Punkt: 8. Förslag till budgetramar för VB, GK, BK och VV Underlag till styrelsemöte 20 september 2020

Till: Styrelsen 

Från: Sekretariatet

Datum: 2020-09-04

Punkt: 8. Förslag till budgetramar för VB, GK, BK och VV 

BESLUTSUNDERLAG

 

På styrelsens junimöte diskuterades ett förslag om budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén, samt valberedningens valberedning. Då valberedningen hade framfört synpunkter på förslaget bordlades frågan till styrelsens septembermöte. Styrelsen beslutade att ta kontakt med valberedningen för att diskutera deras synpunkter på förslaget, samt diskuterar fråga om ett utökat jämlikhetsperspektiv och ökad representation i framtida styrelser.

 

Inför junimötet hade styrelsens kontaktpersoner möte med förtroendeorganens respektive kontaktpersoner och sekretariatet. Under dessa möten diskuterades förtroendeorgangens arbetssätt, samt vad i förtroendeorganens arbete som medför kostnader. Det framkom att de aktiviteter som främst drar kostnader är fysiska möten som inkluderar kostnader för resor, boende och mat. Efter mötena tog sekretariatet fram ett förslag till budgetramar för respektive ovan nämnda förtroendeorgan och valberedningens valberedning. 

 

Förslaget till budgetramar utgår från förtroendeorganens arbetssätt och behov, samt sektionens behov av att bedriva en verksamhet med god kvalité som samtidigt beaktar miljöperspektiv och att verksamheten bedrivs med insamlade medel och därför ska genomföras så kostnadseffektivt som möjligt.

 

Förtroendeorganens budgetar löper över kalenderår. Det går därför inte att utforma budgeten utifrån de faktiska rese- och boendekostnader respektive förtroendeorgans aktuella ledamöter kan förväntas ha. Budgetarna bygger istället på schabloner för resor och boende och principer för vilka aktiviteter budgetarna ska möjliggöra. 

 

Innehållet i de förslag till budgetramar som presenteras nedan föreslås inkluderas i direktiven för respektive förtroendeorgan och valberedningens valberedning. 



FÖRSLAG TILL TILLÄGG TILL DIREKTIV FÖR VALBEREDNINGEN 

 

Valberedningens budget ska möjliggöra

  • Fyra fysiska möten under uppdragsåret (årsmöte-årsmöte), utöver årsmötet. Mötena ska genomföras på billigast möjliga sätt. 

  • Uppstartsmöte i augusti (en övernattning)

  • Intervjudagar (en övernattning)

  • Intervjudagar (en övernattning) 

  • Möte för att bereda förslaget efter genomförda intervjuer

 

Förslaget har ändrats från att inkludera två fysiska möten (varav ett med två övernattningar) till fyra fysiska möten (med en övernattning per möte). Ändringen är gjord utifrån valberedningens uttryckta behov för att kunna säkerställa hög kvalité i arbetet, bland annat vad gäller ökad representation utifrån ett jämlikhetsperspektiv.

 

  • En annons för publicering i Amnesty Sveriges digitala kanaler, i Amnesty press, samt på ändamålsenliga webbplatser Amnesty Sverige använder för rekryteringsannonser. Annonsen ska tas fram under hösten, i samarbete med sekretariatet.

 

  • Boende i dubbelrum på hotell eller liknande i samband med fysiska möten. Detta är i enlighet med riktlinjerna för rese- och boendekostnader under aktivist- och medlemsevenemang.

 

  • Resor i samband med valberedningens fysiska möten. Dessa ska bokas i enlighet med Amnesty Sveriges miljöpolicy.

 

Årsmötet

Samtliga i valberedningen har rätt att kostnadsfritt delta på Amnesty Sveriges

årsmöte för att 1) presentera valberedningens kandidater, 2) göra valberedningen mer

känd i organisationen och 3) knyta kontakter med medlemmarna. (Denna kostnad

budgeteras separat inom årsmötets budget.)

 

Utökad budget

Om valberedningen ser behov av ytterligare satsningar/verksamhet ska valberedningen

äska om detta hos styrelsen. Äskandet ska innehålla en beskrivning av vad

valberedningen vill göra, motivering samt kostnader. Äskandet ska vara sekretariatet

tillhanda tre veckor före styrelsens septembermöte. 

 

Valberedningen får information om styrelsens beslut efter styrelsens oktobermöte, där beslut om budget för kommande budgetår fattas. Utökad budget går att nyttja under kommande budgetår, det vill säga under januari till december kommande år.

 

Valberedningens ansvar

Valberedningen ansvarar för att inte genomföra fler fysiska möten eller annan

verksamhet som drar kostnader, än vad som specificeras ovan. Valberedningen

ansvarar också för att följa de policyer för boende och resor som hänvisas till i detta direktiv.



FÖRSLAG TILL TILLÄGG TILL DIREKTIV FÖR GRANSKNINGSKOMMITTÉN

 

Granskningskommittéms budget ska möjliggöra

  • Två fysiska möten under uppdragsåret (årsmöte-årsmöte), utöver årsmötet. Mötena ska genomföras på billigast möjliga sätt.

  • Uppstartsmöte i juni (en övernattning)

  • Rapporteringsmöte i februari (en övernattning).

  • En timme konsultation med Amnesty Sveriges revisorer för rådgivning. Representant från granskningskommittén har även rätt att delta på det revisionsmöte som sekretariatet och kassören har med revisorerna i samband med årsredovisningen.

 

  • Boende i dubbelrum på hotell eller liknande i samband med fysiska möten. Detta är i enlighet med riktlinjerna för rese- och boendekostnader under aktivist- och medlemsevenemang.

 

  • Resor i samband med granskningskommitténs fysiska möten. Dessa ska bokas i enlighet med Amnesty Sveriges miljöpolicy.

 

Årsmötet

Samtliga i granskningskommittén har rätt att kostnadsfritt delta på Amnesty

Sveriges årsmöte för att 1) presentera granskningskommitténs rapport. (Denna kostnad

budgeteras separat inom årsmötets budget.)

 

Utökad budget

Om granskningskommittén ser behov av ytterligare satsningar/verksamhet ska granksningskommittén äska om detta hos styrelsen. Äskandet ska innehålla en beskrivning av vad granskningskommittén vill göra, motivering, samt kostnader. Äskandet ska vara sekretariatet tillhanda tre veckor före styrelsens septembermöte.

 

Granskningskommittén får information om styrelsens beslut efter styrelsens oktobermöte,

där beslut om budget för kommande budgetår fattas. Utökad budget går att nyttja under

kommande budgetår, det vill säga under januari till december kommande år.

 

Granskningskommitténs ansvar

Granskningskommittén ansvarar för att inte genomföra fler fysiska möten eller annan

verksamhet som drar kostnader, än vad som specificeras ovan. Granskningskommittén

ansvarar också för att följa de policyer för boende och resor som hänvisas till i detta direktiv. 



FÖRSLAG TILL TILLÄGG TILL DIREKTIV FÖR BEREDNINGSKOMMITTÉN 

 

Beredningskommitténs budget ska möjliggöra

  • Att beredningskommittén deltar fysiskt vid tre regionala aktivismmöten med 1-2 representanter per tillfälle.

  • Ett fysiskt möte i februari (en övernattning). 

 

Mötena ska genomföras på billigast möjliga sätt.

 

  • Boende i dubbelrum på hotell eller liknande i samband med fysiska möten. Detta är i enlighet med riktlinjerna för rese- och boendekostnader under aktivist- och medlemsevenemang.

 

  • Resor i samband med beredningskommitténs fysiska möten. Dessa ska bokas i enlighet med Amnesty Sveriges miljöpolicy.

 

Årsmötet

Samtliga i beredningskommittén har rätt att kostnadsfritt delta på Amnesty

Sveriges årsmöte för att 1) presentera beredningskommitténs rapport, 2) göra

beredningskommittén mer känd i organisationen och 3) knyta kontakter med

medlemmarna. (Denna kostnad budgeteras separat inom årsmötets budget.)

 

Utökad budget

Om beredningskommittén ser behov av ytterligare satsningar/verksamhet ska

granksningskommittén äska om detta hos styrelsen. Äskandet ska innehålla en

beskrivning av vad beredningskommittén vill göra, motivering samt kostnader. Äskandet

ska vara sekretariatet tillhanda tre veckor före styrelsens septembermöte.

 

Beredningskommittén får information om styrelsens beslut efter styrelsens oktobermöte

där beslut om budget för kommande budgetår fattas. Utökad budget går att nyttja under

kommande budgetår, det vill säga under januari till december kommande år.

 

Beredningskommitténs ansvar

Beredningskommittén ansvarar för att inte genomföra fler fysiska möten eller annan

verksamhet som drar kostnader, än vad som specificeras ovan. Beredningskommittén

ansvarar också för att följa de policyer för boende och resor som hänvisas till i dessa

riktlinjer.



FÖRSLAG TILL TILLÄGG TILL DIREKTIV FÖR VALBEREDNINGENS VALBEREDNING

 

Valberedningens valberednings budget ska möjliggöra

  • Ett fysiskt möte för intervjuer med potentiella kandidater till valberedningen. (en övernattning). Mötet ska genomföras på billigast möjliga sätt.

 

  • Boende i dubbelrum på hotell eller liknande i samband med fysiska möten. Detta är i enlighet med riktlinjerna för rese- och boendekostnader under aktivist- och medlemsevenemang.

 

  • Resor i samband med valberedningens valberednings fysiska möten. Dessa ska bokas i enlighet med Amnesty Sveriges miljöpolicy.

 

Årsmötet

Samtliga i valberednings valberedning har även rätt att kostnadsfritt delta på Amnesty

Sveriges årsmöte för att 1) presentera kandidaterna till valberedningen, 2) göra

valberedningens valberedning mer känd i organisationen och 3) knyta kontakter med

medlemmarna. (Denna kostnad budgeteras separat inom årsmötets budget.)

 

Valberedningens valberednings ansvar

Valberedningens valberedning ansvarar för att inte genomföra fler fysiska möten eller

annan verksamhet som drar kostnader, än vad som specificeras ovan. Valberedningens

valberedning ansvarar också för att följa de policyer för boende och resor som hänvisas

till i dessa riktlinjer.

 

 

Styrelsen föreslås besluta

 

att anta förslag på budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén och valberedningens valberedning, samt att föreslå årsmötet att dessa ska integreras i direktiven;

 

att uppdra åt sekretariatet att ta fram underlag till årsmötesförslag gällande reviderade direktiv för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén till styrelsens decembermöte 2020; 

 

att uppdra åt sekretariatet att utarbeta budgeten för 2021 i enlighet med ovan föreslagna budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén och valberedningens valberedning.