Uppföljning årsmötesbeslut 2012:53 Motion om integritet och webben Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2014

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 21 januari 2014

Uppföljning årsmötesbeslut 2012:53 Motion om integritet och webben

Bakgrund

Årsmötet 2012

Till årsmötet i Uppsala 2012 inkom en motion med följande förslag till beslutssats:

att sekretariatet och styrelsen får i uppgift att, med utgångspunkt från beskrivningen ovan, införa begreppet

»webbgrupp» (eller IT-grupp) och meddela varje distrikt och de distriktsfristående grupperna att de uppmuntras att utse en person var till webbgruppen. Därefter kan webbgruppen organisera sig inbördes och snarast påbörja sitt arbete med inspiration av beskrivningen ovan.

Denna leder till en bred diskussion i beredningsgruppen, i vilken motionären inte deltar, om IT. Enligt rapporten från beredningsgruppen lyfts bland annat fördelarna med en affärsrelation vid ”långvarigt strul”, att Amnesty ligger efter när det gäller IT samt att det har saknats kompetens i styrelsen för att ta fram en robust och trovärdig IT-strategi för sektionen. En webbgrupp skulle kunna vara rådgivande för styrelsen i arbetet med att ta fram en IT-strategi, men den bör inte ägna sig åt operativ verksamhet.

I beredningsgruppens rapport beskrivs även att det är oklart vilken funktion en sådan IT-grupp som motionen föreslås skulle fylla. Även risken med att använda leverantörer lyfts, både ur en säkerhetsaspekt men även om leverantören skulle göra något oegentligt. Det framkommer även stöd för att IT-stöd får kosta för att gynna kommunikation, kampanj och fundraising.

Beredningsgruppen tillstyrker en ändrad att-sats, vilket även är den som årsmötet sedan beslutar:

att uppdra åt styrelsen att utreda möjligheten att bilda en till styrelsen rådgivande IT-grupp med aktivister med en professionell bakgrund inom IT-strategiska frågor.

Junimötet 2012

I underlaget till styrelsens junimöte, där samtliga årsmötesbesluts följs upp, föreslås styrelsen besluta att en av dess strategigrupper (SG) i ett första steg identifierar om och i så fall vilket behov styrelsen har av sådan grupp. Detta leder till en diskussion i styrelsens forum, där styrelsen landar i att SG inte är tillräckligt insatt i IT för att kunna bedöma behovet av en sådan grupp. Det finns en poäng att sekretariatet och styrelsen tillsammans identifierar problemområden samt var utvecklingsmöjligheter inom IT finns, för att efter detta ta ställning till behovet av en IT-grupp. I forum diskuterar styrelsen även frågan att ta fram en tydlig IT-strategi, och att utifrån verksamhetsmålens IT-behov bedöma om styrelsen har tillräckligt IT-stöd.

På junimötet tas sedan detta beslut:

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG2 ta fram frågor som en IT-grupp potentiellt sett skulle kunna arbeta med, senast till oktobermötet.                                                  

Septembermötet 2012

Vid styrelsen septembermöte 2012, under uppföljning av öppna beslut konstaterade sekretariatet att det var osäkert hur frågan ska hanteras. En rapport till årsmötet om uppföljning av beslutet bör dock ligga klar i mars 2013.

I styrelsens forum lägger sekretariatet i november 2012 upp en rapport gällande IT-arbetet inom sektionen, detta delvis mot bakgrund av årsmötesbeslut 2012:53. Rapporten redovisar pågående IT-arbete på sekretariatet och nämner vad gäller tillsättande av en IT-grupp att sekretariatet inte kan se eller formulera ett sådant behov.

Styrelsen menar att årsmötesbeslutet signalerar en osäkerhet från medlemmarna vad gäller IT-arbetet, och att det framförallt är den osäkerheten styrelsen behöver möta (men inte givet att det ska ske med hjälp av en IT-grupp).  Ett möjligt nästa steg skulle kunna vara att adjungera in någon IT-strategiskt kunnig i styrelsen vid de tillfällen då IT-frågor är relevanta alternativt att bjuda in IT-kunniga medlemmar för att tala om strategiska utmaningar som rörelsen står inför. Detta för att säkra att styrelsen har tillräcklig trygghet i dessa frågor. Dessa är de frågeställningar som lyftes innan rapporten lades till handlingarna.

Decembermötet 2012

På decembermötet 2012, under punkten Övriga frågor, föredrog Sofia Halth mot bakgrund av årsmötesbeslut 2012:53. På grund av att motionären inte var på plats under årsmötet blev diskussionen i beredningsgruppen något förvirrad och kom till stor del att handla om något annat än förslaget i motionen. Beslutet som sedan fattades har därför varit svårtolkat. Klart är dock att det finns viss otrygghet bland en del aktivister kring hur sektionen jobbar med IT-frågor. Sekretariatet har redan vid tidigare tillfälle (bland annat ovan nämnda rapport) meddelat att man inte ser något behov av en rådgivande grupp, men lämnar frågan öppen ifall styrelsen önskar ha en sådan grupp knuten till sig.

Styrelsen kommer fram till att det bästa sättet att lösa frågan är att lyfta IT som tema för ett seminarium på årsmötet där medlemmarna ges möjlighet lufta sina frågor kring IT-arbetet och bolla förslag med sekretariatet. Beslut tas:

att uppdra åt sekretariatet att till februarimötet ta fram förslag på några it-strategiska frågor lämpliga att ta upp på ett årsmötesseminarium.

Februarimötet 2013

Till styrelsens februarimöte 2013 lägger sekretariatet ett förslag om ett seminarium på årsmötet, där medlemmar kan ge input på utvecklingen av det webbaserade stödet till potentiella och nuvarande aktivister, den så kallade aktivistportalen. Seminariet skulle kunna besvara strategiska frågor som rör målgrupper, metoder och utföranden som kan förbättra kommunikationen mellan sekretariatet och aktivister.

Styrelsen ger sitt samtycke till att genomföra det föreslagna IT-seminariet men uppmanar sekretariatet att försöka se till att det finns strategiska vinklar att lyfta och diskutera så att seminariet inte enbart kommer att handla om operativa aspekter på aktivistportalens utformning. Ett annat förslag som lyfts är att koppla ihop seminariet med det internationella målet om att Amnesty ska fyrdubbla sin påverkan till år 2020 genom att lyfta vad IT betyder för möjligheterna att mobilisera fler för att kunna påverka i MR-frågorna.Diskussion uppstår om vem som ansvarar för seminariet då tanken om ett IT-seminarium härstammar ur uppföljningen av ett årsmötesbeslut om IT-frågor. Styrelsen kan inleda seminariet men överlåter därefter åt sekretariatet att hålla i seminariet.

Marsmötet 2013

Vid marsmötet 2013 sker en uppföljning av årsmötesbeslut från 2012. Gällande beslut 2012:53 konstateras att vare sig styrelsen eller sekretariatet har kunnat se något behov av en sådan grupp. Styrelsen har dock beslutat att till årsmötet 2013 ge ett seminarium om IT-frågor, med fokus på den Aktivistportal som sekretariat har för avsikt att lansera under året, för att få möjlighet att ta tillvara medlemmarnas värdefulla kompetens och synpunkter på IT-området inför dess utformning.

Årsmötet 2013

Till årsmötet 2013, i dokumentet Uppföljning av årsmötesbeslut 2012 där styrelsen redogör för sina åtgärder utifrån tagna beslut. Vad gäller beslut 2012:53 berättar styrelsen att de tolkat skrivningen "utreda möjligheten" i beslutet som att i ett första steg identifiera om, och i så fall vilket behov styrelsen har av en sådan grupp. Styrelsen har ännu inte sett ett sådant behov eller identifierat hur eller med vad en sådan grupp skulle arbeta. Styrelsen för dock en diskussion om bland annat IT-kompetens i styrelsen och möjlighet att adjungera IT-kunniga personer vid tillfällen sådana diskussioner förs.

Styrelsen uppfattade även årsmötesbeslutet som att det finns en efterfrågan bland medlemmar att fördjupa sig mer i hur sektionen arbetar med IT-frågor, varför styrelsen uppdrog åt sekretariatet att ta fram förslag på IT-strategiska frågor att diskutera på årsmötet 2013. Detta resulterade i ett seminarium om IT-frågor med fokus på den planerade Aktivistportalen, där medlemmarnas synpunkter och kompetens kan tas till vara. Styrelsen har även bevakat IT-området på en rad olika sätt och bland annat begärt en rapport från sekretariatet om dess IT-arbete, beskriver man i Uppföljning av årsmötesbeslut.

Nuläge

I sin rapport till årsmötet 2013 menade granskningskommitten att de inte kan se det faktiskt gjorts en någon utredning av möjligheten att bilda en sådan grupp, i enlighet med årsmötesbeslutet. Tvärtom, menar de att det enligt protokoll från styrelsenmötena som att frågan om IT-grupp kopplad till styrelsen överhuvudtaget inte har utretts. Vidare skriver granskningskommitten att styrelsen, enligt uppgift, har diskuterat frågan om IT-grupp och kommit fram till att en sådan inte bör bildas. Några resonemang kring detta är dock inte redovisade i något protokoll eller liknande dokument. Slutligen menar granskningskommitten att ett IT-seminarium må vara relevant, men inte en adekvat uppföljning av årsmötesbeslutet.

Styrelsen har tagit till sig denna kritik och instämmer i att årsmötesbeslut 2012:53 måste avslutas på ett tydligare och formellt sätt. Detta underlag bör ses som ett led i detta och utifrån de diskussioner som redogörs har styrelsen kommit fram till att det inte finns något behov av en rådgivande IT-grupp såsom årsmötet beslutade.

Förslag till beslut

att ej tillsätta den rådgivande IT-grupp som beskrivs i årsmötesbeslut 2012:53.