Bilaga 1 - En genomgång av sektionsstyrelsens möten 2001 Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2002

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 15 januari 2002

Bilaga 1 - En genomgång av sektionsstyrelsens möten 2001

Inledning
Följande är en kortfattad genomgång av styrelsemötena 2001 avseende innehåll och tidsåtgång. Vi har valt att dela in punkterna på styrelsens dagordning i fem övergripande kategorier:

1. Rapporter
2. Info/diskussion
3. Beredning
4. Beslut
5. Övrigt

1. Rapporter
Här avses den stående punkten "Rapporter" på dagordningen, men också övriga rapporter som ges. Exempel på sådana under året har varit ett antal rapporter om ABGs arbete och aktivistcentret i distrikt Skåne/Blekinge. Däremot ligger ekonomiska rapporter oftast ihop med budget/ekonomipunkter och hamnar då under "Info/diskussion".

2. Info/diskussion
Det här är en svårare punkt att definiera, men innebär nästan alltid ett underlag, skriftligt eller muntligt, som ger bakgrunden till/information om ett aktuellt ämne, men där tyngdpunkten ligger på diskussion, inte beslut. En sådan punkt kan dock leda till beslut på något kommande styrelsemöte. Hit hör också möten som styrelsen har t ex med distriktsombuden och valberedningen. Med denna definition har t ex DAWG-punkten på januarimötet hamnat här, medan DUG hamnar i kategorin "Beredning". En annan typ av punkter som hamnar här är de som måste klassas som ren utbildning, t ex föredraget om vapenexport på decembermötet.

3. Beredning
Det finns ett antal områden som styrelsen av tradition bereder mer eller mindre själva, hit hör årsmötet (både årsmötesformalia och motioner/förslag) och ICM.

4. Beslut
Återkommande beslutspunkter rör t ex årsmöte och budget, men även styrelsens ansvarsfördelning och utskottens direktiv och sammansättning. Under året har en rad ytterligare beslut fattats, men ofta innebär dessa beslut att ge någon i uppdrag att fortsätta arbeta med/utreda frågan. I sammanställningen nedan har vi försökt räkna "rena" beslut.

5. Övrigt
Här ryms inledning, genomgång av protokoll, arbetsgivarfrågor och övriga frågor.

Genomgång 2001

Vi har tittat på styrelsens sex "ordinarie" möten, och alltså räknat bort såväl det konstituerande mötet som utbildningshelgen. Uppskattningsvis innebar dessa sex möten 64,5 effektiva mötestimmar, vilket gör ett snitt på knappt 11 timmar per möte. Dessa timmar fördelade sig på kategorierna ovan enligt följande:

Styrelsemöte Rapporter Info/diskussion Beredning Beslut Övrigt Timmar totalt
Januari 1,5 5 3 0,5 2 12 tim
Mars 1,5 1,5 6,5 1 1,5 12 tim
Maj 1,5 2 2,5 0 1 7 tim
Juni 1,75 5,5 1,5 1,75 1 11,5 tim
September 1,5 6,5 1 1,5 1,5 12 tim
December 0,5 4 1 3 1,5 10 tim
Timmar totalt 8,25 24,5 15,5 7,75 8,5 64,5 tim
Snitt/möte 1,4 4,1 2,6 1,3 1,4 10,8 tim

Kommentarer

1. Rapporter
Förutom den stående rapportpunkten på en timme, läggs i genomsnitt ytterligare en knapp halvtimme på rena rapporter per styrelsemöte.

2. Info/diskussion
Här varierar tiden som läggs ner kraftigt beroende på möte. Januarimötets stora punkt inom den här kategorin var DAWG. Marsmötet ägnades mest åt beredning av ärenden. På junimötet rörde diskussionerna styrelsens arbetsformer och på septembermötet frågor med distriktsombuden. Decembermötet hade en rad mindre info/diskussions- och utbildningspunkter på dagordningen.

3. Beredning
Här är det marsmötet och beredningen av årsmötet som drar tid. Totalt lades ca 16 timmar, eller en fjärdedel av styrelsens mötestid, ner på årsmötesförberedelser (inkl. DUG, Översynskommitténs rekommendationer och möten med valberedningen) under 2001. Som jämförelse kan sägas att styrelsen under året ägnade ca 6,5 timmar åt budgeten 2002 för diskussioner och beslut.

4. Beslut
Knappt 1,5 timme per möte ägnas åt rent beslutsfattande.

5. Övrigt
Knappt 1,5 timme per möte ägnas åt genomgång av protokoll, övriga frågor och eventuella arbetsgivarfrågor.

Slutsatser

Vi har här inte gjort någon uppdelning i strategiska respektive operativa frågor. Det kan verka som om kategorin "Info/diskussion" skulle rymma mer av strategiska frågor, men en så detaljerad studie av innehållet har vi inte gjort. På samma sätt kan kategorin "Beredning" tänkas innehålla flera rent operativa åtgärder, men frågan är hur mycket av arbetet som rör sektionens respektive den internationella rörelsens högsta beslutande organ, d v s årsmötet och ICM, styrelsen kan eller bör delegera. Att det är de här två kategorierna som dominerar tidsmässigt kom emellertid inte som någon överraskning.

Förhoppningsvis kan dock sammanfattningen ge stöd till diskussioner om styrelsemötenas årscykel, både den som finns idag och den som eventuellt kommer att ta vid.