Punkt: 13.5 Förslag till dagordning, seminarier, påverkanstorg, årsmöteshandbok och arbetsordning Underlag till styrelsemöte 18-19 mars 2017

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2017-03-03
Punkt: 13.5 Förslag till dagordning, seminarier,  påverkanstorg, årsmöteshandbok och arbetsordning

DISKUSSIONSUNDERLAG

I detta underlag ingår förslag till dagordning för årsmötet, inklusive seminarium, anföranden och påverkanstorg. Sist i dokumentet finns även förslag till årsmöteshandbok och förslag på arbetsordning för årsmötet. De förändrade skrivningar som har gjorts jämfört med årsmötet 2016 är i årsmöteshandboken under rubrikerna påverkanstorg (andra stycket) och onlineval (första stycket). Arbetsordningen är oförändrad jämfört med årsmötet 2016. Tillsammans ger dessa dokument er en överblick av årsmötet så som sekretariatet föreslår dess genomförande 2017.

Seminarium och anföranden

Seminarierna och anförandena har till syfte att inspirera, sprida kunskap och även inhämta årsmötesdeltagarnas åsikter och tankar. Totalt kommer två seminariepass att äga rum som består av tre valbara seminarier vardera. Därtill planeras två anföranden. Då vi tror att många är intresserade av att veta mer om sommarens internationella rådsmöte (ICM) inleds påverkanstorg 2 med ett pass om vilka frågor som är aktuella inför ICM och vilka som ingår i ICM-delegationen. Detta pass föreslås styrelsen att hålla i. Under påverkanstorg 2, bereds styrelsens förslag till årsmötet (inklusive sektionens resolutioner till ICM) och på söndagen kommer det att finnas ett seminarium som kommera att fördjupa frågan gällande drogpolitiken och en eventuellt ny policy för den internationella rörelsen (vilket också är en ICM-fråga). Förslag till ansvarsfördelning mellan styrelse och sekretariat står angivet vid respektive seminariepass.

Motioner och förslag

I år har det inkommit sex motioner och tre förslag från styrelsen till årsmötet. För att öka tillgängligheten från tidigare år kommer motioner och förslag att fördelas på fyra stationer, i angränsande rum, med öppna dörrar emellan. (Ett rum ligger lite mer avsides.)

FÖRSLAG TILL ÅRSMÖTESPROGRAM 2017 (inklusive dagordning)

FREDAG 5 MAJ

13.45 - 16.30 REGISTRERING TILL ÅRSMÖTET

14.15 - 15.15 FÖRMÖTEN OCH NYBÖRJARMÖTE

14.45 - 15.30 FIKA SERVERAS

15.30 - 16.15 ÅRSMÖTETS ÖPPNANDE

1. Välkomna till årsmötet

2. Mötet öppnas av sektionens ordförande

3. Upprättande av röstlängd

4. Val av funktionärer - två ordförande - två sekreterare - två justerare - rösträknare - två diskrimineringsombud

5. Fastställande av dagordning

6. Fråga om mötet utlysts stadgeenligt

7. Fråga om mötet ska vara offentligt

8. Genomgång av arbetsordningen

9. Godkännande av arbetsordningen

10. Meddelande om tidpunkt för nomineringsstopp

16.15 - 17.45 AMNESTYÅRET 2016

11. Styrelsens verksamhetsberättelse och bokslut

12. Generalsekreterarens rapport

13. Ungdomsrådets rapport

14. Granskningskommitténs rapport avseende sektionen

15. Revisorernas berättelse avseende sektionen

16. Frågestund med sektionens styrelse

17. Fråga om ansvarsfrihet för sektionens styrelse

18. Amnestyfondens verksamhetsberättelse och bokslut

19. Granskningskommitténs rapport avseende Amnestyfonden

20. Revisorernas berättelse avseende Amnestyfonden

21. Frågestund med Amnestyfondens styrelse

22. Fråga om ansvarsfrihet för Amnestyfondens styrelse

17.45 - 18.00 FÖRBEREDELSER

23. Beslut om sent inkomna motioner

24. Styrelsens förslag till påverkanstorg

25. Val av funktionärer till påverkanstorg - samtalsledare

18.30 - 20.00 MIDDAG

19.30 - 20.30 VALUTFRÅGNING

20.30 - 01.00 AMNESTYPUB

LÖRDAG 6 MAJ

08.30 - 09.00 REGISTRERING

09.00 - 10.20 SEMINARIUM A

10.20-10.40 FIKA

10.40 - 11.20 VALBEREDNINGENS FÖRSLAG OCH PRESENTATION AV NOMINERADE TILL VAL

26. Öppnande av valen. Tre valomgångar: 1) 11.20-14.00, 2) 14.00-18.30, 3) 18.30-11.30 (söndag)

11.20 - 11.35 PRAKTISK INFORMATION OM PÅVERKANSTORG

11.35-11.40 FÖRFLYTTNING

11.40 - 12.45 PÅVERKANSTORG 1

12.45-13.00 FÖRFLYTTNING

13.00 - 14.00 LUNCH

14.00 - 15.00 MANIFESTATION

Valomgång 1 stänger och valomgång 2 öppnar 14.00-18.30 (Obs. Det annonseras i plenum kl 15.00)

15.00 - 15.20 INFÖR ICM 2017 (Presentation av kommande ICM och ICM-delegationen. Styrelsen ansvarar.)

15.20 - 15.30 FÖRFLYTTNING OCH FIKA (Fikat pågår även under påverkanstorget)

15.30-16.40 PÅVERKANSTORG 2

16.40-16.45 FÖRFLYTTNING

Valomgång 2 stänger och valomgång 3 öppnar 18.30 - 11.00 (söndag)

18.30 MIDDAG OCH FEST

SÖNDAG 15 MAJ

09.00 - 10.20 SEMINARIER B

10.20 - 10.45 FIKA

10.44 - 12.00 BESLUT

27. Motioner och förslag (11.00 Valen stänger)

12.00 - 13.00 LUNCH

13.00 - 14.30 FORTSÄTTNING BESLUT

27. Motioner och förslag

28. Avgifternas storlek

14.30 - 14.45 PRESENTATION AV VALEN

29. Val av kassör

30. Val av styrelse för sektionen

31. Val av styrelse för Amnestyfonden

32. Val av auktoriserad revisor för sektionen och Amnestyfonden

33. Val av granskningskommitté

34. Val av valberedning

14.45-15.00 AVSLUTNING

35. Övriga frågor

36. Tid och plats för årsmötet 2016

37. Mötet avslutas av sektionens ordförande

__________________________________________________________________________

ÅRSMÖTESHANDBOK

FÖRE ÅRSMÖTET

Årsmötet är sektionens högsta beslutande organ. Årsmötet fattar beslut i frågor om policy, arbetsmetoder, organisation och ekonomi. Före årsmötet bör du därför förbereda dig väl genom att läsa igenom årsmöteshandlingarna och, om möjligt, diskutera de aktuella frågeställningarna i din grupp, på distriktsmöten eller i andra sammanhang där de tas upp. Alla årsmöteshandlingar finns på medlemssidorna.

För att årsmötet ska fungera smidigt behöver du känna till gängse föreningsteknik. Arbetsordningen är de regler som styr proceduren i årsmötesförhandlingarna. Läs noga igenom förslaget till arbetsordning så att du vet hur årsmötesförhandlingarna kommer att föras.

ÅRSMÖTESDELTAGARE

Alla som har betalat sektionens medlemsavgift för föregående eller innevarande år och uppfyllt kraven på anmälan har yttrande- och rösträtt vid årsmötet.

När du begär ordet eller röstar vid votering, ska du visa ditt röstkort, som är personligt och försett med ditt deltagarnummer. Röstkortet får du när du registrerar dig på själva årsmötet.

ÅRSMÖTET BÖRJAR

Efter årsmötets öppnande följer en rad formaliapunkter där bland annat årsmötesfunktionärer i form av ordförande, sekreterare, justerare och rösträknare utses (för en mer detaljerad redovisning, se årsmötesdagordningen). De tilltänkta funktionärerna brukar tillfrågas i förväg, eftersom många av uppdragen är ganska betungande.

Sekreterarna ansvarar för årsmötesprotokollet, som är ett beslutsprotokoll. Endast besluten i plenum redovisas, inte diskussionerna som föregår besluten. Rösträknarna räknar röster vid voteringar och val. Justerarna kontrollerar att protokollet på ett riktigt sätt återger de beslut som fattats och de frågor som behandlats. Därför bör justerarna anteckna alla beslut under årsmötet. Årsmötesordförande går igenom förslaget till arbetsordning för att undvika tidsödande procedurfrågor i de fortsatta förhandlingarna.

Årsmötet tar därefter upp sektionens respektive Amnestyfondens årsredovisning samt frågan om ansvarsfrihet för sektionens och Amnestyfondens styrelseledamöter. Årsmötets uppgift är att granska verksamheten och kontrollera att den är riktigt beskriven i årsredovisningen. Därefter ska årsmötet ta ställning till att godkänna den och bevilja styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Ansvarsfrihet är ett juridiskt begrepp. Fråga om ansvarsfrihet är främst kopplad till möjligheten för organisationen att utkräva skadestånd av hela styrelsen eller av enskilda styrelseledamöter för ekonomiska skador de kan ha åsamkat föreningen. Nekad ansvarsfrihet är en allvarlig anklagelse och bör aldrig användas som allmän missnöjesförklaring. Om årsmötet är missnöjd med hela eller delar av en styrelse bör man istället uttrycka detta i valen genom att välja andra ledamöter.

SEMINARIER OCH ANDRA MÖTEN

Beroende på vilka frågor som ska behandlas eller på annat sätt är aktuella ordnas seminarier och andra möten i anslutning till årsmötet. Dessa möten annonseras i allmänhet i förväg till årsmötesdeltagarna. Tänk gärna efter i förväg vilka seminarier och eventuellt andra möten du vill delta i.

Innan själva årsmötesförhandlingarna drar igång hålls ett ”nybörjarmöte” som riktar sig till dem som är på sitt första årsmöte och dem som vill repetera hur ett årsmöte går till.

PÅVERKANSTORG

Vi använder oss av metoden påverkanstorg för att behandla alla motioner och förslag som inkommit till årsmötet. Metoden syftar till att skapa ett ökat engagemang och bygger på eget deltagaransvar och en stor grad av självorganisering. Påverkanstorget sker bakom stängda dörrar (årsmötet brukar besluta att endast plenumförhandlingarna ska vara offentliga) och därefter fattas alla beslut i plenum.

Påverkanstorget består av olika stationer i närliggande rum och varje station består av en eller flera motioner/förslag. Vid varje station finns sakkunnig från sekretariatet och styrelsen representerade. Vid varje station finns också en samtalsledare och gärna också den som skrivit motionen/förslaget. Samtalsledaren stöttar diskussionen, skapar ett öppet samtalsklimat och sammanför deltagare som har liknande åsikter. Det kommer också att finnas en bemannad servicestation där du kan ställa frågor samt få hjälp med yrkanden och att-satser.

Som deltagare får du röra dig fritt mellan stationerna, diskutera och lägga yrkanden (det vill säga ändrings- eller tilläggsförslag) rörande motionen/förslaget. Detta kan du göra på egen hand eller tillsammans med någon annan. Det innebär att du själv ansvarar för att fördela din tid mellan stationerna på ett sådant sätt att du hinner runt till alla stationer du vill besöka och diskutera just det som du finner mest intressant och relevant.

När påverkanstorget stänger, vilket annonseras i god tid, stängs också möjligheten att komma med fler yrkanden. Vid varje station ska sedan ett huvudförslag röstas fram, vilket görs genom att deltagarna skriver ner sitt röstnummer på det förslag de tycker borde vara huvudförslag.

Inför besluten får alla mötesdeltagare en rapport av det som skett på respektive station på på- verkanstorget. Nya yrkanden går inte att lägga, men en ursprungsmotion eller något annat av de yttranden som kom fram under påverkanstorget går att väcka mot huvudförslaget. Endast årsmötesordföranden, om hen finner särskilda skäl till det, har rätt att lämna tilläggs- eller ändringsförslag i plenum, till exempel för att jämka samman två förslag för att finna en kompromiss som hela årsmötet kan ställa sig bakom. Var inte rädd att yttra dig om du är årsmötesnybörjare. Din åsikt är lika betydelsefull som alla andras vid årsmötet.

PLENUM

Av dagordningen framgår när behandling och beslut sker i plenum, då alla årsmötesdeltagare är samlade. Följande är exempel på vad som behandlas i plenum:

• föregående verksamhetsår

• motioner

• styrelsens förslag

• val av sektionsstyrelse, Amnestyfondens styrelse, revisorer, granskningskommitté och valberedning

• andra eventuella frågor utifrån underlag som styrelsen sänt ut

Observera att det i plenum är påverkanstorgets förslag till beslut som är huvudförslag, det vill säga det är de som ligger som grund till beslut. Andra förslag än huvudförslaget som lagts fram vid påverkanstorget men inte fått majoritet, kan dock - om någon begär det - tas upp för behandling igen i plenum.

Eventuella motioner och förslag som inte hunnit behandlas av plenum inom den tid som anges i kallelsen, bordläggs till nästkommande årsmöte.

Det är samtliga årsmötesdeltagares ansvar att se till att tiden för årsmötet inte överskrids och att den debatt som ägt rum under påverkanstorget inte i onödan upprepas i plenum.

ONLINEVAL

För att möjliggöra ökad delaktighet för organisationens medlemmar kommer årets personval att ske genom onlineomröstning med hjälp av VoteIT. Alla medlemmar som anmält sig till att delta i onlinevalet, samt alla årsmötesdeltagare i Stockholm, använder sig av VoteIT över internet under de 24 timmar då omröstningarna är öppna under årsmötet. Omröstningarna kommer att delas upp i tre tidsintervall. Under det första tidsintervallet lördag kl 11.20-14.00 genomförs val till kassör för sektionsstyrelsen. Under det andra tidsintervallet lördag kl 14.00-18.30 genomförs val till ordinarie ledamöter för sektionsstyrelsen, Amnestyfondens styrelse, valberedningen och granskningskommittén. Under det tredje tidsintervallet lördag 18.30 till söndag 11.30 genomförs val av suppleanter till sektionsstyrelsen, Amnestyfondens styrelse, valberedningen och granskningskommittén.

Fler detaljer kring hur man använder VoteIT för onlinevalen kommer att presenteras för anmälda deltagare och finnas att läsa på amnesty.voteit.se i god tid före årsmötet. Då personvalen sker online uppmanar vi alla som har att ta med sig en egen bärbar dator, surfplatta eller smartphone. Kan du inte ta med detta så kommer det finnas datorer att använda på plats och funktionärer som kan hjälpa till.

VALBEREDNINGEN

Valberedningens uppgift är att ta fram ett fullständigt och genomtänkt förslag på kandidater till sektionens och Amnestyfondens styrelse, till granskningskommittén samt till revisorer. Valberedningens förslag till styrelse finns med i årsmöteshandlingarna, där även andra kandidater som nominerats inom den tid som anges i kallelsen presenteras.

Nomineringar kan göras fram till den tidpunkt som meddelas i början av årsmötet. Tänk på att om du nominerar någon till sektionsstyrelsen eller annan förtroendepost, ska du först fråga om hen accepterar kandidaturen. Du bör dessutom vara beredd att presentera din kandidat inför årsmötet i plenum och inkomma med en kort skriftlig presentation. Kandidaterna ges dessutom möjlighet att presentera sig själva och årsmötesdeltagarna har möjlighet att ställa frågor till dem.

DISKRIMINERINGSOMBUD

I början av årsmötet väljs varje år minst två diskrimineringsombud. Deras uppgift är att finnas på plats under hela mötet för att ta emot eventuella klagomål från årsmötesdeltagare som upplever sig diskriminerade, trakasserade eller på annat sätt kränkta. De ska främja ett arbetsklimat på årsmötet som är fritt från diskriminering och kränkningar. Syftet med diskrimineringsombuden är också att visa att Amnesty tar dessa frågor på allvar, att bidra till ett inkluderande mötesklimat samt att klargöra att diskriminering och kränkande behandling inte tolereras inom Amnesty.

FÖRSLAG PÅ ARBETSORDNING

1. ÅRSMÖTESHANDLINGAR

1.1. Inför årsmötet föreligger sektionens respektive Amnestyfondens årsredovisning, förslag tilldagordning och arbetsordning, motioner samt förslag från styrelsen, gransknings- kommitténs rapport, valberedningens förslag, samt distriktens förslag till valberedning.

2. PLENUM

2.1. Alla årsmötesbeslut fattas i plenum.

2.2. Vid personval sker omröstningen online och resultatet fastställs därefter i plenum.

3. DEBATTREGLER

3.1. Efter föredragning av ett ärende kan talartiden begränsas.

3.2. Ordet begärs genom uppräckning av röstkortet.

3.3. I debatten kan både formella och sakliga förslag förekomma. Formella förslag berör beslutstekniken och tas alltid upp till beslut först.

Formella förslag kan vara:

• bordläggning (behandling av frågan skjuts upp till nästa årsmöte eller till en senare tidpunkt vid pågående årsmöte)

• remiss (frågan hänskjuts till en utredningsgrupp, styrelsen eller en person)

Sakliga förslag kan vara:

• ursprungsförslag

• avslagsförslag

• tilläggsförslag och ändringsförslag

Tilläggs- och ändringsförslag får inte stå i strid med ursprungsförslagets huvudtanke eller
andemening. För förslag och motioner som av årsmötet behandlats vid påverkanstorget
måste tilläggs- och ändringsförslag, för att kunna läggas i plenum, ha varit föremål för
omröstning vid påverkanstorget. Detta med undantag för tilläggs- och ändringsförslag från
ordföranden. Denna får, om hen finner särskilda skäl till det, lägga nya tilläggs- och
ändringsförslag även i plenum.

3.4. Till årsmötet kan föreslås:

• att bifalla/avslå ursprungsförslaget

• att bifalla/avslå ändringsförslaget

• att bifalla/avslå nytt förslag

4. ORDFÖRANDES ROLL I PLENUM

4.1. Ordföranden ansvarar för förberedelserna och diskussionerna under mötet i plenum.

Årsmötet har två ordförande som delar på rollen. Ordföranden ska:

• leda diskussionen

• föra talarlista

• notera alla förslag som framförs

• ställa proposition

• leda beslutsfattandet

• lämna tilläggs- eller ändringsförslag i plenum, om hen finner särskilda skäl till det

När ordföranden själv vill delta i debatten, ska hen anmäla sig till talarlistan. Då ordföranden i
plenum har ordet, bör klubban överlämnas till den andre ordföranden.

5. TALARLISTAN

5.1. Talarlistan ska följas men bryts när någon begär:

• ordningsfråga

• sakupplysning

• replik

6. STRECK I DEBATTEN

6.1. När någon begär streck i debatten ska ordföranden fråga om streck ska dras.

6.2. När streck är beslutat ska de som önskar ordet anmäla sig på talarlistan. Den får därefter brytas endast för ordningsfråga eller sakupplysning. Replik bör ej beviljas.

6.3. Sedan streck har satts, får inga nya förslag ställas.

7. RÖSTNING

7.1. Röstning sker genom acklamation (bifall) eller votering. Vid personval sker röstning online.

7.2. Vid acklamation kan den som anser att ordföranden har uppfattat utfallet felaktigt eller av annat skäl vill veta röstsiffrorna, begära votering innan klubban faller. Omröstning sker då genom handuppräckning med röstkort (försöksvotering). Den som då anser att ordföranden har missbedömt utfallet, kan begära rösträkning (votering med rösträkning). Rösträknarnars besked gäller. Vid lika röstetal gäller den mening som mötesordföranden med klubban biträder, utom vid personval då lotten avgör.

7.3. Det förslag som fått flest röster vinner (enkel majoritet).

7.4. Förslag om stadgeändring eller bordläggning till nästa årsmöte kräver kvalificerad majoritet (2/3) för att antas.

7.5. Den som önskar reservera sig mot ett beslut, ska dels anmäla det i samband med att beslutet är fattat, dels avge skriftlig reservation.

7.6. De förslag som inte behandlas inom den tid som angivits i kallelse till årsmöte bordläggs till nästkommande årsmöte.

8. PERSONVAL

8.1. Nominering av kandidater till poster som årsmötet ska tillsätta, ska vara presidiet till handa senast vid den tidpunkt som meddelas i början av årsmötet.

8.2. Valberedningen redogör för sitt förslag.

8.3. Presentation av kandidaterna: De kandidater som valberedningen föreslagit presenteras av valberedningen eller av kandidaterna själva. Övriga kandidater presenteras av förslagsställaren, av förslagsställaren utsedd person eller av kandidaterna själva. Alla presentationer ska göras tillgängliga online för deltagarna på distans.

8.4. Efter presentationen lämnar ordföranden ordet fritt för frågor och plädering.

8.5. Personval sker genom onlineröstning. Det innebär att såväl deltagare på årsmötet som de som deltar i valen på distans, röstar genom ett webbverktyg.

8.6. Onlinevalen sker parallellt med årsmötesförhandlingarna under 24 timmar. Tiden för valens öppnande och stängning beslutas i samband med att dagordningen fastställs.

8.7. Vid fler kandidater än valbara platser sker röstning genom att den röstande rangordnar kandidaterna.

9. PROPOSITIONSORDNING

9.1. Att ställa proposition är att fråga mötesdeltagarna vilket förslag de föredrar. En proposition ska alltid besvaras med ja.

9.2. Ordföranden föreslår en propositionsordning som ska godkännas av mötet. Om någon är missnöjd med ordförandens förslag, kan hen lägga fram ett motförslag.

9.3. Ett huvudförslag: Om endast ett förslag föreligger, ställer ordföranden proposition först på bifall sedan på avslag. “Bifalles förslaget?” De som vill bifalla svarar “ja”. “Avslås förslaget” De som vill avslå svarar “ja”.

9.4. Två huvudförslag: Om två eller fler förslag föreligger kan proposition ställas på olika sätt. Ordföranden ger i sådana fall ett propositionsförslag till årsmötet.

10. PROTOKOLL

10.1.Årsmötets protokoll ska kort ange ärendets innehåll och redovisa besluten (beslutsprotokoll). 10.2.Justerat protokoll ska utsändas till grupper, distrikt och årsmötesdeltagare senast tio veckor efter mötet.