- Skriv ut
- Uppdaterad 12 Okt 2015
Uppföljning av öppna beslut - arbetsdokument Underlag till styrelsemöte 3-4 oktober 2015
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2015-09-25
INFORMATIONSUNDERLAG
Bakgrund
I enlighet med styrelsens beslutade nollvision gällande deras egen produktion av underlag ska uppdrag som regel åläggas sekretariatet. Om uppdrag i undantagsfall ges till hela eller delar av styrelsen tas det också upp i detta dokument. Beslut som redan är uppenbart implementerade tas inte upp.
Uppdrag ålagda styrelsen
§ 39 Utvärderingar av årsmötet i Umeå 2015
Beslut
att uppdra till valberedningens kontaktperson att lyfta frågan om fler kandidater än platser med valberedningen
Hanteras av Amanda Jackson.
Uppdrag ålagda sekretariatet
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 26-27 SEPTEMBER 2010
§ 51 Uppföljning av Granskningskommitténs rapport
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att, inom ramen för moderniseringen av medlemsregistret, undersöka om det går att skapa ett meningsfullt system för att mäta antalet aktiva medlemmar.
CRM-projektets planeringsfas är avslutad och arbetsgruppen har efter en omfattande utredning av de två kvarstående alternativen enhälligt ställt sig bakom egen utveckling. Ett egenutvecklat system har förhållandevis låg förvaltningskostnad. Ökad förvaltningsbörda i arbetsinsats bedöms bli nära noll men maximalt 50% av en tjänst, relativt idag, men med en avsevärt lägre risk/sårbarhet och med mervärdet att vi får stöd för aktivism. Implementeringsfasen påbörjas nu och beräknas pågå 20 till 35 kalenderveckor (beroende på hur mycket extern konsulthjälp som tas in för programmering).
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SVENSKA SEKTIONENS STYRELSE 3-4 MAJ 2012
§ 66 Strategiska frågor i arbetsgivarstrategin
Beslut
att uppdra åt sekretariat att inkomma med ett beslutsunderlag i fråga om lönenivåer senast till septembermötet.
Delar av detta behandlades på junimötet 2014, men bitar om bland annat Amnesty som gräsrotsorganisation kommer att, efter beslut av ordförande och GS, lyftas under 2016 efter årsmötets beslut om den långsiktiga riktningen. Dialog sker med planeringsutskottet.
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 26-27 OKTOBER 2013
§ 79 Rapport om per capsulambeslut
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att åtgärda problem med medlemsforumet löpande eller senast i samband med att de nya medlemssidorna implementeras samt därefter utvärdera hur medlemsforum har fungerat och använts hittills.
Inväntar dels den kommande kommunikationsstrategin och även potentialen av VoteIT.
____________________________________________________________________________
§ 92 Statligt stöd
Beslut
att svenska sektionen i väntan på de internationella riktlinjerna kring mottagandet av offentliga medel, säger nej till IS eller andra sektioner som vill söka offentlig medel för bistånd och HRE i Sverige;
att uppdra åt sekretariatet att därefter återkomma till styrelsen, för diskussion och beslut nästa gång svenska sektionen får en förfrågan från IS eller annan sektion om att söka offentliga medel för bistånd och HRE i Sverige;
att uppdra åt sekretariatet att återkomma senast till februarimötet 2014 med plan för hur svenska sektionen internationellt tar vidare utestående frågor kring frågan om offentligt stöd.
Sekretariatet föreslår att den sista att-satsen stryks eftersom nya beslut fattades på juni-mötet 2015
§ 37, som visar på fortsatt hantering. ____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 1-2 FEBRUARI 2014
§ 142 Förslag gällande styrelsens arbetsbörda
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att genomföra en läsarundersökning om Styrelsen Informerar och återrapportera till styrelsen senast på septembermötet;
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG röd ta fram ett diskussionsunderlag kring ambitionen i kontakten med medlemmarna på styrelsens septembermöte utifrån uppdragsgruppens sjunde och tionde rekommendation.
Att-sats 1 Ett underlag presenterades på styrelsens januarimöte 2015 och frågan kommer att följas upp på junimötet samt vid oktobermötet, inom ramen för strategin för medlemskommunikation.
Att-sats 2 Hanteras inom ramen för kommunikationsstrategin och står kvar tills dess att det är klart.
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 28-29 NOVEMBER 2014
§ 79 Processplan för större årsmötesfrågor
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att senast i februari ge förslag i styrelseforum på en processplan för en utredning av större årsmötesfrågor som ska komma med förslag som kan implementeras senast på årsmötet 2019.
Ordförande och GS har beslutat att senarelägga denna fråga för att bättre synkronisera med den internationella styrningsdiskussionen samt sekretariatets kapacitet. Första steg är att ta fram en tidsplan.
____________________________________________________________________________
§ 86 Förslag till budget 2015
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att i samband med den tredje ekonomiska kvartalsrapporten 2015 återkomma till styrelsen med förslag till beslut om den disponibla budgetdelen.
Återkoppling till styrelsen kommer att ske i enlighet med beslutet på styrelsens decembermöte 2015.
____________________________________________________________________________
§ 92 Åtgärdsplan Core Standards
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att återkomma med tidsplan för framtagande av miljöpolicy senast novembermötet 2015,
att uppdra åt sekretariatet att så snart information om IS tidsplan blir tillgänglig, återkomma med förslag på var i styrelsekalendern en genomgång av sektionens självutvärdering och aktionsplan gällande Core Standards, bör införas
Maria Eklund kommer att vara behjälplig i arbetet med att ta fram en miljöpolicy. En tidsplan och förslag på utformning av miljöpolicyn kommer att presenteras till styrelsens decembermöte 2015.
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 30-31 JANUARI 2015
§ 112 Rapport om kommunikation kring Sexarbetspolicyn
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med Planeringsutskott ta fram en uppdragsbeskrivning för en utvärdering av sektionens arbete med “sexarbetsfrågan” under 2013/14 och att anlita en konsult för att utföra uppdraget.
Detta uppdrag tidsattes inte vid styrelsemötet men kommer att ske efter sommaren 2015 och när den slutgiltiga policyn är fattad.
____________________________________________________________________________
§ 115 Formen för övergång till nytt planeringssystem
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att ta fram en ettårsplan för 2016 och en 3-årsplan för 2017-2019.
Arbetet pågår och planen för såväl 2016 och 2017-2019 diskuteras i flera steg med styrelsen.
____________________________________________________________________________
§ 118 Arbetet med att utveckla distrikten
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens novembermöte ta fram en processplan för att se över våra organisatoriska mellanformer så som distrikten, i syfte att stärka det demokratiska inflytandet och aktivismen.
Enligt ordförande och GS omprioritering i september kopplas denna process ihop med governance reform och sekretariatet återkommer om tidsplan.
____________________________________________________________________________
§ 119 Läsarundersökning Styrelsen informerar
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte inkomma med ett beslutsunderlag kring syftet med styrelsens kommunikation direkt med medlemmarna;
att uppdra åt sekretariatet att baserat på bl.a. styrelsens diskussion om medlemskommunikation vid junimötet och en läsarenkät, återkomma till styrelsens novembermöte med ett beslutsunderlag avseende sektionens strategi för medlemskommunikation, där frågan om Styrelsen informerar ingår.
Underlag distribuerat avseende Styrelsen Informerar till oktobermötet
___________________________________________________________________________
§ 127 Revidering av styrelsens arbetsordning
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens junimöte se över punkt 33 i styrelsens arbetsordning.
Punkt 33 i arbetsordningen handlar om stående punkter i styrelsens möteskalender.
Punkten avrapporterades på styrelsens junimöte 2015.
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 14-15 MARS 2015
§ 137 Rapport om per capsulambeslut
Följande beslut har fattats per capsulam (PC) sedan styrelsens senaste möte:
5 februari
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med AIK uppdatera AIKs direktiv så att de stämmer överens med styrelsens hantering av internationella frågor och återkomma med förslag till styrelsens forum senast den 30 juni;
att ge sekretariatet i uppdrag se över rekryteringsprocess för AIK inför 2015 och återkomma med förslag till styrelsens forum senast 30 juni.
Att-sats 1. Fysiskt möte med AIK, styrelsen och GS är inplanerat 2 oktober för att diskutera framför allt AIK:s direktiv men också ansvarfördelningen mellan IU och AIK samt uppföljning av ICM 2015.
Att-sats 2. Styrelsen beslutade i september 2015 (se PC-beslut 2015-09-14) att översynen av rekryteringsprocessen av AIK ska inkluderas i översynen av rutiner vid tillsättning av uppdrag i svenska sektionen. Förslag ska presenteras på styrelsens decembermöte 2015. ____________________________________________________________________________
§ 145 Granskningskommitténs preliminära rapport
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att ta fram en ny modell för hantering av Öppna beslut som syftar till ökad transparens och följbarhet, för implementering senast vid novembermötet.
Förslag kommer att presenteras på styrelsens decembermöte.
____________________________________________________________________________
§ 148 Aktivismen i svenska sektionen
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens novembermöte föreslå hur rapporteringen till styrelsen och sektionen kring aktivismen i svenska sektionen ska ske framöver och att i detta inkludera hur styrelsen bör hantera aktivistenkäten i fortsättningen.
Sekretariatet kommer med ett första förslag till decembermötet men frågan behöver också synkroniseras med utvecklingen av ett planeringssystem som ska tillse att styrelsen får relevant information på rätt nivå för att fatta beslut.
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 7-8 MAJ 2015
§ 169 Rapport om per capsulambeslut
25 mars
Underlag kring jäv
Beslut
att uppdra till sekretariatet att, till styrelsens junimöte, ta fram ett kort beslutsunderlag kring jäv som innehåller
- en inledning med ett principiellt resonemang om vad jäv innebär och olika typer av jäv
- ett flertal konkreta exempel på vad som kan utgöra jäv i den svenska sektionens styrelse
och som har till syfte att, efter diskussion och beslut på styrelsens junimöte 2015, bifogas styrelsens arbetsordning till varje kommande junimöte för att komplettera arbetsordningens skrivningar kring jäv och utgöra styrelsens gemensamma förståelse av vad jäv innebär i svenska sektionens styrelse
Frågan behandlades på styrelsens junimöte. Sekretariatet föreslår att denna beslutspunkt tas bort från öppna beslut.
____________________________________________________________________________
6 april
Direktiv för volontärer ICM
Beslut
att svenska sektionen till varje ICM nominerar maximalt fyra volontärer samt bekostar deras resa och uppehälle under ICM
att vid antagning av volontärer till ICM ska, förutom de kriterier som ICM angett, följande kriterier gälla
- om möjligt minst en sökande som varit volontär tidigare och minst en sökande som inte varit volontär tidigare
- om möjligt geografisk spridning bland volontärerna
- volontären ska vara villig att redovisa sina erfarenheter från ICM vid lämpligt tillfälle (exempelvis gruppmöte/distriktsmöte/nästkommande årsmöte)
- gärna aktiv i grupp eller distrikt
att uppdra åt sekretariatet att tillse att information om möjligheten att söka som volontär samt vilka kriterier som gäller görs tillgänglig på lämpligt sätt inför varje ICM
att beslut om nomineringar av volontärer åligger sekretariatet
att styrelsen och ICM-delegationen på lämpligt sätt informeras om vilka volontärer som nominerats och vilka som blivit antagna
Volontärer till ICM 2015 är genomfört och de stående beslutssatserna kommer att tillföras ett system för regelbunden uppföljning så snart vi har tagit fram ett sådant.
___________________________________________________________________________
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 7-8 MAJ 2015
§ 177 Utredning om ersättning
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att utifrån styrelsens diskussion och rapporten från uppdragsgruppen om kostnadsersättning ta fram ett underlag med konkretiserade förslag om kostnadsersättning till styrelsens decembermöte.
Förslag kommer att presenteras på styrelsens decembermöte.
____________________________________________________________________________
PROTOKOLL FRÅN MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 14-15 JUNI 2015
§ 24 Styrelseåret
Beslut
att anta möteskalendern för styrelseåret 2015-16;
att verksamhetsmötet 2015 förläggs till 3-4 oktober;
att uppdra åt sekretariatet att planera verksamhetsmötet i samråd med kommunikationsutskottet.
Att-sats 1, möteskalendern är antagen.
Att-sats 2, verksamhetsmötet kommer att äga rum 3-4 oktober.
Att-sats 3, pågår.
__________________________________________
§ 26 Arbetsordningen
Beslut
att uppdra till sekretariatet att till styrelsens januarimöte komma med förslag på övergripande uppdatering av styrelsens arbetsordning
att anta den reviderade arbetsordning för styrelsen
Den reviderade arbetsordningen antogs på junimötet 2015. Förslag på uppdateringar kommer att presenteras på styrelsens januarimöte 2016.
_________________________________________
§ 34 Riskanalys av sektionens intäkter
Beslut
att uppdra till sekretariatet att senast i oktober rapportera i styrelseforum om vilken krisberedskap vi har i svenska sektionen med kopplingen till riskhanteringen och hur den uppfyller externa krav på krishantering.
I princip färdigt och kommer inom kort att delas i Forum.
________________________________________
§ 35 Sexarbetspolicy - handlingsplan och rapport
Beslut
att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 med hög prioritet i första hand driva att en eventuell sex work policy går i linje med årsmötesbeslutet om sex work från 2014 och i andra hand förslaget till sex work policy inte antas;
att styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att förbereda verksamheten i enlighet med styrelsens diskussion och den presenterade handlingsplanen.
Att-sats 1. Genomfört.
Att-sats 2. I allt väsentligt följdes den fastslagna handlingsplanen. Det gjordes en avvägning av för- och nackdelar och vi avstod från att kommunicera på mejl till “alla” medlemmar där vi har denna möjlighet. I gengäld lades ett postalt brev till, riktat till avhoppade.
_________________________________________
§ 36 Syfte med medlemskommunikation
Beslut
att mot bakgrund av läsarundersökning och övriga underlag kring Styrelsen informerar uppdra åt sekretariatet att i samband med kommunikationsstrategin återkomma till novembermötet 2015 med ett förslag till ny form och distribution för styrelsens kommunikation (som idag sker i SI) - med beaktande av syftet att erbjuda transparens och med hög tillgänglighet väcka intresse för de frågor styrelsen (och rörelsen i stort) arbetar med samt sprida kunskap i dessa frågor till de mest intresserade av våra medlemmar;
att mot bakgrund av den kanalinventering sekretariatet genomfört i det fortsatta arbetet med strategi för
medlemskommunikation utgå från följande syftesformulering för medlemskommunikation: Syftet med medlemskommunikation är att erbjuda snabb, tillgänglig, relevant information samt dialog om verksamhetsfrågor med en tydlig kanalanpassning som tar hänsyn till mottagarens engagemangsgrad och intresse. Ett annat syfte är att förankra styrelsens arbete och skapa transparens i rörelsens beslutsprocesser, att erbjuda insyn och möjlighet att utkräva ansvar från förtroendevalda. Medlemskommunikation ska vidare inspirera till engagemang, aktivism och bygga lojalitet. För de mer aktiva medlemmarna ska kommunikationen få medlemmar att utbildas och utvecklas samt känna stolthet och delaktighet i en global MR-rörels
Underlag avseende Styrelsen Informerar är distribuerat till oktobermötet.
_________________________________________
§ 37 Statligt stöd
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att bevaka frågan om statligt stöd internationellt löpande och återrapportera till styrelsen vid behov eller senast till junimötet 2017;
att uppdra åt sekretariatet att senast i november 2015 i styrelsens forum rapportera hur riktlinjerna för statligt stöd ser ut idag och vilka beslut som finns i svenska sektionen om mottagande av statligt stöd.
Frågan kommer att rapporteras i Forum senast i november 2015.
____________________________________________
§ 40 Utvärdering VoteIT/personvalen
Beslut
att styrelsen uppdrar åt sekretariatet att till oktobermötet återkomma med en lista med möjligheter att få fler delar av årsmötet 2016 online och som redovisar för- och nackdelar med detta
Underlag föreligger till styrelsens oktobermöte.
____________________________________________
§ 42 Uppföljning av årsmötesbeslut
§ 33 Motion gällande långsiktigt arbete för enskilda individer
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att öka den aktiva informationen till aktiva medlemmar om möjligheterna för grupper att arbeta med individfall och att under året erbjuda utbildningar i hur ett sådant arbete kan bedrivas;
att uppdra åt sekretariatet att återrapportera till styrelsens marsmöte 2016 om genomfört arbete gällande gruppers möjligheter till ett långsiktigt arbete för enskilda fall.
Återrapportering kommer att ske på styrelsens marsmöte 2016.
§ 34 Förslag från styrelsen angående Resolution om att stärka arbetet med individer
Beslut
att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att Amnestyrörelsen bekräftar vikten av arbetet med individer och vidtar åtgärder för att utveckla och stärka invidarbetet;
att styrelsen återkommer till frågan om den internationella rörelsens arbete kring invidfall i samband med uppföljningen av ICM på styrelsens oktobermöte 2015.
Att-sats 1 genomförd.
Att-stats 2 uppföljningen av ICM kommer att beslutas på oktobermötet 2015.
§ 37 Förslag från styrelsen om valberedningens valberedning
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att vidta fortsatta förbättringsåtgärder gällande tillsättningen av valberedningens valberedning och återrapportera till styrelsens decembermöte 2015;
att uppdra åt sekretariatet att återrapportera till styrelsens marsmöte 2016 vilket stöd som sekretariatet har gett valberedningens valberedning och vilka effekter det har haft på deras arbete
Arbetet har påbörjats och kommer att återrapporteras på styrelsens decembermöte 2015.
§ 38 Motion: En sektion, en röst
Beslut
att uppdra åt ICM-delegationen att på ICM 2015 lyfta behovet av en översyn av det nuvarande systemets fördelningsgrunder för representation/rösträtt på internationella rådsmötet samt att verka för att översynen ska ske inom Governance Reform-processen;
att uppdra åt sekretariatet att i samråd med IU att i Governance Reform-processen verka för ett en översyn görs av det nuvarande systemets fördelningsgrunder för representation/rösträtt på internationella rådsmötet i syfte att se om det går att stärka det demokratiska systemet i förhållande till ekonomiskt svagare och/eller mindre sektioner på något annat sätt än genom "en sektion, en röst"
Att-sats 1 genomförd.
Att-sats 2 På ICM beslutades det att en konsultation med rörelsen kommer att genomföras v g rösträtt. Där avser den svenska sektionen att delta.
§ 40 Motion om ytterligare resurser till arbetet med ”flykting och migration” på sekretariatet
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att inför framtagandet av verksamhetsplanerna för 2016 analysera på vilket sätt och i vilken omfattning arbetet med flykting och migration kan ges ökad prioritet utifrån det ökade trycket på verksamheten och återrapportera till styrelsen senast på decembermötet 2015 om hur beslutet följts upp
Arbetet pågår och kommer att rapporteras på styrelsens decembermöte.
§ 46 Motion: Sök intresserade medlemmar för uppdrag
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens decembermöte 2015 föreslå rutiner vid tillsättning av uppdrag i svenska sektionen.
Förslag kommer att presenteras på styrelsens decembermöte.
§ 47 Förslag från styrelsen om Resolution om långsiktig riktning
Beslut
att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att Amnestyrörelsen arbetar fram en långsiktig riktning.
Genomförd.Uppföljningen av ICM kommer att beslutas på oktobermötet 2015.
§ 49 Förslag från styrelsen angående de strategiska målen 2016-2019
Beslut
att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att arbetet mot grova kränkningar av medborgerliga och politiska rättigheter (såsom godtyckliga gripanden, tortyr, dödsstraff samt samvetsfångar) inkluderas i de strategiska målen 2016-2019;
att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att sexuella och reproduktiva rättigheter inkluderas i de strategiska målen 2016-2019;
att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att flykting- och asylfrågorna i de strategiska målen 2016 - 2019 inkluderar rätten att söka asyl, legala vägar för att söka skydd samt tillgång till en rättssäker asylprocess utifrån principen om non-refoulement;
att uppdra till sekretariatet att på styrelsens decembermöte ge en rapport om hur arbetet med uppföljning av årsmötesbeslut från 2014-2015 fortskrider
Att-satser 1-3 genomförda.
Att-sats 4 Sekretariatet kommer att lägga fram en rapport om arbetet med årsmötesbesluten på styrelsens decembermöte.
____________________________________________
§ 43 GK:s rapport
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att föra dialog med Granskningskommittén om att sektionen uppfyller FRII:s krav på ledamöter gällande näringsförbud och personlig konkurs;
att uppdra till sekretariatet att senast i december 2015 återrapportera i styrelsens forum hur vi uppfyller de operativa rekommendationerna i Granskningskommitténs rapport.
Att-sats 1 genomförd.
Att-sats 2, rapport kommer att presenteras i Forum senast i december 2015.
____________________________________________
§ 44 Årsmötesort
Beslut
att uppdra åt sekretariatet att återkomma till styrelsens forum med ett underlag angående årsmötesort senast 30 juli
Genomförd och beslut är fattat. Sekretariatet föreslår att denna beslutspunkt tas bort från öppna beslut.
____________________________________________
§ 45 ÖVRIGA FRÅGOR
- Örebrodistriktet
Beslut
att återge insamlingstillståndet till distrikt Örebro.
Genomfört.Sekretariatet föreslår att denna beslutspunkt tas bort från öppna beslut.
______________________________________
PC-beslut mellan styrelsens junimöte och oktobermöte
Styrelsens beslut 2015-09-14
Att uppdra åt sekretariatet att inkludera översynen av rekryteringsprocessen av AIK i
översynen av rutiner vid tillsättning av uppdrag i svenska sektionen till styrelsens
novembermöte 2015.(4-5 december)
Förslag kommer att presenteras på styrelsens decembermöte.