Styrelsens arbetsordning och FRIIs kvalitetskod Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2014

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 17 januari 2014

Styrelsens arbetsordning och FRIIs kvalitetskod

Inledning

Styrelsen uppdrog på decembermötet 2013 till sekretariatet att senast till junimötet 2014 komma med förslag på hur Amnesty Internationals Core Standards kan integreras i styrelsens arbetsordning.

Sekretariatet har även gått igenom FRIIs kvalitetskod som uppdaterades i maj 2013 för att se om det finns delar i den som kan tänkas påverka styrelsens arbetsordning. Under rubriken B. Styrelsen i FRIIs kvalitetskod finns ett avsnitt om styrelsens arbetssätt som direkt refererar till kravet på att styrelsen har en arbetsordning:

Styrelsens arbetssätt

B10. Organisationen ska ha styrande dokument för introduktion av nya styrelsemedlemmar.

Introduktionen ska innehålla en beskrivning av ledamöternas ansvar och hur de ska hålla sig

informerade och hur de ska fullgöra sitt lednings- och kontrollansvar.

Dokumentationskrav: Styrande dokument för introduktion av nya styrelseledamöter.

B11. Styrelsen ska upprätta en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. Den ska minst innehålla:

• Ordförandens roll och ansvar.

• Styrande dokument som reglerar hur ledamöternas jäv och oberoende ska hanteras.

• Styrande dokument som reglerar hur protokoll ska föras och hanteras.

Dokumentationskrav: Dokumenterad arbetsordning som visar att kraven har uppfyllts.

B12. Styrelsen ska årligen utvärdera sitt arbetssätt.

Dokumentationskrav: Protokoll och annan dokumentation som styrker att styrelsen har genomfört en utvärdering av sitt arbete.

B13. Styrelsen ska upprätta en dokumenterad rapporteringsinstruktion som minst beskriver:

Vilken information om ekonomi och verksamhet som ska rapporteras till styrelsen och hur ofta denna typ av information ska rapporteras.

Dokumentationskrav: Dokumenterad rapporteringsinstruktion som styrker att kravet har uppfyllts.

Sekretariatets bedömning

Styrelsen har en utförlig arbetsordning som mycket väl motsvarar de formella kraven i FRIIs kvalitetskod, men det kan naturligtvis finnas anledning att göra vissa justeringar när arbetsordningen är uppe på styrelsens bord på junimötet 2014. Core Standards, FRIIs kvalitetskod och den nyligen genomförda utredningen om styrelsens arbetsbörda kommer med all säkerhet att påverka innehållet och eventuellt även formen för styrelsens kommande arbetsordning.

Förslag till beslut

att uppdra till sekretariatet att till junimötet 2014 komma med förslag på hur relevanta krav i FRIIs kvalitetskod kan föras in i styrelsens arbetsordning.