Punkt: 10. Övriga frågor: Firmateckning Underlag till styrelsemöte 14 juni 2020

Till: Styrelsen 

Från: Sekretariatet

Datum: 2020-06-12

Punkt: 10. Övriga frågor: Firmateckning

BESLUTSUNDERLAG

Bakgrund

För att underlätta administration rörande testamenten föreslås att ansvarig för testamenten ska få teckningsrätt för ärenden som rör testamente. 

Anledningen är att snabbare, och mer tidseffektivt, kunna bekräfta inkomna testamenten och svara på inbjudningar till bouppteckningsförrättningar. Den interna processen med att information om inkomna testamenten, samt uppdateringar vad som sker i ärenden alltid ska informeras till närmaste chef kvarstår. Det finns även en tydlig rutin för dokumentation om pågående testamentsärenden idag, i framtiden kommer det finnas i en ärendehanteringsdatabas (inkluderas i nya CRM)

Det finns även en rutin för dualitetskontroll när det gäller att bekräfta vilka konton utbetalningen ska ske till när ett arvskifte sker, för kontanter och/eller värdepapper. Det ska alltid skrivas under av två personer. Där krävs ej att det är en person med teckningsrätt utan det räcker med två personal enligt tidigare direktiv från revisorerna. 

Revisorerna Anna Törnblom och Maria Loghmani på BDO meddelar att de inte ser något hinder med detta ur deras perspektiv så länge som beslut tas av styrelsen och det dokumenteras. Därtill har TIME DANOWSKY Advokatbyrå tillfrågats och har meddelat att de inte ser att lagen hindrar ovan beskriven ordning. 

Styrelsen föreslås besluta 

att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander 

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Anna Johansson

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

Avdelningschef, Lena Arvidson

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

att Sara Ångström som ansvarig handläggare för testamenten äger rätt att teckna sektionens firma i ärenden som rör testamenten. 

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och plusgirokonto:

Sektionsordförande, Amanda Jackson

Kassör, Mårten Rosander 

Generalsekreterare, Anna Lindenfors

Avdelningschef, Anna Johansson

Avdelningschef, Sofia Fjellestad

Avdelningschef, Lena Arvidson

HR-ansvarig, Katja Lefwerth

Sekretariatsanställd, Ulrika Westin

Sekretariatsanställd, Lorena Cures

att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt;

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och avdelningscheferna;