Protokoll februarimötet 2013 Protokoll från 1-2 februari 2013

PROTOKOLL FÖR STYRELSEMÖTE 2 FEBRUARI 2013
SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL

Tid: 2 februari 2013
Plats: Sekretariatet, Alsnögatan 11, Stockholm
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Kristina Lindquist
Justerare: Michael Falk

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Kristina Lindquist
Elisabeth Löfgren
Natasja Persson
Pär Sköld
Tora Törnquist

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 116-131)
Hannah Laustiola (§ 116-131)

Övriga
Simon Elvnäs, konsult från Beteendebyrån (coach till ordförande, § 116-131)
Anna Nilsdotter, rekryteringsgruppen för ny generalsekreterare (§ 132)

Frånvarande

Maja Åberg


§ 116 Mötet öppnas

Sofia Halth öppnar mötet.


§ 117 Fastställande av dagordningen

Tiden justeras på några punkter.

Beslut

att fastställa dagordningen med nämnda förändringar.


§ 118 Protokoll från från förra styrelsemötet

Beslut

att lägga protokollet från decembermötet till handlingarna.


§ 119 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.

Styrelsen noterar att § 83 från oktobermötet 2011, uppföljning av ICM-beslut 6:2011, inte längre är möjligt att följa upp då IS har valt en annan strategi än den sektionen föreslog. Beslutet avförs därmed från listan.


§ 120 Utvärdering av tidigare styrelsemöte

Michael Falk går igenom styrelsens utvärdering av decembermötet.


§ 121 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam sedan styrelsens senaste möte:

3 januari

Beslut

att välja Elisabeth Löfgren till reserv i ICM-delegationen 2013.


§ 122 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar. Sektionen deltog nyligen i en stor manifestation på Mynttorget, arrangerad på endast två dagar, med anledning av den uppmärksammade gruppvåldtäkten i Indien. På MENA-området är det roligt att notera att många grupper är mycket aktiva och kampanjen Skriv för frihet fick bättre resultat än förra året (som var första gången sektionen deltog). Amnesty fick dessutom svar på solidaritetshälsningar från två av fångarna i kampanjen och kunde därmed återkoppla goda nyheter till medlemmarna. Sektionen har nått över 100 000 medlemmar och givare och avhoppen också gått ner. På grund av situationen på internationella sekretariatet (IS) släpps färre rapporter än vanligt vilket har påverkat synligheten i media negativt men detta har börjat vända lite på sistone. Sekretariatet har också haft en andra utbildning i jämställdhetsintegrering. Gällande MR i skolan börjar sista delen nu med att starta MR-skolor. Rekryteringen av nya avdelningschefer har avslutas och de två nya cheferna kommer att presentera sig vid styrelsens marsmöte, en ny HR-ansvarig har också anställts.


§ 123 Rapport från styrelsemedlemmar

Ledamöterna går igenom vad de har arbetat med sedan senaste mötet.


§ 124 Rapport från Amnestys internationella kommitté

Lisbeth Kohls har inget att rapportera från AIK.


§ 125 Rapport från Amnestyfonden

Andreas Bokerud berättar att Amnestyfonden vid deras nästa möte kommer att få besök av biståndskoordinatorn från IS. Fonden märker av förändringarna på IS och kommer ta upp det vid mötet.

Personalrepresentanterna i Fondstyrelsen har lyft frågan om de fyller någon funktion i styrelsen. Frågan kommer tas upp igen vid styrelsemötet och det kommer förmodligen resultera i ett förslag till årsmötet om att att avskaffa personalrepresentanterna. En konsekvens skulle bli att antalet förtroendevalda i Fondstyrelsen utökas istället.

Fonden kommer också att anställa en till person för att möta det ökade antalet ärenden som kommer till dem.


§ 126 Uppföljning demokratiutredningen

- Årsmötets tillgänglighet på nätet

Andreas Bokerud föredrar underlaget från decembermötet, då frågan bordlades. Utgångspunkten i demokratiutredningen var att fler medlemmar ska bli delaktiga i den interna demokratin. Frågan handlar dels om livesändning, men i förlängningen mer om huruvida styrelsen vill ha en beslutsform som medger att deltagarna inte är fysiskt närvarande på mötet.

Styrelsen inleder med att diskutera frågan om vilken funktion det kommande medlemsforumet bör spela i årsmötesförhandlingarna. Flera ledamöter anser att medlemsforumet är en bra arena för diskussioner inför årsmötet och att åsikter därifrån skulle kunna integreras på något sätt i årsmötesdebatten på plats. Däremot menar många att det, åtminstone för i år, räcker med den möjligheten. Några menar dock att inläggen i medlemsforumet skulle kunna systematiseras som inspel i debatten på årsmötet, t ex genom skriftliga sammanfattningar av diskussionerna där, och på så vis ges större tyngd i beslutsfattandet.

I slutänden kommer styrelsen dock fram till att det är viktigt att möjliggöra diskussion inför årsmötet om motionerna och förslagen i medlemsforumet och sedan på passande sätt se till att årsmötet delges den diskussion som förts och förs.

Vidare diskuterar styrelsen frågan om möjligheten att delta i årsmötesbeslut via webben. Cirka hälften av styrelsen anser att demokratiutredningens förslag om att öka deltagandet i årsmötets beslutsprocesser via digitala arenor är principiellt bra. De önskar se att styrelsen uttalar sig till stöd för en sådan utveckling men att frågan tas upp igen under hösten för att ge mer tid åt hur ett sådant system skulle kunna se ut i praktiken. Allt som kan öka deltagandet ses då som ett värde i sig och ett bra komplement till det fysiska deltagandet på årsmötet.

Den andra hälften av styrelsen anser att styrelsen har för lite kunskap om vilka konsekvenser ett sådant system eventuellt kan föra med sig och menar därför att styrelsen bör undersöka saken närmare. Värdet av att vara på plats och värdet av att låta det finnas en viss tröghet i processerna för att garantera genomtänkta demokratiska beslut ses som fördelar med nuvarande system.

Två förslag ställs mot varandra, det första om att styrelsen ska uttala sig som principiellt för en utveckling som möjliggör ett digitalt beslutsförfarande vid årsmötet i framtiden; och det andra ett förslag om vidare utredning av för- och nackdelar med detsamma. Efter en jämn omröstning, fyra ledamöter för det förstnämnda och fyra ledamöter emot - faller avgörandet på ordföranden som lägger sin röst på det senare förslaget. Där finns i sin tur alternativet att låta en av styrelsens strategigrupper titta vidare på frågan eller att ge det i uppdrag åt en uppdragsgrupp. Ordförande förespråkar det senare med hänvisning till styrelsens höga arbetsbörda.

Slutligen lyfts frågan om livesändning upp och det konstateras att det redan finns beslut kring detta från de två senaste åren samt att dessa beslut föregicks av grundlig diskussion inom styrelsen. Således ser ingen någon anledning att i nuläget ompröva tidigare beslut och ingen diskussion förs heller.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att möjliggöra att en diskussion kring årsmötesfrågorna startas i medlemsforum och att denna diskussion delges årsmötet på lämpligt sätt,

att uppdra åt sekretariatet i samråd med SG1 senast till oktobermötet ta fram direktiv till en uppdragsgrupp som bereder ett underlag om för- och motargument samt praktiska aspekter på frågan om deltagande på årsmötet via webben,

att uppdra åt sekretariatet att årsmötet 2013 livesänds enligt samma principer som 2012.


- Styrelsens tillgänglighet på nätet

Andreas Bokerud föredrar förslaget från SG1 angående i vilka kanaler styrelsen ska finnas tillgänglig på nätet och vilken information de bör kommunicera ut. Två pågående processer påverkar till stor grad styrelsens framtida kommunikation med medlemmarna via webben och med hänsyn till dessa är det i dagsläget svårt att definitivt uttala sig om hur styrelsens framtida kommunikation med medlemmarna via webben bör se ut. Under tiden befäster förslaget från SG1 således användandet av nuvarande kanaler med tillägget av det nya medlemsforumet som en ytterligare arena.

Ingen diskussion förekommer.

Beslut

att behålla nuvarande information och kanaler till medlemmarna via webben, (tillgång till styrelsemötens handlingar och protokoll, information om styrelseledamöter samt kontaktuppgifter, Amnesty Press, Styrelsen informerar),

att etablera en dialog med medlemmarna genom kommande medlemsforum.


§ 127 Medlemsavgifterna 2014

Lise Bergh berättar att medlemsavgiften inte har höjts på femton år och att sekretariatet, utan att i nuläget ta ställning till om de bör förändras eller inte, anser att det är dags att se över frågan om avgifternas storlek. En uppenbar fördel med en höjning är att sektionen får in mer pengar medan en nackdel är risken att förlora medlemmar som idag ligger på minimibeloppet. Sekretariatet vill genom att lyfta frågan vid detta möte höra om styrelsen överlag tycker att det är intressant att titta vidare på frågan eller om den kan avföras helt tillsvidare. Om styrelsen vill se ett fördjupat underlag till marsmötet, söker sekretariatet synpunkter på vilka aspekter som saknas eller bör belysas mer ingående. Att frågan tas upp igen vid nästa möte innebär inte att styrelsen binder sig vid en förändring av medlemsavgifterna.

Några ledamöter anser att medlemsantalet i sig har så pass stort värde att risken att tappa medlemmar är skäl nog att inte höja avgifterna och därmed menar de att frågan inte behöver tas upp igen. Det är att föredra att ha fler medlemmar som ger mindre gåvor än färre som ger större gåvor, anser de. Samtidigt konstaterar de att Amnesty vid en höjning skulle ligga i det högre segmentet i en jämförelse med andra liknande organisationers medlemsavgifter.

Övriga ledamöter efterfrågar dock ett fördjupat underlag i vilket följande aspekter bör lyftas, utöver de som tagits upp i liggande underlag:

- Hur en kommande förändring av medlemsavgifterna påverkar intäkterna och kostnaderna, med utgångspunkt i den 5-årsprognos styrelsen fick presenterad till decembermötet
- Relationen mellan vad som är mest kostnadseffektivt, att få mer intäkter från de medlemmar vi redan har, eller sikta på att öka antalet medlemmar
- Tydliggöra vad som händer med de medlemmar som redan idag betalar mer än minimiavgiften
- Hur påverkar inflationen intäkterna från medlemsavgifterna om de hålls oförändrade? I dagsläget har vi förlorat pengar per medlem jämfört med när nuvarande avgift fastslogs, men det ökade medlemsantalet har täckt upp förlusten och lett till att vi trots det fått ökade intäkter. Kan sektionen räkna med den utvecklingen också i framtiden i det fall avgifterna kvarstår på nuvarande summa?
- Belys vad flera olika förändrade nivåer skulle innebära, inte endast ett alternativ.
- Vad en höjning skulle innebära för mångfaldsaspekten i medlemskåren
- Om det finns det ekonomiska risker, och i så fall vilka, med att inte höja avgifterna, med hänsyn till nuvarande intäktsmål
- Utveckla argumenten för en höjning
- Om det finns det möjlighet att höja minsta gåvan på autogiro för värvning men samtidigt behålla nivån för de befintliga medlemmar som idag ger miniminibeloppet
- Belys förhållandet mellan medlemsavgift och medlemsutveckling, det vill säga – om det finns ett samband däremellan som påverkar benägenheten att gå med i en organisation
- Sekretariatets syn på möjligheten att likt vissa andra organisationer ha olika former av medlemskap som ger olika förmåner
- Berör frågan om varför den lägre avgiften för pensionärer och studenter togs bort, samt varför sektionen idag har 20-årsgräns för ungdomsavgiften. I samband med detta bör det också tas upp huruvida det vid en höjning finns möjlighet att sänka avgiften för dessa grupper istället.
- Vad effekterna blir för telefundraising vid en höjning när det gäller hur ofta TF, jämfört med idag, kommer kunna ringa de medlemmar som skänker mer än medlemsavgiften för att be dessa höja sin gåva, då de vid en höjning måste lägga mer tid på att ringa de medlemmar som vid en höjning hamnar under det nya minimibeloppet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett fördjupat underlag om för- och nackdelar med en eventuell förändring av medlemsavgifterna.


§ 128 Implementering ICM-beslut 22

Lise Bergh föredrar. ICM-beslut 22:2011 redogör för den information om löner och ersättningar som den internationella styrelsen (IEC) årligen ska rapportera. ICM-beslut 22 ålägger inte sektionerna att implementera beslutet, som enbart avser IEC. Styrelsen har däremot uppdragit åt sekretariatet att ta fram den information som krävs för att eventuellt införa delar av, eller motsvarande information, för svenska sektionen.

Sekretariatet ser ingen risk i att presentera siffrorna på den externa hemsidan och tycker transparens kring detta är bra. Styrelsen diskuterar vilken information som ska tillgängliggöras utifrån ett risk- och kommunikationsperspektiv. Av de saker som IEC väljer att redovisa ställer sig styrelsen positiva till att tillgängliggöra samma information utom när det gäller kvoten mellan högsta och lägsta lön samt information om ersättningar för utlägg, då dessa inte är relevanta på samma sätt i den svenska kontexten av olika skäl.

Kvarstår att redovisa externt gör information om generalsekreterarens lön och avtal, samt information om hur mycket styrelsen begärt i ersättning för förlorad arbetsinkomst.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att tillgängliggöra uppgifterna kring löner och ersättningar i enlighet med sekretariatets underlag till februarimötet och förd diskussion.


§ 129 Inför årsmötet

- Lägesrapport

Hannah Laustiola informerar kort om läget gällande årsmötesförberedelserna samt redogör för för- och nackdelar med de olika modeller för beslutsfattande som är aktuella när man använder sig av påverkanstorg som beredningsform. Styrelsen behöver främst ta ställning till om möjligheten till diskussion i plenum ska finnas eller inte.

Styrelsen är enig om att diskussion i plenum bör tillåtas men ställer sig positiva till att låta sekretariatet hitta en lämplig form för att avgränsa diskussionerna tidsmässigt. Huvudfokuset måste dock vara att diskussionerna i så hög utsträckning som möjligt ska ske under påverkanstorget. Styrelsen önskar också se någon form av sammanfattning av diskussionerna från påverkanstorget.

- Seminarier och anföranden på årsmötet

Hannah Laustiola presenterar ett översiktligt upplägg på seminarier inför årsmötet samt ett specifikt seminarium om IT som sekretariatet tagit fram på styrelsens begäran. Det senare är tänkt att handla om den aktivistportal sekretariatet tänkt lansera och gärna får medlemmarnas synpunkter på.

Styrelsen ger sitt samtycke till att genomföra det föreslagna IT-seminariet men uppmanar sekretariatet att försöka se till att det finns strategiska vinklar att lyfta och diskutera så att seminariet inte enbart kommer att handla om operativa aspekter på aktivistportalens utformning.

Ett annat förslag som lyfts är att koppla ihop seminariet med det internationella målet om att Amnesty ska fyrdubbla sin påverkan till år 2020 genom att lyfta vad IT betyder för möjligheterna att mobilisera fler för att kunna påverka i MR-frågorna.

Diskussion uppstår om vem som ansvarar för seminariet då tanken om ett IT-seminarium härstammar ur uppföljningen av ett årsmötesbeslut om IT-frågor. Styrelsen kan inleda seminariet men överlåter därefter åt sekretariatet att hålla i seminariet.

Styrelsen diskuterar även vilka övriga seminarier de själva vill hålla i och kommer fram till att de utöver IT-seminariet, med hänsyn till de omfattande internationella förändringsprocesserna samt att det är ICM-år, bör ansvara för två seminarier om internationella frågor. Den exakta utformningen av dessa två seminarier tas upp vid kommande möte. Ett av dessa skulle kunna beröra frågan om insamling utanför 90-kontot ur ett internationellt perspektiv. Frågan om seminariets utformning har vid föregående möte uppdragits åt två ledamöter att se över och inget nytt beslut fattas således om detta.

- Styrelsens förslag

Styrelsen går igenom vilka förslag de, utöver de redan beslutade, ska lägga till årets årsmöte. Likt varje år kommer ett förslag om medlemsavgifterna för nästkommande år att läggas. Frågan ska i enlighet med tidigare förd diskussion fattas beslut om på styrelsens marsmöte. Vid det mötet kommer styrelsen även att återkomma till frågan om huruvida de ska lägga ett förslag om onlineval av förtroendevalda.

Styrelsen har även under en längre tid diskuterat att lägga ett förslag på att införa någon form av motionskommitté som bereder motioner före årsmötet. Hannah Laustiola upplyser om att en motion med just det förslaget nyligen har inkommit till sekretariatet och styrelsen beslutar därmed att de inte själva kommer lägga ett sådant förslag.

Då sektionen lämnat in en resolution till ICM bör denna också översättas och ett förslag formuleras kring resolutionen där årsmötet ombeds bifalla att resolutionen lämnats in samt komma med synpunkter på den till stöd för ICM-delegationens arbete under rådsmötet.

- Förklaring internationella beslutsprocesser

Lise Bergh redogör för den interaktiva digitala förklaringsmodell för internationella beslutsprocesser som sekretariatet på styrelsens uppdrag ska ta fram inför årsmötet. Styrelsen anser att modellen verkar bra men tillägger att det om möjligt kan vara bra att komplettera den digitala varianten med något tryckt informationsmaterial för de medlemmar som inte har tillgång till internet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att genomföra ett IT-seminarium på årsmötet enligt underlag,

att utöver IT-seminariet arrangera två seminarier som rör internationella frågor,

att uppdra åt ICM-delegationen med hjälp av översättargruppen översätta ICM-resolutionen och ta fram ett förslag baserat på resolutionen senast till marsmötet,

att uppdra åt ICM-delegationen att senast 3 mars återkomma i forum med förslag på upplägg för styrelsens två seminarier,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram en förklaringsmodell om internationella beslutsprocesser utifrån underlaget samt i beaktande av styrelsens diskussion.


§ 130 Inför Charis Assembly och Directors Forum

Sofia Halth inleder och Lise Bergh rapporter därefter från det nordiska GS-mötet som nyligen hållits inför det gemensamma Chairs Assembly (CA) och Directors Forum (DF). Utöver frågan om vilken roll sektioners GS bör ha vid ett möte vars fokus är governancefrågor, diskuterades även tre viktiga frågor att lyfta vid mötet:
Den första om följderna för organisationens research efter nedskärningar på alla programenheter. Där handlar det om att visa siffror för research då detta inte syns i den budget för Global Transition Programme (GTP) som är framlagd. Den andra frågan handlar om att tydliggöra det logiska resonemanget bakom varför just GTP är det bästa ur ett MR-perspektiv. Det vill säga, varför påverkansarbetet antas bli bättre av att IS utlokaliseras. Det tredje området gäller ett krav på att de rekommendationer den referensgrupp (RG) som utrett situationen på IS, ska genomföras.

Styrelsen instämmer i detta och understryker vikten av att de nämnda frågeställningarna lyfts upp, samt kommer med ett antal medskick:

• Det som svenska sektionen tar upp i resolutionen till ICM om Amnestys kärnvärden bör lyftas upp även vid detta möte som också erbjuder en möjlighet att hämta stöd för resolutionen av andra sektioner inför ICM. Snabbhet och effektivitet betonas i många dokument som beskriver målen för hur Amnesty ska se ut när GTP genomförts, och det är viktigt att de målen inte uppfylls på bekostnad av kärnvärden som trovärdighet och korrekthet.
• Det är bra att nyckeltal tas fram för att mäta MR-påverkan, men det bör tydliggöras än mer hur rörelsen ska kunna mäta den fyrdubblade MR-påverkan som är målsättningen för GTP och modeller för detta bör tas fram.
• Trots att processen så här långt har utvärderats och åtgärder ska vidtas för att säkerställa att allt fungerar på ett bra sätt i fortsättningen, finns viss oro kring hur processen kommer fortlöpa och specifikt kring den takt i vilken förändringar planeras ske. Det är en ambitiös förändringsagenda och det behövs tydliga förtroendeskapande åtgärder och kontrollpunkter framåt, inte minst hos sektionerna, för att undvika att upprepa de misstag som skett tidigare.
• Styrelsen uttrycker viss oro för signaler som kommit om att ledningen på IS inte tar rekommendationerna från RG på så stort allvar som situationen kräver. Styrelsen vill betona vikten av att följa RG:s rekommendationer, specifikt gällande involveringen av och förankringen med mellancheferna på IS i den fortsatta processen.