Direktiv för budgetarbetet 2002 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2001

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 1 juni 2001


Direktiv för budgetarbetet 2002

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2002. Riktlinjerna avser

1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Ekonomiska ramar
4. Tidplan för det fortsatta arbetet

1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 2001 är sektionens handlingsplan 2000-2004, fastställd av årsmötet i Malmö 2000. Handlingsplanen pekar ut sex huvudmål prioriterade under perioden:

1. Bekämpa tortyr och dödstraffet

2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter

4. Agera för människorättsförsvarare

5. Öka aktivismen

6. Effektivare fundraising

Det åligger styrelsen att göra prioriteringar av handlingsplanens huvudmål under perioden 2001-2004. Vid styrelsemöte i juni 2000 beslutade styrelsen att dela in handlingsplanen 2000-2004 i två perioder där den första omfattar 2001-2002 och den andra 2003-2004.

För år 2002 har följande huvudmål högsta prioritet:

1. Bekämpa tortyr och dödstraffet
3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter
5. Öka aktivismen
6. Effektivare fundraising

Hög prioritet, men kräver endast begränsade resurser:

2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

Lägre prioritet:

4. Agera för människorättsförsvarare


2. De ekonomiska förutsättningarna

Enligt handlingsplanen är målet att sektionens intäkter ökar med 5 % årligen. Enligt styrelsens beslut från juni 2000 ska sektionens ekonomiska tillväxtmål 2001-2004 definieras som 5% genomsnittlig reell tillväxt årligen. Utifrån detta mål kan man, rent matematiskt, beräkna de ekonomiska ramarna för verksamheten under hela handlingsplaneperioden. För att budgeten skall fungera som ekonomiskt styrinstrument kan inte detta mål om tillväxt ligga till grund för budgetens ram. Istället måste denna bestämmas efter det prognosticerade intäktsutfallet. Hänsyn måste också tas till om budgeten skall vara balanserad eller inte.

Ett förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har varit stadigt sjunkande de senaste åren, autogirosatsningen beräknas vända detta. För 2002 beräknas intäkerna öka med 430 tkr jämfört med prognosen för 2001 men bli 704 tkr lägre jämfört med utfallet 2000.

Gåvor och bidrag
Intäkter totalt från intäktsslaget Gåvor och bidrag beräknas öka något jämfört med prognosen för 2001 och utfallet för 2000 (exklusive Humanfondsutdelning). Enskilda intäktsslag som ökar är:
Grupper och distrikt där ökningen beräknas komma av den nyanställning som görs, av fundraisingutbildning i grupperna samt tack vare eventuella bidrag från Amnesty Business Group.
Företagssamarbete beräknas ge ett bättre utfall med tanke på den nya tjänsten projekttjänsten inom Fundraisingteamet.
Spontana gåvor borde öka då det är en trend att människor ger gåvor istället för att bli medlemmar. En satsning på insamling via internet beräknas också öka de spontana gåvorna.
Gåvor via autogiro (tidigare Amnestygiro ) autogiroprojektet innebär högre intäkter från detta intäktsslag.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2001 i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000. Hjälpfonden budgeteras till 90 % av den beräknade utdelningen i april.

Kostnaderna
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen). I stort innebär budgetprocessen att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan där handlingsplanens delmål kopplas till siffror samt att prioriteringar tydliggörs. Vidare görs en uppdelning i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Den första av de två disponibla delarna, disp 1, innehåller de kostnader som tillsammans med de fasta upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån (och kan vara såväl gammal som ny verksamhet). Den andra av de två disponibla delarna, disp 2, omfattar all form av utökning eller extrainsatser (och kan vara såväl gammal som ny verksamhet) och vars verksamhet ska vara direkt kopplad till intäkterna och inte får sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Vad gäller de disponibla delarna av budgeten fattar man under året beslut om dessa. I budgetförslaget för det nästkommande året ska både den fasta delen och de två disponibla delarna ingå. Prioriteringar ska underlättas genom att man presenterar budgetförslaget för de disponibla delarna i form av avgränsade bitar och genom att samtliga verksamheter inom de disponibla delarna åsätts en prioriteringsgrad.

Programmen grupperas i sex programområden som följer de långsiktiga målen i såväl den internationella som svenska handlingsplanen: stärka utrednings- och aktionsstrategierna, få människor att agera, främja mänskliga rättigheter, vidareutbilda människor och utveckla organisationen, förbättra information och kommunikation, samt garantera ekonomisk stabilitet och tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

De direkta kostnaderna inom ovan nämnda sex programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även kostnadsslagen: IS-avgiften, sekretariats-, och personalkostnader. Denna uppdelning har funnits i många år och bör finnas kvar för att kunna göra jämförelser över åren.


3. Ekonomiska ramar

Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på det beräknade utfallet 2002 vilket i sin tur baseras på prognosen för 2001. Av prognosen för 2001 framgår att intäkterna beräknas uppgå till 38 328 tkr. För 2002 bedöms intäkterna uppgå till 37 829 tkr. Humanfonden har då budgeterats till 70 % av det tänkta utfallet i april 2001.

Upplösningen av Humanfondsreserven uppgår 2002 till 1 405 tkr. Om denna läggs till de beräknade intäkterna för 2002 uppgår intäktsramen till 39 234 tkr (37 829 + 1405).

2002 års ekonomiska ram
Vi föreslår för år 2001 att intäkterna skall vara 39 234 tkr.

Vad gäller kostnaderna föreslår vi att kostnaderna skall vara 39 234 tkr, d v s budgeten skall vara balanserad. Detta förslag kan ställas i relation till kostnadsramen 2001 som var 44 000 tkr och kostnadsramen 2000 som var 39 600 tkr.

År 2002 kommer sekretariatet eventuellt att flytta till nya lokaler då hyresnivån kraftigt höjs. Ett beslut om detta bör fattas på styrelsemötet i september. Flyttkostnaderna beräknas till 500 tkr. Vid föregående flyttning bestämdes att flyttkostnaderna skulle belasta sektionens reserver (budgeten underbalanserades). Vi föreslår att eventuella flyttkostnader tas mot sektionens reserver.


5. Tidplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 9-10 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- En preliminär verksamhetsplan och budget presenteras styrelsen på AU-mötet den 9 september.

- På styrelsemötet den 22-23 september fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan går ut till rörelsen och som är underlag för budgetmötet.

- Den 10 november hålls budgetmötet.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet den 1 - 2 december. Definitiv budget fastställs.


Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att man utgår från att intäkterna 2002 förväntas bli 39 234 tkr inklusive upplösning av Humanfondsreserven

att budgeterade kostnader skall uppgå till 39 234 tkr.

att eventuella flyttkostnader tas mot sektionens reserver

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.

att verksamheter för år 2002 enligt bilaga 2 godkänns.





Bilaga 2

Verksamhet 2002 för beslut 2001

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2002. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

Kortkampanjen
Amnesty Press
RGB-stöd
EU-föreningen
Årsrapporten (sekretariatets förslag är att årsrapporten ej översätts 2002)
Almanackan
Medlemsvärvning (medlemsåret 2002 startar i s m Amnestyveckan i oktober 2001)
Personal (förslag att det fasta tjänsteutrymmet 2002 inte minskar)