Direktiv för budgetarbetet 2007 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2006

[Direktiv fr budgetram 2007.doc]



Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 24 maj 2005


Direktiv för budgetarbetet 2007
(2 bilagor)

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2007. Riktlinjerna avser

1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Ekonomiska ramar
4. Tidplan för det fortsatta arbetet

1. Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2007 är sektionens handlingsplan 2004-2010, fastställd av årsmötet i Hallunda 2004 samt etappmålen. På styrelsens möte i juni kommer etappmålen för 2007-2008 att diskuteras.

2. De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur mycket pengar som beräknas komma att kunna samlas in under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

I 2005 års årsredovisning gjordes en avsättning till Humanfondsreserven om 3 349 tkr. En avsättning till Humanfondsreserven får tas i anspråk två år efter att den gjordes. Det innebär att styrelsen kan besluta att använda denna del av Humanfondsreserven 2007.

Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång 2006 beräknas finnas en "överreserv" om 2 016 tkr.

2.1 Intäktsbudgeten
Ett första förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna omfattar 50,8 Mkr.

Stiftelsen för insamlingskontroll (SFI) sätter ett tak för hur stora insamlings- och administrationskostnaderna får vara i förhållande till totala intäkter. Taket för detta nyckeltal medger inga större fundraisingsatsningar. Intäktsbudgeten tar hänsyn till detta.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter bedöms i sin helhet öka 2007 tack vare de värvningar av autogiromedlemmar som görs.

Prenumeration
Intäktsgruppen budgeteras efter prognosen 2006 vilket innebär en mindre intäktsminskning jämfört med budget 2006 till följd av färre prenumeranter på Kortkampanjen.

Gåvor och bidrag
Frånräknat Humanfonden beräknas intäktsgruppen Gåvor och bidrag öka från 2006 års prognos om 26 171 tkr till 28 404 tkr (+2 233 tkr).

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras något lägre än 2006 eftersom vi inte räknar med något större bidrag från Lundagrupperna. Eftersom den största givaren Byring & Bråte sitter på ett rivningskontrakt finns det en risk att gruppgåvorna snabbt kan minska om de förlorar detta.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen 2006.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras som i prognosen för 2006.

Insamlingsbrev budgeteras något lägre än i prognosen för 2006. Så länge det är kostnadseffektivare att satsa pengar på värvning av autogirogivare kommer inte insamlingsbreven att prioriteras och därmed sjunker intäkterna från dessa. Med förbättrad selektering av utskicken bör ändå intäkterna kunna hållas uppe.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro bedöms öka med 4 556 tkr jämfört med prognosen 2006. Ökningen från 2006 till 2007 kan tyckas stor men mellan 2005 och 2006 (prognos) beräknas autogirointäkterna öka med 4 883 tkr. Tillväxten för autogirogåvor går med andra ord väldigt snabbt.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras något högre än prognos för 2006. Bland annat beräknas det komma mer pengar från SMS-aktivism.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2006, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Testamenten budgeteras till 1 600 tkr, vilket är ett snitt av de senaste årens utfall frånräknat det mycket stora testamente som kom 2005.

Spontana gåvor budgeteras till samma belopp som prognosen 2006.

2.2 Kostnaderna
2.2.1 Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002).

I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid tre tillfällen (dec, juni och okt).

Programkostnaderna grupperas i fem programområden som följer det arbete som den svenska sektionen utför:
1. Kampanjer
2. Information och kommunikation
3. Stöd till aktivism
4. Medlemmar och organisation
5. Insamlingsarbete

Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs.

Ovan nämnda fem programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även programgrupperna: Gemensamma kostnader och Internationella rörelsen.

Denna uppdelning antogs av styrelsen i samband med budgeten 2005.

2.2.2 Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen skall bedriva verksamhet i samma omfattning som 2006 bedöms kostnaderna för detta rymmas inom en budgetram om 45 Mkr.

2.2.3 Prognos 2008 och framåt
Vid ett beslut om en budget skall vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.

Under de närmaste åren förväntas inga större kostnadsökningar. Intäktsprognoser och intäktsmål håller på att tas fram och kommer att presenteras för styrelsen inom kort.

3. Ekonomiska ramar
Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på en intäktsprognos för 2007 uppgående till 50,8 Mkr.

Kostnaderna för att bibehålla verksamheten på 2006 års nivå ryms inom en budgetram av denna storlek. Det är därför inte nödvändigt att exempelvis använda Humanfondsreserven om man inte vill utöka verksamheten. Om styrelsen önskar göra större satsningar utöver tidigare verksamhetsnivå kan det dock bli aktuellt.

Om inte Humanfondsreserven som avsattes 2005 används 2007 kommer den att gå över till sektionens reserver. Enligt prognosen för 2006 kommer ”överreserven” 2006 att uppgå till 2 Mkr. Det finns sannolikt inget behov att sätta av ytterligare pengar till sektionens reserver.

4. Tidplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 3-4 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet i oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, i samband med styrelsemötet hålls också ett budgetmöte.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.

Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten i första hand skall vara balanserad.

att budgeten tills vidare skall omsluta omkring 50,8 Mkr.

att sekretariatet skall komma med förslag på hur Humanfondsreserven skulle kunna användas.

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens etappmål

att verksamheter för år 2007 enligt bilaga 2 godkänns.






Bilaga 2

Verksamhet 2007 för beslut 2006

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2007. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

- Kortkampanjen.

- Amnesty Press, minst fyra nummer.

- Medlemsavgift och bidrag till Rådgivningsbyrån,
Föregående år uppgick medlemsavgiften till 100 tkr och bidraget till 110 tkr.

- EU-föreningen

- Medlemsvärvning (medlemsåret 2007 startar i samband med Amnestyveckan i oktober 2006)