Utvärdering av styrelseåret 2004-2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2005

Till: Styrelsen
Från: Ida Burlin och Christine Pamp
Datum: 28 april 2005

Utvärdering av styrelseåret 2004-2005

A: Arbetet under året
Generellt anser styrelsen att arbetet under året har fungerat bra. När det gäller vår inledande vision att vara en styrande, tydlig och modig styrelse samt att huvudsakligen arbeta med strategiska och visionära frågor, anser vi oss inte ha lyckats över förväntan, men svaren ligger betydligt närmare »ja» än »nej».

På alla frågor under den här rubriken hamnar svaren närmare »ja» än »sådär», vilket får anses vara gott betyg. Den fråga som ligger lägst i snitt är frågan om vår beredningsorganisation, där det alltså tydligt framgår att vi inte anser att den är tillräckligt bra och tydlig. Min tolkning av svaren är att vi tror på den nya beredningsorganisationen, men inte är helt nöjda med hur vi själva utnyttjar de möjligheter den erbjuder.

Inflytandet och möjligheten för varje styrelseledamot att påverka beredning och beslut får bra betyg och vi är i stort nöjda med de beslut som styrelsen har fattat under året.

Kommentarer:
– Vi styr framför allt genom budgetarbetet. Därför bör vi förbättra budgetprocessen så att styrelsen verkligen har möjlighet att styra.

– Det finns en alldeles för stor tröghet när det gäller att förverkliga idéer.

– Styrelsen hade arbetat bättre och fattat mer långsiktiga och genomtänkta beslut om den haft större tillgång till information från den internationella rörelsen, i tid.

– Med tanke på hur vi alltid i våra diskussioner pratat om aktivism hade vi kunnat agera mer på detta.

– Jag kan se än mer av tematiska och strategiska diskussioner Men, jag vet, det är svårt att rensa i en dagordning. Mycket ligger som tradition bak genom åren.

– Vissa diskussioner hamnar på för låg nivå, t.ex. agenda för årsmötet i Uppsala

– Vi hålls fortfarande tillbaka av ett antal »heliga kor» kring vad vi tror att vi får/kan göra och det tror jag hindrar våra diskussioner kring tillväxt.

– Vi kan bli tydligare i våra kravspecifikationer till sekretariatet och lägga mer uppdrag på dem och följa upp att det verkligen händer.

– Det finns anledning att fortsätta arbetet med beredningsorganisationen. Idag finns det en risk att frågor som inte passar för att ge en uppdragsgrupp faller mellan stolarna. Det var en av fördelarna med det gamla systemet. Ibland behöver instruktionerna till grupperna vara tydligare. Vi måste bli bättre på att tillsätta grupper fort

B: Styrelsens arbetsformer
Styrelsen ger generellt sett de fysiska mötena bra betyg. De anses väl förberedda och väl genomförda, med reservation för att underlagen allt för ofta har kommit för sent.

Betygen beträffande styrelsens forum ligger något lägre, men kommentarerna tyder ändå på att forumet har fungerat betydligt bättre i år än tidigare år. Däremot finns det flera önskemål om en förbättring av forumet beträffande upplägg och innehållsdesign. Flera ledamöter anser att beslut per capsulam är »ett nödvändigt ont» som skall utnyttjas återhållsamt och att det är av största vikt att beslut som fattas per capsulam alltid är av enklare karaktär.

Samarbetet med sekretariatet får högt betyg av alla ledamöter.

Kommentarer:
– Jag har lika svårt som deltagarna på budgetmötet att förstå konsekvenserna av budgetbesluten. Det är svårt att veta vad våra beslut innebär i praktiken, vilka alternativ man har och, om jag vill ha något annorlunda, hur jag ska göra för att få en förändring. Skulle man i stället kunna arbeta med scenarios i ett inledningsskede, så att inte allt är siffror?

– Vi bör utveckla arbete i mindre team inom styrelsen. Detta kan göra det lättare att komma in i arbetet.

– Även om det ibland är för mycket att läsa in, och om det dessutom kommer för sent blir det alltför långa diskussioner på mötena. Vi borde diskutera mer i forumet och sedan kunna gå mer direkt på beslut på mötena. Men det förutsätter att alla verkligen deltar i forumet.

– I vissa fall kan sekretariatet bli för dominerande i diskussionen, men deras kompetens är viktig och de är väldigt hjälpsamma när vi behöver något.

– Uppdragsgrupperna kunde ha fungerat bättre, de har ofta varit för små och dominerats av oss styrelseledamöter. I alla fall i mina uppdrag, andra kanske inte känner så. Det borde finnas sätt att utveckla och förbättra denna arbetsform.

– Om styrelsen haft bättre kontaktytor med medlemskåren, framför allt aktivisterna, hade den bättre uppnått målen.

– Även i forumet hamnar vi ofta på låg nivå, för operativa frågor. Vi borde kunna ta mer stora diskussioner som sedan kan sammanfattas och beslutas på när vi träffas.

– Forumet skulle kunna vara upplagt på ett mer pedagogiskt sätt. Kanske en tydligare uppdelning i vad som ska beslutas om och vilka som tyckt vad i en fråga och sedan en mer allmän del med diskussion över lag. Idag kan forumet bli väl rörigt med många nya inlägg på kort tid. Forumet skulle kunna användas mer även inför styrelsemötena.

– Det är frustrerande att det är så svårt för medlemmarna att följa styrelsens arbete. Detta beror främst på att webbsidorna är otydliga och det finns flera olika sidor där man kan komma med inlägg/frågor. Styrelsen borde profilera sig mer på webbsidorna, vi borde finnas med bild, ansvarsområden och en kort personlig text om vad man vill verka för i styrelsen eller hur man ser på styrelsens uppdrag. Dessutom borde medlemmarna snabbt kunna se vilka uppdragsgrupper som finns, tidsplan och eventuella rapporter från dem.

C: Styrelsens ledamöter
Styrelsens introduktion och start fick toppbetyg av alla ledamöter, så det känns som vi har hittat en bra form för junimötet, med en bra balans mellan formell dagordning, teambuilding och visionära diskussioner. Däremot kan den formen utvecklas och bli ännu bättre. Den positiva starten tycks också ge eko i gruppen och beträffande stöd och samarbetet ledamöterna emellan. Men det är också bland de här frågorna som styrelsen sätter de första kryssen till höger om mitten. Flera ledamöter är inte helt nöjda med hur gruppen har fungerat och anser inte att styrelsen som helhet alltid har svarat upp till förväntningarna beträffande ansvar och arbetsfördelning.

En majoritet av ledamöterna är ganska nöjda med sina egna arbetsinsatser och ordförande samt kassör får också genomgående positivt betyg.

Alla styrelseledamöter anser sig ha tillgång till den information de behöver, men några efterfrågar mer utbildning.

Kommentarer:
– Jag tycker den internationella situationen är rörig. Jag läser de dokument AIK ger oss, jag läser de rapporter som andra ger från diverse möten, men jag har långt ifrån koll. Det är en brist som jag inte tycker om.

– Jag tycker att det här har varit en jättebra styrelse.

– En del ledamöter har varit alltför osynliga, särskilt i perioder och det påverkar hela gruppen. Men det är en grupp som man trivs väldigt bra ihop och det gör att det alltid är lika roligt att träffas.

– Det var jättebra med teambuilding på junimötet och det var jättebra att vi fick måla upp våra visioner.

D: Egna reflektioner

Visionerna
– Jag tycker att styrelsen borde vara mer styrande. Ofta känns styrelsens beslutsunderlag och beslut förutbestämda av sekretariatet. Här tror jag att styrelsen måste vara tydligare när det gäller dess roll och de mål styrelsen har för sektionen.

– Jag tycker att styrelsen i stort har lyckats med att vara strategisk och styrande, i de fall det har hamnat in på operativt har alltid någon påpekat det. Ibland har det tagits för mycket tid till att diskutera formalia kan jag tycka och inte tillräckligt med tid för att verkligen diskutera igenom frågor.

– Jag tycker vi lyckas ganska bra. Många tycker nog att saker borde gå snabbare – men att få ta tid för diskussioner och tankar kring svåra frågor är viktigt. Kanske vi behöver ännu mer tid. Att formulera väl underbyggda beslut och kunna stå för dem tar tid. Om man tänker på detta med ”modig” så är vi kanske inte alltid modiga gentemot rörelsen och årsmötet, men å andra sidan så vill vi lämna över till medlemmarna att styra oss.

– En annan sak som jag ibland har saknat är att behålla helheten, att när vi diskuterar en fråga så är den utplockad ur helheten och vi fattar beslut på bara den frågan som kan påverka andra beslut. Kopplingen till tidigare fattade beslut är också något som vi måste komma ihåg att hänga fast vid.

Möten och arbetsformer
– Styrelseåret fick en ovanligt bra start, med goda diskussioner och ambitioner. Sedan tappade vi lite fart efter sommaren, och det var ovanligt svårt att komma igång. Trots detta anser jag att vi gjort ett bra jobb och hjälpt rörelsen framåt. Det finns fortfarande fler insatser som kan göras för att få in nya ledamöter i arbetet fortare. Inte minst måste vi vara mer lyhörda när styrelseledamöter känner sig underutnyttjade.

– Jag är mycket nöjd med det arbete som görs för att överbrygga gapet mellan den avgående och den tillträdande styrelsen. Det arbetet är mycket viktigt och kan underlätta arbetet betydligt. Det är viktigt att det arbetet inte avslutas med juni-mötet, utan även fortsätter under hela året.

– Önskan att komma igenom dagordningen och fatta beslut blir ibland för stor så att diskussionen blir lidande.

– Kanske kunde vi avsätta tid för att diskutera värdefrågor, gärna informellt men ändå förberett, till exempel under våra middagar. Det gäller mångfald och jämställdhet men också till exempel hur man ser på aktivism, vad är en god ledare, vad är det för engagemang som driver oss att arbeta med Amnesty och att vilja arbeta i styrelsen, med mera. Så att man lär känna varandra på det planet också. Då blir det kanske lättare att diskutera praktiska saker sedan. Vi har ju haft en del sådana diskussioner, bland annat på kick-off-mötet och i Umeå, men jag skulle vilja ha mer.

– Uppdragsgruppernas arbete måste synas tydligare i rörelsen.

– Det jag kan sakna biland är vår känsla för att vi är en internationell rörelse. Om vi hade tid att på mötena vara mer proaktiv och ta upp diskussioner som ligger i pipeline så tror jag vi skulle våga mer.

– Arbetsordningen är ett tydligt och bra material som tål att nötas och gå igenom flera gånger. Här tror jag att det är viktigt att trycka på vad som är operativt och vad som är strategiskt eftersom det inte alltid är självklart oavsett om man är ny eller ej. Här skulle vi kunna jobba mer med exempel och ta upp gråzoner där styrelsen ibland är inne på rätt så operativa frågor.

– Kontakten med sekretariatet har oftast fungerat bra, men återigen – jag måste lära mig att vi är styrelsen och våga ta mer plats i diskussioner med sekretariatet. Ofta vet jag inte riktigt vad jag har rätt att kräva. Jag tycker ofta att det är svårt att hävda mig till exempel i relationer med sekretariatets ledning, som är oerhört kompetent, erfaren och självsäker.

Styrelsens ledamöter
– Positionen vice ordförande bör ses över ytterligare så att personen kan ge ett större stöd till styrelsen som helhet och till ordföranden i synnerhet.

Forumet
– Vi måste jobba med att förbättra forumet så att det blir mer lättöverskådligt och peppa varandra inom styrelsen att använda forumet aktivt. Detta år är det vissa som använder forumet betydligt mer än andra. Det skapas lätt vanor där vissa aldrig/nästan aldrig tycker till i vissa frågor och där förlorar vi en massa input.