter samråd med styrelse. Målsättningen är att genomlysa
väsentliga områden som styrelsen har ansvar för men som delegerats. Detta kan t ex vara:
- arbetsgivaransvar och personalpolicy enligt lag och internationella riktlinjer;
- arbetsmiljöfrågor;
- kompetenssäkring;
- ekonomisystem, attestinstruktion och delegationsordning;
- organisationens fysiska säkerhet;
- informationssystemens säkerhet;
- försäkringsskydd.

33. Strategigrupper
Styrelsen är organiserad i tre strategigrupper, vilka är tilldelade olika tematiska ansvarsområden. Strategigruppernas sammansättning och deras sammankallande bestäms av styrelsen på förslag från ordföranden. Arbetet med dessa fortgår löpande under året och rapporteras muntligen vid mötena.

34. Visionsmöten
Styrelsen ska vid två möten per år avsätta tid för visionsdiskussioner. Det är önskvärt med en visionsdiskussion under hösten och en under våren. Inför visionsdiskussionen ska det finnas ett skriftligt diskussionsunderlag

Mötesdatum: 1-2 juni 2010
Index: ORG 54/005/2010
Läs även dagordningen »