Uppföljning av demokratiutredningens rapport – styrelsens tillgänglighet på nätet Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2013

Till: Styrelsen
Från: Strategigrupp 1 (SG1)
Datum: 22 januari 2013


Uppföljning av demokratiutredningens rapport – styrelsens tillgänglighet på nätet

Bakgrund

Vid årsmötet 2012 presenterade en uppdragsgrupp slutrapporten från den sk Demokratiutredningen.
Två av de rekommendationer som ges (s. 17) är följande:

      Styrelsen bör utveckla möjligheterna för medlemmar att via webben löpande följa och delta i styrelsens arbete och diskussioner samt ge kommentarer. Det vill säga inte bara att som idag kunna följa beslut som har fattats.

Styrelsen bör också överväga möjligheten att i framtiden även kunna direktsända styrelsemöten live på medlemssidorna för att man som medlem ska kunna följa diskussionen runt sina intresseområden hela vägen fram till beslut.

Stadgar och arbetsordning

Sektionens stadgar reglerar inte medlemmarnas möjligheter att löpande följa styrelsens arbete och diskussioner. Dock sägs följande i stycke 17 i arbetsordningen:
      Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar, dock utan yttranderätt. Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna, som rekommenderas anmäla sin önskan om deltagande i förväg. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen är styrelseintern.

Överväganden

Styrelsen har tidigare behandlat frågan om direktsända styrelsemöten och valde då att inte gå vidare med denna fråga. Denna fråga lämnas därför därhän i detta underlag.

Medlemmar som önskar delta vid styrelsens sammanträden har idag fullt tillträde. Intresset har hittills visat sig vara mycket svagt.

Medlemmar som önskar informera sig om ärenden inför kommande styrelsesammanträden har idag mycket goda möjligheter att göra så via medlemssidorna, där dagordning och handlingar läggs ut. Medlemmar ges i praktiken tillgång till dessa handlingar samtidigt som styrelsens ledamöter. Medlemmar som önskar kontakta styrelseledamöter före sammanträden för att diskutera ärenden har idag goda möjligheter att göra så.

Möjligheterna för medlemmar att idag kunna diskutera frågor i ”forum” online är tyvärr ännu begränsade. Arbete pågår dock för att inom kort kunna lansera ett medlemsforum online som avsevärt kommer att kunna förbättra diskussions- och dialogmöjligheterna. I skrivande stund är det tänkt att styrelsen kommer ha en del av medlemsforum där styrelsen har möjlighet att föra dialog med intresserade medlemmar. Medlemsforumet kommer fungera som en ny kanal till medlemmarna, aktuella frågor som ICM, motioner och förslag till årsmötet med mera, kan mycket väl diskuteras med medlemmarna genom denna kanal.

Protokoll från styrelsens sammanträden är tillgängliga online för föreningens medlemmar så snart de justerats. Protokollen är skrivna på ett sådant sätt att även medlemmar som inte tidigare är insatta i frågorna ska kunna följa behandlingen och förstå beslutsunderlag, diskussion och beslut. Styrelsen publicerar även efter varje styrelsesammanträde ett nyhetsbrev kallat ”Styrelsen Informerar” (SI) på vilket alla medlemmar kan prenumerera.

SG1 gör bedömningen att det redan finns goda möjligheter för den intresserade medlemmen att inhämta information om ärenden som ska behandlas och goda möjligheter att kontakta styrelsen för påverkansarbete. Dock kan medlemssidorna överlag uppfattas som svårnavigerad och styrelsens underlag med mera, kan vara svåra att hitta för den ovane användaren. Vid en framtida redesign av medlemssidorna kan navigationen överlag förbättras. Det är samtidigt svårt att skatta hur många medlemmar som är så pass intresserade så att medlemmen aktivt söker upp handlingar och protokoll.

"Styrelsen informerar" skrivs av styrelsen och syftet att är att öka kunskapen och intresset för styrelsens arbete genom att i korta texter lyfta några av de ämnen som avhandlats på styrelsens sammanträden. Denna kanal är mer lättillgänglig och ”puffas” för på medlemssidorna. SG1 tycker att SI är en bra produkt som förhoppningsvis kan få en större spridning i framtiden. Exempelvis kan SI läggas upp på det framtida medlemsforumet vilket skulle förenkla medlemmarnas möjlighet till dialog med styrelsen.

Amnesty Press är ytterligare en kommunikationskanal till medlemmarna. I dagsläget har styrelsen en stående sida i tidningen. Tidningen går att ladda ner via tidningens hemsida. Det pågår en diskussion om Amnesty press framtida upplägg och form. Ett tänkbart framtida scenario är att Amnesty Press får en förbättrad nätplattform. Styrelsens kommunikation med medlemmarna kommer troligen påverkas av en sådan förändring i likhet med tidningens övriga innehåll. Med hänsyn till den pågående processen är det i dagsläget svårt att uttala sig om denna kommunikationskanal. SG1 anser dock att styrelsen även i fortsättningen bör använda Amnesty Press som en kommunikationskanal med medlemmarna, bland annat med hänsyn till tidningens stora upplaga.
Två pågående processer påverkar till stor grad styrelsens framtida kommunikation med medlemmarna via webben. Sektionen kommer arbeta fram ett medlemsforum under början av våren. Det pågår en diskussion om Amnesty Press framtida upplägg och form. Utöver detta kommer även sektionens medlemssidor genomgå en revision. Med hänsyn till dessa pågående processer är det i dagsläget svårt att definitivt uttala sig om hur styrelsens framtida kommunikation med medlemmarna via webben bör se ut. SG1 anser dock att styrelsen bör behålla nuvarande kanaler till medlemmarna samt etablera en dialog med medlemmarna genom kommande medlemsforum.

Förslag till beslut

SG 1 föreslår att styrelsen beslutar

att behålla nuvarande information och kanaler till medlemmarna via webben, (tillgång till styrelsemötens handlingar och protokoll, information om styrelseledamöter samt kontaktuppgifter, Amnesty Press, Styrelsen informerar),

att etablera en dialog med medlemmarna genom kommande medlemsforum.