Punkt: 7. Plats för årsmötet 2021 Underlag till styrelsemöte 20 september 2020

Till: Styrelsen 

Från: Sekretariatet

Datum: 2020-09-04

Punkt: 7. Plats för årsmötet 2021

BESLUTSUNDERLAG

Bakgrund

Årsmötet 2020 var planerat att arrangeras i Stockholm. Mycket av förberedelserna var klara när Covid-19 pandemin slog till och styrelsen beslutade att dels flytta fram årsmötet, dels hålla årsmötet 2020 digitalt. 

Det digitala årsmötet är planerat till 27/9-3/10. Förberedelsearbetet har kommit långt, men innan årsmötet har genomförts går det inte att utvärdera för- och nackdelar med ett digitalt årsmöte. 

Till årsmötet 2021 finns flera komplexa frågor, t ex den svenska sektionens verksamhetsplanering inför nästa strategiska period och jämlikhetsarbetet som ska föras längre ut i medlemsrörelsen. Mot bakgrund av detta ser sekretariatet stora fördelar med att genomföra årsmötet 2021 som ett fysiskt möte. Samtidigt går det i nuläget inte att veta vilka rekommendationer och förhållningssätt, kopplade till den pågående pandemin, som kommer att vara aktuella när det är dags för nästa årsmöte om drygt sju månader. 

Årsmötet behöver genomföras på ett sätt som inte riskerar att medföra ökad smittspridning och där alla intresserade medlemmar kan delta. Det innebär att även årsmötet 2021 kan behöva genomföras digitalt. 

Eftersom det är stora resurser kopplade till ett fysiskt årsmöte, inte minst vad det gäller kostnader för lokaler, hotellrum och mat, kan beslutet om ett digitalt möte behöva fattas i god tid före mötet, innan sektionen förbinder sig till ovan nämnda kostnader. 

Om nästa årsmöte kan hållas som ett fysiskt årsmöte föreslår sekretariatet att årsmötet hålls i Stockholm, i enlighet med den planering som påbörjades för årsmötet 2020. De argument som 2019 föranledde styrelsens beslut om att hålla årsmötet i Stockholm är fortfarande aktuella. Går det att boka samma lokaler, hotell etc går det också att göra viss resursbesparing vad gäller förberedelsearbetet. 

Underlag från september 2019, inför styrelsens beslut om att hålla årsmötet 2020 i Stockholm.

Styrelsen föreslås besluta

att uppdra åt sekretariatet att planera för ett fysiskt årsmöte i Stockholm 2021; 

att styrelsen och sekretariatet arrangerar och agerar värd för årsmötet, samt att lokala frivilliga engageras för specifika uppdrag.