Protokoll fört vid sektionens styrelsemöte 7-8 maj 2015 Underlag till styrelsemöte 3-4 oktober 2015

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 7-8 MAJ 2015

Tid: Torsdag 7 maj, kl. 13.30 - 18.15, fredag 8 maj, kl. 09.00 - 13.15

Plats: Umeå universitet, Umeå

Ordförande: Sofia Halth

Vice mötesordförande: Tora Törnquist

Justerare: Anders Hällbom

Närvarande

Andreas Boström (personalrepresentant) (§ 163-178, 180-183)

Maria Eklund

Lars Gäfvert

Sofia Halth

Anders Hällbom

Karin Linkhorst

Elisabet Stålhane

Erik Thornberg

Tora Törnquist

Frånvarande

Amanda Jackson

Susanna Warhammar (personalrepresentant, suppleant)

Sekretariatet

Hannah Laustiola (§ 182)

Anna Lindenfors (§ 163-178, 180-183)

Natasja Persson (§ 163-178, 180-183)

Övriga

Ida Burlin, årsmötesordförande (§ 182)

Anders Hultman, årsmötesordförande (§ 182)

§ 163 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Tora Törnquist.

§ 164 Val av justerare

Anders Hällbom ersätter Erik Thornberg som justerare på grund av frånvaro.

§ 165 Fastställande av dagordningen

Tillägg till punkten Övriga frågor om lönesättningspolicy internationellt.

Beslut

att fastställa dagordningenmed detta tillägg.

§ 166 Protokoll från tidigare styrelsemöte

På grund av försenat marsprotokoll hänskjuts genomgång av detta till styrelsemötet 12-14 juni.

§ 167 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade. Styrelsen uppmanar sekretariatet att se till att kursiv text finns till samtliga beslut framöver.

Då marsprotokollet inte var färdigt vid tillfället för majmötet var inte heller öppna beslut justerade.

§ 168 Utvärdering av tidigare styrelsemöte

Det genomfördes ingen utvärdering efter marsmötet på grund av personalomsättning på sekretariatet och tidsbrist i samband med mötet.

§ 169 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattatsper capsulam (PC) sedan styrelsens senaste möte:

25 mars
Underlag kring jäv

Beslut

att uppdra till sekretariatet att, till styrelsens junimöte, ta fram ett kort beslutsunderlag kring jäv som innehåller

- en inledning med ett principiellt resonemang om vad jäv innebär och olika typer av jäv
- ett flertal konkreta exempel på vad som kan utgöra jäv i den svenska sektionens styrelse

och som har till syfte att, efter diskussion och beslut på styrelsens junimöte 2015, bifogas styrelsens arbetsordning till varje kommande junimöte för att komplettera arbetsordningens skrivningar kring jäv och utgöra styrelsens gemensamma förståelse av vad jäv innebär i svenska sektionens styrelse

31 mars
Lån till fundraisinginvesteringar

Beslut

att styrelsen godkänner en löptid på fem år för lånen som enligt beslut på septembermötet 2014 skulle utbetalas till IS för fundraisinginvesteringar.

6 april
Direktiv för volontärer ICM

Beslut

att svenska sektionen till varje ICM nominerar maximalt fyra volontärer samt bekostar deras resa och uppehälle under ICM

att vid antagning av volontärer till ICM ska, förutom de kriterier som ICM angett, följande kriterier gälla:

- om möjligt minst en sökande som varit volontär tidigare och minst en sökande som inte varit volontär tidigare
- om möjligt geografisk spridning bland volontärerna
- volontären ska vara villig att redovisa sina erfarenheter från ICM vid lämpligt tillfälle (exempelvis gruppmöte/distriktsmöte/nästkommande årsmöte)
- gärna aktiv i grupp eller distrikt

att uppdra åt sekretariatet att tillse att information om möjligheten att söka som volontär samt vilka kriterier som gäller görs tillgänglig på lämpligt sätt inför varje ICM

att beslut om nomineringar av volontärer åligger sekretariatet

att styrelsen och ICM-delegationen på lämpligt sätt informeras om vilka volontärer som nominerats och vilka som blivit antagna

§ 170 Rapport från sekretariatet

Anna Lindenfors föredrar och lyfter bland annat att vi för första gången, tillsammans med fem andra organisationer, blivit inbjudna till statsminister Stefan Löfvén inför hans besök i Kina.

I den skriftliga rapporten under stycket om arbetet med mänskliga rättigheter finns numera en ny rubrik, “Reaktivt arbete”, för att bättre spegla det som görs. Det är en liten förändring men där vi också testar om det blir bättre rapportering/transparens inför ny design av vårt nya planeringssystem. Det uppskattas även att en rubrik om human resources har lagts in och att rapporten tar upp information om förändringar kring antal grupper. Sekretariatet uppmuntras till att fortsatt informera om förändringarna man gör i aktivistarbetet och vilka effekter dessa får.

Anna Lindenforsfortsätter med att berätta att vi har haft diskussioner med facken om framtiden och om vad de och deras medlemmar prioriterar och utifrån det kommit överens om gemensamma prioriteringar för personalfrågor. Det som prioriteras är arbetsgivarstrategin, rekryteringspolicy, lönepolicy, tjänstledighetspolicy och kompetensutvecklingspolicy.

En ledamot påtalar att styrelsen vid marsmötet fick en mer pessimistisk bild av hur det går med svenska sektionens fundraising och undrar hur det kommer sig att den här rapporten ger en mer positiv bild. Förklaringen till detta är bland annat att sekretariatet sedan förra rapporten har fått bättre leveranstörsavtal och får fram bättre kontakter än tidigare.

§ 171 Rapport från styrelsemedlemmar

Ledamöterna rapporterar vad de har arbetat med sedan senaste styrelsemötet.

§ 172 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)

Sofia Halth meddelar att AIK har fått information om uppdelningen av ICM-resolutioner gällande vilka resolutioner de respektive sekretariatet ansvarar för att sammanfatta och kommentera.

§ 173 Rapport från Amnestyfonden

Elisabeth Stålhane rapporterar att fonden byter bank från Handelsbanken till Swedbank. Fonden har haft ett planeringsmöte kring underlaget från förra gången om samarbetet mellan styrelsen och fonden. Under årsmötet kommer fonden att delta i ett seminarium om Stoppa tortyr. De kommer även att ha bokbord, filmvisning och bjuder in alla årsmötesdeltagare att äta lunch med dem. Enligt avtal med schweiziska sektionen får fonden för tillfället fall från dem att hantera. Fonden har även fört en diskussion huruvida de ska ge ut en bok om fonden men är mer inne på att lägga ut mer på hemsidan.

§ 174 Rapport internationella processer

Anna Lindenfors föredrar. Hon skulle egentligen ha deltagit på ett möte med Regional Advisory Group (RAG) i Asien som skulle ha hållits i Nepal men som på grund av jordbävningarna ställdes in. I slutet av maj kommer Anna att delta på European Directors Forum (EDF). Den huvudsakliga frågan som kommer att diskuteras under mötet är hur vi ska länka Moving Closer to the Ground (MCttG) till det europeiska kontoret. Europa har en speciell kontext jämfört med andra regioner eftersom en del av ländernas egen lagstiftning och beslutsfattande ligger på EU-nivå snarare än landsnivå. Samtidigt vill Amnesty att de regionala kontoren ska vara så lika som möjligt. I andra regioner har man en Regional Advisory Group (RAG) men istället för att etablera en RAG för Europa är förslaget att det istället inrättas en grupp kallad Regional Oversight Group (ROG). ROG kommer att arbeta med kontoret på en mer operativ nivå än vad en RAG gör eftersom sektionerna sedan länge har varit med och lett arbetet i Europa. Ytterligare en fråga är var kontoret kommer att förläggas, vilket troligen blir både London och Bryssel. Samtidigt är det många som vill se en utvidgning i Centralasien och Ryssland men där också politiska skäl försvårar en starkare etablering.

Vad gäller finansiering betalar svenska Amnesty idag en årlig avgift på ca 1 mkr (budget 2015) till Europakontoret i Bryssel. Detta är utöver den årliga obligatoriska avgiften till det internationella sekretariatet (IS) och de extra frivilliga bidragen (Additional Volontary Contribution, AVC). En handfull styrelseledamöter uttrycker att de inte anser att vi i Europa ska specialbehandlas och ha en speciallösning vad gäller hur vi organiserar oss jämfört med andra regioner. Anna Lindenfors inflikar att arbetet i Europa är den förlängda armen av det nationella arbetet som görs i Bryssel och därmed snarare en del av det svenska programmet. I förslaget som ligger åtar sig alla sektioner att fortsätta med nuvarande nivå på finansiering i tre år eftersom det i nuläget är för politiskt svårt att prata pengar. Men det ekonomiska bidraget på 1,24% av “assessable income” (beskattningsbar inkomst) och andra frågor kommer att utvärderas 2017.

Styrelsen har många synpunkter i frågan om Europakontorets framtid. Frågan hänskjuts till forum där sekretariatet ska redovisa huvuddragen i besluten som ska fattas för att få styrelsens medskick till Anna Lindenfors inför EDF-mötet.

Internationella utskottet uppmärksammar styrelsen på att de rapporterat i styrelsens forum om att en mindre ändring av svenska sektionens ICM-resolution om att stärka individarbetet har skickats in. Ändringen har gjorts för att förtydliga kopplingen till de strategiska målen.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att starta diskussion i forum om Europakontorets framtid för att ge medskick till EDF den 26-28 maj snarast.

§ 175 Rapport om vilande distrikt

Anna Lindenfors rapporterar om vilande distrikt i sektionen och tillägger att sekretariatet har diskussioner med Örebrodistriktet om att starta arbetet igen.

§ 176 Gruppernas och distriktens redovisning

Anna Lindenfors föredrar underlaget. Det är tre enheter som inte har lämnat in sin redovisning. Mycket arbete läggs på uppföljning av det här och styrelsen undrar, baserat på skrivelsen i underlaget, om detta är en signal från sekretariatet att det läggs för mycket tid på att få in redovisningar och därmed ett problem som behöver lyftas. Sekretariatet svarar att det är en del av det löpande arbetet och att man alltmer försöker skapa sig en uppfattning om hur mycket tid olika insatser tar för att om möjligt identifiera bättre sätt att arbeta.

Några styrelseledamöter tar upp att det ur ett riskperspektiv är ett problem att det varje år är några grupper och/eller distrikt som är försenade med eller inte alls inkommer med sin ekonomiska redovisning.

Sekretariatet har i sitt underlag inte förordat att någon grupp eller distrikt ska fråntas sin insamlingsrättighet i Amnesty Internationals namn då man bedömt att de antingen inte är aktiva längre eller att redovisningen varit nära förestående. Styrelsen anser dock att för tydlighetens skull och för att agera konsekvent ska Örebrodistriktet fråntas insamlingsrätten då redovisningar från de senaste åren saknas. Styrelsen poängterar dock att distriktets givetvis ska återbeviljas insamlingsrätt skyndsamt då redovisningen inkommit.

Beslut

att Örebrodistriktet förlorar sin rätt att samla in pengar i Amnesty Internationals namn.

§ 177 Utredning om ersättning

Tora Törnquist inleder punkten med att nämna att styrelsen är överens om att årsmötet ska besluta om detta och att det från årsmötet år 2014 var tydligt att vi bör utvidga möjligheten till kostnadsersättning. Den utredning som styrelsen har tagit del av är övergripande  skriven och för att ta frågan vidare diskuterar styrelsen vilka frågeställningar de saknar i underlaget och vilka de vill ta vidare, detta i syfte ge sekretariatet medskick för att kunna återkomma i december med ett konkret förslag med alternativa vägar.

Under en längre diskussion utkristalliseras följande huvudkategorier med tillhörande inlägg.

Principfrågor
När det gäller principer kring kostnadsersättning nämns vikten av att
- redovisa för- och nackdelar med traktamente respektive kvittoredovisning.

- tydligt visa koppling till det speciella ansvar som styrelsen har (jämför med att alla aktivister lägger ner mycket tid) och att vi är medvetna om det.
- man ska varken tjäna eller förlora på att sitta i styrelsen

- resonera kring ersättning för arbete utöver möten, såsom resor och inläsning.

Schablonersättning
Frågan om schablonersättning diskuteras utifrån olika perspektiv.  
- Det är viktigt att dels hitta en beräkningsgrund som är oberoende av hur personer får sin inkomst och dels ha ett så enkelt system som möjligt för att minska bedömningsproblematik.
- Ett problem är att det dels nästan är som ett arvode och dels att det ändå skulle kunna bli stora skillnader på ersättningen på grund av skillnader i inkomst.

- Det kan vara vettigt att titta på någon typ av övertidsersättning. Arbetsinsatsen kan variera beroende på till exempel om det är ett ICM-år eller vilket utskott någon sitter i. Däremot om styrelseledamöter ska få schablonersättning bör det vara för det som övergår taket och enbart för extraordinära insatser.

- En invändning är att det inte är bra att behöva rapportera in tid för “övertidsarbete”, det skapar incitament jobba mer och överrapportera antalet timmar.
- Det bör inte heller skapas incitament att arbeta mer utifrån att styrelsen försöker minska sin arbetsbörda.

Golv och tak
Stora delar av styrelsen tar upp att det är viktigt med ett golv och inte minst ett tak för kostnadsersättningar samt ger sekretariatet i medskick att reflektera över nuvarande nivå. Andra kommentarer kopplat till detta är att det internationellt sett finns ett maxantal dagar man kan få ersättning för per år, att årsmötet ska ta beslut om principerna men att styrelsen ska ta beslut på en mer detaljerad nivå och att man bör ha i åtanke att rörelsen nog har olika åsikter om vad som är en hög lön.

Ersättning för barnvakt
På senare år har det varit aktuellt med ersättning för barnvakt vid två tillfällen. Eftersom rätten till ersättning inte gäller för familjemedlemmar skulle ersättning kunna utgå för extrakostnader, t ex extra hotellrum, resor och dylikt, om en familjemedlem följer med.

Revisor
Flera i styrelsen för fram vikten av att en revisor är med i framtagandet av det kommande underlaget för att säkerställa att vi inte missar viktiga aspekter. Detta skulle enligt medskick från junimötet 2014 redan ha gjorts i underlaget till det här mötet. Det önskas också att det kommande underlaget innefattar förslag på en kontrollfunktion.

Utöver att se till styrelsens diskussion ger styrelsen sekretariatet som medskick att styrelsens förslag till årsmötet behöver innehålla två-tre olika alternativ med olika nivåer för att underlätta för årsmötet att ta ställning i den principiella frågan. Ytterligare en aspekt är i vilken utsträckning modellen kan jämna ut villkoren mellan ledamöterna. Därtill ska frågan om högsta nivåer, kostnader och en inkopplad revisor tas med. Underlaget ska enbart beröra sektionsstyrelsen och inte andra förtroendevalda. Dessutom ges ett medskick om att titta på hur internationella riktlinjer om ersättning är utformade.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att utifrån styrelsens diskussion och rapporten från uppdragsgruppen om kostnadsersättning ta fram ett underlag med konkretiserade förslag om kostnadsersättning till styrelsens decembermöte.

§ 178 Övriga frågor

Inför styrelsens konstituerande möte den 10 maj
På det konstituerande mötet brukar styrelsen besluta om möteskalender för året. Under året som gått ha ett försök att förlägga möten till fredagar genomförts, vilket nu ska utvärderas. Därför föreslås att beslutet om möteskalendern istället hänskjuts till junimötet då utvärderingen hunnit genomföras. I underlaget om möteskalendern till junimötet ska sekretariatet också inkludera ett resonemang kring hur septembermötet ska läggas i relation till verksamhetsmötet och aktivistseminariet.

Sofia Halth påpekar att diskussionsunderlag och andra stora underlag, och därmed inte enbart beslutsunderlag, ska komma två veckor innan styrelsemöten och enklare underlag ska komma en vecka innan. Detta enligt den diskussion som fördes på majmötet 2014.

Löneläget på IS
IS rapporterar årligen in till the National Council for Voluntary Organizations lönenivån för de högst avlönade i organisationen. I år har man också tagit fram en lönesättningspolicy. Frågan om lönenivån och om den är rimlig i en internationell jämförelse med andra liknande organisationer har lyfts i styrelseforum. Styrelsen diskuterar att det är viktigt att sektionsstyrelserna bevakar detta så att villkoren är rimliga men att det samtidigt är en arbetsgivarfråga och att den därför inte ligger på den svenska styrelsens bord, utan hos den internationella styrelsen. Vikten av transparens och tydlighet i Internationella styrelsens roll som arbetsgivare lyfts.

§ 179 Utvärdering av styrelseåret

Denna punkt är endast för de ledamöter som är valda av årsmötet.

§ 180 Rapporter från Chairs assembly & Directors forum

Q & A sexarbetspolicyn
Sofia Halth föredrar. På ordförande- och generalsekreterarmötet (CADF) framgick det att det fortfarande finns många frågor och olika åsikter i rörelsen och därför har det tillsatts en grupp bestående av representanter från flera sektioner som har till uppgift att diskutera det policyförslag och den resolution som kommer att presenteras inför det internationella rådsmötet för att, om möjligt, utveckla en version som bättre avspeglar rörelsens ställningstagande. Sofia Halth och Katarina Bergehed på sekretariatet ingår i denna grupp. Utöver arbetet i arbetsgruppen har den svenska sektionen också skickat in ett dokument till vårt internationella sekretariatet där vi lyfter fram det som vi anser vara problematiskt och bidrar med förslag till förändringar.

§ 181 Styrelsens roll på årsmötet

Styrelsen går igenom sin roll vad gäller att rösta, förhållningssätt under påverkanstorgen, i plenum men även mer informellt med mera.

§ 182 Inför årsmötet

Genomgång av årsmötet

Hannah Laustiola går igenom dagordningen för årsmötet i detalj.

Granskningskommitténs rapport

De nya styrelseledamöterna upplyses om att innehållet i Granskningskommitténs rapport kommer att behandlas på junimötet, varför styrelsen inte kommer att ha några kommentarer om rapporten under årsmötet. Styrelsen diskuterar behovet av att fortsatt vara uppmärksam på om årsmötesbeslut behöver rivas upp.

Internationella gäster

Årsmötet 2015 gästas av Helle Biörnstad, och Katinka Riis Asplin från Amnesty Norge, Sophia Scherer, Chris Chapman och Tanya O´Carroll från det internationella sekretariatet. Även Joakim Medin, svensk journalist, Dilya Erkinzoda, exil-uzbek bosatt i Sverige och Ellinor Nilsson, vän till Dilya Erkinzoda, gästar årsmötet.  

Styrelsens punkt i plenum

Sofia Halth och Maria Eklund kommer att hålla i presentationen av föregående verksamhetsår och berättar kortfattat vad denna kommer att innehålla.

Styrelsens seminariedeltagande

Styrelsen går igenom ledamöternas seminariedeltagande.

Styrelsens arbetsfördelning samt roll under årsmötet

Styrelsen diskuterar olika frågor kring hur de ska fördela sig på Påverkanstorgen, vilken roll de bör inta och dylikt.

Reflektioner från årsmötesordförandena

De föreslagna årsmötesordförandena, Anders Hultman och Ida Burlin, lämnar sina synpunkter på dagordning och annat. De redogör även för hur användandet av VoteIT kommer att se ut. Styrelsen diskuterar tillsammans med dem påverkanstorgets utformning i mer detalj och om detaljer kring användningen av VoteIT. Styrelsen klargör att årsmötet 2015 enbart ska kunna genomföra själva valen i VoteIT.

Styrelsen gör ett medskick till sekretariatet om att i den kommande utvärderingen av VoteIT inkludera underlag om vilka möjligheter det finns att utveckla användandet av VoteIT på årsmötet 2016, exempelvis att systemet används för i samband med årsmötet 2016, exempelvis att kunna diskutera och nominera direkt i VoteIT.

§ 183 Mötet avslutas

Sofia Halth avslutar mötet.

Förklaringar:

AI - Amnesty International

AIK - Amnestys Internationella kommitté

AVC - Additional Volontary Contribution (frivilligt bidrag till IS)

CADF - Chairs Assembly & Directors Forum, möte för alla ordförande och generalsekreterare

CRM - Customer Relations Management, förenklat en medlemsdatabas

EDF - European Directors Forum

FRII - Frivilligorganisationernas insamlingsråd

GS - Generalsekreterare

HR - Human Resources

IB - International Board, internationella styrelsen

ICM - International Council Meeting, internationella rådsmötet

IS - International Secretariat, internationella sekretariatet

IU - Internationella utskottet i styrelsen

MR - mänskliga rättigheter

PC - per capsulam, beslut som fattas av styrelsen i deras webbforum mellan mötena

Q & A - Vanliga frågor och svar samlade i ett dokument

RAG - Regional Advisory Group

ROG - Regional Oversight Group

Mötesdatum: 7-8 maj 2015 Index: ORG 53/043/2015