En ny beredningsorganisation (1 bilaga) Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2002

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts
Datum: 2002-03-05

En ny beredningsorganisation (1 bilaga)

Bakgrund
Rapporten ”Översyn av styrelsens arbete” presenterades på styrelsens decembermöte 2001, då en diskussion om de framtagna rekommendationerna påbörjades. På mötet i december konstaterades ”att kravet på att styrelseledamöter ska ingå i ett utskott bör tas bort, vilket föranleder frågeställningar kring strukturen på utskotten samt för- och nackdelar med den nuvarande arbetsformen. Vissa anser att styrelserepresentation i utskotten inte bara medför en arbetsbelastning för den enskilde utan även skapar en otydlighet i arbetsflödet mellan styrelsen, sekretariatet och utskotten. Andra påpekar vikten av direktkontakt med aktivister samt att en ökad arbetsbelastning på sekretariatet blir följden av en ny samlad beredningsorganisation.”

På styrelsemötet i januari 2002 diskuterades en ny beredningsorganisation (rek 3, 4, 5 och 6 – se bilaga 1) utifrån de två alternativ som utgjorde grunden för vägvalsfrågan om en ny beredningsorganisation i sektionen. Styrelsen hade att ta ställning till en eventuell förbättring av det befintliga systemet eller ett avskaffande av utskottsarbetet och fattade efter diskussioner bland annat beslutet ”att ett konkret förslag kring en ny beredningsorganisation utarbetas till marsmötet, i vilket urvalsprocessen, delegationsordningen samt aktivistdatabasens innehåll specificeras” samt ”att styrelsen på sitt maj-möte i Ljungskile fattar beslut om en ny beredningsorganisation”.

Detta underlag skall alltså både presentera ett konkret förslag kring en ny beredningsorganisation, men lyfter dessutom fram ett antal frågor för styrelsen att diskutera.

En ny beredningsorganisation
För att minska antalet beredningsformer och minska styrelsen operativa arbete och samtidigt förstärka styrelsens strategiska roll föreslås utskotten avskaffas. Första delåtgärden är att styrelsen skall äga frågorna (årsmötesbeslut, handlingsplaneåtgärder, policyutredningar mm) längre, vilket också hänger samman med förslaget till ny årscykel. Styrelsen kommer att ägna septembermötet till att ställa samman direktiv till, av styrelsen definierade, uppdragsgrupper (storlek på gruppen, antalet aktivister inklusive ”oerfarna men intresserade”, om den ansvariga skall vara aktivist eller sekretariatsanställd, tidsplan och ett tydligt, väldefinierat uppdrag). Denna process kräver en berednings-/delegationsordning som kompletterar styrelsens arbetsordning. Därefter lämnas det operativa ansvaret att tillsätta och samordna dessa grupper till sekretariatet. I frågor av icke-operativ karaktär bör den ansvarige i uppdragsgrupper vara en aktivist.

Grunden till den nya beredningsorganisationen är alltså tillfälliga uppdragsgrupper, vars livslängd beror på uppdraget (allt från ett par månader till en längre tidsperiod som t ex för en handlingsplanegrupp). Fördelen är att aktivister oftast inte binds upp på årsbasis (vilket har visat sig vara ett hinder för vissa att delta i utskottsarbete) och att de tillfrågas för ett mer specifikt intresseområde eller kompetensområde.

För att kunna hitta dessa aktivister utvecklas en aktivistdatabas under sekretariatets förvaltning. Med hjälp av valberedningen och distriktsombuden skall databasen uppdateras med namn på personer inom olika intresseområden, kompetenser, professioner mm. Här är det viktigt att aktivt arbeta med att få in även oerfarna Amnestyaktivister, som däremot har olika intresseområden de vill utveckla och vill arbeta med. Kontakten med framför allt distriktsombuden kommer att vara mycket viktig för att identifiera nya aktivister.

Analys av en ny beredningsorganisation
På styrelsemötet i januari framkom ett antal farhågor med att avskaffa utskotten i dess nuvarande form. Nedan följer en kort analys utifrån vissa identifierade farhågor.

Minskad direktkontakt med aktivister/ skapandet av ”aktivistelit”
Att ha en bra kontakt med aktivister är viktigt. Oavsett om man, som utredningen bland annat föreslår, minskar styrelsens arbetsbelastning - antingen genom att kravet på att styrelseledamöter ska ingå i ett utskott tas bort eller genom tillsättandet av uppdragsgrupper - måste styrelsen aktivt arbeta med att ha bra och öppna kanaler med aktivister. Genom att förbättra kontakten med distriktsombuden får man möjlighet att hitta nya, intresserade aktivister. Styrelsen bör i sina direktiv definiera det antal aktivister man förutspår att varje uppdrag kommer att kräva samt att i så stor utsträckning som möjligt involvera nya aktivister i uppdragsgrupperna. Genom att aktivister tillfrågas utifrån tydligt definierade uppdrag är det troligt att man skulle kunna intressera fler kunniga aktivister men ofta har ont om tid för alltför långa uppdrag.

I möjligaste mån skall uppdragsgrupperna vara en ”inkörsport” för aktiva Amnestymedlemmar och vara en rekryteringsbas för styrelsens arbete. Dock är det huvudsakliga syftet med uppdragsgrupperna (liksom med dagens utskott) att bereda frågor för styrelsen.

För mycket ”bestämmande” på sekretariatet och de anställda
Styrelsen äger frågan längre och ger ett tydligt direktiv till sekretariatet kring tillsättandet av varje uppdragsgrupp. Grupperna kommer att huvudsakligen bestå av aktivister. I de flesta fall kommer dessutom en aktivist att ha huvudansvaret för uppdragsgruppen.

Ökad arbetsbelastning för sekretariatet
Det är viktigt att styrelsen tydligare definierar uppdragen. En stor del av problemen idag handlar om att utskotten får stora, odefinierade uppdrag från styrelsen. Ju större uppdrag, desto fler aktivister kommer att finnas i gruppen och desto mer liknar uppdragsgruppen ett tillfälligt utskott med en aktivist som ansvarig, men nyckelordet är tillfälligt. Sekretariatets roll är att avlasta styrelsen och aktivister från ett operativt arbete.

De uppdrag som idag finns utlagda på utskotten och som inte hinner avslutas inför kommande styrelseår bör behandlas separat av styrelsen, då en del av uppdragen (t ex indirekt statligt stöd och CDU-utredningen) ligger helt utanför sekretariatet idag.

Avslutningsvis bör markeras att en internuppföljning av den nya beredningsorganisationen bör genomföras 2003 med en uppföljande utvärdering 2004.

Att diskutera
Vilka permanenta kommittéer bör styrelsen komplettera den nya beredningsorganisationen med? Idag finns t ex en grupp som arbetar med flyktingfrågor förutom våra specialgrupper. Ett förslag vore t ex en permanent internationell kommitté.

Vilken ansvarsfördelning skall göras inom styrelsen? Idag finns förutom utskottsansvaret distriktsansvar, regionansvar, ansvarsperson för specialgrupper, för ungdomsgrupper mm. Distriktsansvaret bör finnas kvar, och utvecklas, enligt översynsgruppens rekommendationer. Skall de andra finnas kvar? Finns det ytterligare ansvarsområden, t ex ansvarig för EU-föreningen? Skall styrelsen ha speciellt ansvariga kontaktpersoner vid större uppdrag? Skall styrelsens medlemmar ha speciella bevakningsuppdrag (som idag ligger på utskotten)? Leder detta till en i realiteten ökad eller minskad arbetsbelastning hos styrelsen?

Förslag till beslut

att de tidigare tillsatta arbetsgruppen (bestående av Hanna Roberts, Henrik Zetterquist och sekretariatet) ges i uppdrag att inhämta synpunkter på förslaget till ny beredningsorganisation från ett par distriktsombud samt valberedningen;

att arbetsgruppen ges uppdraget att färdigställa förslaget, inklusive ett förslag till berednings-/delegationsordning, till majmötet.


Bilaga 1


Rekommendationer från rapporten ”Översyn av styrelsens arbete” avseende en ny beredningsorganisation.

3. Beredningen av styrelsens arbete bör förenklas och koncentreras i ett samlat beredningsuppdrag där sekretariatet ges i uppdrag att bereda styrelsens arbete i samverkan med aktuella grupper av förtroendevalda (utskott m m). Härvid bör ordningen att styrelseledamöter ska leda och ingå i utskotten kunna upphöra. Även andra tidigare krav på personsamband mellan styrelse och andra grupperingar inom Amnesty bör ses över.

4. Frågor om rollfördelningen mellan styrelse-sekretariat bör hållas levande och tas upp för genomgång med varje ny styrelse.

5. Styrelsen bör än tydligare utvecklas till att vara en uppdragsstyrelse - där arbetet koncentreras till strategiska frågor och att lägga ut tydliga uppdrag till operativt ansvariga samt att noga följa upp verksamhetens utveckling.

6. Styrelsen bör mer självständigt styra hanteringen av de strategiska frågorna och utvecklingsfrågorna genom inrättandet av en mer flexibel beredningsorganisation där arbetet i utskotten kompletteras med särskilda utredningar och projektgrupper och arbetsgrupper i viktiga frågor. Alternativt avskaffas utskottsorganisationen helt så att det berednings- och utvecklingsarbete som behövs utöver sekretariatet helt bemannas i särskild ordning beroende på de aktuella behoven. I en sådan ordning kan det vara aktuellt att på särskilda områden inrätta rådgivande kommittéer med förtroendevalda för att säkerställa att särskild kompetens tillförs sekretariatet (t ex policykommitté).