- Skriv ut
- Uppdaterad 19 Sep 2013
Organisationsutveckling - direktiv Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2007
Till: Styrelsen
Från: Shirin Heidari, Ingrid Petersson, Caroline Selander
Datum: 30 augusti 2007
Organisationsutveckling - direktiv
Bilaga: Bakgrund
Uppdraget
Syfte/målbild
Utgångspunkten för uppdragsgruppens arbete ska vara att Amnesty ska ha starkast möjliga påverkan i arbetet för de mänskliga rättigheterna med ett resultatinriktat perspektiv. Redskapet för detta är en bred aktivism som speglar samhällets mångfald. Kommunikationen inom organisationen ska vara god och arbetet vila på en väl utvecklad demokrati.
Uppdragsgruppen bör ha styrelsens vision ”sektionen ska växa genom ökad mångfald och aktivism” samt årsmötetbeslutet från 2005 ”Ett mångfalds- och jämställdhetsperspektiv ska genomsyra all verksamhet inom svenska sektionen av Amnesty International” i åtanke under arbetsgången.
Uppdraget
Uppdragsgruppen ska lämna förslag på en struktur utifrån de krav på effektivitet som verksamheten kräver, medlemmarnas vilja samt möjlighet till engagemang och demokratiskt inflytande. I detta arbete bör gruppen pröva olika alternativ i syfte att hitta en robust, flexibel och attraktiv organisation inför framtiden. Bortsett från befintliga arbetsuppgifter ska uppdragsgruppen inte vara bundna till de befintliga strukturerna i organisationerna då nya innovativa modeller välkomnas.
Utifrån en frågeställning om integrerad redovsning för sektionen bör uppdragsgruppen även ta häsnyn till nya rön om insamlingsformer i förslaget.
Uppdragsgruppen bör uppmärksamma kopplingen mellan strukturerna och de demokratiska funktionerna samt se om dessa är ändamålsenliga.
Uppdragsgruppen ska beskriva sitt förslag i en rapport som utförligt beskriver gruppens arbete, förslag, motivering av förslaget, förslag på eventuella stadgeförändringar, förslag på eventuellt årsmötesbeslut och annan information av vikt.
Tidsplan & rapportering
Om uppdragsgruppen kommer med förslag till förändringar i organisationsstruktur som behöver ett årsmötesbeslut för att godtas, bör följande tidsplan följas:
-
September 2007 Direktivet fastställs och uppdragsgruppen utses enligt i avsnitt
Uppdragsgruppen.
April 2008 Sprid information och inbjud till diskussioner samt idéutbyte på årsmötet.
Juni 2008 Inlämning av delrapport
-
Oktober 2008 Diskussion på distriktsombudsmötet
-
December 2008 Inlämning slutrapportrapport och presentation på styrelsens decembermöte
Februari 2009 Styrelsen lägger förslag till årsmötet
Uppdragsgruppen
För att försäkra oss om att flera olika perspektiv representeras i uppdragsgruppen föreslås en bred sammansättning som både speglar aktivism men också professionalism inom organisationsutveckling.
Uppdragsgruppen bör bestå av fem till sex personer med varierande erfarenhet från Amnesty. Bland annat bör följande kompetenser finnas i gruppen:
- lång och bred erfarenhet av Amnestyarbete på olika nivåer
- erfarenhet från annan struktur än arbetsgrupp/distrikt inom Amnesty, t.ex. specialgruppsmedlem
- någon utan Amnestyerfarenhet
- expert/professionell organisationsutvecklare
- kunskap inom kommunikationsfrågor
Avgränsningar
Uppdragsgruppen bör ha i åtanke hur eventuella organisationsförändringars konsekvenser kan påverka sekretariatet. Den bör ej beröra internorganisatoriska frågor. Dock kan uppdragsgruppen komma fram till förslag som påverkar sekretariatets storlek. I sådana fall bör även detta ingå i gruppens rapportering.
Uppdraget går inte ut på att reglera eller påverka de existerande arbetsmetoderna. Hur de olika strukturerna inom sektionen arbetar är alltså inte en del som ska behandlas inom uppdraget.
Metoder - studera AI och andra organisationer
En utgångspunkt i arbetet kan vara de utvärderingar och utredningar som gjorts under de senaste åren exempelvis flertalet organisationsutredningar och -översikter som utförts inom sektionen. Gruppen bör också ta del av det arbete med organisationsutveckling som bedrivs inom andra frivillig organisationer liksom erfarenheter från andra sektioner inom Amnesty, kanske i första hand de nordiska och information som kan finnas på internationella sekretariat.
Svenska sektionens strukturer
För att förankra kommande beslut i rörelsen bör uppdragsgruppen ha kontinuerlig kontakt med distrikt och andra relevanta strukturer genom uppdragsperioden. Det är väsentligt att de som idag är en del av sektionen och kommer att påverkas av en eventuell organisationsförändring har möjlighet att framföra sina åsikter.
Budget
Sektionen bör budgetera för möteskostnader och eventuella resor som kan komma att aktualiseras inom uppdraget.
Förslag till beslut
att styrelsen antar förslaget på direktiv för uppdraget kring organisationsutveckling inom den svenska sektionen.
Bilaga: Bakgrund
Nulägesbeskrivning
Svenska sektionen av Amnesty Internationals struktur har successivt utvecklats under åren. Strukturen som i stort består av enskilda medlemmar, arbetsgrupper, ungdomsgrupper, specialgrupper och distrikt har framförallt haft till uppgift att tjäna tre olika syften. För det första har strukturen varit ett sätt att organisera det direkta Amnestyarbetet oberoende om det har varit att arbeta med enskilda fångfall eller övergripande kampanjer, för det andra har strukturen används för att sprida information, inte minst före informationen kunde nå en bredare krets med hjälp av Internet, och för det tredje har strukturen används för att bygga upp det demokratiska inflytandet i organisationen.
Grupper
Grupperna har mer eller mindre stadigt minskat de senaste åren. I slutet av 2006 hade Amnesty 213 grupper (varav 37 ungdomsgrupper).
Trots en tydlig minskning av gruppantalet de senaste åren finns en uppåtgående trend i såväl medlemsantal som aktiviteter och initiativ. Under de sista åren har Amnesty flera gånger haft aktiviteter på 30 orter samtidigt. Dessutom finns idag många fler sätt att aktivera sig på. Förutom att vara med i lokalgrupper finns det många medlemmar som väljer att aktivera sig som stödpersoner i distrikten eller att ingå i olika nätverk.
Det finns många exempel på grupper som behöver såväl verksamhetsmässigt som ekonomiskt stöd i sitt arbete där flera grupper har i realiteten varit "inaktiva" i flera år. När sekretariatet eller distriktet tar kontakt för att efterhöra aktivitetsnivån läggs ibland gruppen också formellt ned. Detta inte minst eftersom det också är fråga om att gruppen ska fullgöra sina ekonomiska åligganden.
Under 1990-talet betalade grupperna en avgift på 7000:- till sektionen. Efter en önskan från distrikten att få en större påverkan över sina gruppers ekonomi beslutades att sektionsavgiften skulle vara 1500:- och att en avgift skulle betalas till distrikten som motsvarade den tidigare summan (alltså cirka 5500:-). År 2003 fattade årsmötet ett beslut om att gruppernas avgift till sektionen skulle vara 2000:-/år och att distrikten rekommenderas ta ut en avgift på minst 2000:-/år från grupperna.
Många grupper uppger sig ha problem att betala sin avgift till både sektion och distrikt. I nästan alla distrikt finns grupper som tycker att avgiften är för hög, oavsett vad distrikten har för avgift. Även ungdomsgrupperna som har en avgift på 500:-/år anser ibland att det inte går att få ihop dessa pengar.
Eftersom grupperna förut klarade av att samla in 7000:-/år så verkar det inte vara omöjligt. Det är snarare att grupperna idag prioriterar kampanjarbete och påverkansarbete framför insamling och medlemsvärvning. De senaste åren har allt fler grupper inte betalat sektionsavgiften, med undantag för 2006 då 63 % av grupperna betalade avgiften vilket var fler än år 2005.
Under årsmötet 2007 lade styrelsen ett förslag om nya redovisningsregler för insamling på grupp och distriktsnivå. Utifrån denna utredning har tre övergripande frågeställningar väckts:
Bör grupper betala avgifter till sektion och distrikt?
Bör vi ändra på ordningen av pengaflödet i sektionen? Dvs ska sektionen istället ge pengar till grupper och distrikt?
Ska vi integrera gruppernas och distriktens ekonomi i sektionens redovisning?
Det är framförallt den sista punkten som kan komma att spela stor roll för organisationens utveckling och bör därför tas i beaktande i och med en utveckling.
Arbetsgruppernahar en demokratisk funktion under sektionens årsmöte. Efter begäran, kan en gruppröstning genomföras. Varje grupp har tio röster på årsmötet (svenska sektionens stadgar 9.5). Grupperna kan även kräva ett extra medlemsmöte om minst hälften av arbetsgrupperna begär detta (svenska sektionens stadgar 8.1).
Distrikt
Sektionen är uppdelad i 18 distrikt som arbetar med varierande uppgifter och också har olika nivåer på aktiviteten. Distriktens viktigaste funktion är att samordna aktiviteterna inom distriktet, vanligtvis genom att skapa kontaktnät mellan grupperna. Förutom lokalgrupper och ungdomsgrupper innefattar distrikten alla medlemmar som bor inom dess geografiska ramar. Exempel på distriktsaktiviteter är viss typ av utbildning, information, medlemsvärvning, flyktingarbete, service till allmänheten och kampanjarbete.
Distriktens arbete samordnas av en styrelse som i de minsta distrikten är 3 personer och i de största upp till 10 personer. Ytterst ansvariga för distriktens verksamhet är distriktsombuden som varierar mellan 1 och 3 personer, beroende på distrikt. Distriktsombuden är ansvariga för anordnandet av distriktsmötet, utformande av verksamhetsplan och sammanställande av verksamhetsberättelse. De är även ansvariga för distriktets budget och fungerar som en länk mellan sekretariatet och distriktet.
Distrikten är både en nivå för arbete och beslut. Arbete på distriktsnivå är gemensamma aktiviteter där olika instanser inom distriktet samverkar. Beslut i distrikten tas genom distriktsmöten och/eller av distriktsstyrelsen. Distrikten uppmanas anta egna stadgar som reglerar hur beslut fattas. Distriktsmötet hålls minst två gånger per år och är distriktets högsta beslutande organ, mötet väljer funktioner såsom distriktsombud, kassör och revisor.
De flesta arbetsuppgifter som finns på distriktsnivå fungerar olika bra i olika distrikt. Informatörarbetet är dock relativt svagt i samtliga distrikt. De enda distrikten som har ett starkt MR-info-arbete är de distrikt som har anställd personal till hjälp. Informatörerna har ofta hög omsättning, vilket gör att det hela tiden krävs en aktiv nyrekrytering och utbildning av informatörer som är svår för ett distrikt att leva upp till. Det finns dock specifika grupper som jobbar aktivt och effektivt gentemot skolor.
Om informatörsarbetet är ett problemområde i alla distrikt, så är kampanjarbetet dess motsats. Nästan alla distrikt har ett starkt kampanjarbete, även om samarbetet är olika starkt i olika distrikt. Distrikt som är centrerade kring större eller mellanstora städer har ofta ett mycket utvecklat samarbete kring kampanjarbete och har i vissa falla specifika kampanjnätverk, där grupper inom distriktet samarbetar.
Enskilda aktivister är ett begrepp som innebär aktiva medlemmar som inte vill eller kan ingå i grupper eller nätverk och som jobbar på egen hand. Dessa tillhör distrikten, men mycket få distrikt har kontakt med de enskilda aktivisterna som finns inom dess geografiska område. Uppskattningsvis finns bara en bråkdel av alla medlemmar som jobbar enskilt med i sekretariatets register över enskilda aktivister. Det är därför oklart hur många de är, vad de gör eller hur kontakten med dem bör ske på bästa sätt.
Allmänt kan man säga att "lika barn leka bäst". De distrikt som präglas av äldre medlemmar med stort intresse av t.ex. brevskrivning har en förmåga att dra till sig nya medlemmar av samma karaktär. Distrikt med mycket ungdomsarbete och utåtriktade aktioner, har lätt att få nya medlemmar som vill utveckla det utåtriktade arbetet. På så sätt polariseras de olika distrikten och arbetet likriktas inom distriktet.
De distrikt som fungerar bäst är de som har många grupper centrerade kring en ort. Ofta kommer ett naturligt samarbete att inledas vilket ger en högre aktivitetsnivå. Dessa distrikt har ofta flera styrkor och har möjlighet att specialisera sig inom flera uppgifter.
Aktivism på sektionsnivå
Idag finns 13 registrerade och aktiva specialgrupper samt 14 aktiva landprogram. Kvinnorättsgruppen har dessutom 5 lokala grupper och Juristgruppen har 6 lokala grupp Specialgrupperna har mycket liten kontakt med distrikten och har närmast kontakt med sekretariatet och Internationella Sekretariatet (IS).
Som följd av en efterfrågan om möjlighet till specialisering från lokalgrupper har nu sekretariatet inlett ett samarbete mellan Kvinnorättsgruppen (KRG) och lokalgrupper som är intresserade av att jobba extra med kvinnors rättigheter.
Landprogrammen som har kontakt med IS och vidarebefordrar aktioner, material och information till de grupper som är anmälda till landprogrammen. Grupperna och landsamordningarna sköter sin kommunikation direkt utan inblandning från sekretariat eller distrikt. Cirka 70 % av arbetsgrupperna är med i ett eller flera landprogram.
Svenska sektionen har förutom landprogrammen också 14 aktiva landsamordningar som sköter kontakten angående aktionsfallen och är en kommunikationskanal mellan IS och de grupper som har aktionsfall inom aktuellt land
Utbildarnätverket har som uppgift att utbilda medlemmarna inom specifika teman eller om funktioner inom Amnesty. Nätverket är mer eller mindre rikstäckande och samordnas av sekretariatet.
Organisationsutveckling i de andra nordiska sektionerna
Med en snabbt förändrad omvärld, krav på snabbhet och effektivitet samt förändrad mönster i den interna aktiviteten pågår arbete kring organisationsutveckling inom flera sektioner. I mars 2007 var det nordiskt generalsekretarmöte som hade ämnet organisationsstruktur/ organisationsutveckling på dagordningen. Där redogjordes för de nordiska sektionernas organisationsstrukturer. Framträdande drag presenteras nedan under respektive sektion.
Danska sektionen
Den danska sektionen av Amnesty International gjorde en omfattande organisationsförändring 2005? och gick då bort från de strukturer som idag finns i den svenska sektionen, såsom grupper och distrikt. De utgick från nyckelord; impakt och mobilisering och identifierade tre huvudområden:
- Lokala strukturer som jobbar isolerat och utanför sektionens handlingsplan
- Internetbaserad aktivism
- Överblick och kontroll över pågående aktivism
De gjorde även en översyn av kommunikationen inom sektionen och identifierade problem med kommunikationsflödet. Det resulterade i:
- 6 utskick per år genom e-post, varje brev har ett tydligt tema och kampanjanknytning
- 7 tydligt definierade aktivistroller: kampanjarbete, presskontakt, talare/förespråkare, experter, lokala organisatörer, ungdomar och enskilda aktivister
- Stora och lösare nätverk
De ställer inte heller krav på att aktivisterna ska vara medlemmar i Amnesty. Rekrytering av medlemmar sköts av fundraisingteamet.
Norska sektionen
I den norska sektionen inriktar de organisationsutvecklingen mot tre punkter: skapa förändring, Amnestys åtagande och hur arbetet ska ske inom rörelsen.
Det kan ibland finnas en motsättning mellan de aktiviteter som medlemmarna helst vill arbeta med och de aktiviteter som kan bedömas som mest effektiva för att förbättra situationen för de mänskliga rättigheterna. Det finns också här, liksom i andra organisationer, ett motstånd till förändringar.
Ett tydligt problem är kommunikation inom organisationen där det är svårt att få en överblick över de aktiviteter som görs liksom att få medlemmarna att ta del av den information som sker från sekretariatet.
Norska sektionen har gjort en opinionsundersökning bland aktivister som handlar om vilken sorts uppdrag de vill ha inom Amnesty. Undersökningen visade att de aktiva medlemmarna ville ha uppdrag som är tidsbegränsade och konkreta .
Sekretariatet i Oslo upplever en stark misstro utifrån landet, vilket kommer att försöka lösas genom fler styrda projekt på geografiskt spridda orter och ett femte personalbemannat lokalkontor. Målet med detta är att stärka aktivisternas arbete, öka den lokala synligheten och att öka aktivismen.
Finska sektionen
Sekretariatet har identifierat att det finns en balansgång mellan de aktiviteter som medlemmarna helst vill göra och de aktiviteter som kanske är mer effektiva för de mänskliga rättigheterna. De har ägnat mycket tid till samtal med de aktiva medlemmarna för att höra deras åsikter om organisationen och dess struktur.
Deras fokus har hamnat på kommunikation och en förbättring av verktygen för aktivisterna. Lösningen har blivit en förbättring och större satsning på webbaserad aktivism. Det har också uppmärksammats att trots en ökad satsning på internetfunktioner, så får dessa aldrig helt ersätta det mänskliga mötet som är viktiga för organisationen.
Omvärldsanalys
Den svenska sektionen har funnits i 45 år och organisationen har successivt utvecklats under denna tid. Utvecklingen har självklart varit en funktion av att mandatet har breddats, övergreppens karaktär förändrats, antalet medlemmar ökat och sekretariatet byggts upp som en professionell resurs. Men utvecklingen har också styrts av samhällsutvecklingen i stort och de normer och värderingar som varit rådande vid olika tidpunkter och hur människor har valt att kanalisera sitt engagemang.
Många ideella föreningar har haft ett sjunkande medlemsantal från och med 1990-talets andra hälft, men har i stor utsträckning haft samma inkomster. En teori kring detta är att många idag inte har tid/vill engegera sig och väljer istället att ge större ekonomiskt stöd. Under de senaste åren har dock många organisationer, bland annat Amnesty, sett en positiv trend i medlemsantal. För detta har vi mycket att tacka de nya värvningskampanjerna och -metoderna.
2004 gjorde SCB en undersökning som visade att svenska organisationer tappade en halv miljon aktiva medlemmar mellan år 1992 och 2000. Av de som stannade kvar inom organisationerna har allt fler valt att vara passiva, betalande medlemmarnar.
Undersökningar av Temo under 2004 har visat att människor idag vill ha ett mer individuellt engagemang och att traditionella lösningar på omvärldsproblem inte har något större förtroende. Många vill själva vara med och påverka.
Aktivism inom ideella organisationer har också haft en påfallande minskning och den aktivism som har ökat är av tidsbegränsat slag. Många väljer att vara med i kortare kampanjer och att då göra enstaka punktinsatser.
Den nya kommunikationstekniken och inte minst internets framväxt under det senaste decenniet har medfört helt nya möjligheter till kommunikation vilket också gjort att den geografiska dimensionen i vissa avseenden blivit mindre framträdande. Informationen sprids blixtsnabbt och kan också tas emot på de mest skiftande platser. Möten sker virtuellt där nätverk byggs kring olika frågor.
Inom många organisationer, både offentliga och icke offentliga, pågår för närvarande utredningar och ett tankearbete kring hur verksamheten ska organiseras i framtiden där formerna för aktivitet, möten och utövandet av de demokratiska rättigheterna måste förändras och förnyas.