Medlemskommunikation - styrelsen informerar Underlag till styrelsemöte 3-4 oktober 2015

BESLUTSUNDERLAG

Bakgrund

Vid junimötet tog styrelsen beslut om en syftesformulering för medlemskommunikation. Arbetet med en övergripande kommunikationsstrategi är inlett men kommer behöva indata inte minst från den långsiktiga riktningen för att kunna färdigställas. Inriktningen torde få följder för hur vi ser på målgrupper och organisation/kommunikationskanaler. När det gäller kommunikationen med medlemmar har arbetet forcerats något inte minst för att en del kanaler behöver ses över. Sekretariatet har nu sett över och utvärderat en del av handlingsalternativen för Styrelsen Informerar. Dokumentet inleds med underlag för diskussion som åtföljs av rekommendationer.

Syftet med medlemskommunikation 

Syftet med medlemskommunikation är att erbjuda snabb, tillgänglig, relevant information samt dialog om verksamhetsfrågor med en tydlig kanalanpassning som tar hänsyn till mottagarens engagemangsgrad och intresse. Ett annat syfte är att förankra styrelsens arbete och skapa transparens i rörelsens beslutsprocesser, att erbjuda insyn och möjlighet att utkräva ansvar från förtroendevalda. Medlemskommunikation ska vidare inspirera till engagemang, aktivism och bygga lojalitet. För de mer aktiva medlemmarna ska kommunikationen få medlemmar att utbildas och utvecklas samt känna stolthet och delaktighet i en global MR-rörelse.

Strategi för medlemskommunikation

Kommunikationsstrategin ska bidra till att svenska Amnesty uppnår övergripande mål enligt verksamhetsplan och långsiktig riktning. Vårt kommunikativa förhållningssätt ska utgå från vår globala identitet/manifest och våra kärnvärden samt anpassas i språk och tilltal efter olika intressenter.

Strategin ska beskriva hur kommunikationen erhåller bäst stöd utifrån syfte och utifrån den infrastruktur av kanaler som finns tillgängliga, eller bör utvecklas. Kommunikationskanaler kan vara muntliga eller skriftliga, tryckta eller digitala, och utgör vägarna för hur olika intressenter nås av information eller kommunicerar sinsemellan. Generellt ska kommunikation som bygger på dialog och interaktivitet prioriteras. Hänsyn ska även tas till långsiktig hållbarhet, t ex när det gäller valet mellan postala och digitala kanaler.

Kommunikationen ska i möjligaste mån, även när det handlar om medlemskommunikation, följa våra grafiska riktlinjer och rekommendationer avseende språk och tonalitet.

Målgrupper och kanalval

Man kan identifiera flera intressenter/målgrupper inom medlemsbegreppet. Exempelvis kan det finnas skäl att separera kommunikationsbehoven för

• Styrelse,

• Distriktsaktiva,

• Gruppsekreterare,

• Gruppaktiva,

• Kärnmedlemmar som ej ingår i formell struktur

• Aktiva ‘på egen hand’, men som inte är kärnmedlemmar

• Övriga

I många sammanhang räcker det att särskilja de aktiva (de sex förstnämnda) från de övriga.

Aktörer i kommunikationen kan samtliga dessa grupper vara och dessutom naturligtvis sekretariatet. Styrelsen har idag få direktkanaler till medlemmarna varför Styrelsen Informerar bör finnas kvar. Dock kräver den idag en stor arbetsinsats sett till sin räckvidd. Se underlag till junimötet.

Rekommendationer avseende Styrelsen Informerar

Sekretariatet förordar att SI upphör som egen kanal och istället går upp i den etablerade Insats. Syftet med SI kvarstår men det görs med fördel mer kortfattat på en sida och för fördjupningar hänvisas i ökad utsträckning till mötesunderlag/protokoll på Medlemssidorna. Syftet rimmar väl med Insats övriga ambition. Insats distribueras redan idag med en frekvens (11 nummer per år) som gör informationen från styrelsemötena tillräckligt aktuell och relevant. Insats har också redan idag en bra räckvidd till distriktsaktiva och gruppsekreterare - en särskild uppmaning om att i möjligaste mån vidarebefordra utskicken inom grupper skulle förstärka genomslag för både SI och Insats. Förslagsvis skrivs det nya SI av styrelsesekreterare efter att kommunikationsutskottet (KU) givit besked om vilka punkter från styrelsens agenda som ska tas upp.

Förslag till beslut

att “Styrelsen Informerar” från och med styrelsemötet i december 2015 byter format och blir en del av Insats;

att styrelsesekreteraren efter varje styrelsemöte skriver “Styrelsen Informerar” utifrån information som KU ger avseende vilka av mötets frågor som ska belysas och texten stäms sedan av med utsedd representant för KU före publicering.

alternativt

att KU ansvarar för att efter varje styrelsemöte skriva “Styrelsen Informerar” i form av en sida till Insats.