Förslag till årscykel för sektionsstyrelsens arbete Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2002

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts, Henrik Zetterquist, Sekretariatet
Datum: 5 mars 2001

Förslag till årscykel för sektionsstyrelsens arbete

Inledning
Rapporten "Översyn av styrelsens arbete" innehåller rekommendationen att "styrelsens årscykel bör ses över och tydliggöras för att skapa en bättre rytm och större effektivitet i styrelsearbetet" (rekommendation 9). I rapporten finns ett förslag som i stort bygger på den befintliga styrelsemötesplaneringen, men där "huvudtemat" för respektive styrelsemöte renodlats. Vi har tagit fasta på denna inledning, men utvecklat den något, framför allt med tanke på de diskussioner om budgetprocessen som förts inom D-utskottet och på sekretariatet.

Ny årsmötescykel
Förslaget till ny årsmötescykel innehåller en större nyhet, och det gäller tidpunkten för sekretariatets förslag till budget, som föreslås flyttas till oktober. Anledningen till detta är att vi anser det lämpligt att sekretariatet har sin verksamhets- och budgetplanering efter att styrelsen fattat rambeslutet om nästkommande års budget, och inte som nu före, d v s i maj. Rambeslutet om nästkommande års budget bör även fortsättningsvis tas på junimötet och inkludera beslut om långsiktiga åtaganden (personal, Amnesty Press, Kortkampanjen m m). Sekretariatets planering skulle då äga rum i slutet av augusti och på styrelsens septembermöte skulle eventuella justeringar av ramen kunna göras (t ex utifrån innevarande budgetårs andra tertialrapport). Sekretariatets slutliga förslag till budget presenteras så på styrelsemötet i oktober. Förslaget till en ny årscykel finns i schemat nedan där vi också valt att lägga in kolumner för sekretariatets, sektionens och den internationella rörelsens planering. Ett sådant schema skulle efterhand kunna fyllas på (bl a med tidpunkter för styrelsens AU) för att lättare få en överblick av verksamhetsåret på olika nivåer.

Konsekvenser av det nya förslaget
Det nya förslaget till årscykel skulle innebära förändringar under framför allt den andra halvan av året. Styrelsens septembermöte bör även framöver ligga i slutet av månaden, eftersom det är viktigt att den andra tertialrapporten finns tillhands för beslut om disponibla delar och eventuella justeringar av ramen för nästkommande års budget. Oktobermötet bör också ligga i slutet av månaden, vilket får till följd att såväl budget- som decembermötet måste skjutas fram en eller ett par veckor i tiden.

Vi tror inte att distriktens möjlighet att komma med synpunkter på budgeten minskar med detta förslag, eftersom "remisstiden" blir ca en månad fram till budgetmötet. Förslaget ligger också i linje med vad D-utskottet kommit fram till i sin utredning om budgetprocessen. Däremot bör man fundera på hur man lägger AU under hösten, och kanske till och med överväga att inte ha något AU inför oktobermötet, på samma sätt som det i allmänhet inte finns något AU inför junimötet. I diskussionen om längden på de olika styrelsemötena skulle man också kunna tänka sig att oktobermötet är relativt kort och i stort sett enbart koncentrerar sig på sekretariatets förslag till budget.

Förslag till beslut

att anta förslaget till ny årscykel för styrelsen

att uppdra åt Hanna Roberts och Henrik Zetterquist att tillsammans med sekretariatet till styrelsens majmöte inkomma med ett mer detaljerat förslag till möteskalender för styrelsen med angiven tidsåtgång för respektive styrelsemöte

Schema över styrelsens nya årscykel - förslag