Förslag gällande styrelsens arbetsbörda Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2014

Till: Styrelsen

Från: Sofia Halth, Karin Linkhorst och Tora Törnquist

Datum: 21 januari 2014

FÖRSLAG GÄLLANDE STYRELSENS ARBETSBÖRDA

Bakgrund

På styrelsens decembermöte presenterade uppdragsgruppen som har sett över styrelsens arbetssätt och arbetsbörda sin slutrapport. Styrelsen gav oss, Sofia Halth, Karin Linkhorst och Tora Törnqvist, i uppdrag att ta fram ett förslag på hur uppdragsgruppens rekommendationer kan implementeras utifrån de kommentarer styrelseledamöterna lämnat i styrelseforum. Vi har sorterat uppdragsgruppens rekommendationer i olika kategorier utifrån tema och utifrån hur kontroversiella de är. Målet är att kunna genomföra majoriteten av rekommendationerna, även om några av dem måste utredas ytterligare. Vår utgångspunkt har varit att det är bra om så många som möjligt av rekommendationerna tas upp till diskussion eller beslut under det innevarande året, och allra helst i den nuvarande styrelsekonstellationen då det är den som varit med i processen så här långt. Förslaget är att vi behandlar alla punkter kortfattat på februarimötet och beslutar antingen om en åtgärd om de är okontroversiella och enkla att genomföra, eller om när de ska tas upp till diskussion nästa gång i de fall rekommendationerna är mer komplexa. I underlaget finns vårt förslag på kategorisering och därefter punkterna listade med en kommentar och en föreslagen åtgärd.

Förslag på åtgärder

Om förslaget skulle antas i sin helhet hade det inneburit att följande att-satser beslutades:

att uppdra åt sekretariatet att implementera den av uppdragsgruppen föreslagna modellen för reduktion av antalet styrelsefrågor.

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram tydligare mallar för styrelseunderlag senast till styrelsens majmöte och däri ta hänsyn till uppdragsgruppens andra och fjärde rekommendation.

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med ordförande ta fram ett underlag på hur styrelseåret ska se ut där hänsyn tas tills uppdragsgruppens tredje, sjätte, åttonde, nionde, sextonde, nittonde, tjugonde och tjugoförsta rekommendation senast till styrelsens junimöte.

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett underlag på vilka årsmötesfrågor styrelsen idag är involverade i med förslag på hur dessa kan reduceras senast till styrelsens majmöte.

att uppdra åt sekretariatet att genomföra en läsarundersökning om Styrelsen Informerar och återrapportera till styrelsen senast på septembermötet.

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG röd ta fram ett diskussionsunderlag kring ambitionen i kontakten med medlemmarna på styrelsens septembermöte utifrån uppdragsgruppens sjunde och tionde rekommendation.

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram nya riktlinjer kring forumanvändningen utifrån den nuvarande arbetsordningen, uppdragsgruppens rekommendationer och styrelsens kommentarer till styrelsens junimöte.

att uppdra åt ordförande att under våren föra dialog med GS kring behovet av ett ytterligare strategiskt stöd till styrelsen på sekretariatet.

att uppdra åt sekretariatet i samråd med ICM-delegationen 2013 att med utgångspunkt i uppdragsgruppens fjortonde och femtonde rekommendation ta fram ett underlag på hur arbetet med internationella frågor och ICM-förberedelserna kan struktureras inför ICM 2015 senast till junimötet.

att införa nollvision för produktion av underlag.

att uppdra åt Sofia Halth, Karin Linkhorst och Tora Törnquist att utifrån uppdragsgruppens sjuttonde, tjugoandra, tjugotredje och tjugofjärde rekommendation ta fram ett diskussionsunderlag kring styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt senast till styrelsens majmöte.

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett förslag på uppdaterad arbetsordning med anledning av de förändringar uppdragsgruppens rapport lett till senast till styrelsens februarimöte 2015.

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram utvärderingsplan senast till styrelsens februarimöte 2015.

Kategorisering

Frågor som inte kräver åtgärd

En rekommendation tycker styrelsen redan är besvarad och den föreslår vi därför att vi inte tar något beslut om i dagsläget.

Rekommendation

18. Mentorer för nytillkomna ledamöter

Frågor styrelsen är överens om och som kräver mindre arbete

Februari

Dessa frågor kan med fördel beslutas (eller göras medskick på) redan på februarimötet och implementeras därefter

Rekommendation

1. Reducera antalet styrelsefrågor
2. Uppdatera mallarna
4. Fler vägvalsfrågor
11. Kompetensutveckling med exempelvis mötesteknik
13. Ökat tjänsteutrymme på sekretariatet
17. Nollvision
26. Implementeringsplan (dock ej utvärderingsplan)

Frågor kring styrelsens inblandning i årsmötesförberedelserna samt frågor kring styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt

Maj

Styrelsen är i stort överens här, men ett underlag behöver tas fram så att styrelsen kan fatta tydliga beslut. Förslagsvis tas den här diskussionen och besluten på majmötet när årsmötesförberedelserna är färska i minnet.

Rekommendation

5. Minska styrelsens roll i årsmötesförberedelserna.

Gällande styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt är styrelsen kluven i många av de här frågorna och en ytterligare diskussion i styrelsen krävs förmodligen innan ett beslutsunderlag kan tas fram. Vi föreslår att gruppen som arbetat med att ta fram det här underlaget, Sofia Halth, Karin Linkhorst och Tora Törnquist får i uppdrag att ta fram ett diskussionsunderlag kring frågorna till styrelsens majmöte. Därefter kan ett beslutsunderlag skapas, och beslut kan tas på junimötet.

Rekommendationer

17. Avskaffa SG
22. Införa arbetsutskott
23. Avskaffa roterande mötesordförande
24. Vice ordförande får tydligare roll

Frågor kring styrelseårets upplägg

Juni

En del rekommendationer handlar om hur styrelseåret planeras. Ordföranden planerar normalt sett styrelseåret tillsammans med sekretariatet till maj- och junimötet. Förslaget är att de i processen med att ta fram planering för nästa styrelseår får i uppdrag av styrelsen att väga in uppdragsgruppens rekommendationer kring det här och att det sedan tas upp till diskussion och beslut på junimötet. Några av rekommendationerna är styrelsen överens om, medan det finns mer spridda åsikter om andra. För att få ihop en bra helhetsplanering så är vårt förslag att ordföranden och sekretariatet ska ta styrelsens kommentarer (sammanfattade här nedan) i beaktande i planeringen men i övrigt får fria händer att skapa ett förslag som styrelsen sedan kan diskutera och besluta om på junimötet. Känner ordföranden behov av att stämma av något innan dess med styrelsen kan forum eller något tidigare möte användas.

Rekommendation

3. Målstyrning och verksamhetsplanering på dagordningen
6. Minska tiden för gruppdynamikövningar och dylikt
8. Förtroendeskapande aktiviteter mellan styrelsen och sekretariatet
9. Fler strategiska frågor
16. Deltagande i andra sektioners årsmöten och besök på IS
19. Tvåårsplan för styrelsearbetet
20. Skära ner mötestiden till 10-12 dagar/år
21. Införa fredagsmöten

Frågan om ICM förberedelser

Juni

Det finns ett par rekommendationer som har att göra med hur styrelsen ska arbeta med förberedelser inför ICM. För att kunna dra igång det arbetet redan inför ICM 2015 är det bra om de diskussionerna tas på junimötet. Underlaget till den här diskussionen tas förslagsvis fram av sekretariatet i samråd med förra ICM-delegationen och kanske ska vara mer heltäckande än att bara beröra hur tidigt ICM-delegationen ska utses och arbetsfördelningen mellan styrelsen och AIK i förberedelserna för ICM.

Rekommendation

14. Utse ICM-delegation tidigt
15. AIK får fortsatt roll

Frågor kring styrelsens kontakt och kommunikation med medlemmarna

September

Ett par rekommendationer rör kontakten med medlemmarna. Styrelsen verkar överens om att något behöver göras här, men det finns många olika tankar på vad. En diskussion om både Styrelsen Informerar och regionsansvaret bör föras utifrån ett diskussionsunderlag, förslagsvis på septembermötet. Vi föreslår att styrelsen redan på februarimötet uppdrar till sekretariatet att göra en läsarundersökning av Styrelsen Informerar, så att resultatet av den också kan ligga till grund för diskussionerna i september.

Rekommendation

7. Undersöka intresset för SI och eventuellt avskaffa formatet
10. Ambitionsnivån i kontakten med medlemmarna

Frågor om dokumentation och utvärdering

Februari 2015

De här frågorna är enkla att genomföra, men bör ligga sent i processen.

Rekommendation

25. Översyn av arbetsordningen
26. Implementerings- och utvärderingsplan (dock inte implementeringsplan)

Rekommendationerna utifrån diskussion i styrelseforum

Reducera antalet styrelsefrågor

Kommentar: Ingen i styrelsen har motsatt sig det här förslaget i styrelseforum, däremot lyfts ett antal frågetecken kring hur genomförbart det är och vilken effekt det faktiskt kommer att få. De flesta tycker att det är värt att prova. Eftersom det finns ett färdigt förslag på modell föreslår vi att styrelsen redan på februarimötet uppdrar åt sekretariatet att börja implementera modellen. Huruvida det får långsiktig effekt kan vi diskutera i samband med utvärderingen.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att implementera den av uppdragsgruppen föreslagna modellen för reduktion av antalet styrelsefrågor.

Tidsplan: Beslut på februarimötet

Uppdatera mallarna

Kommentar: I styrelseforum har alla uttryckt sig positivt om det här förslaget. Vi föreslår att sekretariatet i samråd med SG grön får i uppdrag att ta fram nya mallar för styrelseunderlag. Exempelvis genom att plocka fram bra exempelunderlag. I det arbetet bör också den fjärde rekommendationen om vägvalsfrågor beaktas.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram tydligare mallar för styrelseunderlag senast till styrelsens majmöte och däri ta hänsyn till uppdragsgruppens andra och fjärde rekommendation.

Tidsplan: Beslut på februarimötet, implementering från och med junimötet (ingen ytterligare styrelsediskussion)

Målstyrning och verksamhetsplanering på dagordningen

Kommentar: I styrelseforum har alla uttryckt sig positivt om det här förslaget och flera tycker att det är prioriterat. Vi föreslår att det rekommendationen behandlas tillsammans med övriga förslag kring styrelseårets planering.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med ordförande ta fram ett underlag på hur styrelseåret ska se ut där hänsyn tas tills uppdragsgruppens tredje, sjätte, åttonde, nionde, sextonde, nittonde, tjugonde och tjugoförsta rekommendation senast till styrelsens junimöte.

Tidsplan: Beslut om uppdrag till sekretariatet i februari, vidare diskussioner och beslut på junimötet.

Fler vägvalsfrågor

Kommentar: Överlag är styrelsen positiv i sina kommentarer i styrelseforum men det finns frågetecken kring implementeringen. Någon uttrycker att det är viktigare att styrelsen ges utrymme att diskutera strategiska frågor snarare än vägvalsformen i sig. Vi föreslår att den här rekommendationen tas in i arbetet med att skapa nya mallar för styrelseunderlagen. Finns det tydligare mallar för vad ett vägvalsunderlag är så kommer det vara lättare för sekretariatet att ta fram ett sådant om styrelsen begär det.

Tidsplan: Beslut på februarimötet, implementering från och med junimötet (ingen ytterligare styrelsediskussion)

Minska styrelsens roll i årsmötesförberedelserna

Kommentar: I styrelseforum uttrycker sig hela styrelsen positivt. Någon frågar sig dock om det kommer att göra så stor skillnad för styrelsens arbetsbörda. Oavsett om det kommer att ge stor effekt på styrelsen arbetsbörda tror vi att det är viktigt att styrelsen har tagit ett aktivt beslut kring när styrelsen ska komma in i årsmötesförberedelserna. Kanske ska fokus ligga tidigare i processen, eller på något annat än det ligger idag. Vi föreslår därför att styrelsen uppdrar åt sekretariatet att ta fram ett underlag där årsmötesförberedelserna listas i kronologisk ordning med en notering om var styrelsen kommer in, gärna med en reflektion kring var sekretariatet tycker att de strategiska frågorna finns. På så sätt kan styrelsen ta ställning till om var i processen vi bör vara inblandade.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett underlag på vilka årsmötesfrågor styrelsen idag är involverade i med förslag på hur dessa kan reduceras senast till styrelsens majmöte.

Tidsplan: Beslut om uppdrag i februari, diskussion och vidare beslut på majmötet.

Minska tiden för gruppdynamikövningar och dylikt

Kommentar: I styrelseforum har styrelsen uttryckt delade meningar kring det här förslaget. Många tycker att det är ett bra förslag men flera lyfter också vikten av övningarna. De flesta verkar positiva till att se över vad som görs idag och dra ner något på det här arbetet. Vi föreslår att ordföranden och sekretariatet tar med sig rekommendationen och styrelsens kommentarer i arbetet med att planera styrelseåret.

Tidsplan: Diskussion och eventuella beslut på junimötet.

Undersöka intresset för SI och eventuellt avskaffa formatet

Kommentar: I styrelseforum uttrycker sig många negativt till det här. Ingen skriver att de tycker att SI ska avskaffas och flera tycker att den ska finnas kvar. Däremot säger flera att det kan finnas ett behov av att undersöka intresset för den och några lyfter att man kanske kan behålla SI men förenkla beredningen till exempel genom att lägga över en större del på sekretariatet. Flera tycker att SI ska marknadsföras mer. Vi föreslår att styrelsen redan på februarimötet uppdrar åt sekretariatet att genomföra en läsarundersökning gällande SI. Styrelsen bör också besluta om att uppdra åt sekretariatet att utifrån resultatet av den, uppdragsgruppens rekommendation om att avskaffa SI och om att avskaffa regionsansvaret, och styrelsens kommentarer kring dessa ta fram ett diskussionsunderlag om ambitionsnivån i kontakten med medlemmarna till styrelsens septembermöte.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att genomföra en läsarundersökning om Styrelsen Informerar och återrapportera till styrelsen senast på septembermötet. Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG röd ta fram ett diskussionsunderlag kring ambitionen i kontakten med medlemmarna på styrelsens septembermöte utifrån uppdragsgruppens sjunde och tionde rekommendation.

Tidsplan: Beslut om läsarundersökning på februarimötet. Beslut om uppdrag att ta fram diskussionsunderlag på februarimötet, diskussion och eventuella vidare beslut på styrelsens septembermöte.

Förtroendeskapande aktiviteter mellan styrelsen och sekretariatet

Kommentar: I styrelseforum uttrycker sig alla positivt till detta. Vi föreslår att också den här rekommendationen tas med i arbetet med att planera styrelseåret.

Tidsplan: Beslut om uppdrag till sekretariatet i februari, vidare diskussioner och beslut på junimötet.

Fler strategiska frågor

Kommentar: I styrelseforum uttrycker sig de flesta positiv till den här rekommendationen även om flera lyfter att det framförallt är visionära frågor som borde avses. Någon lyfter att det kan vara svårt att implementera och någon annan att det eventuellt kan leda till ökad arbetsbelastning för styrelsen. Vi föreslår att den här rekommendationen tas med i arbetet med att planera styrelseåret.

Förslag till åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med ordförande ta fram ett underlag på hur styrelseåret ska se ut där hänsyn tas tills uppdragsgruppens tredje, sjätte, åttonde, nionde, sextonde, nittonde, tjugonde och tjugoförsta rekommendation senast till styrelsens junimöte.

Tidsplan: Beslut om uppdrag till sekretariatet i februari, vidare diskussioner och beslut på junimötet.

Ambitionsnivån i kontakten med medlemmarna

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva till att vi diskuterar ambitionsnivån och många tycker att det nuvarande systemet med regionsansvar kan göras om. Vi föreslår att sekretariatet får i uppdrag att i samråd med SG röd ta fram ett diskussionsunderlag kring det här och Styrelsen Informerar till septembermötet.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG röd ta fram ett diskussionsunderlag kring ambitionen i kontakten med medlemmarna på styrelsens septembermöte utifrån uppdragsgruppens sjunde och tionde rekommendation.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och eventuella vidare beslut på styrelsens septembermöte.

Kompetensutveckling med exempelvis mötesteknik

Kommentar: I styrelseforum är styrelsen delad kring den här frågan. Vissa tycker att det är ett bra förslag medan andra tror att kompetensutveckling på det här området inte är helt nödvändigt i dagsläget. Vi föreslår att inget beslut tas på den här punkten men att ordföranden och vice ordföranden tar rekommendationen i beaktande vid planeringen av årets utbildningar.

Förslag på åtgärd: Medskick till ordförande och vice ordförande att i planeringen av utbildningar för styrelsen se över vilka möjliga utbildningar som finns på det här området.

Tidsplan: Löpande under året.

Styrelseforum

Kommentar: I styrelseforum uttrycker sig alla negativt till förslaget. Många tycker forum är bra, även för diskussioner. Flera lyfter dock att det är viktigt att tydliggöra förväntningarna kring forum. Vi föreslår att sekretariatet i samråd med SG grön får i uppdrag att ta fram nya riktlinjer kring forumanvändning utifrån den nuvarande arbetsordningen, uppdragsgruppens rekommendationer och styrelsens kommentarer till styrelsens junimöte.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram nya riktlinjer kring forumanvändningen utifrån den nuvarande arbetsordningen, uppdragsgruppens rekommendationer och styrelsens kommentarer till styrelsens junimöte.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet. Diskussion och beslut på junimötet.

Ökat tjänsteutrymme på sekretariatet

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva till rekommendationen. Vi föreslår att styrelsen på februarimötet ger ordföranden i uppdrag att föra dialog kring det här behovet med generalsekreteraren.

Förslag till åtgärd: Att uppdra åt ordförande att under våren föra dialog med GS kring behovet av ett ytterligare strategiskt stöd till styrelsen på sekretariatet.

Tidsplan: Beslut på februarimötet, genomförande under våren 2014.

Utse ICM-delegation tidigt

Kommentar: I styrelseforum är de flesta positiva, men ett par styrelseledamöter lyfter de praktiska svårigheterna med tanke på omsättningen i styrelsen. Vi föreslår att sekretariatet och den förra ICM-delegationen får i uppdrag att under våren göra ett förslag på hur styrelsen ska arbeta med internationella frågor inför ICM 2015 och i det arbetet ta hänsyn till både den här rekommendationen och rekommendation femton om AIK.

Förslag på åtgärd:Att uppdra åt sekretariatet i samråd med ICM-delegationen 2013 att med utgångspunkt i uppdragsgruppens fjortonde och femtonde rekommendation ta fram ett underlag på hur arbetet med internationella frågor och ICM-förberedelserna kan struktureras inför ICM 2015 senast till junimötet.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och eventuellt vidare beslut på junimötet.

AIK får fortsatt roll

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva. Vi ser inget behov av att göra någon större översyn av AIK:s arbete i dagsläget, utan anser att rekommendationen i dagsläget ska ses främst som en påminnelse om att använda AIK:s kompetens. Hur AIK ska arbeta med förberedelserna inför ICM 2015 bör beslutas tillsammans med övriga frågor kring förberedelserna inför ICM på junimötet.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet i samråd med ICM-delegationen 2013 att med utgångspunkt i uppdragsgruppens fjortonde och femtonde rekommendation ta fram ett underlag på hur arbetet med internationella frågor och ICM-förberedelserna kan struktureras inför ICM 2015 senast till junimötet.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och eventuella beslut på junimötet.

Deltagande i andra sektioners årsmöten och studiebesök på IS

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva, men någon lyfter att det inte får kosta för mycket. Någon lyfter också att IS-besök i helgrupp är mer givande än enskilda besök på andra länders årsmöten. Vi föreslår att sekretariatet och ordföranden får i uppdrag att beakta rekommendationen i planeringen av styrelseåret.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och vidare beslut på junimötet.

Nollvision för produktion av egna underlag och avskaffa SG

Kommentar: I styrelseforum uttrycker sig alla positivt till att ha nollvision för produktion av egna underlag. Avskaffandet av strategigrupperna råder det däremot delade meningar om. Många vill ha dem kvar, ett par tycker att de ska avskaffas. Några lyfter att en diskussion om strategigruppernas behöver föras. Vi föreslår att redan på styrelsens februarimöte besluta att införa nollvision med omedelbar implementering. Vad gäller avskaffandet av strategigrupperna föreslår vi att det lyfts in i diskussionsunderlaget Sofia, Karin och Tora uppdras ta fram till majmötet. Utifrån diskussionen där kan sedan ett beslutsunderlag till juni tas fram.

Förslag på åtgärd: Att införa nollvision för produktion av underlag. Att uppdra åt Sofia, Karin och Tora att utifrån uppdragsgruppens sjuttonde, tjugoandra, tjugotredje och tjugofjärde rekommendation ta fram ett diskussionsunderlag kring styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt senast till styrelsens majmöte.

Tidsplan: Beslut om nollvision på februarimötet. Beslut om uppdrag kring avskaffandet av strategigrupperna på februarimötet, diskussion på majmötet.

Mentorer för nytillkomna ledamöter

Kommentar: I styrelseforum lyfter några att det är bra, men de flesta påpekar att detta redan görs. I dagsläget föreslår vi att ingen åtgärd företas då det nuvarande arbetet är relativt välfungerande. Skulle strategigrupperna avskaffas kan ytterligare diskussion behövas, men det är i så fall en senare fråga.

Förslag på åtgärd: Ingen åtgärd.

Tidsplan: -

Tvåårsplan för styrelsearbetet

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva, men ett par personer lyfter att det är svårt att ta ställning till på rak arm. Någon lyfter att planprocessen bör få lika stor betydelse för cykeln som ICM. Att ändra cykeln för styrelsens arbete är komplicerat och effekterna är svåröverskådliga. Vi föreslår därför att ordföranden och sekretariatet i arbetet med att ta fram ett förslag till planering av nästa styrelseår får fria händer att välja till vilken grad de beaktar rekommendationen. På så sätt får de möjlighet att skapa ett förslag som fungerar som helhet.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och vidare beslut på junimötet.

Skära ner mötestiden till 10-12 dagar/år

Kommentar: Det är få som har kommenterat den här rekommendationen i styrelseforum. Ett par lyfter att det är bra, någon att det inte är så viktigt, ett par personer att det bör vara utgångpunkten men att det måste anpassas efter vad som ska hinnas med på mötena. Vi föreslår att även denna rekommendation tas in i arbetet med att ta fram en planering inför nästa styrelseår. Målsättningen bör vara att dra ner något på antalet dagar jämfört med tidigare år.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och vidare beslut på junimötet.

Införa fredagsmöten

Kommentar: I styrelsen är en knapp majoritet av de som kommenterat förslaget negativa. Några är starkt negativa till förslaget. Några tycker att det hade varit okej eller bra. Vi föreslår att sekretariatet och ordföranden får i uppdrag att beakta rekommendationen i planeringen av nästa styrelseår. Om det passar i planeringen kan ett test att köra ett möte på en fredag genomföras. Styrelsen får chansen att besluta om planeringen för året på junimötet, så om en majoritet av styrelsen fortfarande är emot efter att ha sett ett helhetsförslag finns det möjlighet att välja att inte implementera den här rekommendationen.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion och vidare beslut på junimötet.

Införa arbetsutskott

Kommentar: I styrelseforum är de flesta positiva. Ett par är negativa. Någon lyfter att styrelsen bör ha två vice ordförande och någon att underlagscykeln måste förändras för att det här ska kunna genomföras.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt Sofia, Karin och Tora att utifrån uppdragsgruppens sjuttonde, tjugoandra, tjugotredje och tjugofjärde rekommendation ta fram ett diskussionsunderlag kring styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt senast till styrelsens majmöte.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion på majmötet, eventuella beslut på junimötet.

Avskaffa roterande mötesordförande

Kommentar: I styrelseforum är de flesta positiva, men någon lyfter att roterande mötesordförandeskap är viktigt för kompetensutvecklingen. Vi föreslår att vi lägger in det här i arbetet med att se över styrelsens interna arbetsfördelning och arbetssätt.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion på majmötet, eventuella beslut på junimötet.

Vice ordförande får tydligare roll

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva till att förtydliga rollen. Någon lyfter att det internationella arbetet inte bör ligga på vice ordföranden.

Tidsplan: Beslut om uppdrag på februarimötet, diskussion på majmötet, eventuella beslut på junimötet.

Översyn av arbetsordningen

Kommentar: I styrelseforum är de flesta är positiva men några lyfter att vi inte behöver se över arbetsordningen som helhet. Vi ser inget behov av att göra en mer övergripande förändring av arbetsordningen, men den bör däremot uppdateras efter att vi förändrat vårt arbetssätt utifrån uppdragsgruppens rekommendationer. Vi föreslår att vi följer den vanliga rutinen med att se över arbetsordningen på juni- och februarimötet. Vanligtvis uppdateras arbetsordningen efter förslag på sittande möte, men eftersom större förberedelsearbete krävs vid större förändringarar föreslår vi att sekretariatet får i uppdrag att ta fram ett förslag på uppdaterad arbetsordning som underlag till februarimötet 2015.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett förslag på uppdaterad arbetsordning med anledning av de förändringar uppdragsgruppens rapport lett till senast till styrelsens februarimöte 2015

Tidsplan: Uppdatering av arbetsordningen sker som vanligt på junimötet, alla förändringar ska ha inarbetats till februarimötet 2015.

Implementerings- och utvärderingsplan

Kommentar: I styrelseforum är alla positiva till rekommendationen. Implementeringsplanen belsutas utifrån det här underlaget på februarimötet. Utvärderingsplanen föreslår vi att styrelsen beslutar om på februarimötet 2015.

Förslag på åtgärd: Att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG grön ta fram utvärderingsplan senast till styrelsens februarimöte 2015.

Tidsplan: Implementeringsplan på februarimötet 2014. Beslut om uppdrag på februarimötet 2014, diskussion och beslut om utvärderingsplan på februarimötet 2015.

Mötesdatum: 1-2 februari 2014
Index: ORG 53/006/2014
Läs även protokollet »