Brev från grupp 71 Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 1998

Amnesty International
INTERNT Mälaröarnas Amnestygrupp, grupp 71

11 jan 1998

Till
grupper, styrelsen, distriktsordföranden, AI-snack och
intervjuade Amnestymedlelmmar

Många är säkert upprörda över det som har hänt och som fortfarande händer inom
Amnesty. Tillsättningen av ny GS har uppenbarat och offentliggjort en konflikt
som funnits i många år mellan styrelsen och sekretariatets personal.Varför har
vi inte fått information och kunnat diskuterat detta tidigare? Vad har styrelsen gjort för att
lösa konflikten?

Inför ett årsmöte i en demokratisk organisation ska medlemmarna kunna
diskutera organisationens planer och problem. Detta förutsätter ett flöde av information
och att de som har idéer kan föra fram dem i så god tid att medlemmar och
grupper hinner diskutera frågorna före årsmötet. Vidare ska dessa diskussioner
kunna påverka valet av ordförande och representanter i styrelsen.

Det enda interna debattforum vi har är Amnesty Debatt. Nummer 1/98 kommer ut i
mitten av mars. Valberedningens deadline för förslag till ordförande och
styrelseledamöter är sista veckan i februari. Vi ringde därför AD:s redaktion
och undrade om det gick att få ut ett extranummer tidigare. Tyvärr gick inte
det.

Grupp 71 beslutade därför att göra ett eget utskick.


Hälsningar

Grupp 71


Vår interna konflikt

Under hösten 1997 blev konflikten mellan styrelsen och sekretariatets personal
offentlig. Det är troligen ganska få medlemmar som känner till konflikten. Den
har ändå funnits under ganska många år. Vi som har kunnat följa arbetet på
sekretariatet har frågat oss varför inte konflikten har lösts. Konflikter
skadar hela organisationens verksamhet. Vad har styrelsen gjort?

Vi fick en bild av konflikten i samband med tillsättningen av ny
generalsekreterare (GS). Styrelsen beslutade att en rekryteringsgrupp skulle
ha ansvaret för det mesta av styrelsens arbete med tillsättningen. Gruppen bestod
av Charlotta Nordenberg, Charlotte Dunge och Christian Gräslund samt
sekretariatets Hans Hagwall (rekryteringsgruppen = R). Styrelsen beslutade
också att låta personalen, genom HTF-klubben, medverka i
rekryteringsprocessen.HTF-klubben utsåg därför en arbetsgrupp, Pia Hallonsten,
Elisabeth Lundgren och Erik Zachrison (personalgruppen = P). P uppfattade att
R inte var så positiva till att P skulle ha inflytande över tillsättningen.
Detta manifesterade sig genom att P fick kämpa sig till det inflytande man fick. R
ansåg exempelvis inledningsvis att P fick tillräcklig information genom
meritsammanställningen. Denna information var mycket knapp och innehöll i
princip endast namn, ålder, utbildning och nuvarande arbete. Efter viss
diskussion fick P läsa ansökningshandlingarna. Under hela
rekryteringsförloppet hade R ingen egentlig diskussion om kandidaterna med P. Man lyssnade på P:s
synpunkter, men delgav inte P sina egna uppfattningar. Efter intervjuerna med
de främsta kandidaterna hade R och P ingen gemensam diskussion om sina
intryck.

Den 8 oktober mailade P till R att man önskade avskriva kandidaten Ann-Marie
Orler eftersom hon på flera centrala punkter inte nådde upp till
kravspecifikationens minimigräns. Vid en senare telefonkonferens sade
Charlotta Nordenberg, enligt P, att det var viktigt att man var överens med personalen
om vilken person som skulle utses till ny GS. Fram till MBL-förhandlingen, på
eftermiddagen den 17 november, var personalen därför övertygad om att man hade
en gemensam kandidat. Att R hade bestämt sig för en annan kandidat kom som en
chock för P och för hela personalen, som kallades till ett HTF-möte samma
kväll. Där beslutades att med ett brev informera hela styrelsen om personalens
syn på bristerna i kompetens hos den av R föreslagna kandidaten. Jämfört med
- den kravprofil för ny GS som R MBL-förhandlat och blivit enig med P om
- styrelsens beslut den 7 augusti om kravprofil för den nya GS
- rekryteringsannonsen med de mest prioriterade kraven
saknades hos R:s kandidat det mesta utom chefserfarenheten. Det är i stort
sett samma brev som senare gick ut internt i rörelsen och som kom till medias
kännedom.

Charlotta Nordenberg informerade grupperna om konflikten i ett brev den 16
december. Brevet har några vilseledande formuleringar. Man får intrycket att
personalen informerade media om konflikten och att bara delar av personalen
var oenig med R om huvudkandidaten. Flera intervjuer med personalrepresentanter
ger den entydiga bilden att beslutet att skriva brevet till styrelsen fattades
enhälligt. Hela personalen utom en avdelningschef och GS assistent står alltså
bakom beslutet. Det var heller inte någon bland personalen som offentliggjorde
brevet. CN säger också att ärendet då fortfarande var under förhandling. Det
stämmer, men bara formellt. Vår nya GS har vid samtal med P sagt att hon fick
erbjudandet att bli ny GS vid en lunch den 17 november, alltså timmarna innan
MBL-förhandlingen och ganska långt innan styrelsebeslutet.

Flera styrelseledamöter säger i efterhand att den information R gav styrelsen
inför beslutet inte var neutral. Dels fick styrelsen intrycket att enigheten
med P var mycket större än den i verkligheten var och dels var informationen
om
de två huvudkandidaterna vinklad. R betonade ensidigt fördelarna med sin
kandidat och nackdelarna med personalens kandidat. P försökte två gånger få
informera och diskutera med hela styrelsen, men nekades av R. I praktiken hade
styrelsen bara en kandidat att välja mellan. Styrelsemedlemmar säger att R
önskade få styrelsens fortsatta förtroende och att det var mycket svårt att gå
emot R. Inför beslutet sades det vara mycket viktigt att styrelsens beslut
blir enhälligt. R pressade alltså, med ett bristfälligt beslutsunderlag, fram ett
enhälligt beslut, som inte betyder att styrelseledamöterna är eniga i själva
sakfrågan. Hanna Roberts avgick från styrelsen av detta skäl. Även Katarina
Bergehed lämnade styrelsen.

Denna ganska utförliga bild av en konsekvens av konflikten är nödvändig. Många
medlemmar vet litet om vad som händer i sektionen utanför sin egen grupp och
sitt eget distrikt. När man som vanlig medlem åker till årsmötet känner man
sig ganska främmande, litet bortkommen, och har små möjligheter att delta i
diskussionen och ta ställning i Amnestys framtidsfrågor.

Enligt vår uppfattning kommer inte konflikterna att upphöra förrän deras
orsaker är borta. Därför vill vi skissera några förändringar inom
organisationen som borde kunna förbättra samarbetsklimatet, både mellan
styrelse och personal och mellan andra delar av organisationen.

Först en översiktlig bild av Amnestys organisation. När sekretariatet
organiserades om 1991 togs ett steg i fel riktning. Konflikten förvärrades.
Varför?

En jämförelse mellan Amnesty och ett aktiebolag kan vara fruktbar.
Aktiebolagets bolagsstämma tillsätter en styrelse, som i sin tur utser VD, som
hanterar alla kontakter mellan personalen och styrelsen. Personalen
organiseras i avdelningar med var sin avdelningschef. VD och dessa chefer utgör företagets
ledningsgrupp. Dessa organisationsprinciper togs från armén under 1800-talet
och har fungerat ganska bra fram till modern tid, särskilt i stora
industriföretag. Order, lydnad och kontroll kännetecknar denna
organisationsprincip.

Nutidens företag, särskilt mindre tjänsteföretag med kreativ inriktning,
organiserar sig annorlunda. Här finns projekt- eller nätverksorganisationer,
som bygger på tillfälliga arbetsgrupper anpassade till aktuella uppdrag och
problem. Målstyrning, kreativitet, självständighet och ansvar karaktäriserar
denna organisationsprincip.

Ovanstående enkla jämförelse mellan två olika organisationsprinciper ger
ledning i sökandet efter orsaker till konflikten mellan styrelse och personal.
Efter omorganisationen liknar Amnestys organisation aktiebolagets
linjeorganisation.Vi anser att den är missriktad som modell för en ideell
organisation som Amnesty och för en personal som är Sveriges främsta experter
på sina sakområden. Det är närmast kränkande för människor, som är så duktiga
och engagerade i sitt arbete att tvingas fungera i den nuvarande
organisationsmodellen. Enligt vår uppfattning skapar organisationen i sig
konflikter. Men styrelsen har dessutom genom arbetsordningen och genom sin
egen tolkning av arbetsordningen ytterligare förvärrat situationen.

Tidigare var det en öppen relation mellan styrelse och handläggare. För
styrelseledamöter var det naturligt att mer löpande kontakta sin handläggare
på sekretariatet och vice versa. Denna kommunikation har emellertid
formaliserats, framför allt under Christine Pamps tid som ordförande. All
kontakt mellan styrelse och personal ska nu gå via GS utom i småärenden som
bara kräver marginell arbetstid för handläggaren. Personalen har beordrats att
sköta alla sina styrelsekontakter via GS, även rena meddelanden som t ex en
lyckad aktivitet. Annars kunde man bli inkallad till Anita Klum för bot och
bättring. Kontakterna har alltså försämrats genom styrelsebeslut. Detta har
medfört misstämning, som har utvecklats till misstro. Personalen avskyr
styrelsen, som en styrelseledamot uppfattar det. Personalomsättningen är hög - ett vanligt tecken på att någonting är fel - och när grupp 71 skrev till styrelsen om detta fick vi inget meningsfullt svar. Varken styrelsen eller GS har försökt rätta till problemen.
Tvärtom...Styrelsen var medveten om konflikten och beslutade hösten 1995 att utreda dess orsaker. Charlotte Dunge och Åsa Carlberg i styrelsen fick utredningsuppdraget. I
korthet kom gruppen fram till att konflikternas orsaker låg i arbetsordningen
och i Christine Pamps och Anita Klums tolkning av denna. Enligt deras
uppfattning skulle ingen informell kontakt mellan styrelseledamöter och
personal tillåtas. Alla kontakter skulle gå genom GS. Denna uppfattning
stöddes av delar av styrelsen medan personalen, utom GS, efterlyste ökad kommunikation
mellan styrelsen och personalen. Utredningen föreslog bl a särskilda möten där
arbetsordningen diskuteras, att GS roll skulle ses över och att GS i en
rapport presenterar en handlingplan för att reda ut arbetsrelationerna på
sekretariatet. Rapporten skulle även innehålla en redogörelse för orsakerna
till den höga personalomsättningen. Anita Klum och Christine Pamp tog i
särskilda uttalanden avstånd från styrelsens egen utredning. Den drogs in.
Detta ledde till att Åsa Carlberg avsade sig sin styrelsepost och lämnade
Amnesty.


Förslag att diskutera
Att revidera styrelsens arbetsordning så att styrelseledamöter kan samarbeta
naturligt och direkt med sina handläggare.
Att överväga om vissa av styrelsens arbetsuppgifter kan utföras av personalen,
främst ekonomiska och administrativa uppgifter. Vi har exempelvis flera
heltidsarbetande ekonomer på sekretariatet.Behöver vi en kassör i styrelsen?
Räcker det inte med en policyfunktion?
Att ge styrelsen större resurser för framtidsplanering så att ledamöter mer
kan arbeta med kommande kampanjer och aktioner, visioner som inspirerar och
stimulerar oss vanliga medlemmar, särskilt de yngre, att utveckla sitt
engagemang i Amnesty i stället för att tänka på att lämna organisationen.
Att göra ordföranden till organisationens talesman/kvinna. Enligt vår
uppfattning är det självklart att en folkrörelse ska ha en förtroendevald
talesman/kvinna.
Att ändra organisationen på sekretariatet. Utvecklingen går mot organisationer
där anställda får och tar mer ansvar, själva styr arbetet mot mål, som
formuleras av styrelser och chefer. Vår organisation har utvecklats i motsatt
riktning.
Att ändra GS roll i organisationen.

Resurser för styrelsen att arbeta mer visionärt och mindre
administrativt/ekonomiskt kan vi skapa genom att omfördela i budgeten. Överför
lönekostnaderna för de två avdelningscheferna till styrelsen så att vår
ordförande kan arbeta heltid med sitt Amnestyarbete och så att det finns
möjlighet för andra styrelseledamöter att ta tjänstledigt för Amnestyarbete
för speciella/tillfälliga uppgifter.

Vi hoppas få en ordförande som är organisationens företrädare utåt, uppbackad
av en styrelse med resurser att vara visionär i stället för att ägna så mycket
tid åt arbete med ekonomi och administration, något som personalen gör bättre.
Även sekretariatets handläggare skulle få mer stimulerande arbete genom den
skisserade förändringen. Det är slöseri med mänskliga och ekonomiska resurser
att ha en personal som inte använder sin energi, sin kreativitet och sitt
engagemang fullt ut.

Ett avslutande och viktigt problem. Det är inte lätt att ändra sociala
strukturer. Det finns en del forskning kring svårigheterna att utveckla
arbetet i skolvärlden. Professor Gunnar Berg använder uttrycket skolkultur för att
beskriva de, främst osynliga, regler som styr en skola. Nya lärare kommer till
skolan fulla av entusiasm och idéer. De tänker förändra skolan och dess
undervisning så att eleverna utvecklar de resurser som behövs i ett modernt
samhälle. Några år senare har dessa lärare anpassat sig till de regler som
gäller på skolan sedan lång tid tillbaka. För att någonting i en skola ska
kunna ändras i grunden krävs ganska omfattande och mycket medvetna insatser.
Grupper av lärare måste exempelvis tillsammans gå en längre fortbildning, vars
uttalade syfte är att införa ett nytt arbetssätt. Kursdeltagandet måste bygga
på frivillighet och lärargruppen måste få särskilt stöd av skolledningen m m.

Sociala strukturer är alltså svåra att förändra. Det gäller såväl skolor,
samhällen som styrelser i ideella föreningar. Under flera år har personalen
sett fram emot årsmötena och hoppats att den nya styrelsen ska fungera bättre
än den tidigare. Men det blev aldrig bättre. Personalen har tagit initiativ
till särskilda möten med styrelsen för att förbättra samarbetet, men utan
påtagliga resultat. Det har inte funnits någon önskan hos de tongivande
styrelseledamöterna och GS att ändra vare sig den formella eller den
informella arbetsordningen. Styrelsekulturen är stark. Vi drar därför slutsatsen att hela
styrelsen måste bytas ut. De som vid förra årsmötet valdes på två år bör även
de uppmanas att ställa sina styrelseplatser till förfogande. Önskar de stanna
kvar i styrelsen är det nog en bra idé att årsmötet ber dem deklarera sin syn
på organisatoriska förändringar och på hur samarbetet med personalen ska
förbättras.

Vi anser alltså att det bara är årsmötet som kan ge den nya styrelsen
tillräckligt klara riktlinjer för Amnestys organisation och för hur styrelsen
ska arbeta. Skriv gärna motioner till årsmötet i dessa frågor. Och kom till
årsmötet!

Var hittar vi den ordförande och de styrelseledamöter som kan möta framtidens
utmaningar? Vi är över 250 aktiva arbetsgrupper. Om alla grupper diskuterar
sektionens problem och tänker efter om de har någon eller några kandidater att
föreslå kan det bli ganska många. Låt oss ge valberedningen det trevliga
uppdraget att ur en mängd goda förslag vaska fram en ordförande och en
styrelse, som är samarbets- och framtidsinriktade och ödmjuka inför sin
viktiga uppgift.


Mälaröarnas Amnestygrupp, grupp 71
Kontaktman:
Bertil Ottoson
Pl 137
178 93 DROTTNINGHOLM
Tfn: 08-759 03 26