Vidareutveckling av digitalt användande inför årsmötet 2016 Underlag till styrelsemöte 3-4 oktober 2015

Till: Styrelsen                                              

Från: Sekretariatet

Datum: 18 september 2015

 

BESLUTSUNDERLAG

 

 

Vidareutveckling av digitalt användande inför årsmötet 2016

 

Bakgrund
(1 bilaga)

 

År 2012 genomfördes en demokratiutredning som hade till uppgift att presentera förslag på hur det demokratiska deltagandet inom sektionen kan utvecklas och stärkas i enlighet med visionen i svenska Amnesty 2016. Den innefattade bland annat rekommendationer om att även förlägga fler delar av årsmötet på Internet. I ett led för att se över hur detta skulle kunna göras ombads Anders Hultman, Betahaus, att göra en undersökning om onlineval av förtroendevalda (2013).

 

Sedermera beslutade årsmötet 2014 att använda sig av möjligheten att genomföra personval online på årsmötet 2015. Efter en upphandling och en omfattande bedömning beslutade sekretariatet att använda VoteIT som är ett system som erbjuder en helhetslösning för de föreningar och organisationer som vill hålla sina årsmöten helt eller delvis online.

 

I utvärderingarna från årsmötet 2015 framgår det att de flesta är positiva till att personvalen genomfördes online och flera påtalade att de gärna ser att en framöver använder fler funktioner i programmet. På junimötet 2015 beslutade styrelsen att uppdra “åt sekretariatet att till oktobermötet återkomma med en lista med möjligheter att få fler delar av årsmötet 2016 online och som redovisar för- och nackdelar med detta”.



Rekommendation

 

För att öka deltagandet i de demokratiska processerna menar sekretariatet att det är centralt att göra det intressant för medlemmar att både före och under årsmötet ta del av vad som kommer att tas upp och att kunna göra sin röst hörd. För att lyckas med det handlar det om att lyfta det som engagerar och lockar till intresse, även för den ovane årsmötesdeltagaren. De främsta möjligheterna till att göra just detta är i dagsläget att i ett tidigt skede göra det möjligt för alla medlemmar att både ta del av årsmöteshandlingarna och övrigt innehåll på mötet och då främst motioner och förslag. Utifrån dessa kan de som önskar detta “tjuvstarta” diskussionerna online och som sedan fortsätter på påverkanstorget under själva årsmötet. Att låta motionerna och förslagen läggas upp för diskussion skulle dessutom kunna ses som en test av att arbeta för en mer livaktig dialog i medlemsrörelsen och här kopplat till klart avgränsade områden.

 

Därtill finns det en handfull tekniska funktioner som dessutom kan underlätta för både deltagare och personal att hantera systemet.

 

Den främsta utmaningen är den ökade resursåtgången av personal vad gäller att lägga upp material i systemet, moderera och att stimulera en grupp medlemmar att hjälpa till att locka andra till systemet. Vissa utvecklingsområden kan komma att generera konsultkostnader men i begränsad omfattning. Sedan kan användandet av vissa funktioner ta lite mer tid i en ände men samtidigt spara tid i en annan ände.

 

Sekretariatet har tagit i beaktande att det kommer att göras en större årsmötesöversyn och att en kommunikationstrategi är på gång. För att inte gå händelserna i förväg avvaktar vi därför att föreslå möjligheten att rösta om motioner och förslag online som skulle kräva en större insats att genomföra. Genom att däremot inför och under 2016 börja använda andra funktioner som är tillgängliga i systemet har intresserade medlemmar möjlighet att vänja sig ytterligare vid att använda ett onlinesystem. På så sätt kan vi  utveckla årsmötesformen inom svenska Amnesty och därmed underlätta vid ett eventuellt införande av möjligheten att rösta om  motioner och förslag online.

 

I övrigt planeras ett studiebesök för den blivande årsmötessamordnaren på Sveroks riksmöte i december. Sverok har flerårig erfarenhet att hålla sina årsmöten digitalt och likaså att använda sig av påverkanstorg.



Förslag till beslut

 

att uppdra åt sekretariatet att genomföra onlineval av förtroendevalda på årsmötet 2016;

 

att uppdra åt sekretariatet att använda följande möjligheter i systemet för digital hantering av årsmöten online i samband med årsmötet 2016:

- diskussioner av motioner och förslag

- lägga upp årsmöteshandlingar så snart de är färdigbearbetade



Bilaga

 

Funktioner

Möjligheter/fördelar

Utmaningar/nackdelar

INNAN MÖTET (främst)

  

Diskussioner om motioner och förslag

- Så snart motioner och förslag i samråd med sekretariatet är färdigbearbetade kan de läggas upp, vilket ger medlemmarna tillgång till dem tidigare och får möjlighet att påbörja diskussionerna och ställa frågor tidigare.  

- Öka det demokratiska deltagandet kring frågor som engagerar och bilda välgrundade uppfattningar om frågorna..

- Öka nyfikenheten/viljan att besöka det fysiska årsmötet när det är tydligare vilka frågor som kommer att behandlas och vilka åsikter som finns i anslutning till dessa.

- Kan ge styrelsen och sekretariatet en indikation om vilka frågor som kan bli stora/kontroversiella i ett tidigare skede och möjlighet att planera utifrån det.

- Då styrelsens yttranden först kommer efter marsmötet får medlemmarna möjlighet att under en tid diskutera frågorna helt utan intryck från styrelsen.

- Skapar möjlighet för motionärer att få fler medmotionärer.

- Komplement till diskussionerna på påverkanstorgen:

* De som inte kan delta på plats har möjlighet att göra sin röst hörd.

* Tillgodose de behov som vissa personer har av att i lugnare/tystare miljö kunna fundera kring och diskutera frågor.

* Motionärer med flera motioner får möjlighet att bemöta fler personer och svara på frågor och eventuellt minska stressen att på påverkanstorgen inte hinna prata med alla/stå vid alla motioner.

- Diskussionerna bör sammanfattas strax innan årsmötet börjar.

- Livaktiga diskussioner om motioner kräver en extra insats av motionärerna.

- Sekretariatspersonal behövs för att moderera diskussionerna och slussar medlemmar till diskussionerna.

- Sekretariatet behöver aktivt söka medlemmar, utöver motionärerna, som är villiga att åta sig uppgiften att driva diskussionerna.

- Förutsätter enbart en mycket liten extra arbetsinsats från sekretariatets sida för att ge medlemmar inloggning i systemet i ett tidigare skede.

Handlingar

- Tillhandahålla alla handlingar i VoteIT så snart de är färdiga för publikation.

- Fler kommer att hinna läsa underlagen.

- Deltagare slipper skifta program och fönster för att hitta handlingar kopplade till respektive punkt på dagordningen.

- Efter årsmötet lägga upp årsmötesprotokollet och uppföljning av årsmötesbeslut.

- Förutsätter en extra arbetsinsats från sekretariatets sida för att lägga in handlingarna.

- Presentation av kandidater

- Eventuella förändringar av valberedningens förslag (avhopp/nya kandidater) kan snabbt förmedlas till alla deltagare, inkl. sena presentationer av nya kandidater.

- Möjlighet för medlemmar att bekanta sig med och ställa frågor till kandidaterna.

- Förutsätter en viss extra arbetsinsats från sekretariatets sida för att lägga in presentationerna.

- Förutsätter att kandidaterna gör sig mer anträffbara.

- Presentation av gäster

- Utöver presentation av själva personerna kan även länkar till t.ex. artiklar om dem och/eller situationen de avser berätta om och på så sätt stimulera intresset för att komma och lyssna på gästerna.

- Uppmuntrar interaktion med internationella gäster.

- Eventuella förändringar av gästlistan (avhopp/nya gäster) kan snabbt förmedlas till alla deltagare, inkl. sena presentationer av nya gäster.  

- Förutsätter en viss extra arbetsinsats från sekretariatets sida för att (ev.) skapa och lägga in presentationerna.

Presentation av deltagarna

- Deltagarna kan presentera sig helt kort med ev. bild och kort information om vad de är kunniga om i Amnesty och/eller kuriosa (jmf. presentationsskärmen på sekretariatet vid receptionen men med lite mer text).

- Genom att se t.ex. var folk bor kan de som avser delta fysiskt planera samåkning.

- Syfte att minska distansen mellan deltagarna, skapa igenkänning och nyfikenhet att prata med nya personer, inte minst för ovana/nya årsmötesdeltagare.

- Förutsätter att de som anmäler sig tar sig tid att göra detta.

UNDER MÖTET (främst)

  

Personval

- I dagsläget är intresset för att delta i personval ganska svalt. 25 personer anmälde sig till att delta på distans, varav 13 personer gjorde den efterföljande utvärderingen.

- Om fler skulle uppfatta att de kan vara med och påverka vem som blir valda på årsmötet skulle intresset kunna öka.

- Genom att tydliggöra för deltagarna att det är möjligt att inte bara föreslå en ny kandidat utan även föreslå att kasta om i valberedningens förslag (nominera en person som är föreslagen som suppleant till ordinarie och vise versa).

- Förutsätter en viss extra arbetsinsats från sekretariatets sida.

- Personval är inte det som engagerar flest att delta på årsmötet.

   

Rapporter från påverkanstorg

- Rapporterna kan sedan de förts in i systemet med enkelhet tryckas ut i häften, vilket minskar arbetet med sammansättningen av det från sekretariatets sida.

- Möjligt att i förväg sammanfatta diskussioner som förts om motionerna/förslagen innan årsmötet och komplettera i rapporten.

- Andra strecksatsen: detta skulle öka mängden text för deltagarna att läsa.

- Andra strecksatsen: kräver att någon på sekretariatet gör detta.

Röstförfarandet på skärmen

- Genom att förbereda motioner och förslag från påverkanstorgen i systemet syns dessa direkt på skärmen och underlättar det praktiska arbetet för ordmötesordföranden och sekreterarna.

- Kan kännas för annorlunda för vissa deltagare jämfört med hur det brukar se ut.

Yrkanden

- Genom att låta deltagare skriva in sina yrkanden direkt i systemet sparas tid för presidiet att hantera handskrivna lappar.

 

Talarlista

- Deltagarna kan direkt via sin mobil/dator sätta upp sig på/stryka sig från talarlistan.

- Sparar tid för presidiet som slipper tänka på det och det ger deltagarna mer kontroll.

- Via en separat skärm på scenen är det möjligt att föra en talarlista.

- Det blir tydligt när det är ens tur att tala och hur många som står för i kö.

- Förutsätter extra projektor och skärm på scenen.

Talartid

- I samband med talarlistan är det möjligt att föra statistik över talartiden och därmed kunna undersöka hur könsfördelningen ser ut samt hur länge kvinnor respektive män talar.

- Intressant att förmedla fördelningen i slutet av årsmötet i plenum.

- För diskrimineringsombuden att inkorporera i sin rapport.

- Förutsätter att den som sköter talarlistan konsekvent sätter på och av talartiden (men effektivare än om presidiet behövt göra detta för hand).

- Kan föranleda knepiga frågor kopplat till könsidentitet, vilket andra organisationer erfarit.

ÖVRIGT

  

Generellt om att öppna systemet tidigare

- Genom att öppna systemet i början av 2016 för alla medlemmar att registrera sig kommer fler att ha möjlighet att hinna bekanta sig mer med systemet.

- De som deltog på årsmötet i Umeå 2015 har fortfarande kvar sina konton, vilket innebär att de slipper skapa nya konton och har fått viss vana av att navigera i systemet.

- Färre personer som behöver hjälp med registrering och förstå systemet på plats.

- Genom att sedan låta systemet vara öppet permanent skulle det även kunna användas för övriga diskussioner och ersätta medlemsforum som i dagsläget i princip inte används. I förlängningen även möjligt för t.ex. distrikten och grupperna att använda.  

- Förutsätter en löpande uppmärksamhet från sekretariatets sida i sin roll som moderator.

Gränssnitt och begrepp

- Göra gränssnittet och språket mer Amnesty-aktigt.

- Detta skulle göra att fler känner igen sig mer i hur det brukar se ut i handlingarna.

- Detta skulle inte ingå i den existerande versionen som delas av alla organisationer som ingår i föreningen VoteIT och som vi använder oss av. En sådan förändring skulle innebär en utvecklingskostnad. Det skulle även kräva ett löpande underhåll eftersom den annorlunda språkversionen inte då underhålls gemensamt. Därtill skulle andra förbättringar som sker under tiden som vi använder en egen version inte komma oss till del.

FRAMTIDA MÖJLIGHETER

  

Val om motioner/förslag

- Det mest effektiva sättet för att få ett ökat deltagande på distans är att lyfta de mest engagerande frågorna och göra det möjligt att rösta om dessa. Dessa brukar vara motionerna/förslagen.

- Öka det demokratiska deltagandet på distans och före årsmötet genom faktiska val kring frågor som engagerar.

- Då vissa deltagare har fått erfarenhet av att rösta i systemet i samband med personvalen är tröskeln lägre att även hantera val av motioner och förslag.

- I utvärderingen av årsmötet 2015 framgår det att några av deltagarna gärna hade ser att även motions- och förslagsvalen genomfördes i systemet framöver.

- En större förändring som av vissa tekniskt ovana personer kan upplevas som för stor/teknisk, för snabbt.

- Förutsätter en större insats från sekretariatets sida men även för deltagarna.