Punkt: 14. Direktiv för verksamhet och budget 2021 Underlag till styrelsemöte 17-18 oktober 2020

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2020-10-09

Punkt: 14. Direktiv för verksamhet och budget 2021

 

 

BESLUTSUNDERLAG

 

Bilaga 1: Budgetunderlag inför 2021

Bilaga 2: Verksamhetsplan 2021

Bilaga 3: Ekonomiska nyckeltal

 

 

Om processen för budget och verksamhetsplanering 

På sektionsstyrelsens möte i juni fastställdes ett inriktningsbeslut (Planeringsförutsättningar) gällande budget och verksamhet för efterföljande verksamhetsår, som en utgångspunkt för sekretariatet i det fortsatta arbetet. Det slutgiltiga beslutet om verksamhet och budget fattas på styrelsens oktobermöte. Vissa revideringar har gjorts i underlaget som presenterades på styrelsens junimöte. 

 

På sektionsstyrelsens möte i juni 2020 uppdrog styrelsen sekretariatet: 

 

att uppdra sekretariatet att i den fortsatta verksamhetsplaneringen utgå från föreslagen övergripande inriktning och huvudmål; 

 

att uppdra sekretariatet att till styrelsens oktobermöte återkomma med förslag på slutgiltig verksamhetsplan innehållande övergripande inriktning, huvudmål, delmål samt indikatorer för verksamheten 2021.

 

att utgångspunkten för budgetarbetet för 2021 är att inte använda sektionens reserv till verksamhetskostnader 2021: 

 

att sektionens reserv inte får understiga 31 mkr vid utgången av 2021;

 

att uppdra sekretariatet att till styrelsens oktobermöte återkomma med förslag på slutgiltig storlek på reserv, reservanvändning, intäktsmål, prognostiserad kostnadsbudget samt ekonomiska nyckeltal för 2021;

 

att åtgärder för att hantera risker identifierade i riskanalysen systematiskt integreras inom ramen för VP och att styrelsen löpande hålls uppdaterad inför VP 2021.

 

Om bilagorna

Verksamhetsplan

2020 slutar den nuvarande strategiska perioden som inleddes 2016. 2023 inleds nästa strategiska period för svenska sektionen. Det innebär att 2021-2022 utgör en brygga mellan två strategiska perioder. Ett övergripande syfte med verksamheten 2021-2022 är att göra de omställningar som krävs i beredskapen inför nästa strategiska period. Verksamhetsplanen som bifogats är utformad för 2021-2022, och kommer att revideras inför 2022. Den har alltså siktet inställt på två år. Beslutet för styrelsen på oktobermötet gäller dock enbart för 2021. 

 

I Öppna beslut finns ett uppdrag från 2018 som uppdrar sekretariatet

 

att uppdra åt sekretariatet att löpande under 2018-2020 utveckla [planerings- och uppföljnings] systemet i enlighet med underlaget;

 

Underlaget från 2018 innehåller fem punkter: 

  • en tydligare uppdelning i uppföljningarna vad gäller genomförd verksamhet och uppnådda effekter,

  • en trafikljussignalering uppdelad på de två i punkten ovan nämnda perspektiven,

  • en tydligare definition av trafikljusets olika färger samt

  • framtagande av baseline och målnivå för utvalda indikatorer, vilket nu är möjligt eftersom ett års mätning genomförts

 

De fyra första punkterna har genomförts i verksamhetsuppföljningen (se tertialrapport). Den sista punkten som handlar om framtagande av baseline kommer sekretariatet delvis att implementera, framförallt när det gäller kännedom om Amnesty och mänskliga rättigheter som formulerat i förslag på verksamhetsplan. Sekretariatets bedömning är att övriga delmål/indikatorer inte tjänar på en baseline. Om styrelsen accepterar denna tolkning av uppdraget, kommer sekretariatet att föreslå att beslutet stängs på styrelsens nästa möte. 

 

De indikatorer som föreslås kommer i ett nästa steg utvärderas huruvida de bör följas upp på tertial- eller årsbasis. 

 

Budget

Vid styrelsens junimöte presenterades olika långsiktiga ekonomiska scenarier, liksom genomgång av genomförd riskanalys i relation till  sektionens reserv (punkt 6b).Sekretariatet har därefter arbetat vidare med olika ekonomiska scenarier med utgångspunkt att skapa en långsiktigt hållbar ekonomi.  

 

Det planerade större insamlingsprojektet som tidigare var planerat till 2021 är nu uppskjutet till 2022 med anledning av pandemin och de restriktioner som är kopplade till den. Det mycket osäkra läget för genomförandet av detta insamlingsprojekt som planerades ge en kraftig intäktsökning gör att 

sekretariatet föreslår en kostnadsbesparing om -5,8 mkr inom fundraising under 2021, samt -3 mkr under 2021 och ytterligare - 3 mkr under 2022  inom icke-avdragsgilla kostnader (dvs ändamålsverksamhet i Sverige samt den del av Core cost som överstiger 17,5 %.

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att sektionens reserv inte får understiga 30 599  tkr vid utgången av 2021;

 

att utgångspunkten för budgetarbetet för 2021 är att använda 6 325 tkr av sektionens reserv till verksamhetskostnader;

 

att intäktsmålet för 2021 tillsvidare beräknas uppgå  till  140 027 tkr, exklusive öronmärkta medel;

 

att kostnadsbudgeten för 2021 inte får överstiga 146 352 tkr, vilket inbegriper styrelsens beslut av användningen av reserven;

 

att erbjuda AIS att förlänga FIF-lånet på 2,2 mkr till AIS med ett års löptid med samma villkor som tidigare;

 

att fastställa föreslagna verksamhetsmål, delmål och indikatorer;

 

att fastställa föreslagna nyckeltal;

 

att uppdra sekretariatet att utforma 2021 års tertial- och årsrapporter utifrån föreslagna indikatorer och ekonomiska nyckeltal;

 

att följande verksamheter ska ingå i budget 2021: Amnesty Press med minst 4 nr samt avgift till Amnestys EU-kontor.