Etapprapport från uppdragsgruppen för utvärdering av beredningsorganisationen Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2005

Till: Styrelsen
Från: Åsa Fahlbeck och Christian Gräslund
Datum: 28 april 2005

Etapprapport från uppdragsgruppen för utvärdering av beredningsorganisationen

Inledning
Arbetet med denna utvärdering kom inte igång förrän i månadsskiftet mars/april. Vi kan därför bara ge en delrapport till styrelsemötet i maj. Vi räknar med att kunna ge en slutlig rapport till styrelsemötet i juni.

Direktiv
För utredningsuppdraget finns tydliga direktiv daterade 30 juni 2004. Dessa anger att ingen styrelseledamot från perioden 2002-2004 ska delta i utvärderingen. Då det har visat sig svårt att hitta någon villig utredare har styrelsen gett avkall på detta krav, och tillfrågat Christian, som accepterat och föreslagit Åsa som deltagare i uppdraget.

Arbetssätt
I direktiven föreslås ett antal frågor som bör besvaras. Vi har därför börjat intervjua - telefonledes - så många deltagare i olika uppdragsgrupper vi kunnat få tag på. Vi kommer också att intervjua styrelseledamöter. Förmodligen kommer vi att behöva ställa kompletterande frågor när vi har intrvjuat flertalet deltagare. När vi skriver vår slutrapport tänker vi inte bara ge en sammanställning av intervjusvaren på frågorna utan också försöka analysera materialet och peka på några slutsatser vi tycker man kan dra.

Svar på vissa frågor med kommentarer

Fråga: "Hur många uppdrag har definierats och hur många uppdragsgrupper har tillsatts?"

Sekretariatet har försett oss med en lista, som bifogas. Av de 17 uppdragsgrupper som bildats tycker vi att de två som handlar om sektionens handlingsplan inte är några riktiga uppdragsgrupper, eftersom de nästan enbart består av styrelseledamöter och på sätt bildar en arbetsgrupp inom styrelsen. Uppdragsgrupper, menar vi, utför sitt arbete utanför styrelsen i syfte att minska styrelsens arbete så att den blir mer strategisk. AIK ingår också i utredningsuppdraget, trots att denna kommitté i stort sett fungerar precis som de tidigare utskotten, bortsett från att den har en ständig sammankallande.


Fråga: "Har antalet uppdrag minskat eller ökat i förhållande till dem som tidigare fördelades till utskotten?"

Denna fråga är svår att besvara tillfredsställande. De uppdrag som lades på utskotten varierade mycket till antal beroende på om årsmötet hade fattat många beslut eller om det hade kommit många remisser från IS. Vi tycker dock att det verkar som om ärendena som har lagts på uppdragsgrupper är färre än antalet ärenden som i genomsnitt lades på de fyra utskotten. Detta kan möjligen bero på att styrelsen eller sekretariatet gör utredningar och förberedelser som inte karakteriseras som utredningsuppdrag. Exempel kan vara utbildning av styrelsen, som tidigare lades på ett av utskotten. AIK har också svarat för flera remissvar, som skulle ha kunnat tilldelas en utredningsgrupp.


Fråga: "Har alla uppdrag som styrelsen delegerat slutförts?"

Svaret är ja.


Fråga "Har uppdragsgrupperna fått klart formulerade direktiv från styrelsen?"

Av intervjuerna hittills framgår att så är fallet. Några har svarat att man behövt diskutera direktiven för att helt förstå dem. Några intervjuade säger sig inte ha sett direktiven.


Fråga "Har uppdragsgrupperna upplösts efter uppdraget eller har de pålagts nya uppdrag?"

Vi kan inte se att de har fått nya uppdrag och de har upplösts.


Fåga "Har uppdragsgrupperna fått tillräckligt stöd från sekretariatet?"

Våra intervjusvar hittills visar att i den mån grupperna har behövt stöd så har man fått det och ofta ett mycket bra stöd. Ett par avvikande svar har vi dock fått.


Fråga "Hur har kontakten mellan uppdragsgrupperna och styrelsens kontaktperson fungerat?"

I de grupper där styrelseledamoten aktivt deltagit i arbetet har kontakterna varit goda. Vi tror det är typiskt för engagerade styrelseledamöter att de vill deltga i utredningsuppdragen, dvs arbeta operativt. Vi kommer att intervjua olika styrelseledamöter om detta. Även andra intervjuade sa att de haft god kontakt, åtminstone i inledningsskedet, då det var särskilt viktigt.


Fråga "Har updragsgruppernas rapporter hållit god kvalitet?"

Detta tar vi upp när vi intervjuar styrelseledamöterna. När vi har intrvjuat de aktivister som deltagit i uppdragsgrupper förklarar de sig nöjda med vad de har åstadkommit.


Fråga "Hur har rekryteringen av aktivister till uppdragsgrupperna skett och vilka urvalsprinciper har tillämpats?"

Det vanligaste svaret på denna fråga är att man blivit tillfråga av den sammankallande eller av Danne /Mats . Den främsta urvalsprincipen tycks ha varit kompetens. Man har beaktat önskemål om specialkompetens. I princip har man eftersträvat geografisk spridning, utom då personliga möten varit önskvärda.


Fråga "Har man funnit den kompetens som efterfrågats?"

Det förefaller så, men i några fall har även ganska oerfarna medlemmar engagerats i syfte är bredda deras kompetens. De flesta har haft erfarenhet från grupparbete eller specialgrupp.


Fråga "Har uppdragsgrupperna präglats av mångfald avseende ålder, kön och etiskt ursprung?"

Ålder har vi inte frågat efter, men en del deltagare vet vi är medelålders. Det finns också några som är mellan 20 och 30. Om man bortser från styrelseledamöter och sekretariatspersonal har det varit precis lika många män som kvinnor i uppdragsgrupperna. Frågan om etniskt ursprung kan vi inte besvara, eftersom begreppet inte är entydigt. Vi hittar dock sex personer med namn vi inte direkt kan identifiera som svenska. Det viktigaste vid sammansättningen av grupperna har dock varit kompetens.


Fråga "Har personer som inte tidigare haft några särskilda uppdrag inom sektionen rekryterats till uppdragsgrupper?"

Frågan är inte så lätt att besvara. Vi har dock funnit några som bara arbetat på gräsrotsnivå eller i specialgrupper. Vi har ställt en kompletterande fråga om man är villig att ta på sig andra liknande uppdrag och vanligen fått ett positivt svar.


Fråga "Har personer utanför Amnesty ingått i uppdragsgrupper?"

Nej.


Fråga "Har det varit lättare att rekrytera aktivister till uppdragsgrupper än till de tidigare utskotten?"

Det förefaller så, med undantag för denna utredninsgrupp. Vi vill dock penetrera frågan ytterligare.


Fråga "Hur mång aktivister har deltagit i uppdragsgrupperna?"

Förutom styrelseledamöter och sekretariatspesonal är svaret 26. Dessutom 4 i AIK.


Fråga "I hur hög grad har aktivister varit erfarna Amnestymedlemmar, kanske med tidigare erfarenhet från utskott eller förtroendeuppdrag, och i hur hög grad har 'nya' aktivister rekryterats?"

Det förefaller som om flertalet varit ganska erfarna. I några fall etablerade sedan många år.


Fråga "Har den nya beredningsorganisationen lett till att medlemskåren fått en ökad insyn i styrelsens arbete?"

Vi kan inte nu svara på denna fråga.


Fråga "Har fler eller färre aktivister engagerats i uppdragsgrupper i förhållande till utskotten?"

Vi kan inte nu svara på denna fråga.


Fråga "Har det nya arbetssättet stärkt styrelsens strategiska roll och har den minskat arbetsbördan"

Hanna Roberts, som var drivande vid inrättandet av uppdragsgrupper och AIK, tycker så. Vi ska undersöka saken vidare.


Fråga "Har någon ur en uppdragsgrupp invalts i styrelsen?"

Johan Bäck, som genomgått utbildningen i frivilligt ledarskap och deltagit i Mångfaldsgruppen, kandiderar nu för en post i styrelsen.


Fråga "Har AIK haft en rimlig arbetsbelastning"

Stefan Johansson som är sammankallande svarar ja på denna fråga. Men vi vill påpeka att hans arbetsinsats är den klart dominerande i AIK.


Fråga "Hur många aktivister har deltagit i AIK:s nätverk?"

Stefan trodde det har varit mellan 10 och 15.


Fråga "I hur hög grad har styrelseledamöter deltagit i AIK:s arbete?"

Om man undantar ordföranden, som är medlem i AIK, verkar styrelsens deltagande ha varit marginellt.Vi ska försöka klarlägga detta ytterligare.


Fråga "Har AIK fått tillräckligt stöd från styrelsen?"

Ordföranden har ju varit medlem i AIK.