Ekonomisk rapport för första tertialet 2001, bilaga 1-5 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2001

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 1 juni 2001


Ekonomisk rapport för första tertialet 2001
(5 bilagor)


Inledning
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos över intäkts- och kostnadsutfallet innevarande år. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognosticerat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (hitintills beslutad fast och disponibel del), årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
2. Intäktsuppföljning; med en helårsprognos för 2001
3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen och inkluderande en helårsprognos för 2001
4. Nyckeltal
5. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget


De ekonomiska förutsättningarna
I december beslutade styrelsen om en balanserad budget på 44,0 Mkr och samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 25 329 tkr och ett beslut om disp 1 och disp 2 omfattandes 15 900 tkr. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på
2 771 tkr (44 000 - (25 329 + 15 900)). På junimötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 2 023 tkr i disp 1 och 139 tkr i disp 2. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.
Beträffande första tertialets verksamhet och utfall är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i Handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

Intäkter och kostnader för perioden och en prognos för 2001

Periodens intäkter (januari-april)
Intäkterna ligger efter fyra månader 2 800 tkr under utfallet efter fyra månader år 2000, efter tre månader låg utfallet 2 921 tkr under.

Den största avvikelseposten är Medlemsavgifter som ligger 2 016 tkr under förra årets utfall. Detta beror på medlemsavhopp men också på att många medlemmar nu betalar via autogiro. Medlemsintäkterna blir därför inte så koncentrerade till årets första månader. Förnyelseprocessen är också förskjuten en månad jämfört med tidigare år vilket innebär att det inte går att jämföra rakt av med tidigare års siffror. Både avisering och påminnelser har gått ut en månad senare än föregående år, detta p g a autogirosatsningen. Medlemsvärvningsperioden förlängs jämfört med tidigare år tack vare möjligheten att betala via autogiro. Flera värvningsaktiviteter, bl a Direkt Dialog, kommer att genomföras under sommaren.

I sin helhet ligger Gåvor och bidrag 631 tkr under föregående år. Inom intäktsslaget går Insamlingsaktioner sämst (-1 243 tkr). En förklaring till detta är även här att en förskjutning gjorts i tid jämfört med föregående år. Tidigare gick insamlingsbreven ut i januari, mars, maj o s v. I år har breven hittills gått ut i februari och april (25:e i varje månad). Det är m a o för tidigt att se resultatet av brev nummer två. Förra årets siffror innehåller dock resultatet av både givarbrev ett och två, därav den stora skillnaden. Det minskade resultatet för insamlingar förklaras också med att fler skänker pengar via autogiro. Intäktsslaget Amnestygiro överstiger föregående år med 400 tkr.

Speciella insamlingsprojekt ligger t o m april långt under budget. Det återstår dock tre aktiviteter att genomföra och 126 tkr från Eurythmicskonserten kom in i maj.

Spontana gåvor under 10 tkr överstiger föregående år med 313 tkr. Dessa intäkter avser gåvor från medlemmar. Spontana gåvor är alltid svåra att härleda men förhoppningsvis har det faktum att vi synts och hörts på ett positivt sätt den senaste tiden spelat roll för denna ökning. Vi har haft många annonser i veckopress samt utomhuspelare över hela landet som förhoppningsvis väckt människors intresse för Amnesty. Dessutom har Amnesty synts i flera positiva mediasammanhang den senaste tiden.

Intäkter från Testamente överstiger föregående år med 184 tkr. Av årets intäkter från testamente utgörs 40 % eller 190 tkr av ett enskilt testamente.

Den tänkta utdelningen från Human- och Hjälpfonden har ökat med 941 tkr jämfört med mars. Utdelningen understiger budget med 597 tkr.


Intäktsprognos för 2001
Totalt bedöms årets intäkter understiga budget med 1 612 tkr. Minskningen utgörs främst av Medlemsavgifter (-970 tkr) och Gåvor och bidrag (-622 tkr) .

För Medlemsavgifter låg intäkterna per april 2 016 tkr under föregående års resultat. Detta gap minskar under året till följd av autogirobetalningar och bedöms vid årets slut uppgå till 1 134 tkr (970 tkr under budget). Medlemsavgifterna som dras via autogiro kommer som bekant inte vid årets början utan fördelas jämt över året. Minskningen av medlemmsantalet tas mer utförligt upp i en separat rapport från Fundraisingteamet.

Anledningen till att intäktsslaget Gåvor och bidrag bedöms understiga budget är Human- och Hjälpfonden som per april visar på en utdelning om 8 713 tkr mot budgeterade 9 300 tkr. Den budgeterade utdelningen från Humanfonden är ovanligt hög då denna baseras på 70 % av den tänkta utdelningen per april 2000, vilket var före den stora börsnedgången.

Inom intäktsslaget Gåvor och bidrag bedöms vidare Insamlingar gå 900 tkr sämre än budgeterat. Mot detta kan ställas Amnestygiro som bedöms gå 900 tkr bättre än budget. Givare går alltså över från att skänka pengar via givarbrev till att skänka pengar via autogiro.


Kostnader för perioden (januari - april) samt en prognos för 2001

Kostnaderna ligger efter fyra månader på 14 520 tkr, 33 % av den totala budgeten (36 % f g år). Kostnaderna överstiger motsvarande period föregående år med 943 tkr. Detta beror på årets högre rambudget.

Vad gäller de totala kostnaderna för året kommer de, enligt en i samband med tertialgenomgången framtagen prognos, att hamna på 42 655 tkr, vilket är 1 345 tkr lägre än den totalt beslutade budgeten inklusive alla disponibla delar.


Programkostnaderna (se bilaga 3 och 5)
De direkta programkostnaderna ligger efter fyra månader på 5 182 tkr, 34 % av budget.

De totala programkostnaderna, alltså de direkta plus de fördelade, har ett utfall efter första tertialet på 9 888 tkr.

Direkta programkostnader + fördelade programkostnader (se bilaga 5)
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

De fördelade programlönekostnaderna ligger efter fyra månader på 33 % av budget.

Jämfört med utfallet 2000 har mindre tjänstetid första tertialet 2001 lagts på Utredningar och aktioner , det gäller delprogrammen Lobby och Kampanjer . Mindre tid har också lagts på programmet Medlemsaktiviteter , här är det delprogrammet Medlemsutbildning som drar ned eftersom tjänsten varit vakant. På programmet Medlemmar och organisation har mer tid lagts (+0,5 tjänst). Delprogrammet årsmötet får ett stort genomslag här. Även på programmet Information och kommunikation har det lagts ned mer tid (motsvarande en halvtidstjänst). Den extra tiden har lagts ned på delprogrammen Landinfo (MR-info) och Marknadsföring & info-mtrl .

Direkta programkostnader i förhållande till budget
Nedan kommenteras kortfattat de största förändringarna i utfallet per april samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som inkluderar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Utredning och aktioner
Land- och temakampanjer: Totalt understiger prognosen för programmet budget med 196 tkr. Kostnaderna för Kampanjen mot tortyr beräknas bli lägre än budgeterat bl a beroende på att tryckkostnaderna varit högt budgeterade. Ett planerat internationellt möte arrangerat av IS blir inte av vilket leder till inbesparingar på 60 tkr.
Lobbyverksamhet : Årets kostnader följer budget.
Flyktingfrågor: Kostnaderna inom detta program avser i huvudsak avgift till Rådgivningsbyrån. Ingen avvikelse mot budget.
MR-försvarare: Ingen beräknad avvikelse mot budget.

Medlemsaktiviteter
Specialgrupper: Kostnaderna för delprogrammet beräknas hamna 10 tkr under budget. Detta bl a beroende på att specialgrupperna inte utnyttjar budgeterade medel för intersektionella möten i Sverige.
Arbetsgrupper: Prognosen visar på kostnader om 98 tkr under budget. Budgeten för Projektet för ökad aktivism slås samman med konsertprojektet (budget 50 tkr). Aktiviteten beräknas genomföras i höst och inbesparingar på 50 tkr har gjorts mot budget. Totalt beräknas därmed kostnaderna för projektet understiga budget med 100 tkr.
Distrikt: Årets kostnader bedöms överensstämma med budget. Konsertprojektet genomförs inte som tidigare planerat under våren utan slås samman med höstens projekt för ökad aktivism.
Samordningsgrupper: Prognosen visar på kostnader om 19 tkr över budget. Kostnaderna för startbidrag till samordnare beräknas bli högre än budgeterat. Flera nya samordnare har rekryterats, det finns därutöver personer som varit samordnare en längre tid och ännu inte tagit ut sitt startbidrag. Kostnaderna för porto och tryck beräknas också bli högre än budgeterat.
Medlemsutbildning: Kostnaderna beräknas understiga budget med 31 tkr. Det har hållits färre utbildningar än planerat. Detta beror på att tjänsten som medlemsutbildare varit vakant. Därutöver har en utbildning ställts in p g a för få anmälningar.
Blixtaktioner: Årets kostnader beräknas motsvara budget.
Kortkampanjen: Kostnaderna beräknas överstiga budget med 40 tkr. Detta p g a högre portokostnader än budgeterat.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning: Årets kostnader beräknas motsvara budget.

Medlemmar och organisation
Regional verksamhet: Kostnaderna beräknats överensstämma med budgeten. Beslut om Aktivistcenter Region Syd (100 tkr) har ännu inte tagits.
Ungdomsarbete: Årets kostnader beräknas understiga budgeterade med 25 tkr. Bland annat beror detta på lägre kostnader för regionala utbildningar.
Utveckling AI: Kostnaderna beräknats överensstämma med budgeten. 100 tkr kommer att lämnas i stöd till SDC.
Intersektionella möten: Årets kostnader för programmet beräknas överstiga budget med 13 tkr. En anledning till detta är att det gjorts fler besök än planerat på andras sektioners årsmöten.
Personalutbildning: Kostnaderna beräknas överensstämma med budget.
Årsmötet: Kostnaderna för årsmötet beräknas överstiga budget med 59 tkr. Det beror bland annat då kostnaderna för avgiftssubvention blivit högre än beräknat. Detta då det efter att budgeten fastställts beslutades att sektionen skulle bekosta vandrarhemsövernattning och hyttplats vid överfart för deltagare.
Styrelsen: Kostnaderna för programmet beräknas understiga budget med 15 tkr. Detta beroende på mindre utbetalningar av kostnadsersättningar.
ICM: Kostnaderna för ICM beräknas överstiga budget med 116 tkr. Fair pooling system medför sannolikt högre kostnader än budgeterat. Kostnaderna för förberedande möten, bl a i Senegal, har också blivit högre än budgeterat.
Valberedningen: Kostnaderna för valberedningen beräknas i stort sett överensstämma med budget.
Budgetmötet: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Verksamhetsplanering: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Resor och oförutsedda kostnader: Kostnaden beräknas motsvara budget.

Information och kommunikation
Massmediearbete: Årets kostnader beräknas överstiga budget med 27 tkr. Då det skrivits ovanligt mycket om Amnesty (Alcalá, Lundin Oil) blir kostnaden för pressklipp högre.
Årsrapporten: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Landinformation: Kostnaderna beräknas motsvara budget.
Amnesty Press: Kostnaderna för Amnesty Press beräknas i stort sett överensstämma med budget (-36 tkr). Amnesty Press har drabbats av en ej förutsedd kraftig portohöjning samt ökade tryckkostnader. Samtidigt minskar medlemsantalet och därmed antalet tidningar som behöver tryckas upp.
Marknadsföring och Infomaterial: Kostnaderna beräknas motsvara budget.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna: Prognosen visar på ett resultat understigande budget med 186 tkr. Främsta besparingen är medlemsvärvning via telemarketing där kostnaden blir 150 tkr lägre än budgeterat.
Insamlingsarbete: Kostnaderna beräknas understiga budget med 512 tkr. En projekttjänst för fundraising blir tillsatt senare än beräknat (-150 tkr). Givarbreven blir billigare än beräknat (-150 tkr). Utskick avseende Human- och Hjälpfonden går till färre än beräknat (-60 tkr).
Försäljning: Kostnaden beräknas motsvara budget.
Almanackan 2001: Kostnaderna för denna beräknas överstiga budget med 53 tkr. Detta beror bl a på att bara hälften av det budgeterade bidraget från SCA erhållits.
Registerhantering: Kostnaderna beräknas överensstämma med budget.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna ligger efter fyra månader på 1 408 tkr, 36 % av budget. Prognosen visar på att sekretariatskostnaderna kommer att understiga budget med 234 tkr.

ADB-kostnaderna beräknas överensstämma med budget. Kostnaderna för tryckeriet beräknas understiga budget med 103 tkr, detta då ett planerat inköp alternativt leasing av en kopiator senarelagts. Hyran beräknas bli 250 tkr lägre än budgeterat då kompensation i form av hyressänkning har erhållits p g a ombyggnad i sekretariatets lokaler. Kostnaden för telefoni beräknas överstiga budget med 70 tkr.

Personalkostnader
Personalkostnaderna ligger efter fyra månader på 3 298 tkr, 31 % av total budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året, en mer exakt beräkning kan därför göras. Till följd av de vakanser som varit på sekretariatet bedöms kostnaderna för fasta tjänster helåret 2001 understiga budget med 855 kr. Till programmet läggs därför den inbesparing i budgeten om 420 tkr som ålades sekretariatet att göra vid styrelsemötet i december 2000.

Budgeten vad gäller ersättning till frivilliga beräknas överskridas med 25 tkr då fler frivilliga än beräknat utnyttjat möjligheten att få lunchersättning. Kostnaden för övertidsersättning ligger högt efter tre månader då mycket övertid köptes ut i samband med övergången till arbetstidsavtalet det nya arbetstidsavtalet som började gälla 1 februari 2001 . För hela året beräknas dock budgeterad övertidsersättning inklusive tillkommande dispnibla delen vara tillräcklig.

Internationella rörelsen
IS-avgiften beräknas överensstämma med den budgeterade. Kostnaden för 2001 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 1998 och 1999.
2. Reserv från 1999 att upplösa.
3. Reservering för IS-avgiften 2003 baserad på avgiftsunderlag 2000 och 2001.

Punkt 1 och 2 påverkas inte av det beräknade försämrade resultatet 2001. Inte heller punkt 3 påverkas då det inte budgeterats med någon reservering för 2003. Detta då avgiften att betala 2001 beräknades överstiga avgift att betala 2003 och det därmed inte behövs någon reserv enligt gällande beräkningsgrunder.


Eget kapital och reservens storlek
Förutsatt att 2001 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 13 002 tkr.

Detta kapital fördelas på en total reserv om 9 114 tkr, varav den bundna reserven utgör 5 720 tkr och den fria reserven 3 394 tkr (9 114- 5 720).

Humanfondsreserven som avsattes 1999 med 4 738 tkr upplöses 2001 med 4 060 tkr, resterande del om 678 tkr (4738 - 4 060) sparas. År 2000 avsattes 1 405 tkr till Humanfondsreserven. Ingen avsättning beräknas göras avseende 2001. Humanfondsreserven kommer därför vid 2001 års utgång att uppgå till 2 083 tkr (1 405 + 678). Det kan ifrågasättas om inte Humanfondsreserven måste upplösas efter två år. Om så är fallet minskar reserven med sparad del från 1999.

Amnestys reserv beräknas komma att överstiga den obligatoriska delen med 1 805 tkr (13 002 - 9 114 - 2 083). Om Humanfondsreserven räknas med i den obligatoriska totala reserven blir "överreserven" 3 888 tkr (1 805 + 678 + 1 405). I vart fall bör den del av Humanfondsreserven som avser 1999 års avsättning räknas till "överreserven" som då blir 2 483 tkr (1 805 + 678).

Sammanfattning
Självfallet är det svårt att förutsäga årets utfall för kostnader och intäkter redan i maj. Tertialrapporten är ändå ett värdefullt stöd för ekonomistyrningen.

Kostnadsprognosen är en helårsprognos där samtliga planerade aktiviteter under året inkluderande disponibelt 1&2 för beslut i juni och september har tagits med. En del förändringar inom de olika programmen har skett och har redovisats ovan i detalj. Årets kostnader beräknas bli 42 655 tkr mot budgeterade 44 000 tkr, d v s 1 345 tkr lägre än budgeterat. Det är främst personalkostnader och kostnader för insamlingsarbete som understiger budget.

Totalt beräknas intäkterna understiga budget med 1 612 tkr. Anledningarna till detta är att antalet medlemmar fortsätter minska och att Humanfonden bedöms ge en lägre utdelning på grund av börsnedgången.

Rapporten visar på ett underskott för 2001 efter Humanfondsreservens upplösning om 267 tkr. Detta resultat kan ställas mot sektionens beräknade "överreserver" vid årets utgång om 2 483 tkr.


5 bilagor