Lägesrapport inför årsmötet Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2014

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 24 januari 2014

Lägesrapport om årsmötet

Lokaler

Lokal är nu bokad, avenyn blir hotellet Scandic Triangeln, där även boende är bokat. Årsmötet hålls på ett samlat våningsplan som vi disponerar över hela helgen.

Vid undersökning av alternativa boenden för de som, av allehanda anledningar, inte väljer att bo på Scandic Triangeln, har det kommit till sekretariatets kännedom att Eurovision Song Contest hålls i Köpenhamn samma helg och därmed kraftigt begränsar utbudet av tillgängliga bäddar.

Seminarier och anföranden, manifestation

Årsmötesgrupp på sekretariatet är sammankallat för ett första möte då tankar kring seminarier ska lyftas. Tolkningsfrågan finns även med i beräkningarna.

Malmögruppen är mycket intresserade av att anordna en manifestation, troligen inom kampanjen When you don’t exist.

Kommunikation

Kommunikationsplan finns för utskick, inlägg sociala medier och så vidare. Styrelsesekreterare och årsmötessamordnare ska dessutom delta vid kampanjutbildning, projektledarutbildning samt ungdomsträff för att skapa större medvetenhet och nyfikenhet kring årsmötet. Även distriktsombuden kommer att kontaktas personligen i syfte att sprida information om årsmötet.

Påverkanstorg

Vid val av lokal var påverkanstorget ett viktigt fokus, bland annat vad gäller ljudvolym. De bokade lokalerna är mycket väl lämpade för den typen av stora mingeldiskussioner.

Sekretariatet undersöker behovet av externt stöd under själva årsmötet, någon som leder påverksanstorget och bistår med eventuella spörsmål som kan dyka upp. Angeli Sjöström är på “föräldratjänstgöring” men hon har tipsat om eventuell ersättare.

Det uppstod vissa problem under förra årets påverkanstorg, vad gäller samtalsledarnas mandat och roll. Därför söker sekretariatet vägledning av styrelsen i fråga om deras sammansättning.

Det som talar för att fortsätta använda aktivister är att de är oberoende både styrelse och sekretariat, motsatsen skulle kunna bidra till känsligt läge. Årsmötet ägs av medlemmar, således viktigt att de ges ökat förtroende, inte olikt vad gäller exempelvis årsmötesordförande. Att använda en “kärna” från föregående år garanterar även ett visst mått av kontinuitet i processen. Det som talar mot är att samtalsledarnas nivå av professionalitet inte kan garanteras. Arvoderade aktvister, utöver resa/mat/boende vilket de fick förra året, skulle göra att högre krav kan ställas.

Det som talar för att använda sekretariatspersonal är att det skulle gå att garantera en hög nivå av professionalitet och effektivitet. Det som kan tala emot är att många säkert menar att personal inte kan vara lika oberoende som en enskild aktivist. Å andra sidan har sekretariatspersonal deltagit vid årsmöten sedan lång tid tillbaka som oberoende sakkunniga utan större kontroverser.

Ett tredje, mer verklighetsfrånvänt alternativ, vore att anställa några från tredjepart (konsulter av något slag). Det skulle garantera opartiskhet, möjlighet att ställa högra krav men troligen brista i Amnestykunskap.

Sekretariatet ser gärna att några från förra året ges möjlighet att ställa upp igen. Detta för att många skötte uppdraget väl, har uttryckt intresse och har erfarenhet att bygga vidare på.

Utbildning för samtalsledare är planerat till mitten av april, där lärdomar från 2013 ska införlivas. Vi tycker även att samtalsledarens roll bör utvecklas under mötet, bland annat genom summering av diskussion halvvägs in i torget samt återrapportering i plenum av påverkanstorgets diskussioner.

Livesändning

Styrelsen tog ett beslut på februarimötet 2013 att principerna för årsmötet 2013 skulle följa de som antogs inför årsmötet 2012. Ett nytt beslut är således nödvändigt, vilket kan tas i forum utifrån diskussioner här. Sekretariatet anser att det gamla beslut kan ligga, men bör uppdateras att gälla påverkanstorg och inte beredningsgrupper. Vi anser dock att besluten bör livesändas, samt att styrelsen överväger att även filma (dock ej livesända) årsmötessammanhang där det inte fokuseras på enskilda, såsom vy över påverkanstorg. Tydlig information om vad som livesänds och filmas för dokumentation bör klargöras årsmötet vid dess inledning. Det gamla beslutet löd:

att uppdra åt sekretariatet att livesända delar av årsmötet 2012 på medlemssidorna enligt nedanstående principer:

Förutsättningen för att vi alls ska livesända bör vara att personer som inte vill medverka på film har en möjlighet att avstå och att vi kan se till att de inte syns i bild genom att kameran är riktad mot scenen i plenum.

Följande KAN livesändas:

- Inledning, anföranden, Amnestyåret, förberedelser och samkväm med nominerade (dvs i princip hela fredagen).

- Seminarier som i huvudsak fungerar som anföranden, val. (Vi bör inte livesända seminarier som i förstahand bygger på aktivt deltagande.)

- Avslutning och;

Följande kan INTE livesändas:

- Beredningsgrupper (lördagen)

- Besluten (söndagen)

- Seminarier som bygger på aktivt deltagande (exempelvis ett demokratiseminarium som styrelsen håller i)

- Självklart kan vi inte heller sända "korridorshäng", middagen eller festen live om inte det handlar om speciella snuttar där deltagarna givit sitt medgivande först.

att uppdra åt sekretariatet att göra klipp från årsmötet tillgängliga i efterhand på medlemssidorna. Endast material som följer principerna om livesändning kan göras tillgängligt i efterhand.

Övrigt

Årsmötet 2014 blir speciellt av främst två anledningar. Dels ska en ny generalsekreterare introduceras och dels fyller sektionen 50 år. Sekretariatet undersöker hur detta ska uppmärksammas på bästa sätt under årsmötet.

Vid årsmötehandlingarnas utskickande planeras motioner och förslag att läggas även i medlemsforum. Diskussioner därifrån ska även presenteras vid påverkanstorget, på lämpligt sätt.

Sekretariatet har tagit fram direktiv för årsmötets diskrimineringsombud. Dessa ska presenteras styrelsen i forum för PC-beslut. Vi föreslår diskimineringsombuden:

- Ska bidra till respekfullt arbetsklimat under årsmötet utifrån Amnestys mångfaldspolicy.

- Ta emot eventuella klagomål och uppmärksamma oegentligheter under årsmötet.

- Ska avlägga rapport ställt till styrelsens junimöte, med rekommendationer och reflektioner.

Har styrelsen ytterligare synpunkter?