Punkt 6. Effekterna av styrelsens förändrade arbetssätt Underlag till styrelsemöte 19-20 mars 2016

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2016-03-04

Punkt: 6. Effekterna av styrelsens förändrade arbetssätt

 

 

RAPPORT

 

Bakgrund

I november 2013 presenterades en rapport om styrelsens “arbetsbörda” och uppgifter. Rapporten skulle ge svar på vad som bör vara sektionsstyrelsens kärnuppgifter, ge en överblick över styrelsens “arbetsbörda” och ge förslag på förändringar som 1) ger styrelsen förutsättningar att arbeta på en strategisk nivå och utrymme att vara mer visionär 2) ger styrelsen förutsättningar att diskutera och hantera beslut på såväl nationell som internationell nivå på ett adekvat sätt.

 

Med rapporten som underlag fattade styrelsen, på styrelsens februarimöte 2014, ett antal beslut om förändringar som skulle minska styrelsens arbetsbörda och skapa bättre förutsättningar för styrelsen att verka i enlighet med sitt uppdrag, det vill säga; “att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med organisationens vision och åtagande, grundläggande värderingar och arbetssätt, samt att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt”.

 

För att följa upp vilka effekter förändringarna har lett till har ledamöterna i den nuvarande styrelsen fått svara på ett antal frågor om hur de upplever styrelsens arbetssätt och arbetsbörda idag. Åtta av styrelsens tio ledamöter har svarat på frågorna. En sammanfattning av svaren går att läsa nedan.

 

Genomförda förändringar

  • Antalet styrelsefrågor har reducerats. Målsättningen utifrån rapporten är att de frågor som kommer upp på styrelsens dagordning ska vara sådana som 1) styrelsen måste fatta beslut/informeras om enligt årsmötesbeslut/lag/stadgar/styrdokument 2) frågor som styrelsen själv har uttryckt att det finns behov eller intresse av. (Sekretariatet ser också att det inom ramen för sekretariatets ansvar ingår att initiera frågor av strategisk och ideologisk art till styrelsen/planeringsutskottet.)

  • Förbättrade mallar för underlag med indelning i informations-, diskussions- och beslutsunderlag.

  • Mer fokus på frågor som rör målstyrning, verksamhetsplanering och kontinuerlig uppföljning.

  • Rutiner för “förtoendeskapande” aktiviteter mellan styrelse och sekretariat tex workshops och/eller utbildning, minst två gånger per år.

  • Tid avsatt för diskussioner om strategiska frågor. (Det har avsatts tid för t ex diskussioner om den långsiktiga riktningen, men det har inte systematiserats när/hur större ideologiska frågor ska hanteras framöver.)

  • Studiebesök på internationella sekretariatet och att styrelsen deltar på andra sektioners årsmöten.

  • Mötestiden har minskats till 10-12 dagar per år.

  • Några mötesdagar har förlagts till vardagar. (Under 2015 svarade styrelsen på en enkät om mötena skulle vara förlagda på vardagar och/eller helger och svaret blev att blandat är bäst.)

  • Läsarundersökning om Styrelsen Informerar. (Ledde fram till att formatet förändrades.)

  • Nya riktlinjer för styrelsens forum.

  • Ytterligare strategiskt stöd till styrelsen på sekretariatet.

  • Nya riktlinjer för AIK.

  • Nollvision gällande att styrelsen ska producera underlag till styrelsens möten. (Utom i exceptionella fall)

  • Införandet av arbetsutskott och att ordförandeskapet för mötena roterar inom en mindre grupp.

  • Uppdaterad arbetsordning i enlighet med genomförda förändringar. (Delvis genomfört.)

  • Utvärdering av genomförda förändringar. (En sammanfattning av svaren presenteras i detta underlag.)

 

Förändringar som återstår att genomföra (utifrån beslutet på februarimötet 2014)

  • Att styrelsen tar ställning till ambitionsnivån i kontakten med medlemmarna. (Ingår som en del av ett öppet beslut gällande framtagandet av ny kommunikationsstrategi.)

  • Att ta fram underlag på vilka årsmötesfrågor styrelsen är involverad i med förslag på hur dessa kan reduceras. (Ingår som en del av ett öppet beslut gällande “större årsmötesfrågor”.)

  • Systematisera hur/när större ideologiska frågor ska hanteras framöver (ingår i möteskalendern)

 

Sammanfattning av styrelsens svar i utvärderingen (februari 2016)

100 procent av styrelsen instämmer helt alternativt instämmer till stor del med att styrelsens arbetsbörda är rimlig. Likaså att rollfördelningen mellan styrelsen och sekretariatet är bra. Styrelsen instämmer också med att balansen mellan sekretariatets helhetsansvar och styrelsens proaktiva styrning är bra, men anser att styrelsen kommer in lite för sent i vissa processer och att det fortfarande finns frågor som styrelsen får fånga upp och påminna sekretariatet om (här exemplifieras med internationalla frågor).

 

100 procent av styrelsen instämmer helt alternativt instämmer till stor del i att det är rätt frågor som kommer upp på styrelsens dagordning, men att frågorna ibland diskuteras på fel nivå (exempel verksamhetsplanering, målstyrning och uppföljning). 37,5 procent av styrelsen tycker dock att det saknas strukturer som säkerställer när och hur styrelsen på ett återkommande och systematiskt sätt ska diskutera frågor av en ideologisk karaktär. Flera föreslår att detta borde ske återkommande, en gång per år. Workshopen med ledningsgruppen nämns som ett bra och viktigt i det arbetet..

 

Andra saker som kommenteras är att det fortfarande saknas ett helhetsansvar för styrelsen på sekretariatet, även om det gjorts förbättringar, att det fortfarande finns behov av mer stöd i analyser och ett större stöd i processfrågor, att det borde finnas en större beredskap för sjukdom på sekretariatet, att antalet mötesdagar bör minska och att ordförandes arbetsbörda inte är rimlig (flera personer ha lämnat liknande kommentarer gällande ordförandes arbetsbörda).

 

Sammanfattning av styrelsens svar rörande specifika frågor (februari 2016)

 

Underlag

100 procent av styrelsen instämmer helt alternativt instämmer till stor del med att det är ett bra beslut att styrelsen inte ska producera underlag. Några nämner att detta har gjort stor skillnad för arbetsbördan. Det finns dock ett par kommentarer om att styrelsen trots beslutet har fått vara mer inblandade än vad de borde vara i att ta fram vissa underlag.  

 

Det finns flera kommentarer, under flera frågor som handlar om att underlagen bör vara betydligt kortare och mer överskådliga än idag. Styrelsen anser att de nya mallarna för underlag fungerar bra, men det finns kommentarer om att de borde användas för alla underlag. Några skriver att styrelsen borde beställa underlag av mer sammanfattande karaktär och att det är bättre att styrelsen vid behov kan efterfråga mer information, antingen muntligt från den personal som deltar på mötena eller via befintliga dokument. Någon skriver att underlagen inte borde vara längre än 1-3 sidor. Framför allt verksamhetsplanen omnämns som oöverkådlig och svårtolkad utifrån ett styrningsperspektiv. Någon kommenterar att det behöver bli tydligare vilket underlag som hör till vilken punkt på dagordningen.

 

Internationella frågor och ICM

100 % av styrelsen instämmer helt alternativt instämmer till stor del i att styrelsens arbetsinsatser kopplade till internationella frågor och ICM är organiserade på ett bra sätt och fokuserar på rätt saker. Styrelsen konstaterar dock att frågorna tar mycket tid, att styrelsen gör en jättestor insats och att styrelsen som helhet eventuellt borde lägga mer tid på strategiska internationella frågor. Samtidigt nämns att Governance Reform-processen kan komma att förändra mycket inom det här området.

 

Utvärderingar, feedback-övningar och utvecklingssamtal:

I rapporten om styrelsens arbetsbörda från 2013 rekommenderas styrelsen att minska tiden för dessa frågor. I styrelsens svar är det dock tydligt att styrelsen inte vill göra det utan ser dessa aktiviteter som väldigt viktiga för styrelsen. Den enda minskning som föreslås är att inte ha dubbla utvärderingar efter varje möte utan att varva mellan muntlig och skriftlig (anonym) utvärdering.  

 

Utskott - roterande ordförandeskap inom PU

Styrelsen kommenterar att arbetsbördan är lite ojämnt fördelad men uppfattningen verkar vara att det nog jämnar ut sig över tid. Ledamöternas tid i styrelsen nämns som avgörande för hur stort ansvar ledamöterna tar.

 

Styrelsens forum

Styrelsen kommenterar att det kan behövas en struktur för vilka frågor som är viktiga styrelsebeslut/diskussioner, vilka frågor som är till sekretariatet, vilka frågor som är för kännedom och så vidare. Det finns kommentarer om att diskussionerna nu blir lite röriga och oöverskådliga och att användningen därmed blir lite opålitlig. Någon kommenterar att dialog kräver fysiska möten, medan någon annan framför att det skulle kunna föras fler förberedande diskussioner inför styrelsemötena i forum. Styrelsens forum och dess användning tycks vara den fråga där styrelsen är mest oenig.  

 

Årsmötesförberedelser

Styrelsen kommenterar att detta är en jättesvår fråga, bland annat på grund av förväntningarna från medlemmarna. Det finns kommentarer om att styrelsen är för operativ och missar viktiga strategiska frågor. Styrelsen uttrycker en förhoppning om att detta kommer att landa i och med översynen av “större årsmötesfrågor”.

 

Kontakten med medlemmarna

Styrelsen kommenterar att det behövs ett helhetsgrepp och en strategi för dialog. Det finns kommentarer om att fördelningen av kontakterna med medlemmarna är ojämn inom styrelsen. Att stora delar av styrelsen har för lite kontakt med medlemmarna, medan andra har för mycket. Det kommenteras också att styrelsen får lägga orimligt mycket tid på att följa upp/skriva brevsvar som egentligen borde göras av sekretariatet.

 

Utvecklingsområden - sekretariats analys

Det finns ett fortsatt behov av att analysera hur styrelsens och sekretariatets tid används till rätt saker. Det det innebär bland annat att sekretariatet ges förutsättningar att ta fram underlag som möjliggör för styrelsen att diskutera frågor på en strategisk nivå och att fatta beslut i enlighet med styrelsens uppdrag. Ett led i att skapa bättre förutsättningar för ett mer strategiskt ledningsgrupps- och styrelsearbete är etablerandet av det nya planeringssystemet. En annan del kan vara att se över styrelsens möteskalender och att etablera olika former av möten för att frigöra mer tid till strategiskt arbete och framtagandet av kortare underlag som på ett överskådligt och kärnfullt sätt lyfter fram den information som styrelsen behöver.

 

Det nya planeringssystemet kommer också att täcka all verksamhet som bedrivs av sektionen vilket bör ge styrelsen en bättre helhetsbild av verksamheten och de utvecklingsprojekt som pågår. En helhetssyn på verksamheten innebär också att sekretariatet kan och bör initiera frågor av strategisk och ideologisk art till styrelsen/planeringsutskottet.

 

Styrelsen framför att styrelsen får ta ett stort ansvar för de internationella frågorna och lyfter även fram att de internationella frågorna eventuellt bör ges ett större utrymme för styrelsen som helhet. Sekretariatet ser också behovet av att sektionen arbetar mer fokuserat och systematiskt gentemot den internationella rörelsen. I samband med planeringen av 2017-2019 kommer sekretariatet att ta fram en tidsplan och en strategi för detta. Strategin kommer att diskuteras med styrelsen.

 

Styrelsen föreslås notera att förändringarna av styrelsens arbetssätt har minskat styrelsens arbetsbörda och att lägga rapporten om effekterna av styrelsens förändrade arbetssätt till handlingarna.