Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2003


Granskningskommitténs rapport till årsmötet 2003


1. Inledning

Granskningskommitténs uppdrag, enligt beslut på årsmötet 1996, är att genomföra en granskning av sektionens verksamhet, förvaltning och räkenskaper. Arbetsfördelningen mellan sektionens revisor och Granskningskommittén innebär att revisorerna genomför räkenskapsrevision, medan Granskningskommittén inriktar sig på förvaltningsrevision.

Syftet med granskningen är att genom konstruktiv kritik av sektionens och Amnestyfondens styrelser samt annan formell och informell verksamhet inom svenska sektionen, bidra till den demokratiska processen. I uppdraget ingår att kontinuerligt följa verksamheten.

Granskningskommitténs arbete sker främst utifrån skrivna dokument, men även muntlig information har inhämtats, så att verksamheten löpande kan utvärderas och snabbt rapporteras till berörda personer. Händelser och protokoll från mars 2002 till början av mars 2003 har granskats.

Granskningskommittén har från juni 2002 till mars 2003 haft fyra möten, varav två i Stockholm, ett i Göteborg och ett i Malmö.


2. Granskning av sektionsstyrelsens arbete

Arbetsformer och agerande

Granskningskommittén har granskat samtliga protokoll från sektionens styrelse under tiden mars 2002 till och med januari 2003. Protokollen har i de flesta fall varit tydliga och rutinerna kring dem har fungerat tillfredsställande, men Granskningskommittén konstaterar att de ibland är så övergripande, att man måste vara väl insatt i frågorna för att kunna förstå dem och därmed kunna följa styrelsens arbete. Protokollen har dock visat på ett konstruktivt och väl fungerande styrelsearbete. Varje styrelsemöte utvärderas av ledamöterna. Dessutom genomför styrelsen årliga utvecklingssamtal.

Efter beslut på årsmötet 2001 gjordes en översyn av styrelsens arbete i syfte att minska arbetsbördan, vilket resulterade i en rapport med tio rekommendationer. Styrelsen påbörjade förändringsarbetet under förra året och åtgärderna redovisas i ett arbetsdokument: "Översyn av styrelsens arbete", som kontinuerligt uppdateras. Förändringar som har genomförts är bland annat ny beredningsorganisation, förändrad årscykel, förbättring av rutinerna kring beslutsunderlagen och utveckling av arbets- och mötesformerna.

Beredningsorganisationen

En av rekommendationerna i översynen av styrelsens arbete gällde beredningsorganisationen. Styrelsen beslutade i juni 2002 att avskaffa de tidigare utskotten och i stället tillsätta så kallade uppdragsgrupper samt en permanent internationell kommitté. Uppdragsgrupperna arbetar med tidsbegränsade projekt och sakfrågor, som till exempel handlingsplanen, distriktens roll och arbetsuppgifter, riktlinjer för specialgrupper, utvärdering av aktivistcentret i Malmö och kampanjstrategi. Den internationella kommittén skall följa den internationella rörelsens arbete.
Den nya beredningsorganisationen skall utvärderas efter två år.
Granskningskommittén konstaterar att arbetet i såväl uppdragsgrupperna som den internationella kommittén har kommit i gång planenligt.

Granskning av bokslut

Intäkter
De senaste årens trend med minskade intäkter har dessvärre fortsatt under 2002. Bidraget från Humanfondens sparare blev 4 081 tkr, vilket är ett mycket bra bidrag, men utgör endast 1/3 av bidraget 1999, beroende på den långvariga nedgången på aktiemarknaden. Även medlemsavgifter och gruppavgifter fortsätter att minska. Betalningar via autogiro ökar, vilket är positivt. Likaså är det glädjande att konstatera att stora bidrag har erhållits från grupperna i Halmstad, Hörby och Lund.

Slutresultatet för 2002 innebär dock ett underskott, som medför ytterligare minskning av sektionens reserver.

Granskningskommittén har i flera år varnat för högt ställda budgetar, där man balanserat med medel från reserverna. Vid Budgetmötet 2001 föreslog vi en budgetnivå på 38 Mkr för 2002, vilket bättre hade svarat mot utfallet, men förslaget fick inget gehör.

Det ekonomiska utfallet för 2002 visar att endast 63 % av budgeterade intäkter från gruppavgifter kommit in. Man kan fråga sig om det beror på gruppernas oförmåga att samla in pengar eller om det finns en ovilja att betala till sektionen. Granskningskommittén efterlyser en bred diskussion om gruppernas ansvar för sektionens ekonomi.

Kostnader
Kostnaderna ligger 573 tkr under budget. Stora neddragningar har gjorts framför allt på medlemsaktiviteter (38 % under budget) och på direkta programkostnader (7 % under budget). I övrigt har verksamheten bedrivits enligt budgetplanen. Hyreskostnaden är lägre för de nya lokalerna, men i gengäld låg flyttkostnaden, 407 tkr, utanför budget.

2002 års resultat medför att 3 582 tkr måste belasta reserverna. Även 2001 års underskott på 6 502 tkr belastade reserverna. Vid ingången av 2001 tycktes reserverna betryggande stora, men redan då fanns tydliga varningstecken. Nu måste reserverna åter byggas upp, om de skall kunna fungera som den trygghetsbuffert de är tänkta att göra.

Årsredovisningen är tydlig och klar.

Granskning av budget 2003

Den beslutade budgeten för 2003 är balanserad på 35 740 tkr och är, enligt Granskningskommitténs mening, realistisk. Det är viktigt att under 2003 och flera år framåt se till att kostnaderna inte överstiger intäkterna. Eftersom den fria reserven i det närmaste är förbrukad, gäller det att anpassa verksamheten till en nivå, som skapar utrymme för återuppbyggnad av reserverna. Det är djupt olyckligt att försämrad ekonomi begränsar våra ambitioner. Sektionen befinner sig nu, sorgligt nog, på en nivå som motsvarar ekonomin och verksamheten i början av 1990-talet.

Redan i vår rapport till budgetmötet 2002 tog vi upp avsaknaden av tydliga prioriteringar, som är nödvändiga i det läge som sektionen befinner sig i. Att dra ner på kostnaderna för service till aktivisterna, medlemsvärvning och insamlingsaktiviteter kan visa sig ödesdigert. Aktivisterna är en av våra viktigaste tillgångar och deras insatser behövs för att vända trenden. En rejäl satsning på insamling och medlemsvärvning kan visa sig vara enda möjligheten att vända intäkterna rejält uppåt.

Det är smärtsamt att prioritera, men i längden är det den enda vägen när svångremmen måste dras åt. Om vi försöker göra allt, fast billigare och med mindre medel, riskerar vi att förlora i kraft och styrka, samtidigt som vi fortsätter att minska och riskerar att bränna ut såväl personal som aktivister. Konkreta prioriteringar måste göras och en nystart måste till för att på sikt återskapa det Amnesty vi vill ha i Sverige. Styrelsen måste ta initiativet. Ansvaret ligger sedan på hela sektionen.

Uppföljning av styrelseprotokoll

Följande paragrafer har varit föremål för särskild granskning:

§ 160 (2-3 maj 2002) Årsmöte på distans
Granskningskommittén menar att styrelsen för snabbt avfärdade frågan om att aktivt delta i årsmötet på distans. Man borde se över vilka andra möjligheter och varianter som finns, till exempel i form av sponsring.

§ 20 (31 maj-2 juni 2002) Budget 2002
Paragrafen tar bland annat upp frågan om ett kortfristigt lån. Granskningskommittén har diskuterat lämpligheten i att ta kortfristiga lån vid likviditetssvackor och efterlyser särskilda riktlinjer för lån av pengar. Vi ser gärna en diskussion om hur problem vid ekonomiska svackor skall lösas.

§ 24 (31 maj-2 juni 2002) Förslag till ny beredningsorganisation
Arbetsutskottet (AU) ersattes av ett förberedande telefonmöte, som ej protokollförs. Granskningskommittén ställer sig frågande till detta och anser att någon form av dokumentation behövs.

§ 49 (21-22 september 2002) Planering och uppdrag
I paragrafen nämns de så kallade vilande grupperna. Granskningskommittén tar upp frågan om vilande grupper under rubriken Grupper och distrikt.


Handlingsplanen 2000-2004

Den liggande handlingsplanen går nu mot sitt slut. Det är av stor betydelse att styrelsen under året fullföljer den påbörjade utvärderingen, så att man i arbetet med kommande handlingsplan har möjlighet att ta med erfarenheter i form av fördelar, eventuella svårigheter och brister.

Handlingsplanen 2000-2004 har sex huvudmål:

1. Bekämpa tortyr och dödsstraff
2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor
3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter
4. Agera för människorättsförsvarare
5. Öka aktivismen
6. Effektivare fundraising

Genomförande
Granskningskommittén anser att arbetet med handlingsplanen har fungerat tillfredsställande. Framför allt fungerar planen som ett styrdokument för sekretariatets planering och för budgetarbetet. Under arbetet med budgeten för 2003 tog styrelsen stor hänsyn till handlingsplanens huvudmål, vilket tydligt avspeglar sig i budgetens siffror.

Av de sex huvudmålen har sektionen kommit långt beträffande arbetet med målen 1 och 3. Mål 2 kommer att lyftas fram under handlingsplanens sista år, framför allt i samband med temakampanjen för kvinnor, som startar våren 2004.
Beträffande mål 4, "Agera för människorättsförsvarare", har ännu inget arbete påbörjats. På grund av begränsade resurser har ett samarbete mellan Amnestyfonden och sektionen diskuterats. Granskningskommittén har inte hittat något beslut om hur målet skall hanteras. Vi anser det högst olyckligt om sektionen helt misslyckas med att genomföra ett av handlingsplanens sex huvudmål.

Trots ökade satsningar är det inte troligt att målen 5 och 6 kan uppnås under handlingsplanens period. Både antalet medlemmar och antalet aktiva medlemmar tenderar snarare att fortsätta minska, vilket nedanstående tabell visar. Granskningskommittén anser dock att styrelsen har gjort goda insatser för att vända trenden. Vid flera tillfällen har diskussioner kring sektionens medlemsutveckling prioriterats. Nya aktiviteter för medlemsvärvning har utvecklats och inom medlemsvärvningen har tydliga prioriteringsbeslut fattats. Nya kriterier för aktivism, i form av nyckeltal, har ökat sektionens möjligheter att följa och mäta utvecklingen beträffande aktiva medlemmar. Att sätta upp mål för aktivismen blir enklare med säkrare sätt att mäta antalet aktiva medlemmar.

Tabellen visar utvecklingen av intäkter, antal medlemmar och grupper de senaste fyra åren:



Intäkter (Mkr)
1999
2000
2001
2002
Totalt
43,040
39,833
34,793
36,200
Varav från fundraising
28,034
25,405
21,165
22,933
Medlemmar
Antal medlemmar
66 162
61 464
59 146
58 000
Antal grupper
286
259
250
249

Lokal förankring
Handlingsplanen fungerar bra som styrdokument för det centrala arbetet, men Granskningskommittén anser att mer borde göras för att ge handlingsplanen en större betydelse hos den aktiva medlemskåren. Handlingsplanen kan göras betydligt mer tillgänglig. Grupper och distrikt skulle till exempel kunna få regelbundna uppföljningar via Grupptrycket och hemsidan.

Uppföljning
Vad gäller uppföljningen av handlingsplanen, kvarstår i stort Granskningskommitténs synpunkter från förra året, nämligen svårigheten att som medlem följa sektionens arbete med handlingsplanen och hur vi gemensamt når olika delmål. Utvärderingsprocessen bör därför fastställas i samband med att handlingsplanen antas och vara betydligt mer kontinuerlig än vad som har varit fallet under arbetet med nuvarande handlingsplan.

Revidering
Det finns mål som styrelsen redan för ett år sedan ansåg inte vara realistiska. Det är fortfarande oklart hur sådana mål skall behandlas. Det hade förmodligen varit rimligt att en gång under fyraårsperioden lägga fram förslag på revideringar till årsmötet.


3. Granskning av fondstyrelsens arbete

Arbetsformer och agerande

Granskningskommitténs uppfattning är att arbetet inom fondstyrelsen har fungerat väl under året. Beredningsarbetet i utskotten har kommit igång planenligt. Hanteringen av protokollen har förbättrats och processen med att färdigställa och justera protokollen har blivit snabbare. Däremot har Granskningskommittén noterat att protokollen är svårtillgängliga för sektionens medlemmar, eftersom de inte finns att tillgå bland dokumenten på de interna medlemssidorna.

Granskningskommittén har tidigare påpekat att budgetarbetet inom fonden bör ske enligt samma former som sektionen och att förslag till budget skall skickas ut tillsammans med sektionsstyrelsens förslag till budgetmötet. I fondstyrelsens förslag bör framgå utfall under året, innevarande års budget samt budgeten för kommande år.

Insamlingsverksamheten

Även Amnestyfondens ekonomi är ansträngd. Nya intäktsslag behövs för att fonden skall få de resurser som krävs för ett aktivt biståndsarbete. Under en längre tid har sektionen och Amnestyfonden diskuterat olika former för samverkan kring insamlingsaktiviteter. Under våren har en externt tillsatt grupp utrett frågan och förslag har lämnats till sektionens och fondens styrelser. Granskningskommittén välkomnar att diskussionerna har tagit fart, ökad samverkan vore mycket positivt och skulle även minska riskerna för förvirring bland givarna.

Uppföljning av styrelseprotokoll

Granskningen av protokollen har inte gett anledning till någon anmärkning. Däremot har Granskningskommittén noterat att Amnestyfondens styrelsemöten ofta genomförs med flera ledamöter frånvarande.


4. Grupper och distrikt

Arbetsgrupper

I förra årets rapport till årsmötet tog Granskningskommittén upp frågan om så kallade vilande grupper som inte läggs ner, trots att de varken har bedrivit någon verksamhet eller betalat sina avgifter under flera år. Granskningskommittén vill återigen påpeka att detta strider mot sektionens stadgar. Rutinerna kring de vilande grupperna behöver ses över. Vi föreslår därför:

- att en tidsgräns sätts för hur länge en grupp skall kunna vara vilande,
- att gruppen, med stöd av distriktsombud och sekretariat, under denna tid aktivt skall arbeta för att bli
verksam igen,
- att gruppen läggs ner, om dessa ansträngningar inte gett resultat efter periodens slut.

Specialgrupper

Under hösten 2002 inleddes en översyn av specialgruppernas ställning och organisation inom svenska sektionen. Översynen resulterade i ett beslutsunderlag som lades fram till styrelsens möte i januari 2003. Styrelsen beslutade att fastslå följande övergripande uppgifter för sektionens specialgrupper:

- att fungera som kompetensresurs för sektionen,
- att bedriva opinionsbildande arbete gentemot allmänheten,
- att göra det möjligt för grupper, medlemmar och allmänhet att aktivt delta i Amnestys arbete med
respektive tema.

Dessutom beslutades att Policygruppen och Översättargruppen inte längre skall betraktas som specialgrupper utan som resursgrupper knutna till styrelsen. Slutligen ombads den uppdragsgrupp, som arbetat med översynen, att återkomma till styrelsens marsmöte med ett slutgiltigt förslag till beslut i frågan om specialgruppernas ställning och organisation.

Amnesty Business Group (ABG) är en specialgrupp inom svenska Amnesty. ABG består av en aktivistgrupp med frivilliga Amnestymedlemmar, en styrelse, ett rådgivande organ med 10-15 personer, som varje år utses av svenska Amnestys generalsekreterare och ABG:s ordförande och ett Business Forum med företag som aktivt vill arbeta tillsammans med ABG för att främja de mänskliga rättigheterna. ABG har också haft en projektledare, som anställdes i mars 2002 för en tid av ett år. Sektionsstyrelsen har under 2002 kontinuerligt följt ABG:s arbete. Det finns ett samarbetsavtal mellan sektionen och ABG. Avtalet har godkänts av sektionsstyrelsen. ABG:s stadgar, verksamhetsplan och budget skall antas av ABG:s styrelse och därefter godkännas av sektionsstyrelsen.
Efter att ha tagit del av samarbetsavtal, stadgar, verksamhetsberättelse och verksamhetsplan, är det Granskningskommitténs uppfattning att ABG är en väl fungerande grupp, som gör ett gott arbete. Vi kan dock konstatera att resurserna och möjligheterna skiljer sig mycket mellan ABG och övriga specialgrupper.

Distrikt

Den översyn av distriktens roll och arbetsuppgifter, som påbörjades 1999, är nu äntligen klar. På styrelsemötet i januari 2003 antogs det förslag till definition av distriktens roll och arbetsuppgifter, som översynen utmynnade i. Det fastslogs att distriktet i första hand är en arbetsnivå med samordnande uppgift att verka för Amnesty International genom egna aktiviteter, samarbete mellan grupper och medlemmar, samordning av verksamhet, stöd och utbildning samt medverkan i sektionens demokratiska processer. Distrikten har fyra övergripande uppgifter:

- att utöva påtryckningar,
- att informera och skapa opinion,
- att värva medlemmar,
- att samla in pengar.

Dessutom skall distrikten årligen rapportera om sin verksamhet och ekonomi.
Granskningskommittén välkomnar de nu fastslagna riktlinjerna, som vi menar är rimliga.

Regionkontor/Aktivistcenter

Granskningskommittén har under året genomfört intervjuer med de anställda på Regionkontoret i Göteborg och Aktivistcentret i Malmö, eftersom vi såg ett behov av att uppmärksamma arbetsmiljön och situationen för de anställda på lokalkontoren. Intervjuerna visade bland annat att ensamarbete och isolering är ett betydande arbetsmiljöproblem på arbetsplatser med endast 1-2 anställda. Det har också funnits oklarheter vad gäller arbetsledning och arbetsgivarfrågor. En stor del av arbetsledningen på de lokala kontoren ligger på frivilliga aktivister, vilket fungerar mycket dåligt och därför måste åtgärdas.

Granskningskommittén tog i ett brev till styrelsen upp frågan om decentraliserad och utlokaliserad verksamhet och de slutsatser vi drog efter intervjuerna med de anställda i Göteborg och Malmö. I brevet pekade vi på vikten av att hitta vägar till att utlokalisera/decentralisera flera funktioner till samma kontor för att undvika ensamarbete. Vi påpekade även att frågan om decentralisering och utlokalisering länge har diskuterats inom sektionen, att såväl årsmöten som styrelser har varit positivt inställda, men att mycket litet har åstadkommits.

I styrelsens svar till Granskningskommittén redogör man för de åtgärder som har vidtagits, bland annat samtal med de lokalanställda, viss utbildning/handledning samt en tillfällig anställning av en vikarie i Göteborg. Styrelsen beklagade att det kärva ekonomiska läget inte gjorde det möjligt att anställa fler på lokalkontoren på kort sikt, men att utlokalisering kombinerad med decentralisering troligen vore den bästa lösningen.

Granskningskommittén noterar med tillfredsställelse att styrelsen och sekretariatet är medvetna om problemen. Vi ställer oss positiva till såväl decentralisering som utlokalisering och välkomnar en bred diskussion kring dessa frågor samt riktlinjer för hanteringen av dem.


5. Avslutning och förslag

I vår granskning riktar vi främst uppmärksamhet på brister i beslut och underlag för att på så sätt lyfta fram frågeställningar där förändringar kan bidra till en bättre demokratisk process.
Med utgångspunkt i denna rapport föreslår Granskningskommittén årsmötet att ge styrelsen följande rekommendationer:

- att se över möjligheterna till sponsring av att via nätet aktivt kunna delta i årsmötet på distans,

- att i någon form dokumentera det förberedande telefonmöte, som har ersatt AU,

- att samtidigt som nästa handlingsplan antas, fastställa hur uppföljning, eventuell revidering och
utvärdering skall ske,

- att ta fram riktlinjer för hur frågan kring decentralisering och utlokalisering skall hanteras inom
sektionen,

- att se över rutinerna kring så kallade vilande grupper, så att det sätts en tidsgräns för hur länge en
grupp kan vara vilande, att gruppen med stöd av distriktsombud och sekretariat under denna tid aktivt
arbetar för att bli verksam igen och att gruppen läggs ner om ansträngningarna inte gett resultat,

- att initiera en diskussion kring gruppernas ansvar för sektionens ekonomi,

- att skapa nya intäktsslag till Amnestyfonden.


Stockholm i mars 2003
Svenska sektionens Granskningskommitté

Birgitta Grind (sammankallande)
Jan Nygren
Christine Pamp
Kerstin Sundman