Reservpolicy för svenska sektionen av Amnesty International Underlag till styrelsemöte 26-27 oktober 2013

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 11 oktober 2013

Reservpolicy för svenska sektionen av Amnesty International

Denna policy bygger i allt väsentligt på de riktlinjer som antagits av Amnesty Internationals internationella styrelse IEC: Global Reserves Guidelines. De internationella riktlinjerna har tillkommit för att tillse att den globala rörelsen som helhet har en bra nivå på reserverna för att säkra en stabil verksamhet och för att tillse att varje sektion har tillräckliga reserver för de egna kraven.

Denna policy ersätter den policy som antogs i maj 1998

Avsikten med reserverna

Avsikten med svenska sektionens reserver är att på ett trovärdigt sätt säkerställa organisationens långsiktiga åtaganden gentemot medlemmar, internationella rörelsen, personal och andra intressenter. Nivån på det sparade kapitalet ska inge allmänhetens förtroende och möjliggöra ett långsiktigt och kontinuerligt arbete för mänskliga rättigheter.

Definition av reserver

Reserverna består av svenska sektionens egna kapital. Enkelt sett är det skillnaden mellan tillgångar och skulder som utgör det egna kapitalet. Om balansräkningen är mer komplex, t ex innefattar fastighetsinnehav, så bör det övervägas i vilket utsträckning reserverna kan frigöras för användning.

Värdering av finansiella risker

I samband med att den årliga riskanalysen tas fram ska de finansiella riskerna värderas. Resultatet av riskvärderingen ska därefter beaktas när reservnivån fastslås i budgetarbetet.

Beräkning av reservnivå

I samband med budgetarbetet ska en beräkning av sektionens reservkrav utföras och presenteras för styrelsen tillsammans med budgeten. Reservnivån ska ha både ett lägsta och ett högsta tak och en marginal på 20% är ett riktmärke.Reserverna ska motsvara 3-5 månaders verksamhetskostnader (inklusive obligatoriska bidrag till internationella rörelsen) och nivån ska anpassas till vilka framtida åtaganden som finns samt andra faktorer som kan påverka behovet. Som en del i den samlade bedömningen ska den årliga analysen av intäkter ingå.

Om reserverna under- eller överstiger fastställda nivåer

I händelse av att den fastställda reservnivån under- eller överstigs så är det styrelsen som fattar beslut om hur det ska hanteras.

Bilaga

Exempel på beräkning av reservnivå:

Till den samlade bedömningen av sektionens reservkrav ska en värdering av de finansiella riskerna ingå. I juni gjorde sekretariatet en riskanalys som i efterhand har kompletterats med en värdering av riskerna och det är den värderingen som har använts i exemplet ovan. Fortsättningsvis kommer en riskanalys med en värdering av de finansiella riskerna att tas fram i juni varje år.

I budgeten 2013 uppgick de totala verksamhetskostnaderna till 101 mkr. I budgeten ligger 13 mkr som frivilliga bidrag till den internationella rörelsen och 4 mkr avser specialprojektet som beviljats medel från Postkodlotteriet. När verksamhetskostnaderna minskas med dessa så uppgår totala kostnader till 84 mkr, vilket blir 7 mkr/månad. Enligt Global Reserves Guidlines så bör reserverna motsvara 3-5 månaders verksamhet vilket i det här exemplet ger ett reservspann på 21-35 mkr. I exemplet har den samlade bedömningen, utifrån den årliga intäktsanalysen och med hänsyn taget till att sektionen har ett relativt jämt intäktsflöde under året (med undantag av några större intäktsposter) samt att kostnaderna är kontrollerade och jämt fördelade, uppskattas reservkravet till att motsvara 4 månaders verksamhetskostnader.

Exemplet innehåller en jämförelse med den reservnivå som styrelsen beslöt om 1998 och som skulle motsvara 75% av budgeterade personalkostnader och 25% av budgeterade sekretariatskostnader (inklusive avskrivningar). I budgeten 2013 så uppgick reservkravet enligt den beräkningen till 21 mkr.  Under året har en stor del av tidigare visstidsanställd personal inom face-to-face och telefundraising erbjudits tillsvidareanställning och borde därmed ha ingått i beräkningen. Efter en omräkning av personalkostnaderna 2013 till att även inkludera de tillsvidareanställda som tillkommit ökar reservkravet med drygt 6 mkr och hamnar på totalt ca 27 mkr.

I exemplet ovan fastställs den lägsta nivån på reserverna till att motsvara 4 månaders verksamhet eftersom varken reservkravet enligt riskvärderingen eller den budgetbaserade reserven ställer högre krav. I enlighet med internationella rekommendationer läggs en marginal på 20% till den lägsta nivån för att sätta en högsta nivå på reserverna. Detta innebär att den utgående reserven i detta exempel bör vara minst 28 mkr och högst 33,6 mkr.

I prognosen som gjordes efter andra kvartalet 2013 beräknas den utgående reserven 2013 till 31 mkr, vilket skulle innebära en godkänd nivå enligt exemplet ovan.

Förslag till beslut

att anta förslaget till reservpolicy för svenska sektionen

Bilaga: Global Reserve Guidelines