Möte med sektionens styrelse den 12-13 september 2009 Protokoll från 1-2 september 2009

[protokoll_september_2009.pdf]

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 12–13 SEPTEMBER 2009

Plats: Graninge stiftsgård, Graningevägen 30, 132 36 Saltsjö-Boo
Ordförande: Anna Nilsdotter
Vice mötesordförande: Mahyad Tavakoli
Justerare: Ernesto Katzenstein

Närvarande

Ledamöter
Ida Burlin
Sofia Halth
Ernesto Katzenstein (§ 44-55, 58-64)
Anna Nilsdotter
Maria Eklund
Lars Olsson
Marie Norling
Sara Ångström
Anton Lidström (§ 44-57, 65-67)
Mahyad Hassanzadeh Tavakoli
Madelaine Seidlitz

Sekretariatet
Fredrik Jansson
Lise Bergh
Dan Grundin (§ 54 - § 57)
Fredrik Kron (§ 54 - § 57)
Miriam Isaksson (§ 54 - § 57)


§ 44 Mötet öppnas av Mahyad Tavakoli


§ 45 Fastställande av dagordningen

Punkten ”Tillsättning av AIK:s ledamöter inför verksamhetsåret 2009/2010” läggs till som en övrig fråga.

Beslut

att med denna ändring anta dagordningen.


§ 46 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 13 - 14 juni 2009

Styrelsen går igenom protokollet. Inga kommentarer.


§ 47 Utvärdering av styrelsens junimöte

Styrelsen går igenom utvärderingen som denna gång gjordes på ett nytt sätt med ett webbformulär som Anna Nilsdotter mailat ut till alla deltagande. Tyvärr skickades formuläret ut ganska sent, i framtiden ska utvärderingen skickas ut snabbare. Alla svarade heller inte, bara 8 av 12, vilket också måste förbättras. I övrigt tycker alla att det är en bra metod att göra utvärderingen.


§ 48 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan med ej åtgärdade beslut och stryker de som är åtgärdade.


§ 49 Rapport om per capsulambeslut

Inga per capsulambeslut har fattats sedan styrelsens junimöte.


§ 50 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh går igenom den rapport som skickats ut till styrelsen. Styrelsen diskuterar bland annat allmänhetens bild av Face to Face som metod för medlemsvärvning. När det gäller den nya aktivitet som ska prövas med att knacka dörr diskuterar man bland annat säkerhetsaspekten för värvarna samt hur denna metod kan komma att uppfattas. Man diskuterar även de brev som skickats till Amnestys medlemmar från Postkodlotteriet, med anledning av av att 16 medlemmar hört av sig med negativa åsikter om detta samt att fyra av dessa sagt upp sitt medlemskap av denna anledning.


§ 51 Möte med valberedningen

Anna Skantze, Nina Virkkala, Stig Johnell och Tora Törnquist från valberedningen deltar på mötet och samtalar med styrelsen om det kommande arbetet. Valberedningen kommer att komma till decembermötet och ha personliga samtal med alla styrelseledamöter, då bör de ledamöter vars mandatperiod går ut vid årsmötet 2010 ge besked om man kommer att kandidera till påföljande styrelseår. I samtalet lyfts vikten av att valberedningen i sin rekrytering beaktar mångfald inom bland annat kön, ålder, social bakgrund och utbildning samt att en viktig egenskap som ledamot är förmåga att se helhetsperspektiv och vana av ledarskap. I rekryteringen bör man också beakta tidigare styrelsemedlemmar vilka besitter mycket nyttig erfarenhet samt tänka på vilka krav våra internationella prioriteringar ställer på ledamöter. Det är också viktigt att informera kandidater om att styrelseuppdraget är tidskrävande. Styrelsen ber valberedningen att maila sitt förslag till hela styrelsen så snart man är klara. Det föreslås att man vid nästa årsmöte ska ha ett ”valtorg” i likhet med det som anordnades under ICM 2009 och alla är överens om att detta är ett bra förslag. Alla är överens om att valberedningen bör ha ett utrymme på webben där man presenterar sig själva och lägger ut information om vad styrelsearbetet innebär tillsammans med information om hur man kandiderar.
Styrelsen tipsar också om att IEC med stor framgång har testat att rekrytera adjungerade styrelsemedlemmar genom annonsering i bl.a. The Economist.


§ 52 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Mahyad Tavakoli berättar att AIK inte haft några möten sedan det senaste styrelsemötet varför inget finns att rapportera.


§ 53 Rapport från Amnestyfonden

Maria Landenius berättar att två ledamöter varit på IS för att informera om fondens verksamhet samt att fondsekreteraren tillsammans med en ledamot varit i Uganda på en människorättsförsvararkonferens.


§ 54 Uppföljning av ICM

Allmänna intryck och budskap från ICM
Den generella uppfattningen från delegationen är att det var ett bra möte och att bra beslut fattades som låg i linje med den svenska sektionens uppfattning. Bland annat togs beslut som säkerställde medlemmarnas starka roll i Amnesty som demokratisk organisation. Trots den intensiva debatt om olika stora frågor som föregick mötet blev det ett lugnt möte med ett respektfullt debattklimat. Dock är delegationen kritisk till delar av möteskulturen och strukturen under mötet, bland annat att för lite tid var avsatt till att förbereda några av de viktiga beslutsfrågorna, att beredningen generellt sett höll lägre kvalitet än väntat samt att personal från IS hade en för stark roll på mötet.

Utvärdering av delegationens arbete
Alla sju delegationsmedlemmar har svarat på den webbenkät som skickats ut av Anna Nilsdotter. Utvärderingen ger mycket bra betyg på delegationens arbete, vilket stämmer överens med känslan hos deltagarna efter mötet.

Beslut och förslag
Styrelsen diskuterar beslut och förslag utifrån ICM-cikulär 46 och den svenska översättningen (se beslutsunderlag).


§ 55 Uppföljning för svenska sektionen gällande ICM-beslut

Beslut 10: Implementera ”Ett Amnesty” – om beslutsfattande och demokrati

Beslutet handlar om beslutsfattande och konsultationsprocesser och uppmanar sektionerna att utifrån beslutet analysera sina egna processer.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med strategigrupp 1 till januarimötet 2010 analysera och presentera eventuella ändringsförslag utifrån en analys av ICM-beslut 10.


Beslut 15: From Assessment to Distribution (A2D)

Styrelsen diskuterar hur ett ökat bidrag till IS påverkar den svenska sektionen samt hur man kan budgetera för detta. Man diskuterar den frivilliga ökning som beslutades om fram till 2011 och är enig om att svenska sektionen ska betrakta detta som ett viktigt åtagande samt vara så solidariska som möjligt i förhållande till den internationella rörelsen, särskilt med tanke på att flera sektioner har ekonomiska problem till följd av den ekonomiska krisen.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att budgetera för ett frivilligt extra IS-bidrag 2010 och 2011, enligt ICM-beslut 15.


§ 56 Plan för svenska sektionens arbete med abort fram till ICM 2011

Sofia Halth berättar om det möte som den svenska delegationen anordnade under ICM angående det framtida arbetet med abortfrågan inom rörelsen och styrelsen diskuterar frågan. På mötet kom fram att många stora sektioner inte vill utöka arbetet inom detta område. Bland många sektioner fanns dock ett stort intresse för frågan men också en osäkerhet om hur man ska arbeta. Styrelsen skjuter upp beslutet om hur sektionens arbete i frågan ska organiseras eftersom beslutsunderlaget inte förankrats i de grupper som är tänkta att involveras i arbetet.

Beslut

att uppdra åt Sofia Halth och Lars Olsson att snarast återkomma med ett förslag på per capsulam-beslut med en omarbetad plan för svenska sektionens arbete med abort fram till ICM 2011.


§ 57 Global Priorities Statement (GPS)

Lise Bergh redogör för underlaget som innehåller sekretariatets synpunkter på hur den svenska sektionen ska arbeta med Amnestys globala prioriteringsområden som listas i dokumentet Global Priorities Statement 2010-2011, som IS skickat ut på konsultation inom rörelsen. Efter att man diskuterat frågan under planeringsdagar och inom sekretariatets handlingsplanegrupp kommer man att formulera mer detaljerade synpunkter. Konkret kommer sektionen kunna bidra ekonomiskt till det internationella arbetet med GPS.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att till den 22 september återkomma till styrelsen med förslag på konsultationssvar gällande Global Priorities Statement.


§ 58 Sektionens handlingsplan 2010-2016

Dan Grundin redogör för underlaget. Styrelsen diskuterar tillsammans med generalsekreteraren och avdelningscheferna hur den svenska sektionen ska arbeta med den internationella strategiska planen (ISP). Sektionen har tidigare delat upp arbetet med den sexåriga ISP:n i tre tvååriga prioriteringsplaner som för denna period blir 2010/11, 2012/13, 2014/15. En viktig fråga är då hur målen i ISP ska översättas i en svensk kontext.

Styrelsen diskuterar hur sektionen strategiskt ska arbeta med detta, bland annat vilka dokument som ska vara visionära, strategiska respektive operativa. Frågan lyfts om det ska finnas en vision för svenska sektionen 2010-2016 som kompletterar de tre tvååriga planerna för sektionens arbete de kommande sex åren.

Man diskuterar också vilka av dessa dokument som i så fall ska beslutas om av årsmötet respektive styrelsen och vilka andra forum för medlemsinflytande som kan användas i framtagandet av dessa dokument.

Beslut

att sektionen under perioden 2010-2016 arbetar med tre tvååriga planer inom ramen för den internationella strategiska kartan som utgör det strategiska ramverket,

att den första planen avser kalenderåren 2010-2011,

att uppdra åt strategigrupp 2 och sekretariatets handlingsplanegrupp att återkomma med ett detaljerat förslag kring den övergripande strukturen samt processen för medlemsinflytande, för beslut senast på styrelsens oktobermöte.


§ 59 Årsmötet 2010

Fredrik Jansson redgör för arbetet med planeringen av årsmötet 2010 som enligt tidigare styrelsebeslut kommer att hållas i Stockholm den 7-9 maj. Sekretariatet ansvarar för arrangemanget. Förslag på presidium kommer att tas fram för beslut per capsulam.


§ 60 Utredning av frågan om ersättningsprinciper för sektionsstyrelsens ledamöter

Ida Burlin redogör för underlaget. Ett beslut togs 1997 om att ledamöter kan få ersättning för förlorad inkomst, denna möjlighet har dock endast använts några få gånger. Årsmötet 2009 beslutade att utreda frågan om arvodering av sektionens styrelse för rapport till årsmötet 2010. Strategigrupp 1 har tagit fram ett förslag på riktlinjer för uppdragsgruppen som ska utreda frågan.

Beslut

att göra följande ändringar i riktlinjerna:
- uppdragsgruppen bör bestå av 2 -3 personer
- stryka "vid behov" i meningen "Uppdragsgruppen bör vid behov inhämta information från nuvarande och tidigare styrelseledamöter...",

att anta riktlinjerna med gjorda ändringar.


§ 61 Villkor för specialgrupper, temagrupper och nätverk

Styrelsen diskuterar det av sekretariatet framtagna underlaget. En organisationsöversyn pågår och frågan om villkor för specialgrupper, temagrupper och nätverk måste tas med i den processen. Anton Lidström som sitter med i den strategigrupp som arbetar med organisationsöversynen meddelar att gruppen planerar att till oktobermötet presentera en plan för sitt arbete.


§ 62 Tillsättning av samordnings- och specialgrupper

Lise Bergh redogör för underlaget och styrelsen diskuterar frågan. Man kommer fram till att dessa riktlinjer inte kan frikopplas från de övriga riktlinjer gällande specialgrupper, temagrupper och nätverk som finns utan måste ingå i dessa. Sekretariatet får i uppgift att återkomma med ett förslag på revideringar där hela riktlinjerna finns med och när detta är färdigt kan styrelsen diskutera detta på nytt och ta ett beslut om riktlinjerna i sin helhet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att återkomma med förslag på reviderade riktlinjer senast till decembermötet.


§ 63 Standardstadgar för grupper

Styrelsen diskuterar förslaget till standardstadgar för grupper. Maria Eklund påpekar att det även finns distrikt med intäkter som överstiger 50 000 kr men att dessa idag inte har krav på sig att inkomma med ett årsbokslut eller anta standardstadgar. Maria Eklund föreslår att gruppernas årsmöte ska kunna hållas senast den 31 mars istället för den 15 februari som det står i förslaget.

Beslut

att göra följande ändringar
- att gruppernas årsmöte ska hållas senast den 31 mars
- att ändra § 7.2 till "Gruppens verksamhetsberättelse samt en reviderad ekonomisk årsrapport upprättad i enlighet med..."

att med gjorda ändringar anta förslaget till standardstadgar för grupper.


§ 64 Arbete för enskilda dödsdömda i USA

Lise Bergh redogör för underlaget och styrelsen diskuterar frågan. Man tycker att det svar man fått från utredarna på IS är otillräckligt och inte svarar på alla frågor kring hur dessa ärenden hanteras som fanns i motionen från årsmötet. Sekretariatet ska be AMD (Aktionsgruppen mot dödsstraffet) och motionärerna om kommentarer på svaret från IS och därefter ställa ytterligare förtydligande frågor till IS.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att inhämta synpunkter från AMD och motionärerna på svaret från IS samt att inhämta kompletterande information från IS, och återkomma till styrelsens decembermöte.


§ 65 Diskussion om språkanvändning inom den svenska sektionen

På grund av tidsbrist och då frågan passar att ta på styrelsens visionära möte som hålls i januari, bordläggs frågan till januarimötet 2010.


§ 66 Övriga frågor

Tillsättning av AIK:s ledamöter inför verksamhetsåret 2009/2010

Beslut

att Sara Belfrage, Linda Billfalk, Bengt Brülde, Stefan Johansson och Robert Tolonen väljs till ledamöter i Amnestys internationella kommitté under verksamhetsåret 2009/2010.


§ 67 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Anna Nilsdotter.






Anna Nilsdotter
Ordförande






Mahyad Tavakoli
Vice mötesordförande






Fredrik Jansson
Sekreterare






Ernesto Katzenstein
Justerare










Förklaringar:
IFM – International Finance MeetingFRII - Frivilligorganisationernas Insamlingsråd
IS - Internationella Sekretariatet
ISP (Integrated Strategic Plan) - den Internationella Strategiska Planen som omfattar en period på sex år
ICM (International Council Meeting) - det internationella rådsmötet
AIK - Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
Per Capsulam - beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på hemsidan
IEC – Amnestys internationella styrelse
GS – Generalsekreterare
ABG – Amnesty Business Group
AMD – Aktionsgruppen mot Dödsstraff
IAR – Individuals at Risk