Sekretariatets kommentarer på IT-utredningen ver B daterad 98-01-15 Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 1998

Till: styrelsen
Från: sekretariatet
Datum: 16 januari 1998

Sekretariatets kommentarer på IT-utredningen ver B daterad 98-01-15
(1 bilaga)

Inledning
Styrelsens C-utskott presenterar till styrelsemötet förslag till framtida arbete med sektionens datorisering. Sekretariatet välkomnar utredningen och vill med anledning av den särskilt lyfta fram några väsentliga frågeställningar för diskussion samt ge information om sekretariatets datorisering och planer. I bilagan ges en lägesrapport om sekretariatets datorisering och planer för året.

Lotus Notes och öppna system
Sektionen har investerat i datorisering av främst sekretariat och styrelse och arbetar, liksom IS, med Lotus Notes och Internet. Detta är de öppna system, som förordas i utredningen.

"3.4.2 Lotus Notes
Sekretariatet och styrelsen använder idag Notes internt och erfarenheterna är sekretariatsinternt goda. Dessutom söker IS och andra sektioners sekretariat i möjligaste mån att använda Notes. Emellertid bör organisationen framöver satsa på öppna system. Argumenten för detta är många. Detta innebär att all information (även INTERN) skall vara tillgänglig från WWW-bläddrare eller postgateway, om än med lösenordsskydd."

Kommentar:
1. IS har tagit beslut/ och börjat införa Notes
- som ett led i /en förutsättning för att kunna deconcentrera/decentralisera sin verksamhet
- för att kunna kommunicera med hög säkerhet mellan enheter runt om i världen.
- IS kommer att använda Notesmail i sin kommunikation. med de sektioner som använder Notes
- IS kommer att börja använda Notes för informationsproduktion/administration
- IS kommer att börja WWW-publicera med NotesDomino enligt uppgift nästa år.
- IS kommer att göra sina mailadressböcker i Notes tillgängliga för sektionerna som använder Notes (kommer att ske inom den närmaste månaden)

2. En förutsättning för en sektionen/sekretariat att kunna producera administrera omfattande intern och extern information på WWW är att man har effektiva verktyg. Notes är ett sådant verktyg. Det svenska sekretariat har sedan 1995 medvetet utvecklat sitt Notesanvändande för att kunna göra informationen tillgänglig på WWW. Idag är det svenska sekretariatets WWW-sidor (ca 40 000 sidor) den enda "siten" i hela Amnestyrörelsen som dagligen uppdateras. Alla externa IS-dokument sedan 1996 till dags dato har publicerats.

WWW-publiceringen är ett led i att minska antalet enkla frågor per telefon och minska vanligt postutskick om och med länderinformation och våra åtaganden.

Notesutvecklingen och WWW-publiceringen i den svenska sektionen är också ett utvecklingsarbete som redan kommit IS och ett antal sektioner till del - varit och är modellskapande för hela rörelsens IT-användning.

Sekretariatet kommer under första kvartalet 1998 att installera en Lotus-Dominoserver och en fast Internetkommunikation.

Det innebär
att all intern och extern information som produceras i Notes - utan annan insats än en markering i dokumentet - automatiskt kan blir tillgänglig i interna lösenordskyddade eller externa "databaser" på WWW.

För aktivisten eller den allmänt informationshungrande innebär det bl a
att det går att fritextsöka direkt i amnestyinformationen eller
att använda notesviewfunktioner för att navigera sig fram till informationen
att (för aktivisten) kunna uppdatera gruppens, specialgruppens, distriktets information på WWW
att start eller delta i diskussionsgrupper
med hjälp av de vanliga WWW-bläddrarna Netscape och Explorer.

Lotus-Domino är ett öppet system och de som på sekretariatet praktiskt arbetar med informationshantering och utveckling av IT-användningen har hittills inte stött på några tekniska begränsningar eller strategiska återvändsgränder vare sig det gäller sekretariat eller möjligheter till framtida rörelsestöd som beskrivs i IT-utredningen. Det vore, menar vi, ett avsevärt slöseri med resurser att inte fortsätta på den inslagna vägen, både vad avser investeringar i maskiner och kompetens inom organisationen.

Ansvarsfördelning
När det gäller ansvarsfördelning och förslag om uppgifter för en IT-grupp är vi mycket tveksamma av flera skäl. Ambitionsnivån för IT-gruppen är mycket hög i förslaget. Vad gäller att gruppen ska samordna och utveckla vårt IT-arbete, menar vi, att man bör skilja på den datorisering som skett och sker via sekretariatet av anställda och vissa förtroendefunktioner och datoriseringen av medlemmar i allmänhet. Vi är mycket tveksamma till att lägga samordnings- och utvecklingsansvaret på frivilliga krafter, vilket berörs nedan.

Sekretariatet har begränsade resurser för att ge stöd till datorisering av hela sektionen och koncentrerar sig främst på vissa centrala funktioner. Genom den dominoserver, som kommer till sekretariatet i mars kommer helt nya möjligheter att öppnas för att på ett enkelt sätt tillhandahålla information till medlemmar som har Internetuppkoppling samt att för grupper/virtuella grupper skapa elektroniska diskussionsfora och lägga upp egna hemsidor, vilka sedan kan skötas av frivilliga utanför sekretariatet.

Genom att de anställda i sitt dagliga arbete har till uppgift att följa upp den information som kommer från IS avseende landrapporter, kampanjer etc samt att sprida och bearbeta denna för medlemmar och allmänhet, vore det att skapa en onödig byråkrati om denna information inte fick spridas vidare via Internet, utan samtycke från en IT-grupp. Här måste få finnas utrymme för kontinuerlig utveckling av initiativ från sekretariat och andra.

Dock räcker våra resurser inte till för att ge stöd, råd och utbildning till medlemmar i någon större omfattning och inom detta område ser vi klara behov, som skulle kunna tillgodoses genom frivilligkrafter organiserande i en IT-grupp.

Datorisering är resurskrävande både avseende investeringar, underhåll, support, uppdatering och utveckling samt ställer höga krav på kompetens inom flera områden. Såsom finns beskrivet i IT-utredningen är kraven på kvalitet, korrekthet och uppdatering av material av mycket stor betydelse. Sekretariatet har, som ovan beskrivits, kommit långt i sin datorisering och även bidragit starkt till utvecklingen internationellt inom AI. En skillnad mellan anställda och frivilliga, som är viktig att beakta här, är att anställda kan ställas till svars om något går snett, man kan även ställa krav på anställda på ett helt annat sätt än man kan på frivilliga. Det är därför nödvändigt att föra en principiell diskussion kring ansvarsfrågorna innan beslut fattas om att lägga ett stort ansvar på frivilliga krafter.

IT-gruppen föreslås: "Utveckla och samordna sektionens gemensamma databaser." Här menar vi att åtskillnad måste göras mellan centrala databaser och sådana som fyller behov främst lokalt inom AI. Med centrala baser avses t ex IS-databaser, styrelsedatabas. Här måste man avgöra från fall till fall vilka databaser, som ska skötas av anställda respektive frivilliga. Grundprincipen måste vara att den information som skapas av sekretariatet handhas av sekretariatet.

I utredningen föreslås att IT-gruppen till styrelsen bereder alla sekretariatets IT-investeringar i den mån att de rör infrastruktur, är av principiell betydelse eller är större än 100,000 kronor. Enligt arbetsordningen är det generalsekreteraren som presenterar ett förslag till budget för styrelsen. Istället för IT-utredningens förslag menar vi att en eventuell IT-grupp skulle avge synpunkter på sekretariatets budgetförslag avseende IT, innan styrelsen fastställer budget. Ett sådant förslag finns även med formulerat "att till styrelsen yttra sig över sektionens budget vad gäller IT och inom ramen för sitt uppdrag ge underlag till budgetarbetet"

C-utskottet jämför IT-gruppen med styrelsens övriga utskott. Vi menar att det finns en stor skillnad genom att den föreslås få ett operativt ansvar. Sekretariatets medverkan i IT-gruppen jämförs med vår medverkan i övriga utskott. Detta kan bli problematiskt. Förslaget innebär att IT-gruppen ska ha det övergripande ansvaret för användandet av IT och att vissa delar kan åläggas sekretariatet att sköta efter beslut i styrelsen och kontakt med generalsekreteraren. I enlighet med ovanstående resonemang skulle vi vilja ha en fortsatt diskussion kring arbetsfördelningen mellan anställda och frivilliga och anser att vissa delar måste ligga kvar på sekretariatet att ansvara för och sköta. Dit räknas fortsatt ansvar för sektionens hemsida, vilken är en del av Amnestys ansikte utåt nationellt och som generalsekreteraren ansvarar för enligt sektionens arbetsordning; ansvar för servrar av säkerhets- och serviceskäl och det faktum att de redan finns på sekretariatet samt fortsatt ansvar för stöd till och kontakter med den internationella rörelsen. Inom det senare området spelar den svenska sektionen en framträdande roll och ger service till den internationella rörelsen i olika avseenden. Slutligen som tidigare nämnts fortsatt ansvar för de centrala databaserna. Frågor kring detta bör noga diskuteras och övervägas innan beslut fattas.

Genomförande av förslaget till rullande IT-plan ställer mycket höga krav på kompetens och tillgänglighet hos de personer som ska ingå i IT-gruppen. Det kräver individer med kunskap om bland annat kommunikation, teknik, kvalitetsfrågor och organisation. Vi uppfattar planen som alltför ambitiös och menar att den bör diskuteras och revideras. I utredningen görs vissa antaganden om hur organisationen med distrikt, samordningar etc bör utvecklas för att datoriseringen ska bli effektiv. Det finns årsmötesbeslut om distriktsutveckling och det finns i aktivistutredningen idéer om nätverk, vilket även kommenteras i utredningen. Erfarenheten visar att förändringar måste komma från dem som själva berörs. Frågor som väcks i detta sammanhang är hur styrelsen kan verka för att en utveckling i enlighet med intentionerna verkligen kommer till stånd.

Sekretariatet skulle vilja se ytterligare beredning och diskussion innan beslut fattas av styrelsen alternativt att börja i liten skala med mer avgränsade uppgifter för en tänkt IT-grupp.











Bilaga: Lägesrapport om Lotus Notes idag - Domino i mars 1998
Bilaga
LÄGESRAPPORT om Lotus Notes idag - Domino i mars 1998
Sven Bodin/ januari 1998

1. Lotus Notes idag
Antal användare: ca 80 varav ett 40-tal anställda och frivilliga vid sekretariatet och 40 externa användare.

Notes-databaser och World Wide Web-publicering 98-01-09