Punkt: 8.3 Struktur för motionsprocess och styrelsens motionsyttrande/förslag till årsmötet Underlag till styrelsemöte 9-10 december 2016

Till: styrelsen

Från: sekretariatet

Datum: 2016-12-10

Punkt: 8.3 Struktur för motionsprocess och styrelsens motionsyttrande/förslag till årsmötet

 

BESLUTSUNDERLAG

 

Förslag till arbetsprocess

1.) Sekretariatet skriver förslag till styrelsens motionsyttranden respektive förslag till styrelsens förslag till årsmötet i punktform och i enlighet med beslutade mallar (enhetlig rubriksättning).

 

3.) Om sekretariatet upptäcker oklarheter i motionerna alternativt behov av redaktionella ändringar kontaktas motionärerna för förtydliganden.

 

4.)Informationen i punktform kommer att bearbetas av Lisa Moreus så de får en liknande form och kan fungera som diskussionsunderlag på styrelsens marsmötet. Lisa Moreus bearbetar underlagen i samråd med sekretariatet.

 

5.) På styrelsens marsmöte deltar Lisa Moreus via telefon under punkterna för styrelsens motionsyttrande och styrelsens förslag till årsmötet

 

6.) Efter styrelsemötet lämnas förslag till färdiga texter till PU för synpunkter. Därefter är det ordförande som slutgodkänner alla motionsyttranden och styrelsens förslag till årsmötet.

 
 

TIDSPLAN

November - januari

  • Sekretariatet sammanställer en lista med eventuella förslag till styrelsens förslag till årsmötet. På decembermötet diskuterar styrelsen förslagen och kompletterar med eventuella egna förslag.

  • Ansvaret för utformandet av styrelsens förslag till årsmötet och styrelsens motionsyttranden till inkomna motioner fördelas på sekretariatet.

26 januari

  • Utskick styrelsens februarimöte: Diskussionsunderlag med styrelsens förslag till årsmötet.

9 februari

  • Styrelsemöte (telefonmöte): Styrelsen beslutar vilka frågor/förslag styrelsen ska lägga fram till årsmötet samt inriktning/argument i de olika förslagen.

10 februari

  • Motionsstopp

  • Ansvaret för de sista motionerna/förslag till motionsyttrande fördelas inom sekretariatet.

10-17 februari

  • Om det är någon fråga som är speciellt svår att landa i innehållsmässigt så lyfter Anna den med Tora. Sekretariatet äger för övrigt innehållet i motionssvaren fram till styrelsens marsmötet.

20-24 februari

  • Lisa Moreus bearbetar motionsyttrandena i punktform samt redigerar eventuellt något av styrelsens förslag till årsmötet.

3 mars

  • Kallelse till styrelsens marsmöte. Förslagen till motionsyttranden presenteras för styrelsen i punktform.

18-19 mars

  • Styrelsemöte: Förslagen till motionsyttranden i punktform och styrelsens förslag till årsmötet (hela texter) diskuteras av styrelsen. Lisa Moreus deltar på telefon under dessa punkter på styrelsemötet.

20-29 mars

  • Styrelsen godkänner de färdiga texterna. Lisa Moreus skriver klart motionsyttrandena och styrelsens förslag till årsmötet i löpande text. Texterna lämnas i den ordning de blir klara till sekretariatet. Det slutgiltiga godkännandet görs av styrelsens representanter.

    • 21 mars (em) Telefonmöte med Tora för att klargöra ev utestående frågor från styrelsemötet

    • 23 mars (em), alla underlag till PU

    • 27 mars (måndag morgon) har sekretariatet kommentarerna från PU

    • 28  mars (em) går sista utkastet till Tora

    • 29 mars Tora slutgodkänner dokumentet

30-31 mars

  • Samläsning med andra årsmöteshandlingar så att det står samma saker i alla dokument samt korrläsning

3-4 april

  • Layout

6 april

  • Årsmöteshandlingar skickas ut

 

Styrelsens motionsyttranden

 

Bakgrund

Motioner som inkommer till årsmötet ska behandlas av styrelsen som ska besvara samtliga motioner med ett yttrande. Den vanligaste principen för motionsyttrande bygger på att styrelsen föreslår årsmötet att antingen bifalla motionen, avslå motionen, anse motionen besvarad om det som tas upp i motionen redan görs eller är under arbete eller lämnar motionen utan åtgärd om det som tas upp i motionen ligger utanför organisationens verksamhetsområde eller utanför årsmötets befogenhet. En styrelse kan också välja att utifrån motionens andemening föreslå andra att-satser än vad motionen föreslår. Det innebär att styrelsen kan föreslå att bejaka delar av motionen men inte allt som motionären föreslår. I yttrandet ger styrelsen argument för det yrkande styrelsen gör, det vill säga det styrelsen föreslår årsmötet att besluta.

 

Styrelsens tidigare diskussion

Under 2014 förde styrelsen en diskussion om motionssvarens karaktär. Styrelsen landade i att testa en ny form av motionssvar där styrelsen redogjorde för för- och nackdelar med motionsförslaget samt vilka konsekvenserna skulle bli om motionen skulle bifallas, men inte yrkade på något förslag till beslut. Genom att inte lämna en rekommendation till beslut ville styrelsen ge årsmötet “friare händer” så att deltagarna i högre utsträckning skulle känna att de kunde påverka utgången, det vill säga huruvida en motion skulle bifallas eller avslås. Inspirationen till att skriva motionssvar utan yrkande kom från Amnestys brittiska sektion (AI UK), som använder en sådan modell. Den nya formen av motionssvar krävde en ökad tydlighet i motionsyttrandena jämfört med tidigare. Styrelsen ansåg att de negativa konsekvenser som den här modellen för motionsyttrande kunde medföra var att medlemmar som inte är insatta i de frågor motionerna behandlade saknade det stöd som styrelsens förslag till beslut kan ge, förslag som kan ses som en service till medlemmarna. Styrelsen var också medveten om att fler motioner kunde förväntas få bifall då den här modellen för yttrande skulle kunna uppfattas som att styrelsen saknar preferens i frågan.

 

Modell för styrelsens motionsyttranden 2015 och 2016

Styrelsens motionssvar 2015 och 2016 utformades utifrån en struktur med fyra rubriker; Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato, Amnestys planer framöver, konsekvensanalys och ytterligare kommentarer. Texten under rubrikerna ”Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato” och “Amnestys planer framöver” skulle ge en opartisk och saklig information som var och en skulle kunna använda sig av för att bilda sig en egen uppfattning och ta ställning i frågan. Under rubrikerna “konsekvensanalys” och “ytterligare kommentarer” framförde styrelsen argument som, trots att styrelsen inte yrkade på bifall eller avslag, till viss del tydliggjorde styrelsens åsikter i frågan.

 

Fördelar och nackdelar med de två modeller styrelsen har använt för motionsyttranden

1.) Motionsyttrande där styrelsen framför saklig och faktabaserad information samt analyserar vilka konsekvenser ett bifall av motionen skulle få för verksamheten och yrkar på ett visst beslut.

Fördelar:Styrelsen visar sin viljeriktning och ger genom sitt förslag till beslut stöd till medlemmar som inte är insatta i de frågor som motionerna behandlar.

Nackdelar:Styrelsens förslag kan påverka årsmötets beslut i alltför hög utsträckning.

 

2.) Motionsyttrande där styrelsen framför saklig och faktabaserad information samt analyserar vilka konsekvenser ett bifall av motionen skulle få för verksamheten utan att yrka på ett visst beslut.

Fördelar: Styrelsen ger årsmötet en analys av de frågor som motionerna behandlar, men lämnar till årsmötet att tolka huruvida analyserna bör leda till avslag eller bifall av motionerna.

Nackdelar:Styrelsen ger till viss del uttryck för sina åsikter utan att presentera ett konkret förslag till beslut vilket kan uppfattas som otydligt.

 

Årsmötesdeltagarnas uppfattning om styrelsens motionsyttranden 2016

82 procent av de som svarar på årsmötesutvärderingen anser att styrelsens motionsyttranden gav den information de förväntade sig medan 11 procent svarar att informationen inte var tillräcklig. Kommentarerna är blandade;

  • “Yttrandena var välformulerade, med utförliga motiveringar. Jag gillade dem även när jag inte kunde hålla med.”,

  • “Vad är styrelsens åsikt? Det behöver tydligare framgå.”

  • “Tycker styrelsen verkar göra ett hästjobb.”

  • “Alla svar svarade inte på motionen. Varför ej rekommendera till beslut (ändå uppenbart vad styrelsen tycker) och att styrelsen “ska vara neutrala” är fegt.”

 
Sekretariatets rekommendation

Eftersom styrelsen är tillsatt av medlemmarna att styra organisationen mellan årsmötena är det rimligt att anta att styrelsen har tillgång till mer information och har avsatt mer tid än de flesta medlemmar till att skapa sig en helhetsbild av organisationens verksamhet och mål. I styrelsens uppdrag ingår också att löpande analysera och diskutera vilka konsekvenser olika beslut har för verksamheten. Det innebär att styrelsens synpunkter bör vara av intresse för medlemmarna.

 

Om styrelsen undviker att argumentera för eller emot ett förslag till beslut finns risk att styrelsen uppfattas som otydlig och i avsaknad av en gemensam viljeriktning. På årsmötet 2016 när styrelsen inte argumenterade utifrån ett förslag till beslut på påverkanstorgen upplevde sekretariatet att både styrelsens och sekretariatets roll blev otydlig under motionsberedningen. Om styrelsen yrkar på ett beslut med formulerade att-satser ger det styrelsen större möjlighet att påverka att besluten blir formulerade på en nivå som är möjliga för styrelsen att verkställa. Samtidigt är det viktigt att tydliggöra att styrelsens yrkande endast är förslag och att medlemsdemokrati bygger på att det är medlemmarnas egna åsikter som ska ligga till grund för deras ställningstagande på årsmötet.

 

Utifrån ovan resonemang förespråkar sekretariatet modell 1 som både innehåller saklig information som bygger på fakta, styrelsens konsekvensanalys och styrelsens yrkande, det vill säga styrelsens förslag till beslut.

 

Sekretariatet förespråkar också att frågan om styrelsens motionsyttranden inkluderas i översynen av medlemsdemokratin, inom ramen för frågeställningen; “Hur kan årsmötets motionsberedning och beslutshantering vara inkluderande och samtidigt skapa förutsättningar för välformulerade beslut på “rätt” nivå som är möjliga för styrelsen att verkställa?” .

 
 

Förslag till mall för styrelsens motionsyttranden till årsmötet 2017

 

Amnestys /svenska Amnestys arbete till dags dato (Vad har gjorts/görs redan inom området? Finns det i några styrdokument eller policy- inriktningsbeslut som reglerar frågan, hur fördelas mandat, arbete och ansvar mellan sekretariatet, styrelsen, internationella rörelsen?)

 

Amnestys planer framöver (Finns det redan inplanerat i arbete framåt?)

 

Konsekvensanalys (Om förslaget bifalls, vad innebär det, vilka resurser kräver det - personella, tidsmässiga och ekonomiska)

 

Styrelsens yrkande

 
 

Instruktioner för motionsyttranden

  • Texten under de första tre underrubrikerna ska vara strikt faktamässig, medan texten under den fjärde rubriken ska vara mer resonerande och ge argument för styrelsens yrkande.

  • Om det finns policybeslut eller inriktningsbeslut i frågan ska svaret utgå från dem. Det ska också göras hänvisningar till dessa i svaret.

  • Om det finns snarlika motioner från tidigare år, ska sekretariatet stämma av om argumenten fortfarande bör vara desamma.

  • Om en fråga ligger utanför sektionens mandat alternativt inte ryms inom ramen för de strategiska målen osv ska yttrandet informera motionären om vilka steg som skulle behöva tas för att påverka sektionens mandat, de strategiska målen osv samt om motionen skulle passa bättre i ett annat forum än årsmötet.

  • Tonaliteten är viktig. Yttrandet ska vara upplysande, men inte tillrättavisande. Tonen ska genomsyras av att det är positivt att medlemmarna kommer med förslag till årsmötet.

  • Styrelsens yttrande ska avslutas med: ”Styrelsen tillstyrker/avstyrker motionen”, ”Styrelsen anser motionen besvarad” eller ge förslag på alternativa att-satser som fångar upp andemeningen i motionen.

 
 

Förslag till mall för styrelsens förslag till årsmötet 2017

 

Bakgrund (Varför frågan är relevant just nu, om det finns tidigare beslut som berör frågan och vad har eventuellt har gjorts som haft kopplingar till den här frågan tidigare.)

 

Styrelsens förslag (Beskriv innehållet i förslaget.)

 

Andra underrubriker (Bra att t ex redogöra för vilka konsekvenser förslaget har för verksamheten och hur mycket och vilka resurser det tar i anspråk.)

 

Förslag till beslut

 
 

Förslag till motionsberedning

Sekretariatet har under hösten sett över vilka förbättringsåtgärder som kan göras inför årsmötet 2017.
De förslag sekretariatet har landat i är

 

1) att styrelsen inkluderar yrkanden i sina motionsyttranden för att tydliggöra sekretariatets och styrelsens roller under påverkanstorgen och öka förutsättningarna för välformulerade beslut som är möjliga för styrelsen att verkställa.

 

2) att som en del av översynen i syfte att stärka medlemsdemokratin öppna upp för en förberedande motionsberedning online där medlemmarna ges möjlighet att diskutera motionerna och lägga alternativa förslag. Tanken är att eventuella nya förslag ska inkluderas på påverkanstorgen i samband med årsmötet. Det här förslaget bygger på att det i årsmötesutvärderingen finns flera kommentarer om att det vore bra att kunna diskutera motionerna online, som ett stöd till påverkanstorg och annan beredning. Bland annat som ett led i att öka tillgängligheten för dem som har svårt att delta fullt ut under påverkanstorgen. Genom att införa möjligheten att påbörja motionsberedningen online blir det också möjligt att i arbetet med översynen ha något att utvärdera och utgå ifrån när arbetsgruppen ska ta fram nya förslag kring huruvida "årsmötet online" ska utvecklas eller avvecklas.

 

3) att göra vissa förändringar för att ytterligare öka tillgängligheten under påverkanstorgen. Det handlar främst om att placera de olika stationerna i olika rum för att möjliggöra sittplatser för de deltagare som har behov av det och en bättre ljudnivå för de deltagare som har behov av det. En lugnare miljö kan också möjliggöra tydligare presentationer av de olika förslagen för personer med synskada.  

 

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att anta den föreslagna tidsplanen för motionsyttrande och styrelsens förslag till årsmötet 2017;

 

att anta den föreslagna mallen till motionsyttrande vilken innehåller rubrikerna “Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato”, “Amnestys planer framöver”, “Konsekvensanalys” och “Styrelsens yrkande”;

 

att anta den föreslagna mallen till styrelsens förslag till årsmötet 2017 vilken innehåller “Bakgrund”, “Styrelsens förslag”, andra underrubriker och “Förslag till beslut”;  

 

att ge sekretariatet i uppdrag att om möjligt införa en förberedande motionsberedning online.