- Skriv ut
- Uppdaterad 11 Mar 2016
Punkt 11.5 Förslag till förändringar i arbetsordningen Underlag till styrelsemöte 19-20 mars 2016
Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2015-03-11
Punkt: 11.5 Förslag till förändringar i arbetsordningen
BESLUTSUNDERLAG
Bakgrund
Christine Pamp och Robert Tolonen som styrelsen föreslår till årsmötesordförande har gått igenom den arbetsordning som förelåg till årsmötet 2015 och föreslår ett antal förändringar, se nedan. Genomstrukna ord/meningar föreslås strykas och fetmarkerade ord/meningar föreslås läggas till texten.
Sekretariatet föreslår också en förändring. I stycket “Före årsmötet” står det att årsmötesdeltagarna kan ta del av debatten gällande årsmöteshandlingarna på Amnestys medlemsforum på webben. Förra året användes tre parallella digitala plattformar för årsmötet 1) medlemssidorna, 2) medlemsforum och 3) VoteIT. Vi konstaterar att det är svårt att på ett tydligt sätt kommunicera användandet av tre olika forum på samma gång. Vi konstaterar också att det inte har förts några diskussioner i medlemsforum de senaste åren. Med anledning av detta föreslår sekretariatet att medlemsforum inte används i samband med årsmötet.
Styrelsen föreslås besluta
att godkänna de ändringar i årsmöteshandboken som föreslås.
Förslag till arbetsordning för årsmötet
TILL: Årsmötet
DATUM: April 2016
ÅRSMÖTESHANDBOK (alla delar ingår inte i underlaget)
FÖRE ÅRSMÖTET
Årsmötet är sektionens högsta beslutande organ. Årsmötet tar beslut i frågor om policy, arbetsmetoder, organisation och ekonomi. Före årsmötet bör du därför förbereda dig väl genom att läsa igenom årsmöteshandlingarna och, om möjligt, diskutera de aktuella frågeställningarna i din grupp, på distriktsmöten eller i andra sammanhang där de tas upp. Alla årsmöteshandlingar finns på medlemssidorna. Ta också del av debatten på Amnestys medlemsforum på webben: medlemsforum.amnesty.se
För att årsmötet ska fungera smidigt behöver du känna till gängse föreningsteknik. Arbetsordningen är de regler som styr proceduren i årsmötesförhandlingarna. Läs noga igenom förslaget till arbetsordning så att du vet hur årsmötesförhandlingarna kommer att föras.
ÅRSMÖTESDELTAGARE
Alla som betalat sektionens medlemsavgift för föregående eller innevarande år samt uppfyllt kraven på anmälan har yttrande- och rösträtt vid årsmötet.
När du begär ordet eller röstar vid votering, ska du visa ditt röstkort, som är personligt och försett med ditt deltagarnummer. Röstkortet får du när du registrerar dig på själva årsmötet.
ÅRSMÖTET BÖRJAR
Efter årsmötets öppnande följer en rad formaliapunkter där bland annat årsmötesfunktionärer i form av ordförande, sekreterare, justerare samt rösträknare utses (för en mer detaljerad redovisning, se årsmötesdagordningen). De tilltänkta funktionärerna brukar tillfrågas i förväg, eftersom många av uppdragen är ganska betungande.
Sekreterarna ansvarar för årsmötesprotokollet, som är ett beslutsprotokoll. Endast besluten i plenum redovisas, inte diskussionerna som föregår besluten. Rösträknarna räknar röster vid voteringar och val. Justerarna kontrollerar att protokollet på ett riktigt sätt återger de beslut som fattats och de frågor som behandlats. Därför bör justerarna anteckna alla beslut under årsmötet. Årsmötesordförande går igenom förslaget till arbetsordning för att undvika tidsödande procedurfrågor i de fortsatta förhandlingarna.
Årsmötet tar därefter upp sektionens respektive Amnestyfondens årsredovisning samt frågan om ansvarsfrihet för sektionens och Amnestyfondens styrelseledamöter. Årsmötets uppgift är att granska verksamheten och kontrollera att den är riktigt beskriven i årsredovisningen. Därefter ska årsmötet ta ställning till att godkänna den samt bevilja styrelseledamöterna ansvarsfrihet. Om styrelsen grovt misskött verksamheten eller ekonomin, kan årsmötet vägra ge den ansvarsfrihet, vilket dock är mycket sällsynt. Ansvarsfrihet är ett juridiskt begrepp. Fråga om ansvarsfrihet är främst kopplad till möjligheten för organisationen att utkräva skadestånd av hela styrelsen eller av enskilda styrelseledamöter för ekonomiska skador de kan ha åsamkat föreningen. Nekad ansvarsfrihet är en allvarlig anklagelse och bör aldrig användas som allmän missnöjesförklaring. Om årsmötet är missnöjd med hela eller delar av en styrelse bör man istället uttrycka detta i valen genom att välja andra ledamöter.
SEMINARIER OCH ANDRA MÖTEN
Beroende på vilka frågor som ska behandlas eller på annat sätt är aktuella ordnas seminarier och andra möten i anslutning till årsmötet. Dessa möten annonseras i allmänhet i förväg till årsmötesdeltagarna. Tänk gärna efter i förväg vilka seminarier och eventuellt andra möten du vill delta i.
Innan själva årsmötesförhandlingarna drar igång hålls ett ”nybörjarmöte” som riktar sig till dem som är på sitt första årsmöte och dem som vill repetera hur ett årsmöte går till.
PÅVERKANSTORG
Vi använder oss av metoden Påverkanstorg för att behandla alla motioner och förslag som inkommit till årsmötet. Metoden syftar till att skapa ett ökat engagemang och bygger på eget deltagaransvar och en stor grad av självorganisering. Påverkanstorget sker bakom stängda dörrar (årsmötet brukar besluta att endast plenumförhandlingarna ska vara offentliga) och därefter fattas alla beslut i plenum.
Påverkanstorget består av en mängd stationer i rummet och varje station består av en eller flera motioner/förslag. Liknande motioner/förslag placeras intill varandra, så att sakkunniga och styrelse kan finnas representerade. Vid varje station finns också en samtalsledare och gärna också den som skrivit motionen/förslaget. Samtalsledaren stöttar diskussionen, skapar ett öppet samtalsklimat och sammanför deltagare som har liknande åsikter. I mitten av torget kommer en servicestation att finnas bemannad. Här kan du ställa frågor samt få hjälp med yrkanden och att-satser.
Som deltagare får du röra dig fritt mellan stationerna, diskutera och lägga yrkanden (d v s ändrings- eller tilläggsförslag.) rörande motionen/förslaget. Detta kan du göra på egen hand eller tillsammans med någon annan. Det innebär att du själv ansvarar för att fördela din tid mellan stationerna på ett sådant sätt att du hinner runt till alla stationer du vill besöka och diskutera just det som du finner mest intressant och relevant.
När Påverkanstorget stänger, vilket annonseras i god tid, stängs också möjligheten att komma med fler yrkanden. Vid varje station ska sedan ett huvudförslag röstas fram, vilket görs genom att deltagarna skriver ner sitt röstnummer på det förslag de tycker borde vara huvudförslag. Utifrån röstantal fördelas även det tidsutrymme motionen/förslaget får för debatt i plenum.
Inför besluten får alla mötesdeltagare en rapport av det som skett på respektive station på Påverkanstorget. Nya yrkanden går inte att lägga, men en ursprungsmotion eller något annat av de yttranden som kom fram under Påverkanstorget går att väcka mot huvudförslaget. Endast årsmötesordföranden, om hen finner särskilda skäl till det, har rätt att lämna tilläggs- eller ändringsförslag i plenum, till exempel för att jämka samman två förslag för att finna en kompromiss
som hela årsmötet kan ställa sig bakom. Var inte rädd att yttra dig om du är årsmötesnybörjare. Din åsikt är lika betydelsefull som alla andras vid årsmötet.
PLENUM
Av dagordningen framgår när behandling och beslut sker i plenum, då alla årsmötesdeltagare är samlade. Årsmötet i plenum ska behandla Följande är exempel på vad som behandlas i plenum:
• Föregående verksamhetsår
• motioner
• styrelsens förslag
• val av sektionsstyrelse, Amnestyfondens styrelse, revisorer, Granskningskommitté och valberedning
• andra eventuella frågor utifrån underlag som styrelsen sänt ut
Observera att det i plenum är Påverkanstorgets förslag till beslut som är huvudförslag, det vill säga det är de som ligger som grund till beslut. Andra förslag än huvudförslaget som lagts fram vid Påverkanstorget men inte fått majoritet, kan dock - om någon begär det - tas upp för behandling igen i plenum.
Eventuella motioner och förslag som inte hunnit behandlas av plenum inom den tid som anges i kallelsen, bordläggs till nästkommande årsmöte.
Det är samtliga årsmötesdeltagares ansvar att se till att tiden för årsmötet inte överskrids och att den debatt som ägt rum under Påverkanstorget inte i onödan upprepas i plenum.
ONLINEVAL
För att möjliggöra ökad delaktighet för organisationens medlemmar kommer årets personval ske genom onlineomröstning med hjälp av VoteIT. Alla medlemmar som anmält sig till att delta i onlinevalet, samt alla årsmötesdeltagare i Umeå, använder sig av VoteIT över Internet under de 24 h då omröstningen är öppen. Omröstningen kommer att öppna och stänga under det fysiska årsmötet. Fler detaljer kring hur man använder VoteIT för onlinevalen kommer att presenteras för anmälda deltagare och finnas att läsa på amnesty.voteit.se i god tid innan årsmötet.
Då personvalen sker online uppmanar vi alla som har att ta med sig en egen bärbar dator, surfplatta eller smartphone. Kan du inte ta med detta så kommer det finnas datorer att använda på plats samt funktionärer som kan hjälpa till.
VALBEREDNINGEN
Valberedningens uppgift är att få fram kandidaterta fram ett fullständigt och genomtänkt förslag på kandidatertill sektionens och Amnestyfondens styrelse, till Granskningskommittén samt till revisorer. Valberedningens förslag till styrelse finns med i årsmöteshandlingarna, där även andra kandidater som nominerats inom den tid som anges i kallelsen presenteras.
Nomineringar kan göras fram till den tidpunkt som meddelas i början av årsmötet. Tänk på att om du nominerar någon till sektionsstyrelsen eller annan förtroendepost, ska du först fråga om hen accepterar kandidaturen. Du bör dessutom vara beredd att presentera din kandidat inför årsmötet i plenum samt inkomma med en kort skriftlig presentation. Kandidaterna ges dessutom möjlighet att presentera sig själva och årsmötesdeltagarna har möjlighet att ställa frågor till dem.
DISKRIMINERINGSOMBUD
I början av årsmötet väljs varje år minst två stycken diskrimineringsombud. Deras uppgift är att finnas på plats under hela mötet för att ta emot eventuella klagomål från årsmötesdeltagare som upplever sig diskriminerade, trakasserade eller på annat sätt kränkta. De ska främja ett arbetsklimat på årsmötet som är fritt från diskriminering och kränkningar. Syftet med diskrimineringsombuden är också att visa att Amnesty tar dessa frågor på allvar, att bidra till ett inkluderande mötesklimat samt att klargöra att diskriminering och kränkande behandling inte tolereras inom Amnesty.
FÖRSLAG PÅ ARBETSORDNING
1. ÅRSMÖTESHANDLINGAR
1.1.Inför årsmötet föreligger sektionens respektive Amnestyfondens årsredovisning, förslag till
dagordning och arbetsordning, motionersamtoch förslag från styrelsen, <
Granskningskommitténs rapport, valberedningens förslag, samt distriktens förslag till
valberedning.
2. PLENUM
2.1. Alla årsmötesbeslut fattas i plenum.
2.2.Vid personval sker omröstningen online och resultatet fastställs därefter som fastställs i
Plenum.
3. DEBATTREGLER
3.1.Efter föredragning av ett ärende kan talartiden begränsas.
3.2.Ordet begärs genom uppräckning av röstkortet.
3.3.I debatten kan både formella och sakliga förslag förekomma. Formella förslag berör
beslutstekniken och tas alltid upp till beslut först.
Formella förslag kan vara:
• bordläggning (frågans behandling uppskjutesbehandling av frågan skjuts upp till nästa årsmöte eller till annan tidpunkt under samma möteen senare tidpunkt vid pågående årsmöte)
• remiss (frågan hänskjuts till en utredningsgrupp, styrelsen eller en person)
Sakliga förslag kan vara:
• ursprungsförslag
• avslagsförslag
• tilläggsförslag och ändringsförslag
Tilläggs- och ändringsförslag skafår inte stå i strid med ursprungsförslagets huvudtanke eller andemening. Såvitt gäller För förslag och motioner som av årsmötet behandlats vid Påverkanstorget måste tilläggs- och ändringsförslag, för att kunna läggas i plenum, ha varit föremål för omröstning vid Påverkanstorget. Detta med undantag för tilläggs- och ändringsförslag från ordföranden. Denna får, om hen finner särskilda skäl till det, lägga nya tilläggs- och ändringsförslag även i plenum.
3.4. Till årsmötet kan föreslås:
• att bifalla/avslå ursprungsförslaget
• att bifalla/avslå ändringsförslaget
• att bifalla/avslå nytt förslag
4. ORDFÖRANDES ROLL I PLENUM
4.1.Ordföranden ansvarar för förberedelserna och diskussionerna under mötet i plenum.
Årsmötet har två ordförande som delar på rollen. Ordföranden ska:
• leda diskussionen
• föra talarlista
• notera alla förslag som framförs
• ställa proposition
• leda beslutsfattandet
• lämna tilläggs- eller ändringsförslag i plenum, om hen finner särskilda skäl till det
När ordföranden själv vill delta i debatten, ska hen anmäla sig till talarlistan. Då ordföranden i plenum har ordet, bör klubban överlämnas till den andre ordföranden.
5. TALARLISTAN
5.1.Talarlistan ska följas men bryts när någon begär
• ordningsfråga
• sakupplysning
• replik
6. STRECK I DEBATTEN
6.1.När någon begär streck i debatten ska ordföranden fråga om streck ska dras.
6.2.När streck är beslutat ska de som önskar ordet anmäla sig på talarlistan. Den får därefter
brytas endast för ordningsfråga eller sakupplysning. Replik bör ej beviljas.
6.3.Sedan streck har satts, får inga nya förslag ställas.
7. RÖSTNING
7.1.Röstning sker genom acklamation (bifall) eller votering. Vid personval sker röstning online.
7.2.Vid acklamation kan den som anser att ordföranden har uppfattat utfallet felaktigt eller av
annat skäl vill veta röstsiffrorna, begära votering innan klubban faller. Omröstning sker då
genom handuppräckning med röstkort (försöksvotering). Den som då anser att ordföranden
har missbedömt utfallet, kan begära rösträkning (votering med rösträkning). Rösträknarnars
besked gäller. Vid lika röstetal gäller den mening som mötesordföranden med klubban
biträder, utom vid personval då lotten avgör.
7.3.Det förslag som fått flest röster vinner (enkel majoritet).
7.4.Förslag om stadgeändring eller bordläggning till nästa årsmöte kräver kvalificerad majoritet
(2/3)för att antas.
7.5.Den som önskar reservera sig mot ett beslut, ska dels anmäla det i samband med att beslutet
är fattat, dels avge skriftlig reservation.
7.6.De förslag som inte behandlas inom den tid som angivits i kallelse till årsmöte bordläggs till
nästkommande årsmöte.
8. PERSONVAL
8.1.Nominering av kandidater till poster som årsmötet ska tillsätta, ska vara presidiet till handa
senast vid den tidpunkt som meddelas i början av årsmötet.
8.2.Valberedningen redogör för sitt förslag.
8.3.Presentation av kandidaterna: De kandidater som valberedningen föreslagit presenteras av
valberedningen eller av kandidaterna själva. Övriga kandidater presenteras av
förslagsställaren, av förslagsställaren utsedd person eller av kandidaterna själva. Alla
presentationer ska göras tillgängliga online för deltagarna på distans.
8.4.Efter presentationen lämnar ordföranden ordet fritt för frågor och plädering.
8.5.Personval sker genom onlineröstning. Det innebär att såväl deltagare på årsmötet som de
som deltar i valen på distans, röstar genom ett webbverktyg.
8.6.Onlinevalen sker parallellt med årsmötesförhandlingarna under över en tid på24 timmar.
Tiden för valens öppnande och stängning beslutas i samband med att dagordningen
fastställs.
8.7.Vid fler kandidater än valbara platserantal poster sker röstning genom att den röstande
rangordnar kandidaterna rangordning.
9. PROPOSITIONSORDNING
9.1.Att ställa proposition är att fråga mötesdeltagarna vilket förslag de föredrar. En proposition
ska alltid besvaras med ja.
9.2.Ordföranden föreslår en propositionsordning som ska godkännas av mötet. Om någon är
missnöjd med ordförandens förslag, kan hen lägga fram ett motförslag.
9.3.Ett huvudförslag: Om endast ett förslag föreligger, ställer ordföranden proposition först på
bifall sedan på avslag. “Bifalles förslaget?” De som vill bifalla svarar “ja”. “Avslås förslaget” De
som vill avslå svarar “ja”.
9.4.Två huvudförslag: Om två eller fler förslag föreligger kan proposition ställas på olika sätt.
Ordföranden ger i sådana fall ett propositionsförslag till årsmötet.
10. PROTOKOLL
10.1.Årsmötets protokoll ska kort ange ärendets innehåll samt redovisa besluten (beslutsprotokoll).
10.2.Justerat protokoll ska utsändas till grupper, distrikt och årsmötesdeltagare senast tio veckor
efter mötet.
FÖRKLARINGAR
Acklamation:Öppen röstning genom ja-rop.
Ajournering:Kort paus i mötet.
Arbetsordning:Detaljerad beskrivning av årsmötets arbetsregler.
Att-sats:Den beslutssats årsmötet föreslås anta, formulerad så att “att” alltid står i början av
meningen.
Bordläggning:Beslut i en fråga uppskjuts till ett senare tillfälle, vanligtvis till nästa årsmöte.
Dagordning:Förteckning över de ärenden som ska behandlas vid årsmötet och beräknad tidpunkt.
Majoritet:
Enkel majoritet:När det förslag, av två eller flera, som får flest röster vinner.
Absolut majoritet: När ett förslag måste ha minst hälften av alla avgivna röster för att vinna.
Kvalificerad majoritet: När ett förslag måste ha minst 2/3 av alla avgivna röster för att vinna.
Nominering: Namnförslag till förtroendeposter.
Onlineval: Valen av förtroendevalda sker genom ett interntetbaserat webbverktyg som
används av deltagare på plats samt på distans.
Ordningsfråga:Kan gälla sammanträdesordningen, pauser eller streck i debatten.
Plenum:Det forum vid årsmötet där alla årsmötesdeltagare är samlade och där frågorna
slutligen avgörs genom röstning.
Presidium:De funktionärer som leder årsmötets arbete i plenum.
Påverkanstorg: Beredningsform för motioner och förslag, med uppgift att diskutera dessa samt lämna
beslutsförslag till årsmötet i plenum.
Replik:Om en talare missförstås eller blir personligen angripen, har hen rätt till replik. Man
begär “replik” och talarlistan bryts. Ett sådant inlägg ska vara mycket kort och
replikrätten får inte utnyttjas till en serie replikskiften, där andra inte kan gripa in.
Reservation:Varje deltagare har rätt att reservera sig mot ett beslut som man ogillar. Det innebär
att reservanten har en avvikande mening och vill dokumentera den. Man ska då ropa
“Jag reserverar mig” i samband med att ordföranden meddelar beslutet.
Reservationen, som ska inlämnas skriftligt före årsmötets slut, protokollföres.
Röstkort:Ett personligt kort försett med deltagarnummer, som alla årsmötesdeltagare med
yttrande- och rösträtt får.
Röstlängd:Förteckning över alla årsmötesdeltagare som har yttrande- och rösträtt.
Sakupplysning:Om någon vill ge en sakupplysning som är viktig i den fråga som just behandlas,
begär man att få ge en sakupplysning och får då omedelbart ordet. Sakupplysningen
får dock inte vara ett inlägg i debatten.
Samtalsledare:De funktionärer som modererar diskussionerna på Påverkanstorget.
Slutjustering:Årsmötesprotokollet granskas och godkänns av de valda justerarna.
Streck i debatten: När någon begär streck i debatten innebär det att denna kan begränsas. Man kan
begära streck när talarna upprepar argument eller debatten pågår så länge att inget
nytt tillförs den. När streck har satts, får inga nya förslag läggas fram. Se vidare
Förslag till arbetsordning punkt 6.
Votering:Omröstning.
Yrkande:Ett tilläggs- eller ändringsförslag till en motion eller förslag, formulerat i form av en
att-sats.