Förslag till budget 2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2004

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 7 oktober 2004

Förslag till budget 2005
(7 bilagor)

Inledning
Sekretariatet har av styrelsen fått i uppgift att till styrelsemötet den 16 oktober ta fram ett förslag till en budget för 2005.

Styrelsen beslutade på sitt junimöte att budgeten 2005 skall omfatta cirka 36,3 Mkr. Budgeten skall vara balanserad. Efter junimötet har styrelsen godkänt att 560 tkr av Humanfondsreserven från 2003 används budgetåret 2005. Totalt uppgår Humanfondsreserven till 934 tkr, kvarvarande del är 374 tkr.

Budgetramen har ökat med 300 tkr jämfört med 2004 års budget. Ökningen motsvarar inte de kostnadsökningar som inflationen medför. Sekretariatet menar därför att det är nödvändigt att även ta resterande del av Humanfondsreserven om 2004 års verksamhetsnivå skall kunna upprätthållas.

Budgeterade intäkter inklusive Humanfondsreservsupplösningen överstiger i budgetförslaget kostnaderna. Skillnaden uppgår till 158 tkr. Sekretariatet kan till styrelsemötet i december lägga fram sparförslag motsvarande detta belopp.

Som ett alternativ föreslår sekretariatet en extrasatsning på insamlingsverksamheten. Budgetkonskvenserna av detta förslag redovisas under avsnittet "Face2face inhouse" nedan och i bilagorna i kolumn "F2F 2005". Förslaget presenteras också i ett särskilt material.


Intäktsbudget
(Bilaga 2)

Inledning
Sekretariatet tog till styrelsemötet i juni 2004 fram ett preliminärt förslag till intäktsbudget. Detta låg sedan till grund för styrelsens beslut om rambudget.

Sekretariatet föreslår en del förändringar i förslaget till intäktsbudget. Dessa innebär att budgeterade intäkter ökas från 36 318 tkr tkr till 36 838 tkr (+ 520 tkr). Förändringarna kommer av ändrade förutsättningar sedan junimötet, bland annat har styrelsen beslutat om en extrasatsning på fundraising under hösten 2004. Extrasatsningen om 560 tkr belastar 2005 års budget eftersom det rör sig om medlemsavisering 2005 och ger samtidigt ökade intäkter 2005.

Nedan följer en kort sammanfattning av intäktsbudgeten uppdelad på intäktsslag. Förändringar jämfört med förslaget till intäktsbudget från juni kommenteras särskilt.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har tack vare satsningen på autogiromedlemmar sjunkit marginellt de senaste två åren. Omfördelningen från intäktsslagen Hel- och delbetalande till autogirobetalande kommer att fortsätta.

Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras i stort sett till samma belopp som 2004.

Efter att annonsbilageförsäljningen i AmnestyPress gått bättre än väntat 2004 har intäktsbudgeten ökats med 100 tkr jämfört med juniförslaget.

Prenumeration
Intäkterna bedöms bli något större än föregående år till följd av den lyckade nyvärvningen till Kortkampanjen.

Gåvor och bidrag
Intäkterna från intäktsgruppen Gåvor och bidrag exklusive Human- och Hjälpfondsutdelning beräknas öka med 180 tkr jämfört med budgeten för 2004 och 2 110 tkr jämfört med septemberprognosen 2004.

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras ungefär till samma belopp som budget 2004, det är något högre än prognosen 2004. Lundagrupperna kommer att bidra med ett något större belopp än 2004 för distriktstjänsten i Malmö. Ett osäkerhetsmoment är att den största givaren, Byring & Bråte, sitter på ett rivningskontrakt. Det finns därför en risk att gruppgåvorna snabbt kan minska om de förlorar kontraktet.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen för 2004.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras som i prognosen för 2004.

Insamlingsbrev budgeteras 1 100 tkr lägre än budgeten 2004 men något över prognosen för 2005. En lyckad värvningskampanj innebär att det kommer att finnas fler insamlingsbrevsgivare nästa år. Dessutom har det budgeterats för ytterligare en värvningskampanj 2005.

Årets framgångsrika värvningskampanj innebär att budgeten för intäktsslaget höjts med 600 tkr jämfört med juniförslaget.

Gåvor via autogiro budgeteras högre än prognosen 2004 och budget 2004. Satsningen på värvning av autogirogivare fortsätter.

Jämfört med juniförslaget har budgeten ökats något. En kampanj där givare värvades över internet har inte gått bra. Detta uppvägs av den utökade föraviseringen.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras till samma belopp som prognosen 2004. Juniförslaget baserades på en prognos som lagts i maj. Denna har skrivits ned och därmed har budgeten minskat med 640 tkr.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2004, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Hjälpfonden har överlevt trots att den tagits bort ur Skandialinks sortiment. Skandialink har tidigare varit främste säljaren av Hjälpfonden. Eftersom vi ser ut att fortsätta kunna räkna med utdelningar från Hjälpfonden (om än stadigt minskande) har denna tagits med i budgeten.

Testamenten budgeteras lägre än 2004. Prognosen för 2004 visar på väsentligt lägre intäkter än de senaste åren. Budgeten för 2005 är dock något högre än prognosen och baseras på ett genomsnitt över de senaste sex årens utfall.

Jämfört med juniförslaget har budgeten höjts med 400 tkr.

Spontana gåvor budgeteras till samma belopp som prognosen 2004.


Kostnadsbudget
(Bilaga 3 och 4)

Inledning
Budgetramen 2005 om 36,8 Mkr är i nivå med 2004 (36,0 Mkr) men väsentligt lägre än 2002 (40,3 Mkr) och 2001 (44 Mkr). Samtidigt har kostnadsläget ökat, med en inflationstakt på drygt 2 % skulle kostnadsramen istället behöva öka med 1 Mkr varje år för att hålla verksamheten på oförändrad nivå.

En stor del av Amnestys kostnader är att ses som fasta. Dit hör IS-avgiften, avgiften till EU-föreningen, hyra och personalkostnader. Dessa kostnader är svåra att på kort tid påverka.

Stora besparingar gjordes 2002 i Amnestys rörliga kostnader. Ytterligare minskningar av budgeten var nödvändiga 2003. Detta år hade möjligheterna att spara på de rörliga kostnaderna minskat, varför det blev nödvändigt att dra ned på de fasta kostnaderna och då speciellt personalkostnaderna. Ytterligare besparingar gjordes i budgeten 2004. I 2005 års budget har bland annat kommit till kostnader för ICM. Med hänsyn till de kostnadsökningar som kommer av inflationen har det inte varit möjligt att lägga fram en balanserad budget med oförändrad verksamhetsnivå.

I budgeten görs en uppdelning i Programkostnader, Personalkostnader, IS-avgift och Sekretariatskostnader.
-Programkostnader innefattar kostnader för kampanjer, utbildningar, avgift till Rådgivningsbyrån m m.
-IS-avgiften är det obligatoriska bidraget vi betalar till det internationella sekretariatet.
-Sekretariatskostnader är kostnader för Amnestys sekretariat. Hyra, ADB-kostnader och tryckeri är exempel på sekretariatskostnader.
-Personalkostnader innefattar alla löner och ersättningar med undantag för projekttjänster. Lön i samband med projekttjänst budgeteras som programkostnad.

Nedan kommenteras de kostnader som budgeterats för respektive program. Att ett programområde tilldelas lite pengar behöver inte betyda att det nedprioriteras. Den stora kostnaden för de flesta programområden är personal, hur mycket sekretariatets anställda arbetar med respektive program framgår inte nedan. I bilaga 5 kan man få en uppfattning om detta i kolumnen direkt lön (dl).

Kampanjer
Huvuddelen av budgeten används för Stoppa våld mot kvinnor kampanjen (SVAW). Att budgeten ökat med 300 tkr jämfört med 2004 kommer av att projekttjänsten för SVAW (300 tkr) redovisas under detta program och inte som 2004 under programmet Personalkostnader.

Av kostnaderna går 120 tkr till materialproduktion som affischer och foldrar.

Lobbyverksamhet
Största budgetposten inom programmet är avgiften till EU-föreningen vilken uppgår till 412 tkr. Avgiften bestäms efter sektionens insamlingsresultat och kan alltså inte direkt påverkas av sektionen.

Flyktingarbete
Största budgetposten (210 tkr) är avgiften och bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar.

Budget för medlemsaktiviteter
I programmet finns kostnader för specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordnare, ungdomsarbete och medlemsutbildning.

Arbetsgrupper budgeteras lägre än föregående år då Grupptrycket 2005 så gott som endast kommer att komma ut i elektronisk form. Det innebär en besparing för tryck- och portokostnader om 30 tkr.

Kostnaderna för delprogrammet Distrikt har ökat med 540 tkr jämfört med föregående år. Ökningen kommer av att kostnaderna för distrikttjänsten i Skåne/Blekinge budgeteras under detta delprogram och inte under regional verksamhet (+370 tkr). Även kostnader med anknytning till distriktstjänsten som hyra av kontor i Malmö budgeteras här. Lundagrupperna står för större delen av dessa kostnader.

Under Regional verksamhet budgeterades också tidigare sektionens bidrag till Göteborgsdistriktet. Totalt uppgår stödet till 95 tkr och återfinns även det i delprogrammet Distrikt.

Kostnaderna för medlemsutbildning budgeteras till 40 tkr mer än 2004.

Blixtaktioner som 2004 budgeterades till 110 tkr har 2005 budgeterats till 0. Detta då Blixtaktionerna bara planeras komma ut i elektronisk form framöver.

Regional verksamhet
Aktiviteterna i Göteborg och Malmö ses som avseende distrikt och inte regioner. Alla kostnader har för dessa har därför flyttats över till delprogrammet Distrikt.

Årsmötet
Då årsmötet förläggs i Uppsala kommer sekretariatets kostnader inte att bli mycket högre än 2004.

Styrelsen
Om ytterligare besparingar skall göras är ett alternativ att lägga alla styrelsemöten i sekretariatets lokaler.

ICM/Internationella möten
Kostnaderna för internationella årsmötet (ICM) är ganska enkla att budgetera eftersom det hålls på samma plats som 2003. Vid tidigare ICM har sektionen skickat upp till åtta delegater. Till ICM 2003 skickades med tanke på det kärva ekonomiska läget bara fem personer. Till 2005 års ICM har budgeterats för sex delegater. Att skicka en delegat mindre skulle spara 40 tkr.

Verksamhetsutveckling
Delprogrammet verksamhetsutveckling avser 25 tkr för en undersökning om jämnställdhet på sekretariatet. Undersökningen genomförs som ett led i Gender Action Plan.

Mediaarbete
Av budgeten för mediaarbete är det kostnaderna för pressklipp som utgör den största delen, 130 tkr av totalt 187 tkr. Kostnaderna för pressklipp har ökat stadigt över åren eftersom Amnesty synts mycket i media.

En mindre budget har lagts för inköp av årsrapporten och en presskonferens i samband med att den släpps. Det finns ingen budget för en svensk kortversion av årsrapporten.

Amnesty Press
Inför budgetåret 2002 beslutade styrelsen att antalet nummer av Amnesty Press skulle minska från sex till fyra. Förhoppningen var att gå tillbaka till sex nummer. Det har inte visat sig ekonomiskt möjligt och på styrelsemötet i juni beslutades att Amnesty Press även 2005 endast skall komma ut med fyra nummer.

Medlemmarna
Under programmet redovisas kostnader för medlemsvärvning och medlemsavisering. Ökningen jämfört med 2004 års budget kommer av de extra 560 tkr styrelsen skjutit till för en utökad föravisering.

Insamlingsarbete
Budgeten är i stort sett lika stor som 2004.

Jämfört med 2004 kommer sannolikt priset för face2face (medlems- och givarrekrytering på stan) att öka. Det innebär att vi för samma kostnad får färre medlemmar.

Sekretariatet
Sekretariatskostnaderna innefattar hyra, el, porto, IT och tryckeri. Kostnaderna för sekretariatet är i stort sett de samma som föregående år.

Den sista september 2005 går nuvarande hyreskontrakt ut för sekretariatets lokaler i Stockholm. Om sekretariatet stannar kvar i nuvarande lokaler kommer sannolikt hyran ligga kvar på samma nivå som tidigare, omkring 1 600 tkr per år. För att genomföra en större besparing måste sekretariatet flytta till ett väsentligt mindre centralt läge. Att flytta skulle kosta minst 400 tkr.

Personalkostnader
Personalkostnaderna budgeteras till 9 927 tkr mot 9 187 tkr 2004. Om hänsyn tas till att projekttjänsten i Malmö 2004 redovisades under detta program blir skillnaden hela 1 000 tkr. Ökningen kan delas upp i följande delar:

- Allmänna löneökningar, +200 tkr
- Löneökningar p g a nyanställningar, +100 tkr
- Sparbeting fanns 2004 men saknas 2005, + 270 tkr
- Avslutad föräldraledighet, +100 tkr
- Utökning av tjänsteutrymme för distriktstjänsten/SVAW-projektet i Göteborg, +200 tkr
- Ökning av lunchersättning till frivilliga p g a utökat praktikantprogram, +80 tkr

Bidrag till internationella rörelsen
IS-avgiften beräknas efter intäkterna 2002 och 2003. Den minskar något från 13 365 tkr 2004 till 13 122 tkr 2005.

Fast och disponibel verksamhet
Enligt styrelsebeslut den 3 maj 2002 skall budgeten delas upp i en fast och en disponibel del. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den disponibla delen är alla övriga budgeterade kostnader. Den disponibla delen får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget skall både den fasta delen och den disponibla delen ingå.

Styrelsen antog en definition av den fasta verksamheten i juni 1998. Det finns dock verksamhet som definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

-Kortkampanjen
-Amnesty Press (fyra nummer)
-Stöd till Rådgivningsbyrån
-Medlemsskap i EU-föreningen
-Medlemsvärvning

Fördelningen mellan fasta och disponibla budgetdelar är inte helt klar. En definitiv uppdelning kommer att redovisas på styrelsens decembermöte.

Eget kapital och reservens storlek
Bilaga 6
Kravet på hur stora reserverna skall vara bestäms efter hur stor personal- respektive sekretariatsbudgeten är. Eftersom dessa budgetdelar ökar jämfört med 2004 kommer också önskvärd reservnivå (budgetbaserad reserv) att öka. Den budgetbaserade reserven bör 2005 vara 8 410 tkr mot 7 880 tkr 2004.

Vid ett resultat om -934 tkr (= upplösningen av Humanfondsreserven) kommer sektionens egna kapital vid 2005 års utgång uppgå till 7 910 tkr. Det innebär att sektionens reserver kommer att vara 500 tkr (8 410 kr - 7 910 kr) lägre än de borde vara.


Face2face inhouse
Inledning
Bilaga 1 kolumn "F2F 2005"
I ett separat dokument redovisas förslaget att bedriva medlems- och givarvärvning med aktiviteten face2face i egen regi. Face2face innebär kortfattat att autogiromedlemmar rekryteras "på gatan". Detta är en tjänst vi köpt senaste åren.

En särskild budget har upprättats för att visa konsekvenserna om vi 2005 börjar bedriva aktiviteten med egen personal (inhouse). I siffermaterialet har detta budgetalternativ kolumnbeteckningen "F2F 2005".

Som framgår av bilagorna blir resultat 2005 400 tkr bättre än ursprungsbudgeten. Bara 684 tkr av Humanfondsreserven behöva användas.

Intäkterna
Bilaga 2 kolumn "F2F 2005"
Intäktsbudgeten ökas med 1 000 tkr.

I den ursprungliga bugeten beräknades F2F ge 400 tkr. I F2F budgeten beräknas samma aktivitet bedriven inhouse ge 1 500 tkr. Delvis beror ökningen på att extra pengar satsas på F2F i det senare förslaget men framförallt på att effektiviteten bedöms bli bättre när den sköts med egen personal

Kostnader
Bilaga 3 kolumn "F2F 2005"
Kostnadsbudgeten ökar med 700 tkr.

I den ursprungliga budgeten satsas 1 000 tkr på F2F mot 1 700 tkr i den senare.

Eget kapital
Bilaga 6 kolumn "F2F 2005"
Av Humanfondsreserven används 790 tkr till att finansiera face2face inhouse aktiviteten. Resterande del av Humanfonden förs över till eget kapital.

Sektionens egna kapital kommer vid 2005 års utgång att uppgå till 8 160 tkr. Den budgetbaserade reserven skall vara 8 410 tkr. Det innebär att reserven är 360 tkr för liten.

Rekommendation
Vid en jämförelse mellan de båda budgetalternativen framstår den senare varianten med Face2face i egen regi som det bästa. Nackdelen är möjligtvis att risken i detta alternativ är större. Tidigare har vi av leverantören garanterats ett visst antal medlemmar, om aktiviteten sköts i egen regi finns inga sådana garantier.

I båda budgetalternativen tas pengar från Humanfondsreserven. I fallet med face2face inhouse satsas 230 tkr av Humanfondsreserven offensivt på en insamlingsaktivitet som väsentligt kan förbättra sektionens ekonomi kommande år (560 tkr har redan tagits från Humanfondsreserven till fundraising). I det andra alternativet används resterande del av Humanfondsreserven för att täcka kostnaderna för den löpande verksamheten.

Ett möjligt tredje alternativ skulle vara att sektionen budgeterar med ett överskott efter Humanfondsreservupplösning om 500 tkr. Det skulle innebära att sektionens reserver ligger på rekommenderad nivå vid 2005 års utgång. Samtidigt kommer med detta ett ytterligare sparkrav i budgeten på 500 tkr. En personalminskning skulle vara ofrånkomlig.

Sekretariatet rekommenderar budgetalternativet med face2face i egen regi.

Förslag till beslut

Sekretariatet föreslår styrelsen

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2005 på omkring 37,8 Mkr
att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna kostnadsbudgeten 2005 på omkring 38,6 Mkr
att ytterligare omkring 230 tkr av Humanfondsreserven används för insamlingsaktiviteter


Bilagor
1. Budget 2005 - sammanfattning
2. Intäktsbudget 2005
3. Ekonomisk verksamhetsplan för 2005
4. Programbudget 2005
5. Fördelade programkostnader 2005
6. Sektionens reserver
7. Ekonomisk verksamhetsplan för 2005, ny uppställningsform