- Skriv ut
- Uppdaterad 11 Okt 2013
Förslag på direktiv för uppdragsgrupp: Deltagande på årsmötet via webben Underlag till styrelsemöte 26-27 oktober 2013
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 11 oktober 2013
Förslag på direktiv för uppdragsgrupp: Deltagande på årsmötet via webben
Bakgrund och problembeskrivning
Demokratiutredningen lämnade till årsmötet 2012 en rad rekommendationer om årsmötet och flera av dem handlade om att i högre utsträckning använda webben och eventuella andra digitala plattformar i samband med årsmötet.
Styrelsen har sedan dess arbetat vidare med frågan om medlemsforum och onlineval och har sedan tidigare fattat beslut om att livesända delar av årsmötet via webben. Medlemsforumet sjösattes inför årsmötet 2013 genom att samtliga motioner och förslag lades ut för diskussion inför mötet. På årsmötet 2013 fattades beslutet att styrelsen till årsmötet 2014 ska ta fram förslag på onlineröstning vid val av styrelse, och eventuellt andra förtroendeposter, som ska implementeras 2015. Det senaste beslutet om vilka delar av årsmötet som kan livesändas togs av styrelsen i februari 2011.
I februari 2013 fattade sektionsstyrelsen beslut
att uppdra åt sekretariatet i samråd med SG1 senast till oktobermötet ta fram direktiv till en uppdragsgrupp som bereder ett underlag om för- och motargument samt praktiska aspekter på frågan om deltagande på årsmötet via webben.
Medlemsforumets användning samt frågan om livesändning av årsmötet kan behöva hanteras av uppdragsgruppen, däremot faller frågan om onlineval utanför gruppens uppdrag, eftersom årsmötet redan fattat beslut om detta.
Syfte och formulering av uppdraget
Uppdragsgruppen ska med utgångspunkt i Demokratiutredningens rapport och rekommendationer redovisa för- och motargument samt praktiska aspekter på frågan om deltagande på årsmötet via webben.
Förutsättningar och avgränsningar
Uppdragsgruppens fokus ska vara på aktivt deltagande och beslutsfattande, d v s hur medlemmarna via webben kan tänkas delta på samma demokratiska villkor som de som fysiskt deltar på årsmötet. Frågan om onlineval, där årsmötet redan fattat beslut, faller utanför uppdraget.
Metoder
Eftersom uppdragsgruppen ska redovisa för- och nackdelar med olika förslag bör gruppens fokus ligga på konsekvensanalyser av genomgångna förslag.
Budget och stödfunktioner
Uppdragsgruppen arbetar med den budget som finns för uppdragsgrupper innevarande år (resor, logi, möten), eventuella ytterligare resurser för 2014 hanteras inom ramen för sektionens budgetprocess.
Sammansättning
Uppdragsgruppen bör bestå av minst fyra personer, varav två från sekretariatet: styrelsesekreteraren och en representant från aktivistklustret. Övriga medlemmar i gruppen bör ha erfarenhet av deltagande i årsmöten och andra demokratiska processer inom Amnesty samt erfarenhet och intresse av “digitala demokratiprocesser”. Liknande erfarenheter från andra organisationer är ett plus.
Tidsram
Uppdragsgruppen bör komma in med en slutrapport till styrelsens februarimöte 2014 och i den mån rapporten innehåller rekommendationer eller förslag som årsmötet måste ta ställning till, formulera dessa rekommendationer eller förslag.
Kontaktperson i styrelsen
Någon från Strategigrupp Grön.
Förslag till beslut
att anta direktiven för uppdragsgruppen som ska se över deltagande på årsmötet via webben,
att uppdra åt sekretariatet att snarast tillsätta uppdragsgruppen.
Bilaga 1
Ur Demokratiutredningens slutrapport till årsmötet 2012
6.3 Årsmötet och beredning av frågor inför årsmötet
Det låga deltagandet på årsmötet gör att legitimiteten av de beslut som fattas på årsmötet går att
ifrågasättas. Gruppen har ingående diskuterat vad som krävs för att årsmötet ska anses fullt legitimt. Exempelvis hur många årsmötesdeltagare som skulle behöva delta. Även med 400 deltagare, eller fler, är det bara någon promille av sektionens medlemmar som deltar i besluten. Det vi har kommit fram till är att det faktiska problemet är om det är så att medlemmar vill delta i de demokratiska processerna, men av olika skäl inte kan det. Något som styrks av de svar som kommit in i samband med enkäterna.
Från utvärderingar av tidigare årsmöten ser vi att en majoritet av mötesdeltagarna är nöjda med
formerna för mötena, känner att deltagandet har varit givande och att deras deltagande har varit
värdefullt även för organisationen. Det är också den bild som ges i de kommentarer som kompletterar enkätsvaren. Det gör att vi kan anta att det största ”problemet” inte ligger i strukturen för genomförandet av själva årsmötet, utan runtomkringliggande faktorer.
Nedan listas tänkbara hinder som kan ligga till grund för varför medlemmar inte deltar i sektionens årsmöten:
- Brist på kunskap om vad årsmötet är och informationen om vad årsmötet är och när/hur det
hålls. Den kallelse som går ut i medlemstidningen känns inte relevant/är inget man känner
riktar sig till mig.
- Att inte ha råd med resa, boende och eventuell ledighet från arbete.
- Inget intresse för frågorna som behandlas (kopplat till organisationen och den strategiska
inriktningen)
- Avsaknad av tillhörighet och gemenskap, rädsla att hamna utanför eller inte känna någon.
- Att inte ha tid eller av andra anledningar saknar möjlighet till resor.
- Känner inte att det egna deltagandet är värdefullt och att mitt deltagande på årsmötet gör
skillnad.
- Avsaknad av möjlighet att sätta sig in i aktuella frågor och underlag:
o Språkligt - baserat på vilka formuleringar/vilket tilltal som används,
o Tid för förberedelser som krävs
o Avsaknad av ”historisk koppling” och sammanhang.
Från enkäterna ser vi att det hos medlemmarna finns ett betydligt större intresse för frågor som rör sektionens utveckling och inriktning än vad som motsvaras av deltagandet på årsmötet. Intresset är något större för att vara delaktig i diskussioner innan besluten fattas, än i själva beslutsfattandet. Enkätsvaren visar också att många ser det som önskvärt med möjlighet att föra dessa diskussioner på webben.
Rekommendationer och lösningsförslag
Gruppen anser att det demokratiska systemet måste anses vara fullt legitimt om/när varje medlem har kännedom om hur systemet fungerar och varje medlem som vill delta i årsmötet har formell och praktiskt möjlighet att göra det. Utifrån vad vi kan se av dagens system finns dessa möjligheter rent formellt, det handlar främst om mer praktiska aspekter. Nedan våra rekommendationer kopplat till årsmötet:
Styrelsen bör vidare utreda möjligheterna att genomföra val av styrelse online med resultatet att
styrelsen för sektionen väljs av betydligt fler medlemmar och därmed har större legitimitet och
tydligare mandat.
Handlingar och kallelse bör utformas på ett sätt som upplevs som lockande även av mindre
föreningsvana medlemmar. Ge en bild av årsmötet som en årlig kick-off och inte enbart formellt
mötesforum.
Den interna hemsidans “årsmötesdel” bör utvecklas och samla allt som rör årsmötet:
- Sammanställa handlingar och relaterad information
- Sätta upp ett diskussionsforum som gör det möjligt att innan mötet diskutera motioner och
förslag online. Dessa diskussioner sammanfattas sedan och presenteras i
beredningsgrupperna på årsmötet. Detta öppnar upp för medlemmar som annars inte har
möjlighet att ta sig till årsmötet att vara med och göra sin röst hörd. Att låta diskussionen ligga
öppet bidrar också till att fler har möjlighet att ta del av vad som sägs och kan bilda sig mer
välgrundade uppfattningar i de aktuella frågorna.
- Sända live både från beredningsgrupperna och plenumdiskussioner över webben.
- Löpande under pågående möte uppdatera i någon slags kortfattad realtidsrapportering av
bifallna beslut + t.ex. protokoll från beredningsgrupperna.
Under årsmötet bör ett flöde från kompletterande kommentarer från exempelvis twitter och sms rulla på storskärm (dessa bör även finnas med på årsmötessidan på webben).
Årsmötets beredningsgrupper bör ta med och beakta resultat från förberedande diskussioner online, samt åsikter som kommer in via den interna hemsidan under årsmötets gång.
Tänkbara alternativ för en framtida utveckling skulle kunna vara antingen att öppna upp för flera beslut över webben, alternativt möjlighet att låta deltagare som följer mötet online vara med i diskussioner och omröstningar. Båda dessa alternativ ligger dock längre fram i tiden och är beroende av hur ett webbaserat val av styrelse och deltagandet i förberedande diskussioner faller ut.