Motionsberedning inför årsmötet Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2014

Till: Styrelsen

Från: Uppdragsgruppen (Anders Hällbom, Christine Pamp och Viktor Rasch)

Datum: 17 januari 2014

Motionsberedning inför årsmötet

Bakgrund

Årsmötet i Sunne 2013 fattade följande beslut (§ 34) om beredningen av motioner inför årsmötet:

att uppdra åt styrelsen att se över en lämplig lösning för att motioner ska kunna bearbetas mer innan årsmötet.

Motionen som låg till grund för beslutet lyfte bland annat möjligheten med en motionskommitté som ger motionärer feedback innan de lämnar in motioner, med vinsten att motionerna blir mer genomarbetade och förankrade i organisationen.

Utifrån beslutet tillsatte styrelsen under hösten en uppdragsgrupp för att undersöka olika möjligheter att förbättra sektionens motionsprocess genom organisatoriska förändringar,för en djupare bearbetning av motionerna efter att de skickats in, men innan de publiceras i årsmöteshandlingarna.

Vårt arbetsätt och uppdrag

Baserat på motionen, styrelsens yttrande och inte minst årsmötets beslut anser vi att det finns ett starkt önskemål om en mer gedigen bearbetning av motioner som resulterar i bättre årsmötesdiskussioner vilket i sin tur leder till bra, tydliga och välförankrade årsmötesbeslut.  

Vi har varit kontakt med ett tiotal organisationer i föreningssverige för att skapa oss en bild av hur motionsberedningen ser ut hos andra, med fokus på eventuell motionsbehandling innan ett årsmöte. Den sammantagna bilden är att Amnestys nuvarande beredning är snarlik övriga organisationer i Sverige. En skillnad är att Amnesty, i motsats till de flesta andra, redan i dag har en aktiv beredningsprocess av motioner för att de ska vara så tydliga som möjligt när de presenteras för årsmötet.

Vi har även tittat på motionshanteringen i den norska och danska sektionen av Amnesty International samt hur beredningsprocessen av resolutioner till ICM ser ut. Det är den sistnämnda som vi har hämtat mest inspiration ifrån vid utarbetandet av vårt förslag, då varken Danmark och Norge bearbetar motioner innan sina års-/landsmöten.

Internationellt finns ett “Preparatory Committee” (PrepCom), vars syfte är att se till att det internationella rådsmötet (ICM) genomförs så effektivt och strategiskt som möjligt. PrepCom har ett vidsträckt mandat, som bland annat inkluderar att vid behov bearbeta resolutioner som kommer till ICM och i samarbete med ansvariga sektioner formulera dem så bra som möjligt enligt de regler som finns. ICM’s ordförande, som även leder PrepCom, har även vid minst ett tillfälle helt avfärdat en resolution från agendan.

Vårt förslag

Med inspiration från den internationella beredningen av resolutioner inför ICM, tillsammans med det pågående arbetet att minska styrelsens arbetsbörda, så förslår vi införandet av en Årsmöteskommitté, som får ansvar för bearbetning av motioner samt årsmötets strategiska utformning.

Vi anser det vara viktigt att den demokratiska ordningen säkerställs och så länge det är demokratisk valda personer som ansvarar för kvalitetssäkring av motionerna anser vi att motionsberedningen ges tillräckliga demokratiska strukturer. Vi menar därför att det bör vara en av årsmötet vald person som leder arbetet i Årsmöteskommittén. Vi anser att denna person bör vara en årsmötesordförande. Detta förutsätter att minst en årsmötesordförande väljs redan på föregående årsmöte, och det bör därför åligga valberedningen att föreslå kandidaten. Naturligtvis kan även medlemmar nominera kandidater till det här uppdraget på samma sätt som för andra förtroendevalda uppdrag. Därmed formaliseras samtidigt en process som påverkar årsmötet i stor utsträckning.

Amnesty har alltid två ordföranden som leder årsmötet. Vi föreslår att den valda ordföranden får i uppdrag att utse sin bisittare. Detta bör stärka förutsättningarna för att de två personer som leder årsmötet arbetar bra ihop. Utöver årsmötesordföranden och dess bisittare bör styrelsesekreteraren samt representant ur styrelsen ingå i kommitten.

Årsmöteskommittens uppdrag ska vara att säkerställa att alla motioner som kommer till årsmötet har ett strategiskt fokus samt en bra utformning och tillräcklig bakgrundsinformation samt bistå motionärna i den processen. I det fall motionären inte är intresserad av att utveckla sin motion eller en motion av andra skäl trots allt inte möter kraven, ska årsmötesordföranden ha mandat att föreslå årsmötet att den motionen inte behandlas. Årsmötet ges då möjlighet att ta ställning till om motionen bör hanteras, snarlikt det förfarande som gäller sent inkomna motioner.

Praktiskt kring bearbetningen så anser vi att det bör vara kommittén som leder och strukturerar arbetet och sekretariatet (förslagsvis styrelsesekreteraren och/eller årsmötessamordnaren) som sköter kommunikationen och samarbetet med motionären.

Förutom motionsbearbetning anser vi att kommittén bör ha hand de strategiska frågorna inför ett årsmöte. Det medför att styrelsens arbetsbörda minskar inför ett årsmöte, samtidigt som styrelsen kan fokusera på att ta fram visioner och ställningstagaden inför årsmötet, på möjliga utfall av ett årsmöte. Det ligger i linje med styrelsens pågående arbete att släppa operativa frågor  och fokusera mer visionärt. Samtidigt ges årsmötesordföranden ett starkt mandat att påverka nästa årsmöte, ett mandat som bör medföra att ansvaret för planering och genomförande på en strategisk nivå läggs hos en part vars roll och ansvar enbart rör årsmötet. Årsmöteskommittén skulle sätta ramarna för årsmötet, som sedan operativt fylls med innehåll av sekretariatet och arrangörerna enligt nuvarande ordning. Rent operativt skulle det dessutom underlätta planeringen av årsmötet då beslut inte behöver invänta styrelsemöten.

Ansvar för tid och plats för årsmötet bör ligga kvar hos styrelsen, det förstnämnda för att det är såpass beroende av styrelsens mötescykel. Det sistnämnda för att det beslutet bör tas så tidigt som möjligt, helst redan innan föregående årsmöte (och därmed innan årsmötesordförande är vald).

Utifrån detta förslag är det möjligt att inte låta kommittén hantera de strategiska frågorna kring ett årsmöte utan istället fokusera på motionerna, en Motionskommitté. Kring hanteringen av motioner bör upplägget följa vårt huvudförslag. En sådan kommitté medför dock att styrelsens arbetsbörda inte minskas, att styrelsen ej får möjlighet kan fokusera mer på utkomsten av årsmötet eller att ansvaret kring årsmötet inte läggs på en part utan andra ansvarsområden i organisationen Den valda årsmötesordföranden får även svårare att hävda ett tungt mandat (vid de fall denne vill neka en motion behandling under ett årsmöte) om denne inte har det strategiska ansvar som endast förslaget om årsmöteskommitté ger.

Nödvändiga stadgeändringar, direktiv samt konsekvenser för årsmötet 2014

Förslagen kräver små ändringar i stadgarna, snarare tillägg (bland annat beträffande motionsprocessen och valberedningens förslag). Däremot krävs tydliga direktiv för kommittén, vilka givetvis bör antas av årsmötet. Även valberedningens riktlinjer bör uppdateras till att inkludera förslag på årsmötesordförande.

Samtliga av oss i gruppen ställer gärna upp i författandet av kommittens direktiv, för behandling på styrelsens marsmöte inför att de läggs som förslag till årsmötet 2014.

Skulle styrelsen välja att lägga ett förslag om årsmöteskommitte till årsmötet 2014, behöver alltså en årsmötesordförande för 2015 väljas. Vi bedömmer att valberedningen borde kunna ta fram en lämplig kandidat inför årsmötet 2014 ifall förslaget bifalles av årsmötet.

Förslag till beslut

att uppdra åt uppdragsgruppen att till styrelsens marsmöte 2014, utforma ett slutgiltigt förslag inför årsmötet 2014, som

- Redogör för nödvändiga stadgeändringar,

- Redogör för nödvändiga ändringar i Valberedningens riktlinjer,

- Baseras på styrelsens diskussioner och medskick kring förslaget ovan,

- Inkluderar förslag på direktiv för den föreslagna kommittén.

att meddela valberedningen om intentionerna och be dem att, om möjligt, presentera en kandidat till årsmötesordförande 2015 till årsmötet 2014.