- Skriv ut
- Uppdaterad 10 Nov 2020
Oktobermötet 2020 Protokoll från 17-18 oktober 2020
Signerat protokoll styrelsens möte 17-18 oktober 2020
PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 17-18 OKTOBER 2020
Tid: 17-18 oktober 2020
Plats: Långholmen konferens
Ordförande: Parul Sharma
Vice mötesordförande: Anna Fairbrass
Justerare: Ulrika Westerlund
Närvarande
Parul Sharma, ordförande
Mehjar Azzouz, suppleant (§12-28, 34-36)
Anna Fairbrass
Michael Falk
Tuija Geelnard, adjungerad (§12-28, 34-36)
Clara Gustafsson, suppleant
Malgorzata Gosia Håkansson
Mårten Rosander, kassör
Beatrice Schönning, personalrepresentant
Madelaine Seidlitz, personalrepresentant (§24-27, 34-36)
Anna Tibblin
Ulrika Westerlund
Sekretariatet
Anna Lindenfors, generalsekreterare (§12-28, 34-36)
Karin Olsson, verksamhetscontroller
Sofia Fjellestad, avdelningschef (§24-26, 34)
Lena Arvidson, avdelningschef (§25-30, 34)
Anna Johansson, avdelningschef (§24-30, 34)
Elisabeth Lundgren, förändringsledare (§24-26)
§ 12. 2020 [punkt 2] MÖTET ÖPPNAS
Parul Sharma förklarar mötet öppnat.
§ 13. 2020 [punkt 2.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN
Styrelsen beslutar
att fastställa föreslagen dagordning.
§ 14. 2020 [punkt 2.2] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 20 SEPTEMBER 2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 20 september 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 15. 2020 [punkt 2.3] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS KONSTITUERANDE MÖTE 3 OKTOBER 2020
Protokollet är ännu inte justerat då jävsdeklaration inte är färdigställd.
§ 16. 2020 [punkt 2.4] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS BESLUT PER CAPSULAM 26 SEPTEMBER 2020
Styrelsen går igenom protokollet från beslut per capsulam från 26 september 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 17. 2020 [punkt 2.5] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT
https://medlem.amnesty.se/dokument/addition/18240/%C3%96ppna%20beslut%20-%20Styrelselogg.pdf
Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som stängs. Anna Lindenfors informerar om att deadline för punkt 218 “§ 141. 2020 [punkt 7a] MOTION OM INTEGRERING AV DISTRIKT” har flyttats fram till oktober 2021.
Styrelsen lägger uppföljningen av öppna beslut till handlingarna.
§ 18. 2020 [punkt 3.1] GENERALSEKRETERARENS RAPPORT
Anna Lindenfors föredrar de prioriterade frågorna på sekretariatet; kostnadsanpassningar, jämlikhetsarbetet samt nästa strategiska period internationellt och i Sverige.
§ 19. 2020 [punkt 3.2] RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER
Anna Fairbrass informerar om sin kontakt med Amnestyfonden, där fondens styrelse kommer att fatta beslut om MR-bistånd i Sverige.
§ 20. 2020 [punkt 4] INFÖR STRATEGY LAB OM GLOBALA RÖRELSENS FINANSIERINGSMODELL
Anna Lindenfors presenterar diskussionsunderlag inför Strategy Lab 3, inom ramen för konsultation om ny global strategi. Från den svenska sektionen deltar Anna Lindenfors, Tuija Geelnard, Mehjar Azzouz.
§ 21. 2020 [punkt 5.1.1] REVIDERING AV STYRELSENS ARBETSORDNING
Karin Olsson föredrar förslaget. Beatrice Schönning lyfter problematiken kring att det inte är reglerat i arbetsordningen vilka styrelsehandlingar som är publika eller delas med medlemmar och/eller personal.
Styrelsen beslutar
att revidera styrelsens arbetsordning i enlighet med förslag i underlaget.
att uppdra planeringsutskottet att, till styrelsens decembermöte, ta fram ett diskussionsunderlag om hur publicering/delning av styrelsehandlingar skulle kunna regleras i arbetsordningen.
§ 22. 2020 [punkt 5.2] VAL AV JUSTERARE STYRELSEÅRET 2020/2021
Karin Olsson föredrar förslaget.
Styrelsen beslutar
att välja justerare för styrelseåret 2020/2021 enligt följande:
- 10 december: Mårten Rosander
- 6 februari: Anna Fairbrass
- 13 mars: Clara Gustafsson
- 7 maj: Michael Falk
§ 23. 2020 [punkt 5.3] VAL AV UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER
Parul Sharma föredrar förslaget.
Styrelsen beslutar
att styrelsens utskott för styrelseåret 2020/2021 är sammansatta enligt nedan:
Planeringsutskottet (Mårten, Anna F, Ulrika, Parul)
Planeringsutskottet fokuserar på strategisk planering samt planering och förberedelse för styrelseåret och styrelsemöten.
Årsplanering för stora processer och styrelseåret
Löpande planering av styrelsemöten
Stöd till ordförande
Kontaktperson för Beredningskommittén är Mårten Rosander
Kontaktperson för Amnestyfonden är Anna Fairbrass, i egenskap av vice ordförande
Sammankallande: Parul Sharma
Internationella utskottet (Anna F, Anna T, Mehjar, Parul, Michael)
Internationella utskottet fokuserar på sakfrågor samt governance frågor kopplat till den internationella rörelsen och internationella rådsmöten.
Global Assembly
Regional Forum
Kontaktperson för Amnestys Internationella Kommitté är Michael Falk
Sammankallande: Anna Tibblin
Medlemsutskottet (Gosia, Tuija, Mehjar, Clara, Michael)
Medlemsutskottet fokuserar på frågor kopplade till aktivism och medlemmar, jämlikhet och styrelsens kontinuerliga kommunikation med medlemmar.
Aktivismstrategi
Jämlikhetsarbetet
Medlemskommunikation (AP, Insats)
Kontaktperson för Student/ Ungdomsrådet är Mehjar Azzouz
Kontaktperson för Valberedningen är Clara Gustafsson
Sammankallande: Malgorzata Gosia Håkansson
Uppföljningsutskottet (Mårten, Tuija, Anna T, Clara, Gosia)
Uppföljningsutskottet fokuserar på uppföljning, risk, regelefterlevnad och ekonomi. Uppföljningsutskottet är stöd för kassören i ekonomi och budgetfrågor.
GK:s rekommendationer
Ekonomi och budget
Öppna beslut
Kontaktperson för Granskningskommittén är Tuija Geelnard
Sammankallande: Mårten Rosander
§ 24. 2020 [punkt 6] OM SVENSKA SEKTIONENS UPPDRAG
Elisabeth Lundgren föredrar förslaget.
Styrelsen diskuterar underlaget och sammanfattar beredningen i följande punkter:
Styrelsen saknar perspektiv i underlaget: jämlikhetsstrategin, att Amnesty inte enbart ska bevaka och agera på MR-situation och -diskussion utan förändra och leda.
Ang viktning av uppdrag efterfrågar styrelsen ett utvecklad underlag innehållande en konsekvensanalys av olika viktningar, med fokus på fundraising.
Inom diskussionen om uppdelningen sekretariat/aktivister önskar styrelsen en fördjupad analys av risker, möjligheter och samt önskad effekt av en sådan förflyttning, med utgångspunkt i Amnestys strategi för aktivism.
Nästa steg är tre dialogträffar på sekretariatet för att diskutera frågan. Utifrån det kommer underlaget att utvecklas till ett beslutsunderlag inför ett extra styrelsemöte vecka 46.
§ 25. 2020 [punkt 7.1] TERTIALRAPPORT 2 2020, EKONOMI
Lena Arvidson och Sofia Fjellestad föredrar den ekonomiska rapporten för tertial 2.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 26. 2020 [punkt 7.2] TERTIALRAPPORT 2 2020, VERKSAMHET
https://medlem.amnesty.se/dokument/addition/18233/Tertialrapport%202%202020.pdf
Anna Johansson föredrar föredrar verksamhetsrapporten för tertial 2.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 27. 2020 [punkt 8] UPPFÖLJNING BESLUT ÅRSMÖTET 2020
Anna Johansson föredrar underlaget.
Årsmötesbeslut 2019 § 47. Motion: Om internationellt program mot tortyr
Styrelsen beslutar
attge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2021 rapportera hur sekretariatet verkar för att arbetet mot tortyr intensifieras och utvecklas, både i Sverige och internationellt, inklusive att utvidga samarbetet med andra MR-organisationer.
Årsmötesbeslut 2019 § 48. Motion: Om arbetet mot dödsstraff
Styrelsen beslutar
attge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2021 rapportera hur sekretariatet har fortsatt verka för att arbetet mot dödsstraffet intensifieras och utvecklas, både i Sverige och internationellt, inklusive att utvidga samarbetet med andra MR-organisationer.
Årsmötesbeslut 2020 § 25. Motion: Om reviderade riktlinjer för valberedningen
Styrelsen beslutar
attge sekretariatet i uppdrag att revidera riktlinjer för valberedningen i enlighet med årsmötets beslut.
(för reviderade riktlinjer se årsmötesprotokoll.)
Årsmötesbeslut 2020 § 26. Förslag: Om stadgeändringar för att skydda medlemsdemokratin
Styrelsen beslutar
att ge sekretariatet i uppdrag att lägga till en ny punkt 7.3 i sektionens stadgar som preciserar förslagsrätten till sektionens årsmöte;
att korrigera numreringen för resterande punkter under avsnitt sju;
att i punkt 9.2 lägga till “förslagsrätt”
(för skrivningar i stadgarna se årsmötesprotokoll.)
Årsmötesbeslut 2020 § 29. Motion: Om strategi för samiska frågor med utgångspunkt i urfolksrätten
Styrelsen beslutar
attge sekretariatet i uppdrag att under de kommande åren fortsätta att utveckla det redan pågående strategiska arbetet med samerättsliga frågor med utgångspunkt i urfolksrätten;
attge sekretariatet i uppdrag att fortsätta utveckla strategiska arbetsformer i nära samarbete med samiska företrädare och rättighetsbärare och med utgångspunkt i de mänskliga rättigheterna;
att ge sekretariatet i uppdrag att återrapportera arbetet till styrelsen februari 2022, inför årsmöte.
Årsmötesbeslut 2020 § 30. Motion: Om att försvara asylrätten
Styrelsen beslutar
attge sekretariatet i uppdrag attunder det kommande året i högre utsträckning prioritera arbetet för att i EU och Sverige lyfta rätten att söka asyl som en grundläggande mänsklig rättighet, till exempel genom information till allmänheten, samt återrapportera arbetet till styrelsen februari 2022, inför årsmöte.
§ 28. 2020 [punkt 9] UPPFÖLJNING GRANSKNINGSKOMMITTÉNS REKOMMENDATIONER
Anna Johansson föredrar underlaget.
Styrelsen beslutar
attkorta tiden för att ta fram och publicera justerade och signerade styrelseprotokoll från 30 till 20 arbetsdagar.
§ 29. 2020 [punkt 10.1] STYRELSENS FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTET 2021
Anna Johansson föredrar diskussionerna som förts på sekretariatet.
Styrelsen beslutar
att uppdra medlemsutskottet att gå igenom projektet om medlemsdemokrati som avslutades 2019 och till styrelsens decembermöte återkomma med förslag på eventuella punkter att återigen lyfta till årsmötet 2021.
att uppdra planeringsutskottet att, till styrelsens decembermöte, ta fram ett diskussionsunderlag ang eventuell reglering av huruvida anställda på Amnesty har rösträtt på sektionens årsmöte, samt huruvida anställda på Amnesty kan väljas till Amnestys förtroendeorgan.
§ 30. 2020 [punkt 10.2] GENOMFÖRANDE AV ÅRSMÖTET 2021, INKL UTVÄRDERING AV ÅRSMÖTE 2020
Anna Johansson föredrar diskussionerna som förts på sekretariatet. Årsmötet 2020 genomfördes digitalt med fokus på styrningsfrågor. Utvärderingarna visar att de som deltar på årsmötet deltar för att fatta beslut, i jämförelse med tidigare årsmöten som har haft ett tydligare fokus på att vara en mötesplats för mänskliga rättigheter. Det digitala genomförandet har fått positiv feedback från deltagarna. Det var dock större avhopp från anmälan till deltagande på det digitala årsmötet jämfört med tidigare fysiska årsmöten. Årsmötena 2018 och 2019 planerades av två projektledare, och att ha ett digitalt årsmöte med ett tydligare governancefokus kräver mindre personella resurser. Verksamhetskostnaderna för det digitala årsmötet 2020 uppgick till ca 120 000 kr. Budget för ett fysiskt årsmöte med tydligt governancefokus 2020 uppgick till ca 900 000 kr i verksamhetskostnader. Mot ovan beskrivna bakgrund samt utifrån rådande rekommendationer och restriktioner med anledning av covid 19-pandemin är sekretariatets rekommendation att årsmötet 2021 bör genomföras digitalt.
Styrelsen beslutar
att uppdra sekretariatet att genomföra ett digitalt årsmöte 2021 och undersöka hur ett genomförande kan ske under en kortare tidsperiod jämfört med 2020.
§ 31. 2020 [punkt 11] VAL AV AMNESTYS INTERNATIONELLA KOMMITTÉ
Karin Olsson föredrar underlaget.
Styrelsen beslutar
att välja Bengt Brülde, Edoardo Iacobelli, Gill Widell, Hanna Hallonsten, Helene Cassear Jeansson, Sara Belfrage, Sten-Olof Svensson och Lars Gäfvert till AIK för en period av ett år 2020-2021.
§ 32. 2020 [punkt 12] FÖRTROENDEORGANENS ÄSKANDE OM BUDGET
Karin Olsson föredrar bakgrunden till punkten och hur processen för förtroendeorganens äskande ser ut. Inga äskanden föreligger inför budget 2021.
§ 33. 2020 [punkt 13.1] FÖRSLAG PÅ EV MOTIONER TILL GLOBAL ASSEMBLY 2021
Karin Olsson föredrar bakgrunden till punkten. Sekretariatet har inte lagt fram några förslag till motioner till Global Assembly till styrelsens möte. Styrelsen har inga förslag på motioner.
§ 34. 2020 [punkt 14] DIREKTIV FÖR VERKSAMHET OCH BUDGET 2021
Lena Arvidson och Anna Lindenfors föredrar underlaget.
Styrelsen beslutar
att sektionens reserv inte får understiga 30 599 tkr vid utgången av 2021;
att utgångspunkten för budgetarbetet för 2021 är att använda 6 325 tkr av sektionens reserv;
att intäktsmålet för 2021 tillsvidare beräknas uppgå till 140 027 tkr, exklusive öronmärkta medel;
att kostnadsbudgeten för 2021 inte får överstiga 146 352 tkr, vilket inbegriper styrelsens beslut av användning av reserven;
att erbjuda AIS en förlängning av FIF-lånet på 2,2 mkr med ett års löptid med samma villkor som tidigare;
att fastställa föreslagna verksamhetsmål, delmål och indikatorer;
att fastställa föreslagna nyckeltal;
att uppdra sekretariatet att utforma 2021 års tertial- och årsrapporter utifrån föreslagna indikatorer och ekonomiska nyckeltal;
att följande verksamheter ska ingå i budget 2021: Amnesty Press med minst 4 nr samt avgift till Amnestys EU-kontor.
Styrelsen understryker syftet med användning av reserv vilket är att möjliggöra omställning av verksamheten under kommande verksamhetsår, dvs inte att finansiera fasta och löpande kostnader.
§ 35. 2020 [punkt 15] ÅTERRAPPORTERING STRATEGY LAB 17 OKTOBER
Anna Lindenfors presenterar diskussionerna som fördes på Strategy Lab.
§ 36 2020 [punkt 16] ÖVRIGA FRÅGOR
Teckningsrätten
Styrelsen beslutar
att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:
Sektionsordförande,Parul Sharma
Kassör, Mårten Rosander
Generalsekreterare, Anna Lindenfors
Avdelningschef, Anna Johansson
Avdelningschef, Sofia Fjellestad
Avdelningschef, Lena Arvidson
HR-ansvarig, Katja Lefwerth
att Sara Ångström som ansvarig handläggare för testamenten äger rätt att teckna sektionens firma i ärenden som rör testamenten;
att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och plusgirokonto:
Sektionsordförande, Parul Sharma
Kassör, Mårten Rosander
Generalsekreterare, Anna Lindenfors
Avdelningschef, Anna Johansson
Avdelningschef, Sofia Fjellestad
Avdelningschef, Lena Arvidson
HR-ansvarig, Katja Lefwerth
Sekretariatsanställd, Ulrika Westin (upphör 2020-10-31)
Konsult, Johan Lepamets
Sekretariatsanställd, Lorena Cures
att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt;
att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna;
att beslutet förklaras gälla från och med 2020-10-18;
att förklara beslutet omedelbart justerat.
Kommande styrelsemöten
Extrainsatta styrelsemöten:
12 november, kl 16-17
25 november, kl 16-17
§ 37 2020 [punkt 17] MÖTET AVSLUTAS
Parul Sharma avslutar mötet.
§ 38. 2020 [punkt 18] STYRELSEINTERNA FRÅGOR
Protokollförs ej.
Parul SharmaAnna Fairbrass
OrdförandeVice ordförande
Ulrika WesterlundKarin Olsson
JusterareSekreterare
Bilaga 1
§ 17. 2020 [punkt 2.5] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT - BESLUT SOM STÄNGS
§ 33.6 UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT (2017)
Årsmötesbeslut § 35. Motion 2.4: Om att öka den lokala aktivismen genom starkare distrikt
att behandla 2017 års årsmötesbeslut § 35 inom ramen för interndemokratiöversynen.
§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019
§ 41. Motion: Om inkludering av en ung representant i Amnesty Sveriges valberedning
att ge sekretariatet i uppdrag att omformulera valberedningens valberednings riktlinjer till att inkludera en ung medlem i nomineringen till valberedningen och att återrapportera till styrelsens oktobermöte 2019.
att ge sekretariatet i uppdrag att informera valberedningens valberedning som väljs i oktober 2019 om de nya riktlinjerna.
§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019
§ 43. Motion: Om adoptionsfall
att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 rapportera hur arbetet med aktionsfall och annat långsiktigt arbete förtydligas gentemot aktiva medlemmar.
§ 122. ÅRSMÖTET 2020 - STYRELSENS FÖRSLAG OM KUPPRISK PÅ ÅRSMÖTET, STADGEÄNDRINGSFÖRSLAG
att lägga fram förslaget om stadgeändringar kopplade till kupprisk på årsmötet till årsmötet 2020.
§ 125. BUDGETRAMAR FÖR FÖRTROENDEORGAN
att respektive kontaktperson inom styrelsen för förtroendeorganen valberedningen, granskningskommitten och beredningskommittén sammankallar förtroendeorganen under första kvartalet 2020 för att diskutera och ta fram principer för förtroendeorganens budgetramar.
§ 147. 2020 [punkt 8] FÖRSLAG GÄLLANDE BEREDNINGEN PÅ ÅRSMÖTET
att föreslå årsmötet att bereda motioner och förslag till årsmötet i beredningsgrupper.
§ 162. 2020 [punkt 4.6] UPPFÖLJNING AV ÅRSMÖTESBESLUT 2019
att lägga fram uppföljning av årsmötesbeslut 2017 och 2019 till årsmötet 2020 med styrelsen medskick.
att ge sekretariatet i uppdrag att justera policyn för boendekostnader under aktivismarrangemang avseende transparens i enlighet med GKs rekommendation.
§ 212. 2020 [punkt 7] BUDGETRAMAR FÖRTROENDEORGAN
att bordlägga frågan om budgetramar till styrelsens septembermöte.
att Amanda Jackson, i egenskap av kontaktperson för valberedningen, ska diskuterar frågan om ett utökat jämlikhetsperspektiv och ökad representation i framtida styrelser med valberedningen.
§ 213. 2020 [punkt 8] SAMVERKANSAVTAL AMNESTYFONDEN
att inte godkänna föreslaget kompletterande samarbetsavtal
mellan Svenska sektionen av Amnesty International och
Stiftelsen Svenska Amnestyfonden, och istället uppdra
sekretariatet att återkomma med mer information om hur
2.3 “Vinstdelning” är förenlig med huvudavtalet samt om det
är förenligt att ha ett enkelt bolag utan kostnader;
att utse en delegation inom styrelsen eller adjungerade till
styrelsen, bestående av Anna Fairbrass och Bengt Palmgren, för att i samverkan med Svenska Amnestyfonden diskutera kompletterande samarbetsavtal alt revidering av befintligt samarbetsavtal mellan Svenska sektionen av Amnesty International och Stiftelsen Svenska Amnestyfonden och återrapportera till styrelsens oktobermöte 2020.
§ 214. 2020 [punkt 8] INFÖR ÅRSMÖTET
att motionsberedningen under årsmötet ska ske i digitala
beredningsgrupper som hålls kvällstid den 28-30 september 2020, med en beredningsgrupp per kväll;
att årsmötet öppnar den 27 september 2020.
att utse Nina Virkkala, Lars Gäfvert och Gosia Håkansson till styrelsens representanter i “beredningsgrupp styrning”;
att utse Clara Gustafsson, Anna Fairbrass, Mårten Rosander och Mehjar Azzouz till styrelsens representanter i “beredningsgrupp engagemang & metod”;
att utse Amanda Jackson, Linn Malmborg och Ulrika Westerlund till styrelsens representanter i “beredningsgrupp MR-frågor”;