- Skriv ut
- Uppdaterad 10 Nov 2020
Septembermötet 2020 Protokoll från 20 september 2020
Signerat protokoll styrelsens möte 20 september 2020
PROTOKOLL FÖRT VID MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 20 SEPTEMBER 2020
Tid: Kl 09.30-17.00
Plats: Digitalt via Zoom
Ordförande: Amanda Jackson
Vice mötesordförande: Linn Malmborg
Justerare: Malgorzata Gosia Håkansson
Närvarande
Amanda Jackson, ordförande
Linn Malmborg, vice ordförande
Mårten Rosander, kassör
Anna Fairbrass
Clara Gustafsson, suppleant
Lars Gäfvert
Malgorzata Gosia Håkansson
Mehjar Azzouz, suppleant
Nina Virkkala
Ulrika Westerlund
Tuija Geelnard, adjungerad
Beatrice Schönning, personalrepresentant
Madelaine Seidlitz, personalrepresentant
Sekretariatet
Anna Lindenfors, generalsekreterare
Anna Johansson, avdelningschef (§ 238-241)
Elisabeth Lundgren, förändringsledare (§ 232-235)
Katja Lefwerth, HR-ansvarig (§ 232-235)
Lena Arvidson, avdelningschef (§ 229-230)
Lina Jakobsson, organisationsutvecklare
Övriga
Hanna Roberts (§238-240)
Sara Belfrage (§238-240)
§ 220. 2020 [punkt 1] MÖTET ÖPPNAS
Amanda Jackson förklarar mötet öppnat.
§ 221. 2020 [punkt 2.1] FASTSTÄLLANDE AV DAGORDNINGEN
Styrelsen beslutar
att anta dagordningen med följande ändringar
Punkt 7. Plats för årsmötet, bordläggs till styrelsens oktobermöte 2020
Punkt 11. Övriga frågor - Tillägg; Styrelsens sammansättning utifrån jämlikhetsperspektiv
Punkt 11; Övriga frågor - Tillägg; Adjungerade ledamöter
Punkt 11. Övriga frågor - Tillägg; Utse justerare till styrelsens oktobermöte 2020
Punkt 11; Övriga frågor - Tillägg; Styrelsens konstituerande möte
§ 222. 2020 [punkt 2.2] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS MÖTE 14 JUNI 2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 14 juni 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 223. 2020 [punkt 2.3] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS BESLUT PER CAPSULAM 13 JULI 2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 13 juli 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 224. 2020 [punkt 2.4] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS BESLUT PER CAPSULAM 16 JULI 2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 16 juli 2020.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 225. 2020 [punkt 2.5] PROTOKOLL FRÅN STYRELSENS BESLUT PER CAPSULAM 25 AUGUSTI 2020
Styrelsen går igenom protokollet från styrelsens möte 25 augusti 2020.
Styrelsen ber sekretariatet att lägga till länken till riktlinjerna i det icke signerade protokollet som ligger på medlemssidorna.
Styrelsen lägger protokollet till handlingarna.
§ 226. 2020 [punkt 2.6] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT
Anna Lindenfors föredrar och går igenom de beslut som föreslås stängas.
Styrelsen beslutar att även stänga följande beslut
§ 63. Fortsatt arbete gällande medlemsinflytande (Beslut 21/9 2019)
§ 65. Målbild och inriktning för årsmötet(Beslut 21/9 2019)
§ 67. Plats för årsmötet 2020 (Beslut 21/9 2019)
§ 121. Årsmötet 2020- Motionsprocessen (Beslut 11/12 2019)
Styrelsen lägger uppföljningen av öppna beslut till handlingarna.
§ 227. 2020 [punkt 3.1] GENERALSEKRETERARENS RAPPORT
Anna Lindenfors föredrar aktuella frågor på sekretariatet.
§ 228. 2020 [punkt 3.2 / 3.3] RAPPORT FRÅN STYRELSENS UTSKOTT OCH KONTAKTPERSONER
Utskotten och kontaktpersoner återrapporterar sitt arbete sedan senaste styrelsemötet.
§ 229. 2020 [punkt 4.1] SAMVERKANSAVTAL MED AMNESTYFONDEN - SVAR PÅ STYRELSENS FRÅGOR FRÅN JUNIMÖTET 2020
Lena Arvidson föredrar och svarar på de frågor styrelsen framförde på junimötet, samt i styrelsens forum.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna och bestämmer att fatta beslut om att godkänna tilläggsavtalet i styrelsens forum.
§ 230. 2020 [punkt 4.2] SAMVERKANSAVTAL MED AMNESTYFONDEN - DELRAPPORT FRÅN BENGT PALMGREN OCH ANNA FAIRBRASS
Anna Fairbrass föredrar och berättar att hon och Bengt Palmgren har haft en inledande diskussion med Amnestyfonden om de implikationer nuvarande avtal kan ge vid större insamlingssatsningar framöver. Sektionsstyrelsen behöver fortsätta diskussionen internt.
Styrelsen tackar för rapporten.
§ 231. 2020 [punkt 5] GENOMGÅNG GIVAS KVALITETSKOD
Lina Jakobsson föredrar.
Giva Sveriges kvalitetskod för insamlingsbranschen ska upprätthålla och stärka förtroendet för insamlingsorganisationer genom att ha ett ramverk för etisk, transparent och professionell insamling av gåvor och bidrag. Amnesty Sverige lämnar varje år en effektrapport till Giva Sverige. Vartannat år svarar sektionen på 45 punkter inom området intern kontroll och styrning.
I den rapport som sekretariatet har lämnat till revisorerna redovisar sekretariatet avvikelser inom följande punkter;
Organisationen ska ha styrande dokument som beskriver hur man hanterar klagomål på organisationen och/eller dess verksamhet. Av det styrande dokumentet ska framgå tidsfrist för att besvara klagomål.
Kommentar: Amnesty Sverige har ingen klagomålspolicy, men det finns information på Amnesty.se om hur man gör för att rapportera klagomål och synpunkter.
https://www.amnesty.se/om-amnesty/amnesty-international-sverige/transparens/synpunkter-och-klagomal/
Organisationen ska ha styrande dokument som beskriver hur man arbetar med bilder och texter i marknadsföring så respekt för givare och mottagare av gåvor upprätthålls.
Kommentar: Amnesty Sverige håller för närvarande på att utveckla ett styrande dokument för bildanvändning, som är på remiss internt.
Revisorerna kommer att återkomma med sin granskning av rapporten måndagen den 21 september. Har de ytterligare anmärkningar kommer sekretariatet att informera om dem i styrelsens forum.Senast den 30 september ska rapporten skickas in till Giva Sverige. På styrelsens februarimöte 2021 återkommer sekretariatet med med en uppföljning av de åtgärder som vidtagits.
Styrelsen lägger rapporten till handlingarna.
§ 232. 2020 [punkt 6.1] 6.1 STATUSUPPDATERING JÄMLIKHETS- OCH MÅNGFALDSARBETET PÅ SEKRETARIATET
Anna Lindenfors föredrar.
Samhällsdiskussionen som den senaste tiden bland annat präglats av George Floyds död i samband med polisingripande i USA och BLM-rörelsens allt starkare röst, har intensifierat en diskussion om jämlikhetsfrågor inom Amnesty. Idag finns det ett starkt stöd bland både medarbetare och chefer, att arbeta för jämlikhetsintegrering. Nu tittar sekretariatet specifikt på rekryteringsarbetet och processerna kopplade till incidentrapportering. Det görs också en översyn av ledningsgruppens kompetens och perspektiv. Översynen av sekretariatets rekryteringsprocesser fortsätter också som planerat.
Styrelsen efterfrågar löpande information om jämlikhetsarbetet och hur jämlikhetstrategin implementeras.
Styrelsen tackar för rapporten.
§ 233. 2020 [punkt 6.2] ÅTERRAPPORTERING AV STATUS AV ÖVERSYNEN AV LEDNINGSGRUPPEN GÄLLANDE KOMPETENS/PERSPEKTIV UTIFRÅN JÄMLIKHETSPERSPEKTIV
Anna Lindenfors föredrar.
Översynen pågår. Den del i uppdragsbeskrivnignen som handlar om representation har lyfts ut och hanteras istället internt. Ett led i det är det beredningsunderlag som lagts fram till punkten “Representation och jämlikhet”. Det kommer inte heller att göras någon benchmarking gentemot andra organisationer pga begränsad tid och budget.
Fokus är ledningsgruppens kompetens och perspektiv, vad som idag finns inom ledningsgruppen, vad behoven är och hur behoven kan tillgodoses. Översynen ska vara klar i november/december. Sekretariatet kommer att återkomma med när styrelsen får ta del av översynen, eventuellt kan det bli aktuellt med ett extrainsatt styrelsemöte.
Styrelsen betonar vikten av att översynen leder till konkreta resultat.
Styrelsen tackar för rapporten.
§ 234. 2020 [punkt 6.3] ÅTERRAPPORTERING HUR JÄMLIKHETSSTRATEGIN HAR IMPLEMENTERATS I REKRYTERINGSPROCESSEN
Katja Lefwerth föredrar.
Sekretariatet har länge arbetat med ett inkluderande perspektiv i rekryteringsprocessen. Amnesty har en klassisk rekryteringsprocess i form av annonsering, urval, intervju och referenstagning. I flera år innan jämlikhetsarbetet började har sekretariatet testat och skruvat på olika delar i processen och hittat många förbättringar. Men utifrån ett jämlikhetsperspektiv har det dessvärre inte gått att notera någon större förändring i vilka som söker till utannonserade tjänster. Ju tyngre krav som ställs på tjänsterna desto mer homogena blir ansökningarna.
I och med jämlikhetsarbetet har sekretariatet sett behov av att gå in i de olika momenten för att se vad som kan förändras för att säkerställa att Amnesty har en icke-diskriminerande och fördomsfri rekrytering. Hittills har olika delar förändrats efterhand men det har inte tidigare tagits ett helhetsgrepp på processen, vilket den externa översynen ska möjliggöra.
I den externa översynen som har gjorts av företaget “The social few” har det tagits fram ett flöde som beskriver inkomna ansökningar och vilka som går vidare i rekryteringsprocesser - utifrån trolig etnisk härkomst kopplat till namn. Företaget har konstaterat att Amnestys flöde är ovanligt bra, utifrån ett jämlikhetsperspektiv. När det kommer till chefsrekrytering ser det inte lika bra ut och här behöver sekretariatet ställa bättre krav i de uppdrag som ges till rekryteringsfirmor. Sekretariatet har inte fått alla delar av översynen än, men ska få det inom kort.
Styrelsen framhåller vikten av att titta på helheten och att inkludera alla delar i kompetensförsörjningsprocessen - hur man utvecklar och behåller mångfalden av kompetens.
Sekretariatet svarar att hela medarbetarresan inte är inkluderad i konsultuppdraget, men att HR redan har gjort förändringar i de “exit-samtal” som hålls med medarbetare som slutar samt den exit-enkät som skickas ut till alla som slutar.
Styrelsen tackar för rapporten.
§ 235. 2020 [punkt 6.4] REPRESENTATION OCH JÄMLIKHET
Elisabeth Lundgren föredrar.
Sekretariatet har tolkat det som står i jämlikhetspolicyn och jämlikhetsstrategin vad gäller representation och tagit fram ett diskussionsunderlag till styrelsen.
Styrelsen diskuterar följande frågor
Ser styrelsen andra viktiga aspekter som vi ska ta med i arbetet med att förbättra representationen?
Vill styrelsen ge medskick till sekretariatets arbete med att ta fram mål för ökad representation, samt vad som bör mätas?
Styrelsen lyfter fram olika aspekter av att arbeta för ökad representation, samt att det är viktigt att definiera vad som avses med representation och vad Amnesty som organisation vill uppnå. Styrelsen diskuterar också representation i förhållande till maktordning, samt om det är önskvärt och vilka möjligheter som finns till positiv särbehandling för att uppnå bredare representation.
Sekretariatet tackade för styrelsens medskick.
§ 236. 2020 [punkt 7] PLATS FÖR ÅRSMÖTET 2021
Frågan bordläggs till styrelsens oktobermöte 2020.
§ 237. 2020 [punkt 8] FÖRSLAG TILL BUDGETRAMAR FÖR VB, GK, BK och VV
Lina Jakobsson föredrar förslaget till budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommitténoch valberedningens valberedning. Sedan styrelsens junimöte, när styrelsen diskuterade frågan förra gången, har förslaget förändrats och innehåller fler fysiska möten för valberedningen. Inför styrelsens septembermöte har beredningskommittén återkommit med önskemål om att budgetramen för beredningskommittén ska möjliggöra även ett fysiskt möte under hösten.
Styrelsen beslutar
att lägga till ett fysiskt uppstartsmöte i augusti/september till beredningskommitténs budgetramar;
att med denna ändringar anta förslag till budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén och valberedningens valberedning, samt bilägga dessa till direktiven;
att uppdra åt sekretariatet att utarbeta budgeten för 2021 i enlighet med ovan föreslagna budgetramar för valberedningen, granskningskommittén, beredningskommittén och valberedningens valberedning.
§ 238. 2020 [punkt 9.1] INFÖR ÅRSMÖTET 2020 - GENOMGÅNG AV ÅRSMÖTET SAMT STYRELSENS PUNKTER PÅ DAGORDNINGEN
Lina Jakobsson föredrar och går igenom årsmötets dagordning och styrelsens deltagande punkt för punkt.
§ 239. 2020 [punkt 9.2] INFÖR ÅRSMÖTET 2020 - MOTIONSBEREDNINGEN
Styrelsen går igenom förslag och motioner och diskuterar styrelsens motionsyttranden.
§ 240. 2020 [punkt 9.3] INFÖR ÅRSMÖTET 2020 - REFLEKTIONER OCH DISKUSSIONER MED ÅRSMÖTESORDFÖRANDE
Styrelsen diskuterar dagordning och upplägg för årsmötet med Hanna Roberts och Sara Belfrage.
§ 241. 2020 [punkt 9.4] INFÖR ÅRSMÖTET 2020 - MÖTE MED STYRELSEN EFTER AVSLUTAD BEREDNING
Styrelsen bokar möte fredag den 2 oktober kl 17.00-18.00. Lina Jakobsson skickar ut mötesinbjudan till samtliga i styrelsen.
§ 242. 2020 [punkt 10] TIDSPLAN STRATEGISK PLAN
Lina Jakobsson föredrar.
Då den globala strategin för nästa strategiska period har blivit framflyttad ett år p g a covid-19 kommer beslut att fattas på Global Assembly Meeting 2021. Utkast till den globala strategin kommer att delges sektionerna i januari 2021. Det innebär att dialogperioden med den svenska medlemsrörelsen måste flyttas fram till februari/mars (den 9 april ska årsmöteshandlingarna skickas ut). Det innebär att det svenska årsmötet skulle behöva fatta beslut om svensk strategi för nästa strategiska period innan det internationella beslutet är fattat, vilket i praktiken kan innebära att den svenska strategin behöver revideras.
För att inte frångå aktivismstrategin och riktlinjer för medlemmarnas inflytande över Amnesty Sveriges verksamhetsplan föreslår sekretariatet därför att den svenska strategiska planen flyttas fram ett år, med beslut på årsmötet 2022 och start 2023.
Styrelsen tycker det är tråkigt att flytta fram nästa strategiska period, men ser det som viktigt att medlemmarna ges möjlighet till reellt inflytande.
Styrelsen beslutar
att ny strategisk period för svenska sektionen startar 2023;
att verksamhetsplanen som utvecklas för 2021, även ska omfatta verksamhetsåret 2022 med utrymme för revidering av mål under hösten 2021.
§ 243. 2020 [punkt 11] ÖVRIGA FRÅGOR
Utse kontaktperson i förhållande till sekretariatet gällande jämlikhetsarbetet
Bakgrund att få en kontinuitet med ngn som har suttit och kommer att sitta i styrelsen.
att utse Gosia Håkansson som styrelsens kontaktperson i förhållande till sekretariatet gällande jämlikhetsarbetet.
Styrelsens sammansättning
Amanda Jackson redogör för den sammanställning som har gjorts av styrelsens pulsmätning/självidentifikation utifrån frågeställningar kopplade till kön, könsidentitet, etnicitet, religion, ålder, funktionsnedsättning, sexuell läggning och social bakgrund. Sammanställningen kommer att presenteras på årsmötet.
Adjungerade ledamöter
Amanda Jackson informerar styrelsen om att Bengt Palmgren som har valt att dra tillbaka sin kandidatur till ordförande när en ny nominering inkom för ett par veckor sedan också har valt att avsluta sitt uppdrag som adjungerad till styrelsen.
Då detta är det sista styrelsemötet före årsmötet tackar Amanda, å styrelsens vägnar, Tuija Geelnard för hennes tid som adjungerad i styrelsen.
Utse justerare till styrelsens oktobermöte 2020
Styrelsen beslutar
att utse Clara Gustafsson till justerare för styrelsens konstituerande möte den 3 oktober och Ulrika Westerlund till justerare för styrelsens möte den 17-18 oktober.
Styrelsens konstituerande möte
Styrelsen beslutar
att ha styrelsens konstituerande möte lördagen den 3 oktober kl 15.00-16.00.
§ 244. 2020 [punkt 10] MÖTET AVSLUTAS
Amanda Jackson avslutar mötet.
Amanda Jackson
Ordförande
Linn Malmborg
Vice ordförande
Malgorzata Gosia Håkansson
Justerare
Lina Jakobsson
Sekreterare
Bilaga 1
§ 226. 2020 [punkt 2.6] UPPFÖLJNING ÖPPNA BESLUT - BESLUT SOM STÄNGS PÅ MÖTET
§ 60. UPPFÖLJNING ÅRSMÖTESBESLUT 2019
§ 45. Motion: Om medlemmarnas inflytande över verksamhetsplanen
att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 ta fram förslag på riktlinjer för hur medlemmarna ska involveras i planeringen av sektionens verksamhet.
§ 63. FORTSATT ARBETE GÄLLANDE MEDLEMSINFLYTANDE
att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens februarimöte 2020 ta fram förslag till nya direktiv för verksamhetsmötet.
att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 ta fram ett förslag till årsmötet 2020 om en ny process för att nominera valberedning.
att ge sekretariatet i uppdrag att till styrelsens oktobermöte 2019 ta fram diskussionsunderlag om kupprisk i samband med årsmötet och hantering av icke myndiga medlemmars deltagande på årsmötet.
§ 65. MÅLBILD OCH INRIKTNING FÖR ÅRSMÖTET
att ge sekretariatet i uppdrag att planera årsmötet 2020 utifrån följande förutsättningar
- Styrelsen och sekretariatet arrangerar och agerar värd för årsmötet, lokala frivilliga engageras för specifika uppdrag.
- Årsmötets demokratiska funktion och beslut står i fokus och mötet utformas för de medlemmar som är intresserade av detta.
- Mötets deltagare ges förutsättningar att komma väl förberedda till mötet.
- Styrelsen ges förutsättningar att vara en mer aktiv aktör på mötet.
§ 67. PLATS FÖR ÅRSMÖTET 2020
att årsmötet 2020 arrangeras i Stockholm.
§ 91. DIREKTIV FÖR VERKSAMHET OCH BUDGET 2020
att sektionens reserv bör ligga på ca 35 mkr och får inte understiga 32 mkr vid utgången av 2020;
att utgångspunkten för budgetarbetet för 2020 är att använda maximalt 10 mkr av sektionens reserv till verksamhetskostnader;
att intäkterna 2020 tillsvidare beräknas till 142 113tkr, inklusive öronmärkta medel;
att kostnadsbudgeten inte får överstiga 152 113 tkr, vilket inbegriper styrelsens beslut av användning av reserven;
att förlänga FIF-lånet på 2,2 mkr till AIS med ett års löptid;
att godkänna föreslagna ändringar i verksamhetsplanen 2020;
Stryka mål 2.2.
Stryka mål 3.2. Indikatorerna om mobilisering från 3.2 flyttas till 3.1.
Stryka Cross cutting-målen, och föra över indikatorerna till mål 1-4.
Minska antalet indikatorer under mål 5.2, 5.3, 5.4
att arbetet bedrivs i enlighet med den föreslagna tidsplanen;
att följande verksamheter ska ingå i budget 2020: Amnesty Press med minst 4 nr samt avgift (80 662 EUR) till Amnestys EU-kontor;
att uppdra sekretariatet att till styrelsens möte juni 2020 återkomma med en flerårig prognos för kostnader och intäkter för att förbättra den ekonomiska styrningen.
§ 121. ÅRSMÖTET 2020 - MOTIONSPROCESSEN
att anta den föreslagna mallen för styrelsens motionsyttranden vilken innehåller rubrikerna “Amnestys/svenska sektionens arbete till dags dato”, “Amnestys planer framöver”, “Konsekvensanalys” och “Styrelsens yrkande”.
§ 163. 2020 [punkt 5.1] GRANSKNINGSKOMMITTÉNS RAPPORT TILL ÅRSMÖTET 2020
att ge sekretariatet i uppdrag att utifrån styrelsens medskick sammanfatta frågor och återkoppling till granskningskommittén avseende deras utkast till granskningskommitténs rapport till årsmötet 2020.
§ 166. 2020 [punkt 7.1] KONSULTATION INFÖR NÄSTA STRATEGISKA PERIOD - INFÖR RF
att godkänna föreslaget underlag och därmed fastställa svenska sektionens ståndpunkter i relation till utkast på global strategi;
att ge svenska RF-delegationen i uppdrag att på Regional Forum 2020 arbeta i enlighet med ovanstående beslut, med mandat att förhandla om frågorna utifrån den anda som besluten ovan bygger på;
att uppdra styrelsens internationella utskott att tillsammans med sekretariatet fylla i den enkät som AIS delat med sektionerna i syfte att samla in synpunkter för utkast till global strategi.
att det extrainsatta styrelsemötet 1 april ställs in, till förmån för arbetsgången i föregående att-sats.
§ 171. [punkt 9.1-9.7] ÅRSMÖTET - MOTIONER OCH FÖRSLAG TILL STYRELSENS YTTRANDEN
att planeringsutskottet lägger upp mall och fördelning av motionerna i forum.
§ 190. 2020 [punkt 5] DATUM FÖR ÅRSMÖTET 2020
att svenska sektionen håller ett digitalt årsmöte lördagen den 3 oktober 2020;
att kallelsen till årsmötet går ut till medlemmarna senast den 26 juni 2020;
att årsmöteshandlingarna görs tillgängliga för medlemmarna senast den 4 september 2020.