Implementering av Core standards 4, 6 och 7 Underlag till styrelsemöte 12-14 juni 2014

Implementering av Core standards 4, 6 och 7 i styrelsens arbetsordning

Bakgrund

ICM 2013 antog en rad så kallade “Core standards”, vilka kan ses som minimikrav inom organisationsfrågor varje sektion måste leva upp till. Efter en genomgång av dessa på styrelsens decembermöte 2013, fattade styrelsen följande beslut, vilket är grund till detta underlag:

att uppdra åt sekretariatet att återkomma senast till styrelsens junimöte med förslag på hur punkterna CS4, CS6 och CS7 kan föras in i styrelsens arbetsordning,

Ett så kallat “toolkit” att använda för sektionernas självuppskattning är ute på konsultation och innehåller checklista för de exakta funktioner som sektionerna ska ha på plats. I enlighet med ett tidigare styrelsebeslut ska sekretariatet återkomma till styrelsen senast till decembermötet 2014 med förslag på hantering av övriga punkter i Core standards där sektionen behöver vidta åtgärder.

Core Standard 4

The Board meets at least 4 times a year with appropriate frequency and space between the meetings (not too often or too infrequently).  

Sekretariatets kommentar: Finns inte omnämnt hur ofta styrelsen ska sammanträda. Lämplig plats att föra in detta är under punkt 17. Exempelvis: “Styrelsen sammanträder minst fyra gånger per år, jämnt fördelade över året.”

I. Quorum for Board meetings is specified.  

Sekretariatets kommentar: Ingår redan via urklipp av sektionens stadgar (§10.6).  

II. Whether Board meetings can be attended by phone, internet based  call or video conference and, if so, whether this attendance counts

Sekretariatets kommentar: Ingår inte. En skrivning gällande detta kan även den införlivas i punkt 17. Här finns även ett vägval att beakta.

Endast fysisk närvaro räknas

För/nackdelar: Bättre diskussioner live, mer effektiv användning av tid. Inte lika flexibelt. Kan påverka närvarostatistiken negativt.

All form av närvaro räknas

För/nackdelar: Sämre diskussioner via telefon? Teknik inte alltid att lita på. Konferenssystem kan vara kostsamt om inte nuvarande går att nyttja. Kan månne öka närvaron, vilken för styrelsen dock redan är hög.

Sekretariatet har ingen åsikt om vilken form av närvaro styrelsen väljer.

Core Standard 6

The minimum role of the Board is to:

I. In consultation with the GM and membership, set priorities and strategies consistent with the overall long term direction and strategy set by Amnesty International’s Strategic Goals, Global Priorities, Regional Strategies and Country Priorities.

Sekretariatets kommentar: Ingår redan via punkt 3.

II. Monitor implementation of strategy and high level performance against plans.

Sekretariatets kommentar: Ingår under punkt 3.

III. Ensure compliance with legal, statutory and regulatory responsibilities.

Sekretariatets kommentar:  Ansvaret kan förtydligas under punkt 3.

IV. Monitor the overall financial position, ensuring necessary financial controls are in place. The Board undertakes an annual review of financial controls and approval of finance policies, approves the annual budget, approves and signs the annual statutory accounts, and reviews the annual auditor’s management letter.

Sekretariatets kommentar: Ingår till viss del via punkt 3. Där är inte specificerat att styrelsen skriver under och granskar årsredovisningen inklusive revisorernas rapport. Kan skrivas uttryckligen.

V. Working with the Director, manage and monitor legal, financial, security, and reputational risk. The IS is informed of any significant risks when they arise.

Sekretariatets kommentar: Ingår till viss del via punkt 33.

VI. Approve reserves target levels by reference to analysis of risk and the Global Reserve Guidelines, and monitor actual reserves against those targets.

Sekretariatets kommentar: Ingår inte, men kan föras in under punkt 3. Ingår (fast inte i detalj i punkt 1. se nedan)

VII. Accept the principle of mutual accountability to the movement by ensuring compliance with commitments and obligations to the rest of Amnesty International, including the Amnesty International Statute, Core Standards, ICM decisions, the Amnesty International trademark licence agreement and Amnesty International reporting requirements, as well as full and timely payment of assessment contributions.

Sekretariatets kommentar:  Ingår under punkt 1. Även punkt 15

VIII. Lead the entity in meeting the gender and other diversity goals of the movement.

Sekretariatets kommentar: Styrelsens arbetsordning nämner inte uttalat styrelsens arbete gällande mångfald eller jämnställdhet, men målen för dessa kan med tillåtande ögon ses under punkt 3. Ett förtydligande under samma punkt skulle är möjlig. Exempelvis: “Styrelsen ansvar för att sektionen arbetar mot att nå rörelsens mångfalds- och jämnställdhetsmål.”

IX. Recruit and remove, set the remuneration of and manage the Director including setting a performance framework of time-related goals on an annual basis and ensuring the Director meets the management obligations in these Core Standards. The Board conducts an annual appraisal of the Director’s performance (see CS17). The board may delegate these roles to a sub-committee. When selecting the Director of an Amnesty International entity, a fellow Director from another Amnesty International entity or a person with relevant experience from the international Movement, nominated and delegated by the Secretary General (SG), must be involved in the recruitment process in a manner agreed between the entity and the SG, although the decision as to who to appoint as the Director ultimately rests with the entity’s board. The board will give careful consideration to whether the appointee poses a risk to Amnesty International’s independence and impartiality, global image and credibility.

Sekretariatets kommentar: Ingår delvis i punkten 5 och 31, vad gäller tillsättandet respektive utvärdering. Skrivningar om att en generalsekreterare för annan sektion eller person med relevant erfarenhet (nominerad av den internationella generalsekreteraren) bör införlivas. Förslagsvis under punkt 5.

Core Standard 7

To improve Board performance, the Board adopts:

I. Processes of induction and development of Board members.

Sekretariatets kommentar: Ingår redan via punkt 28.

II. Written role descriptions that set clear expectations, including the competencies, knowledge and experience required, updated as needed, for the Chair, Vice Chair, Treasurer and any other office bearers and Board members.

Sekretariatets kommentar: Ingår redan via punkt 6.

III. A code of conduct that clarifies the ‘do’s and don’ts’ for Board members, members of Board Committees, staff and office volunteers.

Sekretariatets kommentar: En uppförandekod antogs av styrelsen i mars 2013.

IV. A process for an annual Board review (collective assessment) that is undertaken by the Board and periodically with external assistance.

Sekretariatets kommentar: Ingår via punkt 6.

V. A clear and detailed working rule or protocol between Board and Director.

Sekretariatets kommentar: Relationen mellan styrelse och generalsekreterare finns i en rad punkter (4, 5, 9, 10, 11, 12, 13).

Förslag till beslut:

att införliva förändringar i styrelsens arbetsordning enligt förslag och kommentarer ovan, samt styrelsens medskick.