Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2005

Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2005

1. Inledning

Granskningskommitténs uppdrag, enligt beslut på årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens verksamhet, förvaltning och räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisor och Granskningskommittén innebär att revisorerna genomför räkenskapsrevision, medan Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision.

Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens och Amnestyfondens styrelser samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska processen. I uppdraget ingår att kontinuerligt följa verksamheten.

Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information har inhämtats, så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer. Händelser och protokoll från mars 2004 till början av mars 2005 har granskats.

Granskningskommittén har från juni 2004 till februari 2005 haft fyra möten, ett i Laholm och tre i Göteborg.


2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete

Arbetsformer och agerande
Granskningskommittén har granskat protokoll från sektionens styrelse under tiden mars 2004 till och med januari 2005. Protokollen har i de flesta fall varit tydliga och rutinerna kring dem har fungerat tillfredsställande. Vi anser dock att en del punkter kunde haft en fylligare redovisning av de diskussioner som ledde fram till beslut som fattats. Detta för att göra det lättare för medlemmarna att följa diskussioner, resonemang och beslut. Granskningskommittén vill därför uppmana styrelsen att fortsättningsvis vara uppmärksam på protokollens utformning, eftersom de utgör en viktig del av den demokratiska kommunikationen inom sektionen.

Protokollen har visat på ett konstruktivt och väl fungerande styrelsearbete. Varje styrelsemöte utvärderas och styrelsen genomför årliga utvecklingssamtal med alla ledamöter.

Beredningsorganisationen
Efter beslut på årsmötet 2001 gjordes en översyn av styrelsens arbete i syfte att minska arbetsbördan. Översynen resulterade i en rapport med tio rekommendationer. En av dessa gällde beredningsorganisationen. I juni 2002 beslutade styrelsen att avskaffa de tidigare utskotten och i stället tillsätta så kallade uppdragsgrupper, som skall arbeta med tidsbegränsade projekt, samt en permanent internationell kommitté (AIK), som skall följa den internationella rörelsens arbete och bistå styrelsen med besvarande av internationella enkäter och utredningar.

Den nya beredningsorganisationen skulle enligt beslutet 2002 utvärderas efter två år. Hösten 2003 genomfördes en intern utredning av hur den nya organisationen hade fungerat under det första året. Slutsatserna var bland annat att den nya årscykeln hade bidragit till att renodla styrelsearbetet och skapat en tydligare struktur på styrelsemötena. Att arbeta i uppdragsgrupper hade varit positivt och bidragit till minskad arbetsbelastning för styrelsen.

Under 2004 skulle den nya beredningsorganisationen genomgå en större utvärdering. Granskningskommittén påpekade i sin rapport till förra årsmötet vikten av att denna utvärdering görs av personer utanför styrelsen. Enligt tidigare styrelsebeslut från 2002 skall utvärderingen göras av styrelse- och sekretariatsexterna personer. I september 2004 tog styrelsen beslut om direktiv för uppdragsgruppen som skall göra utvärderingen och där fastställdes att sekretariatspersonal eller förtroendevalda i styrelsen inte bör ingå i gruppen.
Granskningskommittén har noterat att man haft svårt att hitta personer som vill ingå i gruppen och att styrelsen därför sett sig nödsakad att ändra i direktiven, vilket vi beklagar. Vi har stor förståelse för svårigheterna, men vill åter poängtera att uppdraget så långt det är möjligt skall utföras av personer utanför styrelsen och sekretariatet.

Granskning av bokslut 2004

Intäkter
Bokslutet för 2004 visade på intäkter på 38,1 Mkr och kostnader på 37,9 Mkr, vilket ger ett överskott på 0,2 Mkr. Bidraget från Humanfondens sparare blev 5,719 Mkr, vilket är 0,7 Mkr mer än föregående år och cirka 3 Mkr över budget. Enligt beslut skall bidraget budgeteras lågt.

Medlemmar som betalar avgiften via autogiro ökar med stabilare inkomster och medlemskår som följd, vilket är mycket positivt. Vi kan också med glädje konstatera att de stora bidragsgivande grupperna i Halmstad, Hörby och Lund fortsätter att få in pengar på samma höga nivå. Granskningskommittén ser gärna fler grupper och distrikt som på liknande sätt bidrar till sektionens ekonomi.

Intäkterna ligger inte på en tillfredsställande nivå för en organisation i utveckling.

Tabellen visar utvecklingen av intäkter, antal medlemmar och grupper de senaste fem åren:

Intäkter (Mkr) 2000 2001 2002 2003 2004
Totalt 39,833 34,793 36,200 38,476 38,154
Varav från medlems- och gruppavgifter 13,278 12,550 12,372 12,303 12,349
Procent medlems- och gruppavgifter 33% 36% 34% 32% 32%


Medlemmar 2000 2001 2002 2003 2004
Antal medlemmar 61 464 59 146 58 000 57 037 55 998
Antal grupper 259 250 249 238 227

Granskningskommittén konstaterar att en tredjedel av grupperna ej betalat avgiften till sektionen. Vi anser det därför angeläget att styrelsen fortsätter att följa upp de rekommendationer som uppdragsgruppen "Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi" lade fram.

Kostnader
Kostnaderna stannar på 37,9 Mkr, vilket är 1,7 Mkr över budget, men det kompenseras av att även intäkterna ligger över budget och medför ett litet överskott på 200 tkr. Vi är dock oroade över den låga tillväxtnivån och välkomnar styrelsens pågående diskussion i frågan.

Granskning av budget 2005
Den beslutade budgeten för 2005 är densamma som presenterades för budgetmötet. Den är något underbalanserad med intäkter på 37,8 Mkr och kostnader på 38,6 Mkr. Detta innebär en mindre ökning jämfört med 2004 på cirka 1 Mkr. Granskningskommittén har tidigare påpekat att budgeten bör vara balanserad, så även i år. Reserverna är återställda till beslutad nivå, men utan någon större marginal, vilket även det talar för att budgeten bör vara balanserad.

Den svaga utvecklingen av flera intäktsslag har fortsatt under året, vilket gör det viktigt att finna nya vägar och metoder för att skapa intäkter. Granskningskommittén har i en lång följd av år påpekat detta och välkomnar den planerade satsningen på direktvärvning med egen personal. Vi ser också positivt på styrelsens pågående diskussion om fundraisingstrategi och tillväxt.

Uppföljning av styrelseprotokoll
Vi har granskat styrelseprotokoll från mars 2004 till januari 2005 och har några kommentarer:

På styrelsemötet 13-14 maj 2004 (§ 136) beslutades att Jeanette Irekvist och Jörgen Persson får i uppdrag att fatta beslut angående lånet till Stockholmsdistriktet. Vi har inte kunnat se någon uppföljning av detta.

I protokollet från den 5-6 juni 2004 (§ 28) framgår att det är styrelsens uppfattning att någon översättning av årsrapporten inte är nödvändig. Granskningskommittén konstaterar att regionala sammanfattningar på svenska finns på sektionens hemsida och hoppas att så sker även i fortsättningen.

I protokollet från den 25-26 september ( § 53) står att styrelsen diskuterar medlemsbegreppet. Granskningskommittén, och kanske andra medlemmar, ställer sig lite undrande om vad som kom fram i diskussionen. I januariprotokollet (§ 109) står att det förs en diskussion av mångfaldsbegreppet. Vi efterlyser en kort sammanfattning av diskussionerna.

Till septembermötet fanns ett underlag med förslag på direktiv för en uppdragsgrupp, som skulle utreda svenska Amnestys "själ". Förslaget bordlades utan att ange när det skulle tas upp igen. Vad Granskningskommittén har kunnat se, har det hittills inte kommit upp på dagordningen.

På styrelsemötet den 4 december beslutade styrelsen (§ 87) att sekretariatet fick i uppdrag att sammanställa ett underlag angående riktlinjer för gruppers egna insamlingar. Enligt Granskningskommittén finns det redan sådana riktlinjer i Handboken för aktiva Amnestymedlemmar.

I flera protokoll redovisas utgivningen av rapporterna i samband med kampanjen "Stoppa våldet mot kvinnor". Granskningskommittén har noterat att dessa rapporter inte är daterade. Vi anser det självklart att alla Amnestys publikationer, såväl svenska som internationella, skall vara försedda med utgivningsdatum. Inte heller den nya Amnestyboken är daterad.

Handlingsplanen 2004-2010
Handlingsplanen för åren 2004 till 2010 ansluter väl till den internationella planen och ger en ganska klar bild av arbetets inriktning.

Granskningskommittén är väl medveten om att årsmötet 2004 fattade beslut om att anta den nya handlingsplanen, men vill ändå komma med några synpunkter beträffande språket, mätbarheten, det oförutsedda och handlingsplanen som instrument.

Språket
Om handlingsplanen skall nå en bredare läsekrets bland medlemmar och grupper, är det viktigt att språket är enkelt och klart. Texten i handlingsplanen är på sina ställen alltför abstrakt, vilket kan leda till olika tolkningar och till att budskapet blir oklart.

Mätbarheten
Handlingsplaner skall innehålla mätbara mål, så att man i efterhand kan se om målen är uppnådda. Målen skall kunna vara mätbara inte endast i kvantitativa termer, utan även i kvalitativa. Det är viktigt att ange vilken måttenhet man vill använda för de olika målen.
Att bara ange att något skall öka eller minska är inte meningsfullt. Den nya handlingsplanen är föredömligt djärv nog att ange önskad ökning eller minskning i procent eller heltal.

Det oförutsedda
Under de år som Amnesty funnits har många omfattande insatser följt på händelser, som inte kunde förutses. Vi måste ständigt i vårt arbete ha en hög beredskap för det oförutsedda. Det måste därför finnas strukturer med största möjliga förmåga till omställning. Det här är främst ett problem för den internationella handlingsplanen, men den svenska planen är till stor del en nationell tillämpning av den internationella och vi kan inte undgå att beröras, om det blir aktuellt. Vi vill därför uppmärksamma punkten 1.4 i handlingsplanen, som handlar om behovet av revideringar.

I andra sammanhang redovisas behov av kraftigt förstärkta samordningsgrupper, vilket inte har fått någon egen rad i handlingsplanen. Övergången till landprogram kräver samordningar med större resurser och högre ambitionsnivå även då det gäller icke prioriterade länder och regioner. En förstärkning av samordningarna får väl läsas in i rader som "Vi ska effektivisera befintliga och utveckla nya organisationsformer inom sektionen", men en specificering hade varit välkommen.

Handlingsplanen som instrument
Granskningskommittén anser, trots det ibland alltför abstrakta språket, att handlingsplanen bör kunna användas som ett fungerande instrument för den fortsatta verksamheten.


3. Granskning av fondstyrelsens arbete

En genomgång av protokoll från Amnestyfonden ger bilden av en både effektiv och ansvarsfull handläggning. Även om beskrivningarna av ärendena är ytterst kortfattade, är intrycket att biståndet går till mycket angelägna ändamål. Huvuddelen av de behandlade ärendena gäller asyl- och flyktingärenden och den näst största kategorin handlar om rehabilitering av tortyroffer.

Vad som väcker vissa frågor är att många ärenden bordlades, eftersom den tillgängliga informationen bedömts vara otillräcklig. I flera fall efterfrågades information från det internationella sekretariatet (IS), även då det var IS som förmedlat ansökan. De anställda på IS borde vara så förtrogna med fondens rutiner att de inte sänder ansökningar där informationen är otillräcklig. I några fall tvingades fondstyrelsen bordlägga i avvaktan på att en ny utredare skulle tillträda en tjänst. Beroendet av enskilda handläggares omdömen tycks vara stort, vilket är förvånande eftersom fondstyrelsen gemensamt lär ha minst lika stor kunskap och erfarenhet som en enskild handläggare på IS, framförallt en nyanställd sådan.

Ärendena är ofta av brådskande karaktär. Det är alltid människor som får allvarliga bekymmer, när det hakar upp sig i Amnestys hantering. Det är ganska få fall som berörs av dessa problem, men det borde inte finnas några alls. Granskningskommittén föreslår en diskussion om avvägningen mellan IS rätt att granska och fondstyrelsens möjlighet att i brådskande ärenden fatta egna beslut i enlighet med de riktlinjer som gäller.

Granskningskommittén har i en följd av år efterlyst en budget för Amnestyfonden med samma uppbyggnad som sektionens. Vi ser fram emot en mer genomarbetad budget, där man kan följa verksamheten i ekonomiska termer. Förslaget till budget bör innehålla utfall under året samt budget för innevarande och kommande år.


4. Grupper och distrikt

Specialgrupper
Granskningskommittén har under några år följt Amnesty Business Group´s (ABG) arbete, så även i år. Vi har tagit del av ABG:s verksamhetsberättelse och ekonomiska rapport för 2004 samt verksamhetsplan och budget för 2005. Vårt intryck är att ABG funnit sin form som specialgrupp inom sektionen och fungerar väl.
Som exempel kan nämnas att ABG under året med framgång drivit en kampanj för att få flera svenska börsnoterade företag att anta riktlinjer för mänskliga rättigheter.
ABG har också sett över sina strukturer och arbetsformer med målsättningen att förbättra och effektivisera sin verksamhet.

Distrikt
I december 2001 tog styrelsen beslut om att mäta aktivism utifrån vissa kriterier och nyckeltal, som på ett bättre sätt skulle mäta aktivismen i sektionen än att bara räkna antalet grupper. Granskningskommittén har tagit del av nyckeltal från de fyra senaste åren och kan bland annat konstatera att andelen grupper som betalat avgiften till sektionen sjönk från 80 procent 2001 till 62 procent 2003, men steg något till 66 procent 2004. Betalningsförmågan skiljer sig mycket mellan distrikten.

Distriktens, samordningarnas och specialgruppernas verksamhetsberättelser finns utlagda på de interna medlemssidorna. Tidigare fanns de även upptryckta till deltagarna på årsmötet. Vår förhoppning är att de fortsättningsvis kommer att finnas tillgängliga för årsmötesdeltagarna och andra intresserade.

Distriktscenter
Granskningskommittén har under de tre senaste åren fört samtal med de anställda i Göteborg och Malmö för att få en bild av arbetsmiljön och situationen för sektionens utlokaliserade/decentraliserade personal. Vi har kunnat konstatera att styrelsen och sekretariatet har tagit de brister och problem som påtalats på stort allvar, vilket har lett till avsevärda förbättringar. En del problem kvarstår emellertid. I Malmö handlar det om finansieringen av centret på lång sikt och att det finns brister i den fysiska arbetsmiljön. I Göteborg kommer en av tjänsterna eventuellt att försvinna eller vara obesatt av ekonomiska skäl, vilket skapar oro.


5. Avslutning och rekommendationer

I vår granskning riktar vi främst uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram frågeställningar där förändringar kan bidra till en bättre demokratisk process.

Med utgångspunkt i denna rapport ger Granskningskommittén sektionsstyrelsen följande rekommendationer:

· att styrelsen och sekretariatet fortsätter arbetet med att utveckla och finna nya vägar för insamling och tillväxt,

· att styrelsen ser till att det finns korta sammanfattningar av diskussionspunkter i protokollen,

· att styrelsen verkar för att Amnestys publikationer och rapporter dateras,

· att styrelsen och sekretariatet fortsätter arbetet med att förbättra arbetsmiljön och situationen för de anställda i Göteborg och Malmö.


Stockholm i mars 2005


Svenska sektionens Granskningskommitté


Birgitta Grind (sammankallande)
Bo Lindblom
Jan Nygren
Kerstin Sundman