Styrelsens arbetsordning och FRII:s kvalitetskod Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2007

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 23 augusti 2007

Styrelsens arbetsordning och FRII:s kvalitetskod

Inledning
Styrelsen har tidigare beslutat att strategigrupp 3 ska se över styrelsens arbetsordning och komma med förslag på revideringar. Sekretariatet vill med detta underlag lyfta fram delar av FRIIs nyligen antagna (2007-05-30) kvalitetskod som specifikt tar upp styrelsens arbete och arbetsordning, så att vår egen arbetsordning så långt som möjligt överensstämmer med rekommendationerna och riktlinjerna i kvalitetskoden.

Som medlem i FRII är vi skyldiga att ansluta oss till kodens innehåll enligt principen "följ eller förklara", vilket innebär att det är möjligt att göra avsteg från kodens rekommendationer och riktlinjer, men detta kräver då en särskild förklaring.

Vår egen arbetsordning är förhållandevis omfattande och tar i sina trettio avsnitt egentligen upp betydligt mer än vad som anges i koden. Vi ser från sekretariatets sida ingen anledning att minska på arbetsordningens omfång. Det viktigaste måste vara att arbetsordningen känns funktionell för dem som berörs av den och att den innehåller de delar som koden tar upp.

För tydlighetens skull har vi förkortat styrelsens arbetsordning "AO" följt av aktuellt avsnitt, t ex AO 18, i genomgången nedan.

Styrelsens arbete enligt koden
Det som i koden handlar om styrelsens arbete tas upp i avsnitt 4. Styrning, ledning och kontroll. I synnerhet paragraf 4.5 Styrelsen ger vägledning vad gäller styrelsens arbetssätt och arbetsordning.

Paragraf 4.5 Styrelsen är ett slags portalparagraf och lyder som följer:

Styrelsen är, i ideella föreningar, organisationens högsta beslutande organ mellan årsmötena. I stiftelser är styrelsen alltid organisationens högsta beslutande organ. Styrelsen ansvarar för att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med vision, värderingar, ändamål och mål. Styrelsen ansvarar också för att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt.

Styrelsen skall förnyas i erforderlig takt med beaktande av utvecklingen av organisationens verksamhet.

En styrelseledamot har en sysslomannaliknande ställning i förhållande till organisationen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha den kunskap som erfordras för att på bästa sätt tillvarata organisationens och dess intressenters intressen.

Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter.

Det kan vara värt att fundera på om detta, mer eller mindre ordagrant, bör finnas med inledningsvis även i vår arbetsordning.

Styrelsens arbetsordning enligt koden
Styrelsens arbetsordning tas i koden upp i avsnitt 4.5.1 Styrelsens arbetsordning. Nedan följer en genomgång av detta avsnitt med sekretariatets kommentarer:

4.5.1.1 Arbetsordning och utskott. Här rekommenderar vi kodens skrivning "Andra styrelseledamöter än arbetstagarrepresentanter skall inte vara anställda i organisationen men kan i undantagsfall ha uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget". Arbetsordningen bör dessutom innehålla en skrivning om hur man hanterar om sådana uppdrag utförs på reguljär basis, samt att tillfälliga uppdrag ska bekräftas genom styrelsebeslut.

4.5.1.2 Styrelseordförandens åtaganden och 4.5.1.3 Styrelseledamöternas åtaganden. Här uppfyller vår nuvarande arbetsordning kraven, eftersom den innehåller arbetsbeskrivningar för styrelsens ordförande, vice ordförande, kassör samt övriga ledamöter inklusive personalrepresentanterna (AO 5).

4.5.1.4 Styrelseledamöternas personliga ansvar. Denna punkt motsvaras i vår arbetsordning närmast av avsnittet om styrelsen (AO 2). Man bör nog förtydliga det personliga ansvaret i detta avsnitt.

4.5.1.5 Jäv och oberoende. Arbetsordningen bör kompletteras med riktlinjer angående detta.

4.5.1.6 Tillsättning och utvärdering av högsta tjänstemannen. Arbetsordningen har ett avsnitt om utvecklingssamtal med generalsekreteraren (AO 27), men innehåller ingen beskrivning av hur tillsättningen av en GS ska gå till.

4.5.1.7 Protokoll. Et särskilt avsnitt om detta finns i arbetsordningen (AO 18), men kan behöva revideras mot bakgrund av de diskussioner om bl a justeringsförfarandet samt utförligheten i protokollen som förts.

4.5.1.8 Utvärdering av styrelsens arbete. Ett särskilt avsnitt om utvecklingssamtal med styrelseledamöterna finns (AO 28), men detta avsnitt har fokus på ledamöternas individuella utveckling snarare än styrelsens kollektiva arbete. Ett särskilt avsnitt om utvärdering bör finnas med i arbetsordningen, i synnerhet som utvärderingar görs i s m varje styrelsemöte.

Övriga tillämpliga delar av koden
I arbetet med att revidera arbetsordningen rekommenderar vi även att nedanstående avsnitt beaktas. Det är dock inte säkert att dessa bör ingå som en del i arbetsordningen.

4.5.2 Styrelsens arvodering. Dessa uppgifter ska vara "offentligt tillgängliga" enligt koden, men det kan vara praktiskt att även ha dem i styrelsens arbetsordning.

4.5.3-6 (Styrelsens rapportering, Intern kontroll, Arbete med redovisnings- och revisionsfrågor, Styrelsens övriga uppgifter). Här bör man fundera på om och vad man vill ha med i arbetsordningen och vad som lämpar sig bättre för andra dokument och riktlinjer. Att styrelsen tillämpar FRIIs kvalitetskod (4.5.6.3) kan t ex vara en information lämplig för styrelsens arbetsordning.

4.6 Ledande befattningshavare och 4.6.1 Instruktion till högsta tjänsteman. Arbetsordningen innehåller en kort befattningsbeskrivning för GS samt en kort beskrivning av ansvarsfördelningen mellan styrelse och GS (AO 4). GS roll och uppgifter kommer dessutom igen i flera avsnitt (t ex AO 6). Möjligtvis kan man fundera på om allt som gäller generalsekreterarens uppgifter och arbete ska samlas i ett enda avsnitt.

Förslag till beslut

att uppdra åt strategigrupp 3 att utifrån sekretariatets förslag beakta FRIIs kvalitetskod i revideringen av styrelsens arbetsordning.