Översyn av styrelsens arbete Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 2002

Till: Styrelsen
Från: Hanna Roberts, Henrik Zetterquist och Dan Grundin
Datum: 15 januari 2002

Översyn av styrelsens arbete

Inledning
På styrelsens decembermöte 2001 presenterade en arbetsgrupp bestående av Eva Linda Sederholm, Magnus Breidne och Barbro Mellberg en rapport med titeln "Översyn av styrelsens arbete". Syftet med rapporten var att, utifrån årsmötesbeslut 57 (2001), föreslå åtgärder för att "befria styrelsen från operativa uppgifter". I rapporten fastslås inledningsvis fyra utgångspunkter för gruppens förslag, nämligen att de ska bidra till

att styrelsen stärks i sin roll som styrelse genom att ytterligare fokusera de strategiska frågorna och tydligare kan styra den samlade verksamheten inom sektionen

att styrelseledamöternas arbetsbörda minskas

att den samlade kompetensen inom sektionen tas till vara på bästa sätt i berednings- och utvecklingsarbetet - såväl bland förtroendevalda/aktivister som anställda

att sektionens samlade resurser tas till vara på ett effektivt sätt genom en enkel och arbetsbesparande organisation och att dubbelarbete undviks så att:
- förtroendevaldas och frivilligas delaktighet stärks och arbetsinsatser underlättas
- resurserna på sekretariatet tas till vara till fullo och de anställdas roll att stödja och underlätta frivilligas arbete understryks

Rapporten utmynnar i tio sammanfattande rekommendationer och styrelsen gav på decembermötet författarna av detta underlag i uppgift att förbereda styrelsens diskussion om dessa rekommendationer på januarimötet 2002.

De tio rekommendationerna

1. Tydligare strategiskt fokus
2. Bättre underlag
3. Samlat beredningsuppdrag
4. Tydlig rollfördelning
5. Lägg ut uppdrag och följ upp
6. Inrätta en mer flexibel beredningsorganisation, alt. avskaffa utskotten
7. Stärk organisationsdialogen
8. Utveckla arbets- och mötesformer
9. Se över styrelsens årscykel
10. Stärk stödet till styrelsens arbete och utveckling

Vi har valt att dela in de nio första rekommendationerna i rapporten i tre områden som vi valt att kalla

I. Styrelsens arbets- och mötesformer (rekommendation 1, 2, 8 och 9)
II. En ny beredningsorganisation (rekommendation 3-6)
III. Organisationsdialogen (rekommendation 7)

Rekommendation 10 handlar om att planera genomförandet av de redovisade förslagen.

Förslag på tillvägagångssätt
Vi föreslår att styrelsen lägger upp sin diskussion om rapporten utifrån dessa tre områden. Nedan följer ett förslag till upplägg av diskussionen med exempel på frågeställningar, där hänvisningar görs dels till rapporten, dels till ytterligare bilagda underlag. Tiden inom parentes anger föreslagen tidsåtgång till respektive område. Det avslutande passet ägnas åt en sammanfattning.

I. Styrelsens arbets- och mötesformer (1 tim)

Årscykeln (rekommendation 9)

Frågor: Är den föreslagna årscykeln för styrelsens arbete relevant? Tar den upp de viktigaste strategiska frågorna? Hur stämmer den överens med D-utskottets arbete med en ny budgetprocess?

Arbets- och mötesformer (rekommendation 1 och 8)

Frågor: Är den nuvarande fördelningen av rapport-, diskussions- och beslutspunkter på styrelsemötena bra? Är tidsåtgången på årsbasis för olika frågor rimlig? Är "nivån" på frågorna relevant? Vilken fördelning vill vi ha för att styrelsen ska kunna arbeta mer strategiskt? (Se bilaga 1) . Hur långa bör de olika styrelsemötena vara?

Underlagen (rekommendation 2)

Frågor: Vilken typ av underlag behöver styrelsen för sitt strategiska arbete? (Se bilaga 2) . Vilka möjligheter har sekretariatet och utskotten idag att ta fram de underlag styrelsen behöver?

II. En ny beredningsordning (1 tim)

Rapporten talar om ett samlat beredningsuppdrag och rekommendation 3-6 handlar om en viktig vägvalsfråga med de facto två alternativ.

Frågor: Bör den nuvarande utskottsorganisationen avskaffas och en ny beredningsordning införas? Eller ska vi sträva efter att förbättra det befintliga systemet?

III. Stärka organisationsdialogen (30 min)

Rekommendation 7 förespråkar att styrelseledamöterna i hög grad deltar i olika möten och aktiviteter i den lokala verksamheten.

Frågor: Är detta förenligt med målet att minska styrelsens arbetsbörda? Måste andra uppgifter för styrelsen nedprioriteras? Hur kan vi stärka "en strategisk dialog för hela sektionen"?

4. Sammanfattning och styrelsens åtgärder (30 min)

Bilaga 3 är ett förslag till arbetsdokument som styrelsen skulle kunna använda för att underlätta genomförandet av rapportens förslag. Dokumentet har fyra kolumner: Rekommendation, styrelsens åtgärd, ansvarig och tidsplan/status.
Vårt förslag är att detta arbetsdokument fylls i vartefter beslut fattas om åtgärder. På styrelsens marsmöte 2002 bör så pass många åtgärder satts igång att en rapport till årsmötet i Ljungskile i maj 2002 kan ges.

Förslag till beslut

att styrelsen hanterar rapporten "Översyn av styrelsens arbete" enligt förslagen i detta underlag

Bilagor

Rapport - Översyn av styrelsens arbete (december 2001)
Bilaga 1: En genomgång av styrelsens dagordningar 2001
Bilaga 2: Riktlinjer för underlag till styrelsen (antagna 1996)
Bilaga 3: Arbetsdokument: Översyn av styrelsens arbete