IT-UTREDNING, IT-STRATEGI, IT-PLAN OCH IT-GRUPP Underlag till styrelsemöte 1-2 januari 1998

MARKERA SHOW PAGE BREAK INNAN NI SKRIVER UT DETTA DOKUMENT

Till: Styrelsen
Från: C-utskottet
Datum: 15 januari 1998



IT-UTREDNING, IT-STRATEGI, IT-PLAN OCH IT-GRUPP
(1 bilaga)

Inledning
C-utskottet återkommer nu med IT-utredning och förslag vad gäller svenska Amnestys framtida användning av IT, efter att frågan senast behandlades av styrelsen 970309 (beslut §139 1996-1997).

Problemformulering
Problem och möjligheter med IT formuleras och analyseras i IT-utredningen.

Bakgrund
Bakgrunden till aktuella frågor ges i IT-utredningen. AU fick 980111 ta del av version A. Deras synpunkter och C-utskottets synpunkter vid telefonmöte 980110 är nu inarbetade i version B. Förutom redaktionella ändringar är förändringarna följande:

Förtydliganden/förbättringar
2.2 (ny fotnot)
3.2.3 (ny fotnot)
3.2.6
3.4.2 (ny fotnot)
3.5.1
5.2.5

Klargöranden och förändringar vad gäller direktiv och ansvar för IT-gruppen
5.2.2
5.2.2.2
6

Nya avsnitt
5.1.3
5.1.4
5.2.2.2
6

Resonemang
Enligt IT-utredningen.

Förslag till beslut
Enligt IT-utredningens avsnitt 6

Bilaga
Svenska Amnestys IT-utredning, version B, 980115












Svenska Amnestys IT-utredning 1997
(C-utskottet, version B, 9801015)











Om Du har frågor eller synpunkter på detta dokument så kan Du kontakta någon av:

Christer Nordberg, 036-14 80 10, [email protected]
Kerstin Höijer, 08-729 02 00, [email protected]
Torbjörn Söderberg, 040-26 47 79, [email protected]

INNEHÅLL


1 Inledning 4

1.1 Uppdrag 4
1.2 Bakgrund 4
1.3 Problemformulering, metod och avgränsning 5

2 Information – kunskap – kommunikation – handling 6

2.1 Begreppsbestämningar 6
2.2 Amnesty som organisation 6
2.3 Informationsrevolutionen(?) – ett amnestyperspektiv 7

    2.3.1 Funktionerna i globalt nätverk 7
    2.3.2 Vad är revolutionerande? 8
    2.3.3 Vad är evigt? 8
    2.3.4 Problem och möjligheter 8
2.4 Information, kommunikation och mänskliga rättigheter 9
    2.4.1 Information och kommunikation som kampanjmedel 9
    2.4.2 Information och kommunikation som rättighet 9

3 Problemanalys och modell 10

3.1 Modellens beståndsdelar 10

    3.1.1 Några ord om samordningar, nätverk och grupper 10
3.2 Aktörer 11
    3.2.1 IEC/IS 11
    3.2.2 Andra sektioners strukturer 11
    3.2.3 Styrelsen/sekretariatet 11
    3.2.4 Distrikten 11
    3.2.5 Specialgrupper/“Nätverkare” 12
    3.2.6 Samordningar 12
    3.2.7 Arbetsgrupper/aktivister i grupp 12
    3.2.8 Enskilda aktivister 12
    3.2.9 Stödjande medlemmar 13
    3.2.10 Den “intresserade allmänheten” 13
    3.2.11 Skolor 13
    3.2.12 Allmänheten i stort 13
    3.2.13 Opinionsbildare/Målgrupper/Massmedia/Andra organisationer och organ 13
3.3 Funktioner 13
    3.3.1 Strategisk planering 13
    3.3.2 Kampanj–/kortsiktig planering 14
    3.3.3 Delegering/Aktivering/Att skapa engagemang/Samordning 14
    3.3.4 Opinionsbildning 14
    3.3.5 Upplysning 14
    3.3.6 Utbildning/lärande 14
    3.3.7 Projektgenomförande 14
    3.3.8 Utvärdering 14
    3.3.9 Policyskapande/-beslutande 15
    3.3.10 Gemenskapsbyggande – att göra delaktig 15
3.4 Media 15
    3.4.1 BBS 15
    3.4.2 Lotus Notes 15
    3.4.3 Datorpost 15
    3.4.4 WWW 16
    3.4.5 Post 16
    3.4.6 Fax 16
    3.4.7 Personliga möten/samtal 16
    3.4.8 Handböcker mm 16
3.5 Värden 16
    3.5.1 Aktivism 16
    3.5.2 Demokrati – delaktighet 16
    3.5.3 Tillgänglighet 16
    3.5.4 Frivillighet 17
    3.5.5 Oberoende och opartiskhet 17
    3.5.6 Kvalitet 17
    3.5.7 Säkerhet 17
    3.5.8 Internationalisering 18
    3.5.9 Tydlighet 18
    3.5.10 Kontinuitet 18
    3.5.11 Lokal förankring 18

4 Sammanfattning och utveckling av problemlösningar 19

4.1 Varför behövs en IT-grupp? 19
4.2 Förslag från problemanalysen 19
4.3 Ytterligare förslag 20
4.4 Vision 21
4.5 Visioner, verksamhetsförnyelse och dagens verksamhet 21

5 Amnesty och IT: strategi, plan och organisation 22

5.1 IT-strategi och IT-plan 22

    5.1.1 Vad är IT-strategi och IT-plan? 22
    5.1.2 Att använda IT-strategin och IT-planen 22
    5.1.3 Förslag till IT-strategi 22
    5.1.4 Förslag till IT-plan 22
5.2 IT-organisation för Amnesty 22
    5.2.1 En global och lokal internetnärvaro 22
    5.2.2 IT-grupp 22
    5.2.3 Datorpost – struktur och organisation 24
    5.2.4 WWW – struktur och organisation 25
    5.2.5 Allmänt om strukturer och innehåll 26

6 Förslag till beslut 28

Bilagor 29

Förslag till IT-strategi 29
Förslag till rullande IT-plan 31
Förslag till detaljerad plan för IT-gruppens inledande arbete 32

1

Inledning

1.1 Uppdrag
På uppdrag av styrelsen har C-utskottet utrett svenska Amnestys IT-situation enligt direktiven från 961201:

        att C-utskottet gör en utredning med syfte att se över sektionens IT-situation och den önskade framtida utvecklingen med följande direktiv,
        att analysera de huvudsakliga informationssystemen och -strömmarna i den svenska sektionen med avseende på bakgrund, dagsläge, utvecklingsmöjligheter och önskvärd utveckling,

att med analysen som grund lägga upp ett ramverk för en mer långsiktig, rullande IT-plan och söka formulera mål, definiera konkreta projekt och organisationsstrukturer samt sätta prioriteter . Planen skall bl a behandla den fortsatta datoriseringen av sektionen i ett helhetsperspektiv och en tydligare arbetsfördelning mellan sekretariat och de aktiva medlemmarna. Planen skall beakta tidsplan, prioriteter, behov, tillvägagångssätt, kvalitetsaspekter, samordning, ansvar, målgrupp, utbildningsbehov, investeringsbehov, kostnader, andra resurs- och supportbehov och verksamhetsförnyelse.

att en sådan utredning söker kontakt med aktivister engagerade i IT-frågor och andra medlemmar,

att styrelsen uppdrar åt sekretariatet att bistå utredningen,

att önskvärdheten av en IT-grupp i den tidigare meningen skall utredas och ev. ansvar, arbetsuppgift och plats i organisationen skall fastställas.

Med tilläggsdirektiv från styrelsen 970309:
        att inriktningen för IT-utredningen och IT-planen skall vara en utökad satsning på frivilligarbete och decentralisering inom IT, särskilt Internet,

att utredning har att föreslå en förändrad IT-strategi

1.2 Bakgrund
Svenska Amnesty ligger på många sätt väl till vad gäller IT-användning, framförallt om man ser till sekretariatet. Det finns dock stora problem vad gäller information och kommunikation i vid mening. Detta är naturligtvis inte tillfredsställande.

Internet , det globala TCP/IP-nätverket, har de senaste åren exploderat, speciellt sedan WWW introducerades just för att på ett enkelt sätt kunna fungera som en organisations minne mm. Internet ger unika möjligheter till decentralisering men också till samordning av aktivism. Å andra sidan finns det, inte minst för en folkrörelse, problem med Internet och IT, framförallt om tonvikten läggs alltför mycket på teknik.

Mot denna bakgrund finns det ett behov av att kartlägga sektionens informationssituation. Detta bör göras i ljuset av organisationens styrande dokument och pågående förändringsprocesser.

1.3 Problemformulering, metod och avgränsning
Problemställningen ges av uppdraget, men det har under arbetets gång stått klart att det är nödvändigt att studera information och kommunikation i vidare mening. Marknadsföring och arbete mot press mm i trängre mening berörs ej, dvs det har ej varit meningen att ta fram en PR- eller marknadsföringsstrategi . 1 Fokus har snarare legat på organisationens interna behov av IT-stöd för sin verksamhet. Finansutskottet menade också inför årsmötet 1997 att detta är det viktigaste.

Utredningen har med ledning av egna erfarenheter och analys, litteraturstudier, viss datainsamling samt diskussion med distriktsombud och intresserade medlemmar sökt lösa sina uppgifter. Vidare är de aktuella svenska och internationella handlingsplanerna och Aktivistutredningen viktiga dokument . 2

Utredningen förutsätter att läsaren är bekant både med Amnesty och IT.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 Dock har de i dessa sammanhang relevanta aktörerna mm tagits med i modellen för fullständighetens skull. .
2 Även den 1994 genomförda utredningen Har vårt arbete för mänskliga rättigheter blivit mer effektivt? har varit värdefull. En del av föreliggande utrednings rekommendationer knyter an till denna tidigare utredning.

2 Information – kunskap – kommunikation – handling

2.1 Begreppsbestämningar
IT Informationsteknik: “Teknik för insamling, lagring och bearbetning samt kommunikation och presentation av data”. Denna utredning använder teknik i meningen metod , dvs i princip något som människor kan ägna sig åt utan hjälpmedel
Plan Sammanställning av förutsedd kedja av handlingar som tillsammans avses leda till uppnåendet av något mål (Svensk Ordbok, 1986)
Policy Grundprinciper för ett företags eller en organisations handlande (Svensk Ordbok, 1986)
Strategi Långsiktigt övergripande tillvägagångssätt (Svensk Ordbok, 1986)
Taktik Planmässigt tillvägagångssätt (anpassat efter situationens krav) (Svensk Ordbok, 1986)

Vad gäller begrepp så vill utredningen redan här slå fast ett för Amnesty grundläggande normativt perspektiv: information måste leda till kunskap som genom kommunikation kan skapa handling .

2.2 Amnesty som organisation
Amnesty som aktivistorganisation kännetecknas starkt av grupperna som organisatorisk enhet. De senaste åren har det diskuterats vad minskningen av antalet grupper innebär, och också vilka alternativ fordras för att öka aktivismen. I detta sammanhang har man diskuterat nätverk , ad hoc-grupper, specialgrupper och betydelsen av enskilda medlemmar .

Vidare diskuteras distriktens roll, och också regionens . Det senare är idag ingen i hela landet etablerad struktur.

Ur ett kommunikationsperspektiv kan man konstatera att gruppen i sig på många sätt kan vara oerhört effektiv som mekanism för att sprida information och samordna aktiviteter. Det finns emellertid ett par problem:

· Gruppsekreteraren blir lätt en flaskhals (“gatekeeper” i organisationsteorin) eftersom en stor del av all information går genom vederbörande

· Med tanke på omfattningen av Amnestys arbete är gruppen för liten som mottagare av det totala informationsflödet, och det finns idag ingen effektiv mekanism för att tillgodogöra sig just det som man är intresserad av. Det också vara svårt att hitta de “guldkorn” som man inte vet att man är intresserad av men skulle bli bara man visste!

Båda dessa problem har enkla lösningar med hjälp av Internet (om vi bortser från eventuella problem med detta medium) men särskilt lösningen av det sista underlättas enligt utskottets mening av att Amnesty intensifierar sina ansträngningar med att förstärka distriktens roll. Här är det naturligtvis särskilt viktigt att distrikten är lagom stora. Man kan konstatera att många distrikt idag är alldeles för små för att lösa problemet. Detta pekar på en viktig aspekt av distriktens roll: det är inte bara det att de utgör en geografisk indelning av landet utan bara det faktum att man gör en indelning är värdefullt, om den görs någorlunda adekvat, dvs distrikten måste vara stora nog att innehålla tillräckligt många aktivister för att lösa uppgifter som är för stora för en grupp . 3 Här spelar inte de avstånd som så ofta diskuteras någon större roll, om man bara ser till att distriktens arbete samordnas av kraftfulla distriktsstyrelser eller liknande.

2.3 Informationsrevolutionen(?) – ett amnestyperspektiv
Användningen av Internet har som inledningsvis påpekades exploderat under 1990-talet. Det hävdas av somliga att det innebär en fullständig revolution, medan andra hävdar att det bara är en dagslända. Vi menar att en utbredd användning av Internet i Sverige innebär en radikalt ny situation, men att vissa aspekter inte alls är så nya som man ibland gör gällande. Låt oss studera dess frågor men låt oss först ur ett amnestyperspektiv titta på vilka funktioner Internet som globalt nätverk ger oss.
-------------------------------------------------------------------------------------------
3 Som mycket annat i denna utredning är rekommendationerna endast nya formuleringar av sådant som redan är sektionens strävan. Vad ett informationsperspektiv ger är en fördjupad förståelse av tidigare fattade beslut, i detta fall årsmötets beslut 60 1996 (“[…] att rekommendera distrikten att […] i samråd med närliggande distrikt se över distriktsindelningen […]”). Nu kan det emellertid vara så att det finns svårigheter med att genomföra den önskade utvecklingen, vilket denna utredning inte blundar för. Dock kan IT på många sätt bidraga till genomförandet av olika förändringar. Se vidare t.ex. avsnitt 3.1.1 .

2.3.1 Funktionerna i globalt nätverk
För att inte låsa oss vid Internet kan man mera allmänt tala om vilka sorters funktioner ett globalt nätverk i princip kan ge oss och endast exemplifiera med funktionerna på Internet idag. Notera att det viktiga med Internet alltså inte är att det är just Internet med WWW, IRC, FTP etc utan att det är ett globalt, för användaren homogent nätverk som har nått eller kommer att nå för våra syften “kritisk massa”. Dvs den underliggande teknologin (protokoll mm) kan bytas ut men användarfunktionerna kommer att utvecklas oberoende av detta. Jämför med hur man gjort mer avancerade och bärbara telefoner och hur man nu sänder telefonsamtal via optiskt fiber och satellit. Samtalet blir ju detsamma! “Internet” är alltså bara ett ord, det är fenomenet som är det väsentliga. Fortsättningsvis kommer vi dock att använda internetterminologi för enkelhets skull.

Funktion (analogi) Kommunikationsstruktur Exempel
Post En-En Datorpost
Tidningar, bulletiner En-Många (passiva avnämare) Mha datorpost eller sk push-teknologi
Konferens Många-Många Icke-samtidiga (diskussionsgrupper)
Mha post (mailinglistor) (passiva avnämare)
Konferenssystem, news (aktiva avnämare)
Samtidiga
Chat, IRC
Icke-samtidigt grupparbete
Arkiv med dokumenthantering och arbetsflöden
Bibliotek, bokhylla En-Många (aktiva avnämare) WWW, filarkiv, databasgränssnitt

Med “passiv” och “aktiv” avnämare syftar vi på det faktum att man som tidnings-prenumerant är passiv , tidningen kommer ju hem till en, medan man på biblioteket aktivt söker information.

2.3.2 Vadär revolutionerande?
· Även om Internet verkligen inte är globalt i den meningen att alla överallt har tillgång till det, så är det ändå nu uppenbart att vi står inför ett datornätverk som är mera “globalt” än något tidigare. Man kan jämföra med det internationella telenätet som ju faktiskt är globalt tillgängligt, och där man i princip kan säga att alla svenskar har tillgång till det.

· Internets funktioner, framförallt WWW, utgör ett homogent gränssnitt till all information. All information är dessutom tillgänglig genom en och samma kanal (“bläddraren”). En annan aspekt är att all information väsentligen kan sökas och indexeras på ett enda sätt. Homogeniteten är inte perfekt: av olika skäl används ständigt nya eller inkompatibla informationsformat. HTTP/HTML är dock för tillfället det närmaste vi kan komma ett homogent, universellt informationsgränssnitt.

· Den låga publiceringskostnaden. Det kostar visserligen icke oväsentliga pengar att ha internetkoppling för att hämta och publicera information, men med tanke på mängden information och den potentiella målgruppens storlek så får man betrakta kostnaden som låg.

· Internets egenskaper gör också att begreppet publikation ändrar karaktär. Historiskt har en publikation varit en tidsbunden storhet med deadlines och därefter avtagande aktualitet. WWW öppnar möjligheten att upprätthålla databaser med ständigt aktuell och (kanske alltmera) korrekt information. Detta ställer naturligtvis krav på den som publicerar.
.
· Datorpost möjliggör med gruppadresser och mailinglistor många-till-många-kommunikation på ett sätt som aldrig varit möjligt förr (och till ett lågt pris). Det kan man nu märka på hur matlag, samåkning, projektarbeten och byteshandel av olika slag nu börjar samordnas på ett sätt som tidigare varit omöjligt. Datornätverk och framförallt Internet har inom många områden möjliggjort en kultur för distribuerat samarbete – ofta på ideell bas – inom många områden.

2.3.3 Vad är evigt?
· Många talar om problemet med källkritik på Internet. Enligt vårt förmenande är det bara samma problem som man alltid haft: “Är det sant?”, “Hur vet han det?”, “Hur kollationerar jag uppgiften?”. Den låga publiceringskostnaden och den enorma mängden tillgänglig information ställer bara frågorna på sin spets.

· Innehållets kvalitet är avgörande. Hur mycket man än säger “the medium is the message” så måste man med Amnestys värderingar hävda detta.

En värdefull referens är här Myter om IT (TELDOK rapport 94, april 1995) av Bengt-Arne Vedin. Den står sig fortfarande gott när det gäller att nyanserat beskriva vad som är evigt och vad som är revolutionerande.

2.3.4 Problem och möjligheter
Internet ger oss väldiga möjligheter men det finns ett antal problem

· Alla i Sverige har inte tillgång till Internet på ett sätt som gör att det är oproblematiskt att basera all kommunikation på Internet.

· Särskilt är idag tillgången till Internet en klassfråga

· Det finns fortfarande en del barnsjukdomar: hastighet och tillgänglighet för WWW är inte alltid tillfredsställande, datorpost har långt ifrån full tillgänglighet och tillförlitlighet

Dessa problem gör att vi inte idag kan basera vår kommunikation och information på Internet. Det är emellertid utredningens tro att samtliga dessa problem kommer att lösas (information kommer kanske alltid att vara en klassfråga; detär i vilket fall främst en samhällspolitisk fråga. Amnesty måste dock diskutera i vad mån man inom organisationen kan mildra effekterna av detta). Dessutom måste naturligtvis de aktivister som idag vill och kan använda Internet ges möjligheter till detta.

Sammanfattningsvis måste IT-strategin ta hänsyn till situationen idag där de flesta medlemsstrukturer inte är datoriserade, men en IT-strategi som är långsiktig måste framförallt sikta mot optimalt utnyttjande av de möjligheter som öppnas i en framtid där väsentligen alla är det .

Tillgången till Internet på biblioteken gör att möjligheten att använda Internet som bärare för organisationens information (till skillnad från kommunikation) redan idag är relativt okomplicerad.

I enlighet med direktiven fokuseras mycket av utredningens resonemang kring utnyttjande av Internet.

2.4 Information, kommunikation och mänskliga rättigheter
Det kan vara värt att peka på ett par områden som utredningen inte lämnat några vidare förslag inom.

2.4.1 Information och kommunikation som kampanjmedel
Även hör öppnar Internet nya möjligheter. Naturligtvis kan man använda datorpost och WWW för att nå såväl olika målgrupper (ungdomar, företag, poliser mm) som personer ansvariga för MR-kränkningar ( presidenter, polischefer, justitieministrar mm). Huruvida en viss individ eller grupp går att nå är dock alltid en fråga i det enskilda fallet. Detär också alltid en unik bedömning om datorpost är bättre än fax, eller kanske ett brev, ett handskrivet eller ett formellt maskinskrivet, är än bättre. Därför lämnar vi denna fråga med konstaterandet att man som alltid bör underlätta för aktivister att få tag på lämpliga adresser. Internet ställer emellertid i detta avseende inga nya sorters frågor.

2.4.2 Information och kommunikation som rättighet
Rätten att söka och kommunicera information är en mänsklig rättighet. På många sätt ställs just nu viktiga rättighetsfrågor på sin spets. Amnesty bör naturligtvis noga följa den diskussion som pågår vad gäller informationsfrihet, offentlighet, yttrandefrihet på Internet, nya möjligheter till gräsrotsdeltagande i demokratiska processer mm

3 Problemanalys och modell

3.1 Modellens beståndsdelar
För att analysera dagens situation vad gäller information och kommunikation använder vi en modell med följande beståndsdelar:

· Aktörer som kommunicerar information

· Funktioner som kommunikation kan ha

· Strömmar som har funktioner mellan aktörer

· Media som bär strömmar

Vi beaktar också Amnestys värden även om dessa strängt taget kanske inte bör vara en del av modellen.

Analysens perspektiv är framförallt den enskilde aktivistens. Strömmar diskuteras nu under olika aktörer , funktioner och värden med avseende på bakgrund, problem och möjligheter.

3.1.1 Några ord om samordningar, nätverk och grupper
Denna utredning föreslår i det följande bl a

· att samordningarnas och distriktens roll stärks 4
· att grupper och enskilda aktivister genom IT förs närmare samordningar och distrikt, inte minst som ett sätt att uppmuntra strukturer och individer till specialisering och decentralisering enligt rådande strävanden

Detta leder oss till ett synsätt på den existerande organisationen (som ju inte ändras till sin struktur genom ovanstående) som kan tydliggöra svagheter, nämligen att grupper och individer som sysslar med samma tema (t ex dödsstraff), metod (t ex BA) eller geografiska område (t ex Senegal) borde ses och stödjas som specialiserade nätverk , men inte alltid gör det, och deras arbete borde samordnas av en samordning , men detta är inte heller alltid fallet. IT kan hjälpa till här genom att samordningen kan utföras mera decentraliserat och det förtroendevalda uppdraget som samordnare blir därmed lättare att ta på sig, både på så sätt att uppgiften ligger närmare till hands för alla i nätverket, men också på så sätt att den blir en lättare börda. Nätverkens medlemmar kan tillsammans arbeta mera långsiktigt; arbetet blir mera tillfredsställande.

För distriktens arbete med samordning i det egna distriktet gäller samma sak. Samordningens roll spelas då av (t ex) en distriktsstyrelse.

För att befordra detta synsätt och för att förenkla vissa resonemang används i denna utredning ordet “samordning” ibland i vid mening, så att det syftar både på specialgrupper och distriktsstyrelser, precis som “nätverk” i vid mening kan syfta på ett distrikt.

3.2 Aktörer
3.2.1 IEC/IS
Traditionellt är IS den viktigaste producenten av information. Denna information håller som regel mycket hög klass och är på många sätt bränslet för allt annat amnestyarbete. Problemet är att kommunikationen med resten av aktörerna är väldigt ensidig och framförhållning och aktualitet är ofta otillfredsställande. IT kan bidraga här genom att förstärka befintliga och underlätta skapandet av nya livskraftiga mellanstrukturer (samordningar) eller helt decentraliserade funktioner. Det finns ett stort slöseri i organisationen i så måtto att det internationellt publiceras oerhört mycket material av hög kvalitet som sedan av olika skäl inte når enskilda aktivister som skulle ha stor glädje av detsamma.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4 Vilket ju redanär sektionens strävan. Utredningen understryker en del av de skäl som ligger bakom denna strävan, men ger också ett redskap med hjälp av vilket man kan nå målen.

3.2.2 Andra sektioners strukturer
Ur den enskilde medlemmens perspektiv är denna kommunikation obefintlig. Genom att med IT stärka samordningarna och låta dessa alltmer vara internationella strukturer ( nätverk av
samordnare ) kan situationen här förbättras betydligt.

3.2.3 Styrelsen/sekretariatet
Styrelsens kommunikation med distrikten fungerar överlag tillfredsställande. Den skulle kunna bli än bättre om distrikten såg till att ha en adekvat mottagarstruktur (styrelse, kontaktpersoner mm). Precis som grupperna kan ha en flaskhals i gruppsekreteraren kan distrikten ha en i distriktsombuden. Kontaktpersoner utgör naturligtvis också flaskhalsar och ”gatekeepers” men man breddar åtminstone kontaktytan och ser till att ha personer ansvariga att driva olika typer av frågor. Detta kompletterat med olika typer av IT-stöd framöver kan förbättra situationen. 5

Styrelsens interna kommunikation och den med sekretariatet har de senaste åren underlättats av datorisering. Styrelsen bör utvärdera denna.

3.2.4 Distrikten
Distriktens kommunikation med de enskilda medlemmarna är ofta bristfällig. Återigen går mycket information genom gruppsekreteraren. Ett antal åtgärder kan förbättra denna situation:

1. Ökat utnyttjande av Amnesty Press och dagspress
2. Satsning på lokala nyhetsblad. Detta finns redan i många distrikt men de når återigen ofta bara gruppsekreteraren. Åtminstone alla aktiva medlemmar borde nås för att dels öka delaktigheten och dels avlasta gruppsekreteraren i dennes “upprabblande” funktion. Här kan man diskutera t.ex. samdistribution med Amnesty Press, gemensam upphandling av distributionen eller, om det är kostnadseffektivt, en förstärkt sekretariatsfunktion för denna sorts distribution.
3. Underhåll av hemsidor för distriktet med hög kvalitet och aktualitet.
4. Möjligen införande av lokalombud eller annan sorts lokal kontaktperson i varje kommun, stadsdel mm. Detta har diskuterats inom Amnesty då och då. Det är inte uppenbart för utredningen huruvida det skulle innebära några påtagliga fördelar. Risken för onödig administration är stor, men det kan botas med effektiv IT-användning, och det finns ett stort problem idag: I kommuner eller stadsdelar utan grupp är Amnesty för det mesta helt anonymt.
5. Distriktsstyrelserna bör ha det primära ansvaret att se till att det finns kontakt-/referenspersoner för olika funktioner som styrelsen/sekretariatet menar erfordras.

3.2.5 Specialgrupper/“Nätverkare”
Specialgrupperna (som kanske bäst här betraktas som “tematiska nätverk” eller ”tematiska samordningar”; situationen är idag inte helt klar) lider idag av anonymitet. Det är svårt för enskilda medlemmar att ha en uppfattning om vad de gör (till och med om vilka som finns).

---------------------------------------------------------------------------------------------
5 När man diskuterar flaskhalsar i Amnesty är det naturligtvis viktigt att ha i minnet att många gruppsekreterare och distriktsombud anstränger sig för att hitta nya och gamla metoder att nå ut med och sprida information. Å andra sidan är det oerhört viktigt att man har klart för sig vilka roller man spelar i organisationen och de inneboende problemen och möjligheterna i sådana roller.

Ofta kan det vara svårt att deltaga av geografiska skäl (t.ex. AMD som på många sätt är lokaliserat till Stockholm). Här kan situationen förbättras på sikt genom att alla specialgrupper/nätverk får hemsidor (tematiska databaser) där verksamheten dels presenteras men också mera konkret bedrivs (som ständigt uppbyggande av kunskap). Vidare kan deltagandet i nätverk och specialgrupper underlättas med datorpost.

Blixtaktioner, Pådraget och Kortkampanjen kan betraktas som metodiska specialiseringar (i dessa fall snarare specialisering på att inte specialisera sig). Av de tre bör särskilt BA-nätverkets roll diskuteras i framtiden med avseende på distribution och funktion för de medlemmar som deltar.

3.2.6 Samordningar
Även samordningarna är idag ofta rätt anonyma eller åtminstone väldigt personbundna. Här kan situationen förbättras genom att samordningarna förstärks . 6 Samordningarnas arbete kan samordnas med IT utan att de behöver träffas särskilt ofta eller ens alls. Genom IT kan också på sikt grupperna knytas närmare samordningarna, vilket breddar basen för förstärkning av samordningarna, men också delvis genom decentralisering (likaledes på sikt) för samordningarnas roll mindre kritisk. Man kommer att kunna se en struktur (ett regionalt nätverk) som är summan av samordningen och de grupper och individer som sysslar med en viss region. Alla kan deltaga i mera effektivt och fokuserat kampanjarbete 7 , men också deltaga i det gemensamma uppbyggandet av kunskap.

3.2.7 Arbetsgrupper/aktivister i grupp
Vi har redan påtalat problemen med gruppsekreterarens roll. Detta är kanske ett av de viktigaste informations-/kommuniaktionsproblemen idag. Lösningen tror vi ligger i att man stärker distriktens möjligheter att kommunicera med alla aktiva och att medlemmar ges möjlighet att via WWW direkt ta del av information som denna önskar. Datorpost ger naturligtvis stora möjligheter att effektivisera grupparbetet, men får nog på medellång sikt kombineras med telefonkedjor o dyl.

3.2.8 Enskilda aktivister
De problem som finns vad gäller enskilda aktivister är kopplat till dem som diskuterats i samband med distrikt, samordningar och specialgrupper.







------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6 Det har också varit sektionens strävan och projekt för att stärka samordningarna har genomförts. Dessa projekt bör i samband med IT-utvecklingen utvärderas för att ligga till grund för framtida satsningar och utbyggnaden av strukturer och kommunikationsmekanismer.
7 De återkommande särskilda land- och temakampanjerna är naturligtvis värdefulla som “kraftsamlare” och för att uppmärksamma särskilt viktiga problem. Det finns dock ett par problem som delvis kan lösas med IT. Det ena är dålig framförhållning och bristfälligt engagerande av aktivister i planeringen, det andra är det intryck av obalans som kampanjer möjligen kan göra på tredjepart. Ett ständigt effektivt kampanjarbete på alla teman och länder borde vara idealet
3.2.9 Stödjande medlemmar
Idag är det ett stort steg för stödjande medlemmar att bli mera aktiva. Förstärkning enligt ovan av distrikten med nyhetsbrev och ökat utnyttjande av Amnesty Press kan underlätta genom att man ständigt får relevant och lokal information. Pekare till relevanta hemsidor låter presumtiva aktivister på ett enkelt och “ofarligt” sätt få en överblick av verksamheten.

3.2.10 Den“intresserade allmänheten”
Den “intresserade allmänheten” kommunicerar idag främst med sekretariatet och, i andra hand, distriktsombuden. Detta kan idag vara en rätt stor belastning på marginalen för ett distriktsombud. Om vi antar att Internet kommer att bli viktigare och viktigare som informationsbärare och för kommunikation så kan detta underlättas genom samordning via datorpost, men också på så sätt att allmänheten oftare själv kan hitta vad den söker.

3.2.11 Skolor
Kommunikationen med skolor är oerhört viktigt. Denna fungerar tillfredsställande idag, men den kan förstärkas med hjälp av IT på ett par enkla sätt:

1. Distrikten bör hitta datorpostadresser på varje skola dit man kontinuerligt kan skicka aktuell information.
2. Samordning av informatörer i stora distrikt är ett rätt stort problem. En person ”sitter på” ett uppdrag (tid, plats och ämne) men måste hitta någon som kan utföra det. Här ger datorpost radikalt nya möjligheter. Dessutom ger det enkla möjligheter för informatörer in spe att hitta tillfällen att följa med på.

Amnestys WWW-server bör ha en särskild “ingång” för skolelever på olika stadier.

3.2.12 Allmänheten i stort
Denna utredning berör inte marknadsföring. Dock bör Amnesty ta ställning till:

1. Huruvida och i vilken grad vi bör satsa på marknadsföring via Internet.
2. Vad Internets särprägel innebär för vårt oberoende etc? Redan idag länkar personer, individer och företag till Amnestys hemsidor utan att ta betalt. Det är förmodligen bara positivt.

3.2.13 Opinionsbildare/Målgrupper/Massmedia/Andra organisationer och organ
Här kan vi bli bättre och naturligtvis kan framförallt datorpost underlätta arbetet. Det fordras dock ingen särskild strategi för detta ändamål. Man bör dock notera att en förstärkning av de tematiska samordningarna (specialgrupperna) bör bedrivas med avsikt att förbättra målgruppsarbetet. Man kan förmodligen med fördel skapa samordningar som via datorpost har kontakt med nätverk inom olika målgrupper. Dessa samordningar kan utnyttjas av distrikt, land- och temasamordningar.

3.3 Funktioner

3.3.1 Strategisk planering
Här finns vissa problem. Trots att styrelsen verkligen försökte engagera rörelsen i framtagandet av den nuvarande handlingsplanen, så var och är många medlemmar missnöjda. Detta är ett faktum. Förmodligen kan man med användande av datorpost mer decentralisera handlingsplansarbetet. Vidare kan skapandet av nya och starkare samordningar skapa naturliga fora för mycket av strategiarbetet.

3.3.2 Kampanj–/kortsiktig planering
Här finns idag betydande problem som ständigt påtalas, och som nästan alltid har sin rot i överbelastning på IS. Återigen kan starkare samordningar och distrikt ta över mycket av planeringsarbetet eller åtminstone se till att den lokala planeringen kan ligga bättre till.

3.3.3 Delegering/Aktivering/Att skapa engagemang/Samordning
Alla flaskhalsar i organisationen (gruppsekreterare, distriktsombud, samordningar) har idag problem med att effektivt hitta folk som kan utföra olika uppdrag. Det är slöseri med deras tid, och också slöseri med resurser, eftersom det säkert ofta finns någon som kan utgöra arbetet. Istället kan det idag bli sämre gjort eller i värsta fall inte alls.

Genom att på ett överskådligt sätt presentera alla verksamheter och uppdrag såväl lokalt som nationellt kan vi lättare aktivera rätt medlem på rätt plats.

3.3.4 Opinionsbildning
Här finns det inga gränser för hur mycket som bör göras, och i ljuset av detta kan vi självfallet förbättra oss. Både datorpost och WWW kan hjälpa till här. Utredningen har dock inte närmare studerat opinionsbildning.

3.3.5 Upplysning
Ofta söker man som medlem olika upplysningar. Tyvärr är det svårt att hitta rätt i den stora flora av publikationer och den stora mängd resurspersoner som finns. Här kan WWW på ett enhetligt sätt och på ett ställe presentera all dokumenterad kunskap i organisationen. Datorpost låter den enskilde medlemmen lättare hitta en resursperson även om hon skulle bo 200 mil bort (eller i ett annat land).

3.3.6 Utbildning/lärande
Detta är onekligen den viktigaste av Amnestys “interna” uppgifter. Här bör så snart som möjligt referensmaterial, självstudie- och studiematerial läggas upp på WWW, och sedan ständigt förbättras/kompletteras.

3.3.7 Projektgenomförande
Att genomföra ett projekt, att utföra en uppgift, handlar till stor del om kommunikation så fort det är mer än en person är delaktig. Projekt i Amnesty, vare sig det gäller frågor i styrelse och utskott eller att ordna en manifestation eller ett seminarium, genomförs inte alltid på bästa sätt. Här bör man i möjligaste mån ta till sig grundläggande hjälpmedel för ett effektivt (och roligare) genomförande. I detta sammanhang kan bara några exempel ges:

· Kom överens om målsättningar och tydliggör dem
· Se till att varje uppgift har någon ansvarig
· Planera ordentligt
· Följ upp projektet löpande
· Utvärdera och använd utvärderingen nästa gång
· Använd i möjligaste mån lathundar och checklistor

Det sista innebär naturligtvis att organisationen kollektivt bör söka ta fram sådana. De kan sedan finnas tillgängliga på WWW-server.

3.3.8 Utvärdering
Bristande utvärdering är andra sidan av “planeringsmyntet”. Vi bör än mer anstränga oss att ha så korta rapporteringskanaler som möjligt, och vi genom att enligt ovan decentralisera planeringsarbetet kan nog engagemanget öka. Starkare samordningar som arbetar närmare grupperna ökar också transparensen, inte minst om datorpost med arkiv används för samordningen av arbetet.

Till syvende och sist måste också styrelse, utbildare, distrikt och samordningar sprida evangelium: “Det är roligare och mer utvecklande att arbeta planerat och utvärderat”.

3.3.9 Policyskapande/-beslutande
Här finns betydande problem, även om man måste göra den bedömningen att interndemokratin förmodligen är sundare än i många andra organisationer. En lösning kunde vara att skapa kontaktnät för utskotten i distrikten. Vidare bör strukturerade diskussionsgrupper underlätta för de medlemmar som är uppkopplade. Det är vår mening att dessa bör i allmänhet bör betraktas som nationella, dvs man bör inte uppmuntra att distrikt har egna diskussionslistor i t ex policyfrågor, utan endast i rent lokala frågor. Detta för att bättre hushålla med organisationens resurser, men också för att skapa överskådlighet.

Ett problem som är mer påtagligt än bristen på deltagande är bristen på effektivt spridande av information om beslut på årsmöten och ICM. Detta skapar osäkerhet och allmän frustration kring mandat och policy. Även här är förmodligen lösningen att stärka distrikten och att skapa fler kanaler för direktkommunikation med medlemmarna. Än viktigare är kanske på sikt uppbyggandet av överskådliga databaser på WWW.

3.3.10 Gemenskapsbyggande – att göra delaktig
Människan är ett socialt djur. Oavsett hur vi framöver utnyttjar IT måste vi ständigt se till att det sker många personliga möten i organisationen.

3.4 Media
3.4.1 BBS
Amnesty drev utlokaliserat en BBS fram till våren 1997. Detta arbete har varit ett värdefullt pilotprojekt, men det är denna utrednings uppfattning att endast en infrastruktur är aktuell framöver vad gäller datorkommunikation: Internet. Inte minst slipper vi i längden ohållbara problem med t.ex. underhåll av modempooler.

3.4.2 Lotus Notes
Sekretariatet och styrelsen använder idag Lotus Notes internt, och erfarenheterna är sekretariatsinternt goda. Dessutom söker IS och andra sektioners sekretariat i möjligaste mån att använda Notes. Emellertid bör organisationen framöver satsa på öppna system . Argumenten för detta är många. 8
8 Med “öppna system” avses här system som bygger på standarder som är öppna i den meningen att flera leverantörer kan leverera produkter, komponenter och verktyg. Detta har historiskt inte varit fallet med väsentliga delar av Notes-arktitekturen som har varit vad man kallar “proprietary”. Med detta sammanhängande problem vad gäller styrelsens och utskottens datorisering har varit legio.
Detta innebär att all information (även INTERN) skall vara tillgänglig från WWW-bläddrare eller datorpostgateway, om än med lösenordsskydd.

3.4.3 Datorpost
Användningen av datorpost har nu tagit fart. Ett intressant projekt har startats i och med ai-snack , en öppen mailinglista. Fram till sommaren 1997 hade försöket fallit rätt väl ut, och det visade på potentialen i datorpost och mailinglistor. Mer och mer av kommunikationen mellan distrikt och sekretariat sker idag med datorpost. Det är angeläget att kontinuerligt inventera tillgången till datorpost bland medlemmar och allmänhet.

3.4.4 WWW
Både den centrala publiceringen av IS-material som flera distrikts och gruppers WWW-publicering har nu god fart. Det finns emellertid problem med kvalitet och aktualitet. Vidareär den totala mängden amnestymaterial dåligt överskådligt. Det är inte heller lätt för medlemmar och allmänhet att få överblick av organisationens delar och deras roll.

3.4.5 Post
Post är idag det dominerande mediet för kommunikation inom Amnesty. På sikt kan det minska betydligt och i ett övergångsskede kan blandformer som “ebrev” kanske användas. Man bör överväga om man inte kan skapa en funktion inom Amnesty (något sekretariatsstöd+frivilliga; gärna utlokaliserat) som kan hantera blandade media (dvs datorpost+post).

3.4.6 Fax
Fax har en underordnad betydelse vad gäller intern amnestykommunikation. Man kan förutse att betydelsen kommer att minska än mer med ökat datorpostanvändande.

3.4.7 Personliga möten/samtal
Betydelsen av detta kan inte överskattas.

3.4.8 Handböcker mm
Det är idag svårt att veta vilka handböcker och dokument som är aktuella. Information av denna karaktär byggs med fördel kontinuerligt upp på WWW. Det bör för detta material (såväl som för t.ex. utbildningsmaterial lämpligt för OH och landrapporter) finnas möjlighet att ta hem utgåvor formaterade för A4 eller annat lämpligt format. Dessa hemsidor kan överst visa på aktuella förändringar och ge översiktligt introduktion med länkar.

3.5 Värden
Det är viktigt att göra klart för sig vilka värden Amnesty vill befordra med information och kommunikation. Dessa värden måste prägla Amnestys IT-vision. Detär också viktigt att göra klart för sig på vilket sätt Amnesty är unikt. Följande är en uppräkning av sådana värden med relevanta kommentarer. Uppräkningen baserar sig på en analys av våra värderingar som de uttrycks i stadgar och policydokument.

3.5.1 Aktivism
IT kan självfallet gagna aktivism på många sätt. Sektionen har under 90-talet brottats med problemet att aktivismen i delar av organisationen stagnerat eller minskat. Aktivistutredningen (ORG 53/064/1996) var ett led i arbetet att försöka lösa detta problem. Samma strävanden ligger till grund för IT-utredningens analyser och förslag, som delvis kompletterar Aktivistutredningen. Det kan fortfarande inte anses att organisationen fullt förstår problemet och mer arbete och engagemang krävs.

3.5.2 Demokrati – delaktighet
Möjligheterna till nya sorters många-många-kommunikation bör kunna befordra demokrati

3.5.3 Tillgänglighet
Här finns flera aspekter. En är den tidigare diskuterade tillgängligheten av Internet. Har man tillgång till datorpost? WWW? Både-och? När kan vi räkna med att olika strukturer är datoriserade? En annan aspekt är innehållets tillgänglighet. Traditionellt har Amnesty i Sverige värnat om att material i så stor utsträckning som möjligt skall vara tillgängligt på svenska. Här öppnar Internet för övrigt möjligheter till effektivare samordning av översättningar.

3.5.4 Frivillighet
Frivilligarbetet är ju kanske ett av Amnestys viktigaste värden. Ett problem i samband med IT är frågan om och på vilket sätt organisationens medel skall användas för att kompensera frivilliga för dels investeringar i IT och dels för IT-driftskostnader . 9

3.5.5 Oberoende och opartiskhet
Detta måste naturligtvis utmärka all information. Ett särskilt fall är att man även på Internet skall vara noggrann med att sponsring mm följer policy. Man bör också tänka på att klart avgränsa amnestymaterial från annat material under en viss domän. Detta leder oss in på kvalitetsfrågor.

3.5.6 Kvalitet
Naturligtvis bör kvaliteten på Amnestys information vara mycket hög. Vår trovärdighet är en viktig del av vårt förtroendekapital. Frågan uppstår då om hur vi garanterar kvalitet. Det finns en balans mellan att uppmuntra till aktivism och att hålla en hög kvalitet. Förmodligen är det lämpligast att inte ha förhandsgranskning och detaljerade kontrollsystem, men att istället formulera en enkel (!) och kort (!) policy som man kan använda som lathund vid publicering av information. Till stor del handlar detta om enkla ting som att (här använder vi WWW-sidor som exempel men mycket är generellt tillämpligt):
· alltid ange när material är författat, vem som är författaren och hur vederbörande kan kontaktas
· säkerställa att ingen gammal information ligger i databasen
· alltid låta en annan person granska innehållet med avseende på allt från stavning till korrekthet och förenlighet med Amnestys principer.
· Se till att innehåll (”content”) endast ligger på ett ställe. Man bör lägga innehåll på dess ”mest naturliga plats”. Därefter länkar man till detta från andra ställen. Man bör undvika sidor som endast innehåller är länkar och man bör också söka undvika att en användare leds in på långa ”kedjor” av länkar i sin jakt på information.
----------------------------------------------------------------------------------------
9 Eftersom Internet innebär förändringar på t ex så sätt att aktivisten nu skriver ut material och liknande på sin egen skrivare på papper som man själv köper och hämtar hem det från sitt eget internetkonto till sin egen dator via sin egen telefonlinje. Å andra sidan skulle kanske den frivillige haft utrustning och abonnemang i vilket fall. Dessutom bär sektionen nu kostnader av annat slag, t ex för modempool, router eller webhotell (beroende på lösning) .

· Information eller länkar som ej Amnesty är ansvarigt för bör tydligt markeras som sådana.
· Man måste ha klart för sig att varje sida eller annan informationsbärare kan vara den första som en användare stöter på.

Mycket av ovanstående underlättas av att de som publicerar information använder mallar av olika slag. Utredningen menar dock att särskilda krav på enhetlig utformning för dess egen skull ej bör ställas.

3.5.7 Säkerhet
Säkerhet har två viktiga aspekter:

1. Att säkerställa att inte obehöriga kan läsa publicerat material. Detta är kanske relativt sett inget stort problem. Av formella skäl bör INTERN information lösenordsskyddas, men för att främja aktivism och delaktighet bör alla medlemmar självfallet ha tillgång till ett lösenord. Svenska Amnesty bör hålla fast vid att INTERN information är till för alla medlemmar. Administration av lösenord kan med fördel skötas i distrikten för att i högre grad tillse att den som utfärdar konton har god personkännedom. Information av högre skyddsklass finns det inte så mycket av, och denna behöver kanske överhuvud inte publiceras på ett sätt som gör den tillgänglig via Internet.

2. Att säkerställa att inte obehöriga kan publicera material så att det ser ut som om Amnesty är källan. Ett viktigt sätt för en tredjepart att avgöra var information kommer ifrån är naturligtvis domänen vad gäller Internet (publikation och utgivare är jämförbara för andra media). Detta innebär att rutinerna och tekniken för hur material läggs ut måste göras säkra samtidigt som de låter många enkelt publicera sig. En enkel metod är att med t.ex. PGP-äkthetskontroll skicka material till en grupp som är betrodda att lägga ut material på en amnestyserver. Vad gäller material som publiceras under andra domännamn är det naturligtvis omöjligt att i förhand skydda sig mot falsarier och desinformation. Det är även svårt att ens hitta dem. Om man ändå gör det bör man ytterst med rättsliga medel söka förhindra den fortsattapubliceringen.

3.5.8 Internationalisering
Internet är ett globalt medium i en rätt radikal mening. All information som publiceras är omedelbart tillgängligt varhelst en internetanslutning finns. En positiv aspekt är de nya möjligheter till internationellt samarbete mellan aktivister som öppnas.

3.5.9 Tydlighet
Ännu en fundamental innehållslig kvalitetsaspekt.

3.5.10 Kontinuitet
Här har organisationen idag vissa problem. I aktiviströrelsen är personbundenheten ofta ganska hög, och en verksamhet som fungerar bra så länge en nyckelperson är engagerad kan plötsligt upphöra. Kontinuitet är särskilt viktigt när det gäller information och kommunikation. Det är viktigt att funktioner som andra aktivister eller tredjepart litar på dels över tiden presenteras på ett någorlunda konsekvent sätt men också att kvaliteten och inte minst aktualiteten hos materialet kontinuerligt garanteras.

3.5.11 Lokal förankring
Amnestys lokala förankring (i Sverige) ger en möjlighet till profilering med stort värde för trovärdighet och aktivism. Som noterades ovan under Internationalisering så är Internet på ett radikalt sätt globalt. För den svenske internetavnämaren kan Amnesty i Sverige dock tillhandahålla kontaktpersoner och ofta expertis lokalt. Detta måste ständigt understrykas och utnyttjas. I detta sammanhang kan man peka på det dåliga utnyttjandet av Amnesty Press för lokal information. Här måste distrikten bli bättre.



4 Sammanfattning och utveckling av problemlösningar

I detta avsnitt sammanfattas de förslag till förbättringar och de vidare utredningar som föreslås ovan. Prioriteringar och ansvars för genomförande anges också. Eftersom utredning menar att en särskild IT-grupp bör få ansvar för mycket av arbetet så skall vi först argumentera för detta.

4.1 Varför behövs en IT-grupp?
· Många av Amnestys informations- och kommunikationsproblem kan hänföras till bristen på samordning och framförhållning

· I den mån att de problem som analysen ovan visar på kan lösas med IT så är lösningen ofta att bygga upp effektiva databaser och kommunikationsmekanismer. Detta måste samordnas av någon och det är inget litet arbete

· All erfarenhet visar att databaser och kommunikationsmekanismer enligt ovan snabbt degenererar om inte någon har ansvar för deras kvalitet och utveckling.

Vi tror att en särskild IT-grupp kan just

· Samordna och utveckla vårt IT-arbete

· Leda och samordna Amnestys uppbyggande av effektiva databaser och kommunikations-mekanismer

· Framgent ha detövergripande ansvaret för dessa databasers och kommunikations-mekanismers kvalitet och utveckling.

Med ledning av dessa argument och förslagen nedan kommer vi senare att diskutera IT-gruppens roll närmare.

4.2 Förslag från problemanalysen
Förslag Föreslagen ansvarig Prioritet (Observera att hög prioritet inte alltid innebär att uppgiften bör utföras snabbt eller snart )
Stärka distriktens roll, särskilt genom att uppmuntra distrikt med adekvat storlek Styrelsen och distrikten Hög
Tillse att distrikten har en adekvat mottagarstruktur (styrelse, kontaktpersoner mm) för de ämnen och frågor som är viktiga för Amnesty Distrikten och IT-gruppen med hjälp av sekretariatet Hög
Särskilt diskutera införandet av lokalombud Distrikten tillsammans med C-utskottet Mellan
Särskilt införa kontaktnät för utskotten i distrikten Utskotten och distrikten tillsammans med IT-gruppen Hög
Ökat utnyttjande av Amnesty Press och dagspress Distrikten med hjälp av sekretariatet Mellan
Lokala nyhetsblad Distrikten med hjälp av sekretariatet och IT-gruppen Mellan
Följa aktuell diskussion om informationsfrihet, offentlighet, yttrandefrihet på Internet, nya möjligheter till gräsrotsdeltagande i demokratiska processer mm Policygruppen och IT-gruppen Låg
Stärka samordningarna och knyta grupper och individer närmare till dem Styrelsen, samordningarna och respektive arbetsgrupper och nätverk Hög
Utvärdera förekommande datorisering Datoriserade strukturer och individer tillsammans med IT-gruppen Mellan
Utvärdera existerande WWW-databaser IT-gruppen tillsammans med ansvariga strukturer Hög
Utveckling av befintlig extern WWW-databas Samtliga strukturer under samordning av IT-gruppen Hög
Uppstart av intern WWW-databas Samtliga strukturer under samordning av IT-gruppen Hög
Diskutera BA-nätverkets framtida roll Sekretariatet tillsammans med B-utskottet och IT-gruppen Låg
Diskutera marknadsföring via Internet Styrelsen, sekretariatet och IT-gruppen Låg
Förbättra sektionens planerings- och utvärderingsarbete C-utskottet, IT-gruppen och sekretariatet (på sikt involveras naturligtvis alla strukturer) Mellan
Utvärdera ai-snack IT-gruppen Mellan
Inventera tillgången till datorpost bland medlemmar IT-gruppen Mellan
Inventera tillgången till datorpost bland allmänhet och målgrupper IT-gruppen och relevanta specialgrupper Låg
Planera och implementera ett enhetligt system av individ- och gruppadresser samt diskussionsgrupper för och med datorpost IT-gruppen Mellan
Diskutera former för kommunikation med blandade media Sekretariatet och IT-gruppen Mellan

Nedan beskrivs förslag till databasstruktur och datorpostadresser.

4.3 Ytterligare förslag
Vid en analys av ovanstående förslag inser man att ytterligare aktiviteter fordras för genomförandet.

Förslag Föreslagen ansvarig Prioritet
Utbildning: det finns både efterfrågan och i ljuset av våra förslag ett behov av utbildning av våra medlemmar i relevant IT-användning. Detta behov kan tillgodoses utanför Amnesty men på fortfarande på medellång sikt kommer en intern kurs att behövas IT-gruppen med hjälp av utbildarnätet Mellan
Utbildning: för att underlätta genomförande av vår IT-strategi och IT-plan och för att med så hög kvalitet som möjligt utveckla våra databaser behövs utbildning för den ökande andel av medlemmarna som publicerar material IT-gruppen med hjälp av utbildarnätet Hög
4.4 Vision

För att konkretisera och sammanfatta förslagen kan vi måla upp en vision av Amnestys framtida IT-användning:

Amnesty Press och lokala nyhetsblad har en viktig roll för marknadsföring, skapande av gemensamhetskänsla och spridande av information till personer som inte är uppkopplade. För övrigt går vi på sikt alltmer över till att basera vår kommunikation och information på Internet, framförallt med hjälp av datorpost och WWW. Datorpost hjälper oss att på ett tidigare otänkbart sätt samordna aktiviteter och att utnyttja den samlade erfarenheten och kunskapen i organisationen. Vidare ökas känslan av delaktighet i handling och demokratisk process.

Grupper, specialgrupper och nätverk förs närmre samordningarna, där land- och temadatabaser utgör det nav kring vilket den för handling nödvändiga kunskapen byggs upp. Distrikten får en viktigare roll när det gäller policyskapande, samordning och förbättringsarbete. Analogt får samordningarna en viktigare roll, och nya samordningar kan skapas för att stärka det tematiska arbetet (nätverk och specialgrupper) men också för att t.ex. konsolidera lathundar och handböcker inom många områden (utställningsbyggande, distriktsarbete, policy, MR-undervisning, målgruppsarbete etc). En väl fungerande samordning (som till ringa kostnad effektivt kan bestå av personer från hela landet) onödiggör på sikt centralisering och sekretariatsresurser inom respektive område.

4.5 Visioner, verksamhetsförnyelse och dagens verksamhet
Förändringsarbete är alltid smärtsamt och svårt. Vi vill därför betona att denna utredning egentligen inte föreslår något som inte är en utveckling och förstärkning av dagens verksamhet. .Det är också därför vi föreslår en rullande IT-plan: vi vill betona kontinuitet och ständiga förbättringar, snarare än förändringar som “kastar ut barnet med badvattnet”.

Det som möjligen är nytt och radikalt ligger helt i linje med de SYSTEC-förslag och handlingsplaner som vi på olika sätt sökt genomföra. Vi menar att vi måste gå vidare i SYSTECs spår och arbeta med specialisering, utveckling av medlemmarna och våra arbetsmetoder. Detta görs bäst, tror vi, genom att stärka samordningarna och knyta grupperna och medlemmarna närmare dem. Detta är en förutsättning för att vår förslagna IT-satsning skall resultera i något mer än strukturer utan innehåll men också ett av IT möjliggjort sätt att genomföra SYSTEC-besluten.



5 Amnesty och IT: strategi, plan och organisation
Vi söker nu med ledning av analysen och förslagen ovan föreslå en IT-strategi, en IT-plan och tillhörande mekanismer, såsom IT-grupp och övrig erforderlig organisation.

5.1 IT-strategi och IT-plan

5.1.1 Vad är IT-strategi och IT-plan?
Amnestys IT-strategi bör slå fast centrala värderingar och mål för vår IT-användning. Denna utredning föreslår en delvis modifierad strategi, i så måtto att lokal förankring enligt denna utredning betonas och att Internet och mera allmänt öppna system tydligt framhävs som den infrastruktur vi skall använda oss av.

IT-planen skall innehålla aktuella mål, som kontinuerligt uppdateras och tidsplanerats efter organisationens prioriteringar. Den skall alltså vara rullande. Denna utredning föreslår ett ramverk för IT-planen genom rubriker.

5.1.2 Att använda IT-strategin och IT-planen
Ett problem med strategier, planer och policy är att de ofta författas och sedan inte används/genomförs. Detta gäller i hög grad Amnesty och är ett informations-/kommunikationsproblem av rang. Genomförandet av IT-strategin bör här föregå med gott exempel. 11

5.1.3 Förslag till IT-strategi
Med ledning av analysen, styrelsens direktiv och med den tidigare strategin som utgångspunkt föreslår vi IT-strategi enligt bilaga.

5.1.4 Förslag till IT-plan
Med ledning av analysen, styrelsens direktiv och IT-strategin föreslår vi en rullande IT-plan enligt bilaga. Vi föreslår nedan att en IT-grupp får ansvaret för samordnandet av genomförandet av planen och formulerar – för konkretionens skull – tidsplanen för IT-planens genomförande som en detaljplan för IT-gruppens arbete enligt bilaga.

5.2 IT-organisation för Amnesty

5.2.1 En global och lokal internetnärvaro
Internet skall utgöra vår IT-infrastruktur.

5.2.2 IT-grupp

En IT-grupp bör enligt argumenten ovan inrättas.Denna skall


---------------------------------------------------------------------------------------
11 Vilket hitintills inte varit fallet, beroende på organisatoriska låsningar, teknikfixering och att man kanske delvis varit för tidigt ute. Nu bör emellertid tiden vara mogen att möta en allt högre “uppkopplingsgrad” och på sitt sätt är det nu rätt tid att vara teknikfixerad när det nu står klart att internetburen datorpost och WWW blivit så pass etablerade. Dessa tekniker ensamma räcker för våra behov, och vi kan inrikta oss på implementering.

IT-gruppen utses av och skall fortlöpande rapportera till styrelsen. Den bör ha följande direktiv:

    att genomföra och följa upp sektionens IT-strategi

    att samordna genomförandet av sektionens IT-plan

att föreslå operativa riktlinjer för IT-organisationen till styrelsen

· ha ansvar med tillhörande befogenheter för

att genomföra sektionens IT-strategi och IT-plan, särskilt med avseende på

– kommunikation
– teknik
– databaser
– kvalitet
– organisation

att fastslå operativa riktlinjer för IT-organisationen med ledning av IT-strategin
    ha det yttersta operativa ansvaret för att utveckla och samordna sektionens gemensamma databaser och datoriserade kommunikation. Detta innebär också kvalitetsansvar.

· ha rättighet och skyldighet
    att vårda ochtill styrelsen föreslå förändringar av sektionens IT-strategi och IT-plan efterhand som sektionens arbete och utvecklingen i omvärlden fortskrider
    att till styrelsen yttra sig över sektionens budget vad gäller IT och inom ramen för sitt uppdrag ge underlag till budgetarbetet

    att åt styrelsen bereda alla sekretariatets IT-investeringar i den mån att de rör infrastruktur, är av principiell betydelse eller är större än 100,000 kronor.

IT-gruppen föreslås skilja sig från styrelsens utskott genom att den har ett konkret operativt ansvar, och också genom att dess arbete uttryckligen styrs av en rullande plan.

5.2.2.1 Angående styrelsens beslut §54 1996-97
Ett föregående förslag från C-utskottet om IT-grupp avvisades av styrelsen av flera skäl som fortfarande är tillämpliga. Vi vill därför diskutera dem redan nu.

1. Gruppens uppgift får inte vara för ambitiös
Det nya förslaget är än mer “ambitiöst”, men det är också konkretiserat i mycket hög grad. Man bör tillsätta en IT-grupp, men den måste vara tillräckligt manstark och kompetent att genomföra sina uppgifter. Den måste också ges erforderligt stöd av sekretariatet.

2. Gruppens plats i organisationen måste klargöras
Detta är gjort. Ett förtydligande kan göras: IT-gruppens kvalitetsansvar bör inom gruppen fördelas till särskilda personer för att säkerställa ett erforderligt mått av oberoende utan onödig organisation. Kvalitetsansvaret sköts bäst genom utbildning och att gruppen föregår med gott exempel. Kvalitetskontrollen bör framförallt inriktas på strukturen. Relationen till sekretariatet och styrelsen diskuteras särskilt i nästa avsnitt.

3. Utvärderingsprinciper måste fastställas
Gruppens arbete bör utvärderas gentemot IT-plan och IT-strategi. Utvärderingen sköts förslagsvis av B-, C- eller finansutskottet. Styrelsen menade att IT-gruppen borde ha som främsta uppgift att utvärdera att organisationens IT-arbete följer IT-strategin. Detta är en förhållandevis begränsad uppgift och försummar den större uppgiften att leda och samordna det samma.

4. Gruppen skall verka under en tidsbegränsad period
Med de föreslagna uppgifterna blir en sådan begränsning onaturlig.

5.2.2.2 Relationen mellan IT-grupp, styrelse och sekretariat
Vad gäller frågan om ansvarsfördelning och erforderliga sekretariatsresurser är utskottet vår syn som följer:

· IT-gruppen bör ha en resursperson precis som utskotten för samordning och som resurs för sakupplysningar, mindre utredningar och administrativ assistans.

· IT-gruppen utvecklar och samordnar strukturen för sektionens gemensamma IT-resurser och -organisation (inbegripet WWW). Den övergripande strukturen och operativa riktlinjerna föreslås (löpande) av IT-gruppen till styrelsen som beslutar. Detta påverkar naturligtvis sekretariatet men via den vanliga beslutsvägen.

· I den mån sekretariatet har olika typer av ansvar (innehåll ,[under-]struktur, drift, publicering, support) för olika delar av IT-resurserna (vilket säkert blir fallet) så sker detta självständigt men enligt sektionens policy och operativa riktlinjer och i erforderligt samråd med IT-gruppen. Detta skiljer sig inte från det sätt på vilket en frivillig struktur kommer att arbeta.

· Det förutsätts att IT-gruppen löpande samordnar sitt arbete med sekretariatet och att löpande ömsesidiga konsultationer äger rum, framförallt med IT-gruppens sekretariatstresurs som samband.

· IT-gruppen kan för detaljärenden vända sig till direkt till handläggare (som styrelseledamöter och utskott gör idag)

· IT-gruppen kan för större ärenden vända sig till GS (som styrelseledamöter och utskott gör idag)

I den mån att ovanstående inte är självklart eller följer sektionens arbetssätt i övrigt föreslår vi i beslutsförslagen (avsnitt 6) erforderliga direktiv och förutsättningar.

5.2.3 Datorpost – struktur och organisation
En struktur av datorpostadresser bör

· återspegla vår organisation såväl inåt som utåt

· enligt denna utredning möjliggöra samordning av en strukturs funktioner

· skapa effektiva fora för debatt och informationsspridning

Följande är ett förslag:

Adress (@amnesty.se) Struktur/funktion Medlemskap
styrelsen Sektionsstyrelsen Slutet
a-utskottet etc Utskotten Slutet
a-utskott-d etc Nätverk inom varje policyområde där distrikten har åtminstone en representant Öppet från intern websida och mailserver + a-utskottet
it-grupp Förtroendevald IT-grupp Slutet
it-d IT-diskussion Öppet från intern websida och mailserver + it-d
webmasters Alla som har publiceringsansvar Öppet från intern websida och mailserver + de som är registrerade som publiceringsansvariga
publicera Hit skickar man sidor med vederbörlig äkthetskontroll för publicering på våra servrar 12 Slutet
ai-d Allmän diskussionslista Öppet från intern websida och mailserver + utsedd kontaktperson från varje utskott
afrika, mellanostern etc Regioner Öppet från intern websida och mailserver + varje ingående landlista
senegal, marocko etc Länder Öppet från intern websida och mailserver + varje ingående samordning och grupp som deltar i arbete på landet
afrika-samo, senegal-samo etc Förtroendevalda samordnare Slutet
grupp1, grupp2 etc Alla grupper med så många gruppmedlemmar som möjligt och även andra intresserade Öppet från intern websida och mailserver
skane-blekinge, halland etc Distrikt med alla grupper och andra intresserade Öppet från intern websida och mailserver + ingående grupper
skane-blekinge-styr etc Distriktsstyrelser (notera att DO knappast behöver särskild adress) Slutet
skane-blekinge-info etc Informatörsförfrågningar går hit. Består av nätverket av informatörer Öppet från intern websida och mailserver + ingående grupper och styrelser
skane-blekinge-flykt etc Flyktingombud Slutet
kvinnor, barn, tortyr, amd etc Temanätverk Öppet från intern websida och mailserver + ingående grupper och styrelser
kvinnor-samo etc Förtroendevalda samordningar Slutet
senegal-halmstad, kvinnor-goteborg, amd-malmo Lokala temagrupper. Dessa är till för samordning och kontakter med allmänheten och inte för diskussion av ämnet ifråga Öppet från intern websida och mailserver + ingående grupper och styrelser

12 Detta beror på teknisk lösning men någon adress i stil med denna finns förmodligen
-------------------------------------------------------------------------------------
Notera att dessa adresser mappas till flera enskilda medlemmars privata datorpostadresser eller möjligen till “ebrev” eller liknande tjänst. Det är viktigt att flera medlemmar sörjer för varje funktion för att garantera kontinuitet och aktualitet. Vissa av adressernas korrespondens bör arkiveras i arkiv tillgängliga på intern WWW eller internt news -system. Det skall vidare vara möjligt att få överblick över datorpostadresser, ansluta sig till mailinglista samt skicka till mailinglista på WWW.

5.2.4 WWW– struktur och organisation
Vi bör starta en server för INTERN information, förslagsvis wwwint.amnesty.se. Denna skall vara lösenordsskyddad men tillgänglig för alla medlemmar.

Kriterier för innehåll och struktur bör vara

Allmänhetens perspektiv
Det skall vara lätt att ta del av

1. landinformation
2. temainformation
3. hur man blir medlem och vad man kan göra
4. vilka kontaktpersoner som finns lokalt

Aktivistens perspektiv
Det skall vara lätt att ta del av

1. att vad som händer i organisationen
2. vilka uppgifter som finns att utföra
3. och bidra till kunskapen i organisationen

På såväl den interna som på den externa servern definieras en katalogstruktur enligt t.ex.:

Katalog (på www int .amnesty.se) Funktion
styrelsen Sektionsstyrelsen redogör för olika ärendens och policyfrågors status
a-utskottet etc Utskotten d:o
it IT-resurser
mailinglistor Översikt över datorpostadresser
afrika, mellanostern etc Regioner
senegal, marocko Länder som precis som regioner administreras av samordnare. Här byggs landprofiler och --databaser upp med länkar till IS-dokument.
grupp1, grupp2 etc Alla grupper
skane-blekinge, halland etc Alla distrikt
kvinnor, barn, tortyr, amd etc Temanätverk
senegal-halmstad, kvinnor-goteborg, amd-malmo Lokala temagrupper
internal Katalog för alla interna IS-dokument. Dessa indexeras sedan från lämpliga sidor
internal-se Katalog för alla interna svenska dokument. Dessa indexeras sedan från lämpliga sidor
external Katalog för alla externa IS-dokument. Dessa indexeras sedan från lämpliga sidor
external-se Katalog för alla externa svenska dokument. Dessa indexeras sedan från lämpliga sidor

Observera att strukturen föreslås helt flat. Detta för att det skall vara lätt att ange URL för varje funktion och struktur. IT-gruppen och varje publicerande struktur bör eftersträva att hålla URLar konstanta över tiden (”persistenta”). Det är bättre att ta tid på sig med en vettig struktur och sedan ändra den en gång för alla.

För varje del av en server måste det finnas en klar struktur vad gäller:

· Innehållsansvar
· Struktur
· Publiceringsansvar
· Drift och support

Detta blir lämpligen en hierarkisk organisation som återspeglar innehållet på servern.

5.2.5 Allmänt om strukturer och innehåll
Både vad gäller datorpostadresser och webstrukturer är ovanstående endast preliminära förslag. Man bör studera tänkta användningsfall enligt den in denna utredning använda modellen.. Följande kategorianalys kan ge stöd vid framtagande av struktur:

Ämnesområden
Teman
Geografiska områden
Arbetsmetoder
Målgrupper

Organisationsstrukturer
Sektion
Styrelse
Sekretariat
Utskott
Samordning, distrikt
Nätverk
Grupp
Medlem

Deltagare
Åldersgrupp (t ex senior eller ungdom)
Vistelseort (Växjö eller Småland)

Teknik och underhåll
Index
Sökmotor
”Karta” (t ex ”sitemap”)
Arkiv 		Aspekter
Policy
Metod
Organisation
Ekonomi
Historia

Resurser
Index (t ex indexsida, ”rotsida”)
Material (själva databasen)
FAQs
Lathundar (HOWTOs)
Rapporter och liknande ”objekt”
Policy
Strategi
Planer
Mallar
Rekommendationer
Kalendarier
Adresser för kontakt
Adresser för ansvar


6.

Förslag till beslut


Med ledning av analysen vill vi föreslå att styrelsen fattar nedanstående beslut vad gäller svenska Amnestys framtida användning av IT och det fortsatta genomförandet av den process i vilken utredningen varit en del.

Vi föreslår styrelsen besluta

att ta till sig IT-utredningen

att som sektionens IT-strategi anta den av IT-utredningen föreslagna

att som sektionens IT-plan anta den av IT-utredningen föreslagna

att uppdra åt C-utskottet att till styrelsens majmöte komma med konkreta förslag angående de föreslagna uppgifter som finns förtecknade i utredningens avsnitt 4.2 i den mån dessa ej föreslås ingå i IT-planen som sådan

att inrätta en IT-grupp med direktiv enligt IT-utredningens avsnitt 5.2.2

att IT-gruppen skall ha åtta (8) medlemmar, varav en sammankallande, och en resursperson från sekretariatet (på samma sätt som styrelsens utskott har)

att uppdra åt C-utskottet att föreslå en bemanning av IT-gruppen till styrelsens marsmöte. Förslaget skall säkerställa att gruppen har åtminstone rimlig kompetens och erfarenhet inom

      - IT, särskilt WWW, datorpost och öppna system
      - informationsfrågor och PR
      - distriktsarbete i Amnesty
      - arbete i samordning eller specialgrupp i Amnesty
      - projektledning och organisationsfrågor
      - programvaruutveckling
      - klassificering och indexering av information

att anslå medel till tre möten och ett par telefonmöten för IT-gruppen under 1998

att uppdra åt C-utskottet att till styrelsens marsmöte närmare föreslå formerna för utvärdering av IT-gruppens arbete.

Malmö i januari 1998
C-utskottet genom Torbjörn Söderberg

Bilagor

Förslag till IT-strategi


SVENSKA SEKTIONENS IT-STRATEGI
Inledning
Informationsspridning är en av Amnesty Internationals främsta arbetsmetoder. Informationen hanteras, lagras och förmedlas med hjälp av datorer, fax, telefon och post. Möjligheterna till informationsspridning har ökat de senaste åren och nyttjandet av olika informationsmöjligheter kommer att öka i framtiden. För att på bästa sätt nyttja dessa nya möjligheter, måste det finnas en strategi. Avsikten med strategin är att visa vägen för rörelsen i IT- frågor. Strategin ska också fungera som en referensram för framtida beslut i IT-frågor.

Grundläggande principer
IT-strategin bygger på följande grundläggande principer:

1. att Amnesty är en aktivistorganisation
2. att medlemsinflytandet ska stärkas och öka möjligheterna till dubbelriktad kommunikation
3. att informationen ska vara lättillgänglig för mottagaren.
4. att säkerhetsnivån ska vara hög
5. att informationen har hög kvalitet
6. att svenska sektionen ska medverka aktivt i den internationella IT-utvecklingen
7. att svenska sektionen ska utveckla befintliga och nya arbetsmetoder
8. att svenska sektionen ska betona vikten av lokal förankring

1. Amnesty är en aktivistorganisation
Det är medlemmarna som med sitt arbete bär upp organisationen. Sekretariatet ska understödja där behov finns. Det arbete som är lämpligt att utföras av frivilliga ska utföras av dessa. Sektionen ska använda och utveckla användandet av Internet, framförallt datorpost och WWW. Öppna lösningar skall vara målet. Detta är inget hinder för att sekretariatet som sitt interna IT-system använder t.ex. Notes.

Ett viktigt inslag är att bygga upp en IT- organisation av frivilliga som ska verka jämsides och tillsammans med sekretariatets IT-ansvariga.

2. Medlemsinflytandet ska stärkas och öka möjligheterna till dubbelriktad
kommunikation
IT- verksamheten ska utformas på ett sådant sätt att den ger möjlighet till dubbelriktad kommunikation. Vi skall fokusera på medlemmarnas behov och stärka medlemsinflytandet. IT-verksamheten ska förbättra kommunikationen inom sektionen. Detta ska ske genom att utveckla användandet av IT-systemen samt i takt med utvecklingen ta vara på nya informationskanaler och diskussionsforum inom IT.


3. Informationen ska vara lättillgänglig för den avsedda mottagaren.
Amnestys huvudsakliga uppgift är att sprida och förmedla information. Det är dock viktigt att identifiera vilka som ska erhålla vilken information. Genom att identifiera målgruppers informationsbehov skall det vara lätt för dessa att få tillgång till rätt information. Utgångspunkt för målgruppernas informations- och kommunikationsbehov skall vara Internet.

4. Säkerhetsnivån ska vara hög
Säkerhetstänkandet ska genomsyra hanteringen av information och den fysiska utrustningen. Informationen ska vara lagrad i en klassificerings- och behörighetsstruktur. Riktlinjer för hantering och förvaring av den fysiska utrustningen skall följas. Informationen ska struktureras enligt de riktlinjer som finns framtagna för klassificering.

5. Informationen ska vara av hög kvalitet
Den information som Amnesty förmedlar ska vara aktuell och korrekt.

6. Svenska sektionen ska medverka aktivt i den internationella IT-utvecklingen
Svenska sektionen ska aktivt medverka till att IT utvecklas inom den internationella rörelsen och blir en naturlig kommunikationslänk mellan de nationella amnestysektionerna. Sektionen ska följa den utveckling som sker inom IT även utanför rörelsen. Därför ska kontakter tas och utvecklas med andra organisationer.

7. Svenska sektionen ska utveckla befintliga och nya arbetsmetoder
Sektionen ska vara öppen för möjligheter som den nya tekniken ger. Detta ska ske genom utbildning inom IT för att utveckla nya arbetsmetoder och därigenom öka IT-mognaden inom organisationen.

8. Svenska sektionen ska betona vikten av lokal förankring
Sektionens styrka är den lokala förankringen. Denna skall ständigt utnyttjas.


Förslag till rullande IT-plan


Svenska sektionen skall:

Kommunikation
· Kontinuerligt följa olika strukturers uppkopplingsgrad för att inlemma dem i vårt internetbaserade IT-system enligt IT-utredningen
· Kontinuerligt diskutera och föreslå kostnadseffektiva datoriseringar eller bidrag till datorisering och principer för densamma

Teknik
· Utvärdera tekniska och ekonomiska lösningar för våra servrar
· Kartlägga vilka komponenter som behövs för att implementera WWW- och datorposttjänster enligt IT-utredningen. Övervaka inköp och utveckling av dessa.

Databaser
· Ta initiativ bland alla medlemsstrukturer för att inlemma dem och deras kunskap i vårt internetbaserade IT-system

Kvalitet
· Kontinuerligt övervaka kvaliteten på allt som publiceras under amnesty.se
· Stödja alla medlemsstrukturer i deras IT-arbete

Organisation
· Utveckla två kurser:“MR-arbete på Internet” och “Att publicera och vara ansvarig för information på amnesty.se”
· Verka för att stärka samordningarnas kommunikation och för att de kommer närmare grupperna med IT
· Verka för att de medlemsstrukturer som behövs för en decentraliserad IT-organisation enligt IT-utredningen skapas och får stöd av riktlinjer
· Stödja distrikten i utveckling av nätverk med kontaktpersoner för olika ändamål

Detta arbete leds och samordnas operativt av sektionens IT-grupp som prioriterar och planlägger uppgifterna i detalj

Förslag till detaljerad plan för IT-gruppens inledande arbete

Aktivitet Delaktiviteter Tidsplan
Inledande
Styrelsen fastslår Q1 1998
Bemanna IT-grupp Q1 1998
IT-grupp startar Q2 1998
Kartlägg och utvärdera befintliga databaser och diskussionsgrupper Q2-Q3 1998
(Detta arbete kan påbörjas av C-utskottet)
Kommunikation
Följa olika strukturers uppkopplingsgrad för att inlemma dem i vårt internetbaserade IT-system enligt IT-utredningen – Planera inledande kartläggning
– Genomför inledande kartläggning
– Följ upp kartläggning 		Q2 1998
Q3-Q4 1998
Kontinuerligt från Q1 1999
Diskutera och föreslå kostnadseffektiva datoriseringar eller bidrag till datorisering och principer för densamma – Utvärdera nuvarande datorisering



– Ta fram principer för datorisering och täckning av kommunikations-kostnader
– Föreslå datorisering för 1999

– Följ upp och utveckla datorisering 		Q2-Q3 1998
(tillsammans med aktuella strukturer)
Q3-Q4 1998 (med D-utskottet)
Till budget för 1999
Kontinuerligt från Q1 1999
Teknik
Utvärdera tekniska och ekonomiska lösningar för våra servrar Till budget för 1999
Kartlägga vilka komponenter som behövs för att implementera WWW- och datorposttjänster enligt IT-utredningen. Övervaka inköp eller utveckling av dessa. – Kartlägg och besluta om lösning

– Överse utveckling/inköp
Detta innefattar projektplan, kravspec och designdokument i förekommande fall, implementering och test 		Q3 1998-
Q4 1998
Q4 1998-
Q2 1999
Databaser
Ta initiativ bland alla medlemsstrukturer för att inlemma dem och deras kunskap i vårt internetbaserade IT-system – Inventera strukturer
– Ta kontakter och planera arbetet
–Planera databasernas struktur
– Samordna implementering 		Q2 1998
Q3 1998
Q4 1998
Kontinuerligt från Q1 1999
Kvalitet
Övervaka kvaliteten på allt som publiceras under amnesty.se Kontinuerligt
Stödja alla medlemsstrukturer i deras IT-arbete – Inventera behov
– Planera vidare arbete 		Q1 1999
Q1 1999
Organisation
Utveckla två kurser: “MR-arbete på Internet” och “Att publicera och vara ansvarig för information på amnesty.se” – Fastlägg kursplan
– Utveckla kurs

– Första kurstillfällen 		Q3 1998
Q4 1998-
Q1 1999
Q2 1999
Verka för att stärka samordningarnas kommunikation och för att de kommer närmare grupperna med IT – Ta fram strategi tillsammans med A- och B-utskotten
– Implementera 		Q1-Q2 1999

Q3 1999-
Q4 2000
Verka för att de medlemsstrukturer som behövs för en decentraliserad IT-organisation enligt IT-utredningen skapas och får stöd av riktlinjer – Planera genomförandet
– Fastställ riktlinjer
– Organisationen “i princip” klar 		Q4 1998
Q2 1999
Q2 1999
Stödja distrikten i utveckling av nätverk med kontaktpersoner för olika ändamål – Inventera befintliga nätverk
– Planera genomförandet
– Organisationen “i princip” klar 		Q2 1998
Q4 1998
Q2 1999