- Skriv ut
- Uppdaterad 10 Nov 2020
Junimötet 2020 Protokoll från 14 juni 2020
Signerat protokoll styrelsens möte 14 juni 2020
PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 14 juni 2020
Tid: Kl 10.10-17.15
Plats: Digitalt via Zoom
Ordförande: Amanda Jackson
Vice mötesordförande: Linn Malmborg
Justerare: Nina Virkkala
Närvarande
Amanda Jackson, ordförande
Mehjar Azzouz, suppleant
Anna Fairbrass
Tuija Geelnard, adjungerad
Clara Gustafsson, suppleant
Lars Gäfvert
Malgorzata Gosia Håkansson
Linn Malmborg
Bengt Palmgren, adjungerad
Mårten Rosander, kassör
Beatrice Schönning, personalrepresentant
Madelaine Seidlitz, personalrepresentant
Nina Virkkala
Ulrika Westerlund
Sekretariatet
Anna Lindenfors, generalsekreterare (§199-213)
Karin Olsson, verksamhetscontroller
Sofia Fjellestad, avdelningschef (§209)
Lena Arvidson, avdelningschef (§206-216)
Lina Jakobsson, organisationsutvecklare (§214)
§ 199. 2020 [punkt 1] MÖTET ÖPPNAS
Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.
§ 200. 2020 [punkt 2.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN
Styrelsen beslutar
att anta dagordningen med följande ändringar
punkten “Diskriminering och rasism” läggs till under Övriga frågor.
punkten “Bidrag till AIS” läggs till under Övriga frågor.
§ 201. 2020 [punkt 2.2] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 14 MARS 2020
https://medlem.amnesty.se/styrelsemoten/majmotet-2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 10 maj 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 202. 2020 [punkt 2.3] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS BESLUT PER CAPSULAM 18 MAJ 2020
Styrelsen går igenom protokollet från beslut per capsulam från 18 maj.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 203. 2020 [punkt 2.4] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT
https://medlem.amnesty.se/dokument/addition/18216/%C3%96ppna%20beslut%20junim%C3%B6tet.pdf
Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som stängs. Styrelsen påpekar att statusrapportering är felaktig på punkt 223, då den är samma som på punkt 222. Sekretariatet uppdaterar status på punkt 223 till styrelsens nästkommande möte.
Styrelsen lägger uppföljningen av öppna beslut till handlingarna.
§ 204. 2020 [punkt 3.1] GENERALSEKRETERARENS RAPPORT
Anna Lindenfors föredrar aktuella frågor på sekretariatet.
§ 205. 2020 [punkt 3.2 / 3.3] RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER
Utskotten och kontaktpersoner återrapporterar sitt arbete sedan senaste styrelsemötet.
Amanda Jackson har, i egenskap av sammankallande för Planeringsutskottet (PU), haft möte med AIS om garantier för kommande års assessment. Avstämning sker med AI Norge. Därtill har PU haft ett möte med Amnestyfonden för att diskutera avtalet i relation till ekonomisk situation.
Uppföljningsutskottet har haft sedvanliga möten med sekretariatet om ekonomisk uppföljning.
§ 206. 2020 [punkt 4.1] TERTIALRAPPORT 1, 2020 EKONOMI
Lena Arvidson föredrar den ekonomiska rapporten för första tertialen 2020. Styrelsen lyfte frågan om hur sektionens placeringar hanteras efter nyligen reviderad placeringspolicy. Därtill lyfte styrelsen frågan om hur kostnader för mål 6 är fördelade i nuvarande modell, och sekretariatet svarade att de är inbakade i kostnader för mål 1-5 samt gemensamma kostnader.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 207. 2020 [punkt 4.2] TERTIALRAPPORT 1, 2020 VERKSAMHET
https://medlem.amnesty.se/dokument/addition/18224/Tertialrapport%201%202020.pdf
Anna Lindenfors föredrar verksamhetsrapporten för första tertialen 2020.
Styrelsen noterar förbättringar i formen för rapporteringen av tertialen. Styrelsen ber om tydliggörande angågen pilotprojekt om ordningsvakter och rasprofilering under 2.8 samt community sponsorship under 3.1.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 209. 2020 [punkt 5] LÅNGSIKTIGA SCENARIER KOSTNADER OCH INTÄKTER
Sofia Fjellestad och Lena Arvidson presenterar ekonomiska scenarios för perioden 2021-2024, utifrån utfallet för planerat fundraisingprojekt.
Styrelsen ser allvarligt på situationen att, även med kraftiga intäktsökningar, så möter inte intäkterna kostnadsnivån i den svenska sektionen på sikt som en konsekvens av nuvarande utformning av distribution model. Därtill diskuterades scenariernas inverkan på sektionens reserver på längre sikt och hur styrelsen kan säkerställa en ansvarsfull nivå på reserv.
§ 210. 2020 [punkt 6.1] PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR VERKSAMHET
Anna Lindenfors föredrar föreslagna planeringsförutsättningar för verksamheten 2021.
Styrelsen diskuterar reviderad process för framtagande av verksamhetsplan 2021, samt förutsättningar för att stärka styrning och rapporteringsrutiner. Styrelsen lyfter behovet av att lägga extra vikt vid huvudmålet “Resurser och värderingar” under 2021, mot bakgrund av diskussionerna om diskriminering och rasism.
Styrelsen beslutar
att uppdra sekretariatet att i den fortsatta verksamhetsplaneringen utgå från föreslagen övergripande inriktning och huvudmål;
att uppdra sekretariatet att till styrelsens oktobermöte återkomma med förslag på slutgiltig verksamhetsplan innehållande övergripande inriktning, huvudmål, delmål samt indikatorer för verksamheten 2021.
§ 211. 2020 [punkt 6.2] PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR EKONOMI
Anna Lindenfors föredrar föreslagna planeringsförutsättningar för ekonomin 2021. Styrelsen diskuterar behovet av att bekräfta slutgiltig budget på styrelsemötet i december 2020. Styrelsen diskuterade nivåerna på de finansiella implikationerna av identifierade risker, och beräkningsmodellen för dessa. Styrelsen diskuterar hur åtgärderna bäst hanteras.
Styrelsen beslutar
att utgångspunkten för budgetarbetet för 2021 är att inte använda sektionens reserv till verksamhetskostnader 2021:
att sektionens reserv inte får understiga 31 mkr vid utgången av 2021;
att uppdra sekretariatet att till styrelsens oktobermöte återkomma med förslag på slutgiltig storlek på reserv, reservanvändning, intäktsmål, prognostiserad kostnadsbudget samt ekonomiska nyckeltal för 2021;
att åtgärder för att hantera risker identifierade i riskanalysen systematiskt integreras inom ramen för VP och att styrelsen löpande hålls uppdaterad inför VP 2021.
§ 212. 2020 [punkt 7] BUDGETRAMAR FÖRTROENDEORGAN
Styrelsen diskuterar underlaget som bifogats handlingarna.
Styrelsen beslutar
att bordlägga frågan om budgetramar till styrelsens septembermöte.
att Amanda Jackson, i egenskap av kontaktperson för valberedningen, ska diskuterar fråga om ett utökat jämlikhetsperspektiv och ökad representation i framtida styrelser med valberedningen.
§ 213. 2020 [punkt 8] SAMVERKANSAVTAL AMNESTYFONDEN
Lena Arvidson föredrar bakgrunden till och innehållet i föreslagna tillägg till samverkansavtalet med Amnestyfonden. Styrelsen lyfte frågan huruvida punkt 2.3 (Vinstdelning) i det kompletterande samarbetsavtalet syftar till att byta till en modell där fonden får del av överskottet i insamlingsverksamheten istället för att få del av intäkterna. Sekretariatet informerar om att det kompletterande samarbetsavtalet bygger på den utredning som vår revisonsbyrå BDO gjorde 2018 i syfte att säkerställa en korrekt skattemässig hantering utifrån huvudavtalet avseende samarbetet. Utredningen genomfördes av en skattejurist och en momsexpert och auktoriserad revisor. Tilläggsavtalet är granskat och godkänt av de experter som genomförde utredningen. I Tilläggsavtalet framgår att parterna vill bilda ett enkelt bolag och i ett sådant måste det framgå hur vinst och förlust ska fördelas.
Styrelsen beslutar
att inte godkänna föreslaget kompletterande samarbetsavtal mellan Svenska sektionen av Amnesty International och Stiftelsen Svenska Amnestyfonden, och istället uppdra sekretariatet att återkomma med mer information om hur 2.3 “Vinstdelning” är förenlig med huvudavtalet samt om det är förenligt att ha ett enkelt bolag utan kostnader;
att utse en delegation inom styrelsen eller adjungerade till styrelsen, bestående av Anna Fairbrass och Bengt Palmgren, för att i samverkan med Svenska Amnestyfonden diskutera kompletterande samarbetsavtal alt revidering av befintligt samarbetsavtal mellan Svenska sektionen av Amnesty International och Stiftelsen Svenska Amnestyfonden och återrapportera till styrelsens oktobermöte 2020.
§ 214. 2020 [punkt 9] INFÖR ÅRSMÖTET
https://medlem.amnesty.se/styrelsemoten/junimotet-2020/underlag/punkt-9-infor-arsmotet
Lina Jakobsson föredrar förslag till kallelse, dagordning och program samt förslag till årsmöteshandbok och arbetsordning i enlighet med underlag.
Styrelsen framför att de föredrar att årsmötet öppnas före motionsberedningen så att årsmötet kan besluta om beredningsform och beredningsfunktionärer, samt att en röstlängd kan upprättas före motionsberedningen. För att kallelsen ska kunna skickas ut 14 veckor före årsmötet, vilket regleras i stadgarna, kan årsmötet öppnas söndagen den 27 september och motionsberedningen genomföras veckan efter. Kallelsen kan då skickas ut torsdagen den 18 juni. Styrelsen framför också att röstlängden kan utgöras av de röstberättigade medlemmar som anmäler sig till årsmötet.
Styrelsen lägger underlagen till handlingarna.
Lina Jakobsson föredrar underlaget “Inför årsmötet”.
Styrelsen beslutar
att föreslå årsmötet att motionsberedningen under årsmötet ska ske i digitala beredningsgrupper som hålls kvällstid den 28-30 september 2020, med en beredningsgrupp per kväll;
att årsmötet öppnar den 27 september 2020.
att utse Nina Virkkala, Lars Gäfvert och Gosia Håkansson till styrelsens representanter i “beredningsgrupp styrning”;
att utse Clara Gustafsson, Anna Fairbrass, Mårten Rosander och Mehjar Azzouz till styrelsens representanter i “beredningsgrupp engagemang & metod”;
att utse Amanda Jackson, Linn Malmborg och Ulrika Westerlund till styrelsens representanter i “beredningsgrupp MR-frågor”;
§ 215. 2020 [punkt 10] ÖVRIGA FRÅGOR
https://medlem.amnesty.se/styrelsemoten/junimotet-2020/underlag/punkt-10-ovriga-fragor-firmateckning
Firmateckning
Lena Arvidson föredrar underlag som bifogats handlingarna inför mötet. Styrelsen gör medskick till sekretariatet att undersöka för- och nackdelar med att ändra till att sektionens firma ska tecknas med två i förening.
Styrelsen beslutar
att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:
Sektionsordförande, Amanda Jackson
Kassör, Mårten Rosander
Generalsekreterare, Anna Lindenfors
Avdelningschef, Anna Johansson
Avdelningschef, Sofia Fjellestad
Avdelningschef, Lena Arvidson
HR-ansvarig, Katja Lefwerth
att Sara Ångström som ansvarig handläggare för testamenten äger rätt att teckna sektionens firma i ärenden som rör testamenten;
att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och plusgirokonto:
Sektionsordförande, Amanda Jackson
Kassör, Mårten Rosander
Generalsekreterare, Anna Lindenfors
Avdelningschef, Anna Johansson
Avdelningschef, Sofia Fjellestad
Avdelningschef, Lena Arvidson
HR-ansvarig, Katja Lefwerth
Sekretariatsanställd, Ulrika Westin
Sekretariatsanställd, Lorena Cures
att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt;
att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna.
Bidrag till AIS
Mot bakgrund av minskade insamlingsintäkter pga covid-19 har AIS efterfrågat en garanti från sektioner att bibehålla samma nivå på bidrag 2021 som nuvarande nivå. Diskussioner förs mellan nordiska länder om hur frågan ska hanteras. Amanda Jackson och Anna Lindenfors återkopplar löpande till styrelsen.
Diskriminering och rasism
Med anledning av uppkommen situation på sekretariatet samt extern kritik i relation till diskriminering och rasism inom Amnesty diskuterade styrelsen den svenska sektionens jämlikhetsarbete. Anna Lindenfors redogjorde för bakgrunden till nuvarande situation och informerar om att två utredningar tillsatts - en om interna incidenter samt en om ledningsgruppens sammansättning och representation. Personalrepresentanterna redogjorde för personalens perspektiv i frågan.
Styrelsen bad om klargöranden i relation till incidentrapportering och eventuella trösklar för rapportering, struktur vs individ, ansvarsutkrävande, perspektiv på tolkningsföreträde, utmaningar med glastak inom organisationen, vilken utveckling som går att se, risk för ryktesspridning och former för och nivå på transparens i arbetet.
Planeringsutskottet har haft extrainsatta möten för att diskutera styrelsens agerande.
Styrelsen beslutar att uppdra sekretariatet
att med hjälp av extern part specialiserad på diskrimineringsfrågor och rasism, genomföra en översyn av alla incidenter som rapporterats sedan det nya rapporteringssystemet implementerats (2019) i syfte att säkerställa att vi följer svenska sektionens riktlinjer, att vidareutveckla organisationens arbete med inkludering samt att säkerställa att erfarenhet av rasism inte har förminskats. Återrapportering av status av översynen ska ske på sektionsstyrelsen nästkommande möte, i september 2020;
att återrapportera till styrelsen kring status för hur den beslutade jämlikhetsstrategin har implementerats i organisationens rekryteringsprocess. Återrapportering av översynen ska ske på sektionsstyrelsen nästkommande möte, i september 2020;
att inkomma till styrelsen med en uppdragsbeskrivning för en översyn av ledningsgruppen. Syftet med översynen ska vara att ta fram förslag på åtgärder för att säkerställa att ledningsgruppen har ett representativt perspektiv och kan skapa förutsättningar för att leda och främja organisationens jämlikhetsarbete. Återrapportering av uppdragsbeskrivningen ska ske i styrelsens Forum senast juli 2020;
att uppdra åt PU att tillsammans med sekretariatet arbeta fram en kommunikation till medarbetare på sekretariatet kring styrelsens ställning i frågan kring erfarenheten av rasism på sekretariatet.
§ 216. 2020 [punkt 11] MÖTET AVSLUTAS
Amanda Jackson avslutar mötet.
Bilaga 1
§ 203. 2020 [punkt 2.4] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT - BESLUT SOM STÄNGS PÅ MÖTET
§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019
§ 42. Motion: Om policy för boendekostnader under aktivistevenemang
att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 eller i forum återrapportera riktlinjer för kostnader i samband med aktivist- och medlemsevenemang, som är kompatibel med nuvarande miljöpolicy och kommande inköpspolicy.
§ 19. RAPPORT OM PER CAPSULAM-BESLUT
Styrelsens beslut 2019-05-31
att svenska sektionen bidrar till att avhjälpa de ekonomiska problem den internationella rörelsen står inför genom att ge ett frivilligt bidrag till den internationella rörelsen om 5 mkr snarast möjligt;
att ge sekretariatet i uppdrag att föra dialog med AIS utifrån styrelsens inspel kring:
- Behov av nya system och processer för att säkerställa att de ekonomiska problemen på AIS inte endast löses tillfälligt.
- Att strategiska vägval måste beslutas om i befintliga demokratiska strukturer.
- Att Amnestys identitet av att vara en research-baserad rörelse är viktigt att värna även i en situation av ekonomiska problem.