Förslag om onlineval av förtroendevalda Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2014

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 17 januari 2014

Onlineval av förtroendevalda

Bakgrund

Styrelsen fick i uppdrag av årsmötet 2013 att återkomma till årsmötet 2014 med ett förslag på hur ett system för onlineval av förtroende skulle kunna gå till, med möjlighet till implementering årsmötet 2015.

Till styrelsens decembermöte presenterades grundförutsättningarna för onlineval av förtroendevalda med hjälp av VoteIt-plattformen, vilket styrelsen även beslutade skulle användas som bas till ovan nämnda förslag.  

Under diskussionen på mötet blev det klart att vissa viktiga frågor behövde klargöras, vilket detta underlag hoppas besvara. Underlaget har bearbetats i samarbete med Anders Hultman, som våren 2013 gjorde en första utredning åt styrelsen gällande onlineval av förtroendevalda.

Säkerhet

Att genomföra ett onlineval av förtroendevalda innebär en viss risk, i jämförelse med val med papper och penna. Viktigt att poängtera är dock att plattformen VoteIt hittills aldrig kraschat. För säkerhets skull sker en backup löpande om röstningen sköts på VoteIts plattform. Det går snabbt att läsa tillbaka information från backupen. Skulle den köras på egen server går backupplösning att ordna utifrån behov.

Vid ett tillfälle, vid en annan organisations årsmöte, skulle flera hundra användare rösta samtidigt under endast några få minuter vilket resulterade i felmeddelande och många som tvingades rösta upprepade gånger, då servern inte kunde ta emot alla röster. Servern kraschade dock inte och ingen information (alltså människors röster) gick förlorad. VoteITs omröstningsmodell har sedan dess byggts om för att bättre hantera många röstande samtidigt.

Om en krasch skulle ske tappar de som inte är närvarande sin möjlighet att rösta, och valet sker istället som tidigare. Ett förtydligande av detta skulle kunna införlivas i stadgarna.

Nomineringsstopp

Svenska Amnesty har två nomineringsstopp. Det första gäller för att valberedningen ska kunna sätta samman ett förslag i god tid. Detta påverkas inte av onlineval. Det går dock att nominera utanför valberedningen, vilket utgör det andra nomineringsstoppet och det infaller vid en punkt som årsmötet själv beslutar om (vanligen vid lunch på lördagen). Detta stopp skulle kunna påverkas av onlineval.

Vid styrelsens decembermöte blev det klart att de flesta i styrelsen menar att ingen röstning bör ske innan det andra nomineringsstoppet. Detta för att alla som röstar ska vara medvetna om alla kandidater innan de röstar. Styrelsen menade också att det var nödvändigt att det andra nomineringsstoppet ligger kvar under årsmötet för att säkerställa att det finns tillräckligt med kandidater.

I samråd med Anders Hultman föreslår sekretariatet därför att det andra nomineringsstoppet ligger kvar under årsmötet och att röstningen påbörjas därefter och istället är öppen till en senare tidpunkt än vad som tidigare var föreslaget. Det rimligaste alternativet vore från 12.00 på lördagen till 12.00 på söndagen, vilket ger de som inte fysiskt närvarar ett relativt stort fönster under vilket det är möjligt att rösta.

Detta gör att de valda presenteras först efter lunch på söndagen, vilket i sin tur kan få konsekvenser för hur ett årsmötes dagordning blir, vilket är viktigt att ha i åtanke.

Utskick

För att vara extra tydlig med att omröstning börjats för de som inte är fysiskt närvarande kan ett SMS med länk till omröstningssidan skickas till alla dessa, när omröstning börjat. Beräknat på 500 individer ger detta en kostnad på 250 kronor.  

Övriga punkter

Från diskussionen på decembermötet finns ytterligare några strategiska överväganden styrelsen behöver göra:

- Årsmötesavgift för onlinedeltagande. Bör den vara obefintlig, samma som för de som deltar fysiskt eller något annat?

- “Test” av VoteIT under årsmötet 2014? Det är möjligt att använda VoteIt-systemet redan 2014. Dock inte i “skarpt läge” utan som beslutsstöd för presidiet samt låta deltagarna prova systemet i enkla testomröstningar under helgen.

Förslag till beslut

att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens marsmöte 2014 utforma ett förslag på onlineval av förtroendevalda för styrelsen att lägga till årsmötet 2014, som:

- Har röstningen öppen i tjugofyra timmar,

- Säkerställer att de som inte deltar fysiskt får information om att valen inletts,

- Säkerställer att de som inte deltar fysiskt får möjlighet att delta i valutfrågningen,

- Sätter en nivå på årsmötesavgift för de som inte deltar fysiskt enligt diskussion ovan,

- Redogör för eventuella nödvändiga stadgeändringar.